影視檔案歸檔管理辦法總則目的與依據(jù)為了加強影視檔案的科學(xué)管理，有效保護和利用影視檔案資源，充分發(fā)揮影視檔案在影視創(chuàng)作、研究、宣傳等方面的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國著作權(quán)法》以及國家有關(guān)檔案管理的法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合本公司影視業(yè)務(wù)實際情況，制定本辦法。適用范圍本辦法適用于本公司在影視制作、發(fā)行、宣傳等業(yè)務(wù)活動中形成的具有保存價值的各種形式和載體的檔案的歸檔管理工作。定義本辦法所稱影視檔案，是指本公司在影視項目策劃、拍攝、后期制作、發(fā)行推廣等過程中形成的文字、圖片、音頻、視頻等不同形式和載體的原始記錄，包括但不限于劇本、分鏡頭腳本、拍攝素材、剪輯版本、海報、劇照、宣傳文案、合同協(xié)議等。管理體制與職責(zé)管理體制公司實行集中統(tǒng)一管理與分級負責(zé)相結(jié)合的影視檔案管理體制。設(shè)立專門的檔案管理部門，負責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)公司影視檔案的歸檔管理工作；各業(yè)務(wù)部門負責(zé)本部門產(chǎn)生的影視檔案的收集、整理和初步歸檔工作。檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定和完善公司影視檔案歸檔管理的規(guī)章制度和操作流程。2.組織開展影視檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和利用等工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全。3.對各業(yè)務(wù)部門的影視檔案工作進行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳教育活動。4.負責(zé)影視檔案的數(shù)字化建設(shè)和信息化管理，推進檔案資源的共享和利用。5.組織開展影視檔案的編研和開發(fā)利用工作，為公司的決策、創(chuàng)作和宣傳提供服務(wù)。業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.按照本辦法的要求，負責(zé)本部門產(chǎn)生的影視檔案的收集、整理和初步歸檔工作，確保檔案的齊全、完整和規(guī)范。2.定期向檔案管理部門移交本部門的影視檔案，并辦理移交手續(xù)。3.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。歸檔范圍與要求歸檔范圍1.策劃階段檔案：項目策劃書、可行性研究報告、立項審批文件、劇本大綱、故事梗概、版權(quán)合同等。2.拍攝階段檔案：分鏡頭腳本、拍攝計劃、拍攝日志、場記單、演員資料、拍攝素材（包括原始視頻、音頻、圖片等）、拍攝設(shè)備清單等。3.后期制作階段檔案：剪輯版本（包括粗剪、精剪等）、特效制作文件、音頻處理文件、字幕文件、調(diào)色文件、合成文件等。4.發(fā)行推廣階段檔案：海報、劇照、預(yù)告片、宣傳片、宣傳文案、新聞稿、發(fā)行合同、放映記錄等。5.其他相關(guān)檔案：與影視項目相關(guān)的會議紀要、往來函件、財務(wù)報表、審計報告、獲獎證書等。歸檔要求1.完整性：歸檔的影視檔案應(yīng)齊全完整，能夠全面反映影視項目的全過程和主要內(nèi)容。2.準確性：檔案內(nèi)容應(yīng)真實、準確，與實際情況相符，數(shù)據(jù)、文字、圖表等應(yīng)清晰、規(guī)范。3.規(guī)范性：歸檔的影視檔案應(yīng)按照統(tǒng)一的格式和要求進行整理和裝訂，標注清晰的檔號、題名、日期等信息。4.時效性：各業(yè)務(wù)部門應(yīng)在影視項目完成后的規(guī)定時間內(nèi)，將檔案移交至檔案管理部門。一般情況下，拍攝階段檔案應(yīng)在拍攝結(jié)束后[X]個月內(nèi)移交，后期制作階段檔案應(yīng)在項目交付后的[X]個月內(nèi)移交，發(fā)行推廣階段檔案應(yīng)在發(fā)行結(jié)束后的[X]個月內(nèi)移交。檔案整理與編目整理原則影視檔案的整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用。整理方法1.分類：按照影視項目的類型（如電影、電視劇、紀錄片等）、階段（策劃、拍攝、后期制作、發(fā)行推廣等）和載體形式（文字、圖片、音頻、視頻等）進行分類。2.組卷：將具有相同主題、相近時間和密切聯(lián)系的文件材料組合成一卷或一盒。卷內(nèi)文件應(yīng)按照重要程度、時間順序或邏輯關(guān)系進行排列。3.編目：對每卷或每盒檔案進行編目，編制檔號、題名、日期、保管期限等信息。檔號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檢索和管理。編目要求1.