深圳項(xiàng)目合同管理辦法深圳[公司名稱]項(xiàng)目合同管理辦法在公司的日常運(yùn)營中，項(xiàng)目合同作為與合作伙伴溝通協(xié)作的重要基石，其管理的好壞直接影響到公司業(yè)務(wù)的順利開展、權(quán)益的保障以及長遠(yuǎn)的發(fā)展。我們深知，一份規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)且符合法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的項(xiàng)目合同管理辦法，對于公司的穩(wěn)定運(yùn)營至關(guān)重要。作為在這個(gè)行業(yè)摸爬滾打了二十年的“老江湖”，我非常希望通過這份管理辦法，為大家梳理出一套清晰、易懂且貼合公司實(shí)際運(yùn)營需求的合同管理流程，讓我們在每一次項(xiàng)目合作中都能游刃有余，既保障公司利益，又能與合作伙伴建立長期友好的合作關(guān)系。一、總則（一）目的本辦法旨在規(guī)范公司深圳區(qū)域項(xiàng)目合同的管理活動(dòng)，確保合同的簽訂、履行、變更、終止等過程合法合規(guī)，有效保障公司的合法權(quán)益，提高項(xiàng)目合同管理的效率和質(zhì)量，促進(jìn)公司業(yè)務(wù)的健康發(fā)展。（二）適用范圍本辦法適用于公司在深圳地區(qū)開展的所有項(xiàng)目合同，包括但不限于工程建設(shè)合同、采購合同、服務(wù)合同、技術(shù)開發(fā)合同等各類業(yè)務(wù)合同。（三）基本原則1.合法性原則：合同的簽訂、履行、變更和終止等活動(dòng)必須符合國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)規(guī)定，確保合同的法律效力。2.平等自愿原則：在合同簽訂過程中，雙方應(yīng)遵循平等、自愿、公平、誠信的原則，不得強(qiáng)迫或欺詐對方簽訂合同。3.全面履行原則：合同各方應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定全面履行各自的義務(wù)，確保合同目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。4.風(fēng)險(xiǎn)防控原則：加強(qiáng)合同管理過程中的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、評估和防控，采取有效措施降低合同風(fēng)險(xiǎn)。二、合同管理職責(zé)分工（一）合同主辦部門1.項(xiàng)目前期負(fù)責(zé)項(xiàng)目合同的前期調(diào)研、洽談和起草工作，收集與項(xiàng)目相關(guān)的資料，了解合作方的經(jīng)營狀況、信譽(yù)等信息，為合同的簽訂做好充分準(zhǔn)備。我們鼓勵(lì)大家在這個(gè)階段盡可能全面地了解合作方，多渠道收集信息，做到心中有數(shù)。組織相關(guān)部門對合同草案進(jìn)行內(nèi)部討論和審核，充分征求各部門的意見和建議，確保合同條款符合公司的業(yè)務(wù)需求和利益。希望大家積極參與討論，從不同專業(yè)角度提出建設(shè)性意見，共同完善合同草案。2.合同簽訂負(fù)責(zé)按照公司規(guī)定的流程，辦理合同的審批、簽署和用印手續(xù)，確保合同簽訂的程序合法合規(guī)。在這個(gè)過程中，要嚴(yán)格按照流程操作，不遺漏任何一個(gè)環(huán)節(jié)。負(fù)責(zé)將簽訂后的合同原件及時(shí)歸檔至公司檔案管理部門，并將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，以便各部門知曉合同內(nèi)容，做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作。3.合同履行負(fù)責(zé)跟蹤合同的履行情況，定期檢查合同執(zhí)行進(jìn)度，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決履行過程中出現(xiàn)的問題。若遇重大問題或合同變更事項(xiàng)，應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并組織相關(guān)部門進(jìn)行研究處理。在履行過程中，大家要保持敏銳的洞察力，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)匯報(bào)，我們共同應(yīng)對。負(fù)責(zé)與合作方進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，確保雙方按照合同約定履行各自的義務(wù)，維護(hù)良好的合作關(guān)系。希望大家在溝通中秉持友好、專業(yè)的態(tài)度，積極解決問題，促進(jìn)合作順利進(jìn)行。4.合同收尾負(fù)責(zé)辦理合同的驗(yàn)收、結(jié)算等收尾工作，確保合同約定的事項(xiàng)全部完成。在收尾階段，要認(rèn)真核對各項(xiàng)工作，確保無遺漏。負(fù)責(zé)對合同執(zhí)行情況進(jìn)行總結(jié)和評估，分析合同履行過程中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為今后的合同管理提供參考。我們希望每一個(gè)合同結(jié)束后，大家都能認(rèn)真總結(jié)，將經(jīng)驗(yàn)分享給團(tuán)隊(duì)，共同提升我們的合同管理水平。（二）法務(wù)部門1.合同審核負(fù)責(zé)對合同草案進(jìn)行法律審核，重點(diǎn)審查合同條款的合法性、完整性、嚴(yán)密性，確保合同不存在法律風(fēng)險(xiǎn)。法務(wù)部門在審核時(shí)會(huì)從專業(yè)法律角度出發(fā)，為大家把關(guān)，大家要積極配合提供相關(guān)資料。對合同中涉及的法律問題提供咨詢和建議，協(xié)助合同主辦部門完善合同條款。