檔號編制：檔號由項目編號、分類號、卷號或盒號等組成，具體編制方法按照公司檔案管理的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。2.題名擬定：題名應(yīng)準確概括檔案的主要內(nèi)容，一般包括項目名稱、階段名稱和文件名稱等。3.日期標注：日期應(yīng)填寫文件形成的準確時間，采用公元紀年，格式為“YYYYMMDD”。4.保管期限確定：根據(jù)檔案的重要程度和保存價值，確定檔案的保管期限，分為永久、長期（1650年）和短期（15年以下）三種。檔案保管與安全保管條件1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、密集架等，檔案裝具應(yīng)符合國家有關(guān)標準和規(guī)范。3.檔案庫房應(yīng)安裝溫濕度調(diào)控設(shè)備，保持庫房內(nèi)溫度在14℃24℃之間，相對濕度在45%60%之間。保管措施1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案保管制度，定期對檔案進行檢查和維護，確保檔案的安全和完整。2.對重要的影視檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如進行數(shù)字化備份、異地存儲等。3.對破損、霉變、褪色等檔案應(yīng)及時進行修復(fù)和搶救。安全管理1.檔案庫房應(yīng)安裝門禁系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)和報警裝置，加強對檔案庫房的安全防范。2.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守檔案安全管理制度，不得擅自將檔案帶出庫房，不得在庫房內(nèi)吸煙、使用明火等。3.發(fā)生檔案安全事故時，應(yīng)及時采取措施進行處理，并向上級主管部門報告。檔案利用與開發(fā)利用原則檔案利用應(yīng)遵循合法、安全、方便的原則，在確保檔案安全的前提下，充分發(fā)揮檔案的作用，為公司的決策、創(chuàng)作和宣傳提供服務(wù)。利用方式1.查閱：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負責(zé)人批準后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。查閱檔案時，應(yīng)遵守檔案查閱規(guī)定，不得涂改、損毀檔案。2.復(fù)制：因工作需要復(fù)制檔案時，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準后，按照規(guī)定的程序進行復(fù)制。復(fù)制檔案應(yīng)注明復(fù)制件的來源和用途。3.借閱：因特殊情況需要借閱檔案時，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱檔案的期限一般不得超過[X]天，如需延長借閱期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。開發(fā)利用1.檔案管理部門應(yīng)積極開展影視檔案的編研和開發(fā)利用工作，編寫檔案參考資料、專題匯編等，為公司的創(chuàng)作和宣傳提供素材。2.利用影視檔案舉辦展覽、講座、研討會等活動，宣傳公司的影視文化和成果。3.加強與其他單位的檔案交流與合作，實現(xiàn)檔案資源的共享和利用。檔案鑒定與銷毀鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門和相關(guān)專業(yè)人員組成，負責(zé)對影視檔案的保管期限進行鑒定。鑒定方法檔案鑒定工作小組應(yīng)定期對到期檔案進行鑒定，根據(jù)檔案的保存價值和實際利用情況，確定檔案的銷毀或繼續(xù)保存。鑒定工作應(yīng)遵循全面、客觀、準確的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和公正性。銷毀程序1.對經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀清冊》，注明檔案的檔號、題名、日期、數(shù)量等信息。2.《檔案銷毀清冊》應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，報上級主管部門批準。3.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點進行，由檔案管理部門和業(yè)務(wù)部門共同派員監(jiān)銷，確保銷毀過程的安全和保密。4.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字，并將《檔案銷毀清冊》存檔保存。監(jiān)督與考核監(jiān)督檢查檔案管理部門應(yīng)定期對各業(yè)務(wù)部門的影視檔案工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等方面。對發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見，并