如果大家在合同起草過程中有任何法律疑問，隨時(shí)向法務(wù)部門咨詢。2.法律支持在合同履行過程中，為合同主辦部門提供法律支持和指導(dǎo)，協(xié)助處理合同糾紛等法律事務(wù)。如果遇到法律糾紛，不要慌張，法務(wù)部門會(huì)全力協(xié)助大家應(yīng)對。關(guān)注法律法規(guī)的變化，及時(shí)對公司合同管理制度和合同文本進(jìn)行修訂和完善，確保公司合同管理活動(dòng)始終符合法律要求。法務(wù)部門會(huì)密切關(guān)注法律動(dòng)態(tài)，大家也要有一定的法律敏感度，共同保障公司利益。（三）財(cái)務(wù)部門1.財(cái)務(wù)審核負(fù)責(zé)對合同草案進(jìn)行財(cái)務(wù)審核，重點(diǎn)審查合同涉及的財(cái)務(wù)條款，如付款方式、發(fā)票開具、稅務(wù)處理等，確保合同符合公司財(cái)務(wù)管理制度和相關(guān)財(cái)經(jīng)法規(guī)的要求。財(cái)務(wù)審核至關(guān)重要，希望大家在提交合同草案時(shí)，確保財(cái)務(wù)相關(guān)條款清晰明確。對合同履行過程中的財(cái)務(wù)事項(xiàng)進(jìn)行監(jiān)督和管理，如資金支付、費(fèi)用結(jié)算等，確保公司資金的安全和合理使用。在合同履行過程中，財(cái)務(wù)部門會(huì)嚴(yán)格把關(guān)資金流向，大家要積極配合財(cái)務(wù)工作。2.財(cái)務(wù)分析對合同的執(zhí)行情況進(jìn)行財(cái)務(wù)分析，為公司決策提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持。通過財(cái)務(wù)分析，我們可以更好地了解項(xiàng)目的經(jīng)濟(jì)效益，為后續(xù)項(xiàng)目決策提供參考。（四）其他相關(guān)部門其他相關(guān)部門應(yīng)根據(jù)自身職責(zé)，積極配合合同主辦部門做好合同管理工作，提供專業(yè)支持和意見。在合同管理過程中，每一個(gè)部門都是不可或缺的一環(huán)，希望大家團(tuán)結(jié)協(xié)作，共同完成好合同管理任務(wù)。三、合同的簽訂管理（一）合同文本的選擇1.公司應(yīng)優(yōu)先使用國家或行業(yè)推薦的標(biāo)準(zhǔn)合同文本。如果沒有合適的標(biāo)準(zhǔn)合同文本，合同主辦部門可參考類似合同文本進(jìn)行起草，確保合同條款的完整性和規(guī)范性。在選擇合同文本時(shí)，要以方便公司管理和保障公司利益為出發(fā)點(diǎn)。2.對于重大項(xiàng)目合同或復(fù)雜業(yè)務(wù)合同，合同主辦部門應(yīng)組織法務(wù)、財(cái)務(wù)等相關(guān)部門共同研究制定專用合同文本，確保合同條款能夠準(zhǔn)確反映項(xiàng)目的實(shí)際情況和公司的特殊需求。（二）合同起草1.合同起草應(yīng)遵循法律法規(guī)和公司合同管理制度的要求，條款明確、具體、清晰，避免模糊不清或歧義性的表述。在起草合同條款時(shí)，要多站在公司角度思考，保障公司權(quán)益。2.合同內(nèi)容應(yīng)包括但不限于合同主體、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或報(bào)酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、爭議解決方式等基本條款。對于特殊項(xiàng)目合同，還應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目特點(diǎn)增加相應(yīng)的特殊條款。3.合同條款應(yīng)體現(xiàn)雙方的權(quán)利和義務(wù)對等原則，不得簽訂顯失公平的合同。在起草過程中，要注意平衡雙方利益，這樣才能建立良好的合作關(guān)系。（三）合同審核1.內(nèi)部審核流程合同草案起草完成后，合同主辦部門應(yīng)首先進(jìn)行自我審核，確保合同內(nèi)容符合公司業(yè)務(wù)需求和相關(guān)規(guī)定。自我審核是一個(gè)重要環(huán)節(jié)，希望大家認(rèn)真對待，從源頭把控合同質(zhì)量。合同主辦部門將合同草案提交給法務(wù)、財(cái)務(wù)等相關(guān)部門進(jìn)行專業(yè)審核。相關(guān)部門應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成審核，并提出書面審核意見。請各部門在收到合同草案后，盡快安排審核，如有特殊情況無法按時(shí)完成，及時(shí)與合同主辦部門溝通。合同主辦部門根據(jù)相關(guān)部門的審核意見對合同草案進(jìn)行修改完善，如對審核意見存在分歧，應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行協(xié)商，達(dá)成一致意見。協(xié)商過程中，大家要以公司利益為重，理性溝通，共同解決問題。合同修改完善后，由合同主辦部門將合同草案提交給公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)合同的重要程度和涉及金額等因素進(jìn)行最終審批。2.審核要點(diǎn)法務(wù)部門審核要點(diǎn)：合同主體的合法性、合同條款的法律效力、違約責(zé)任的明確性、爭議解決方式的合法性和可操作性等。法務(wù)部門會(huì)從專業(yè)法律角度全面審核，請大家積極配合提供相關(guān)材料和信息。財(cái)務(wù)部門審核要點(diǎn)：付款方式的合理性、發(fā)票開具的合規(guī)性、稅務(wù)處理的正確性、資金預(yù)算的匹配性等。財(cái)務(wù)審核與公司資金安全密切相關(guān)，希望大家在合同起草過程中就充分考慮財(cái)務(wù)相關(guān)問題。其他相關(guān)部門審核要點(diǎn)：根據(jù)各部門的專業(yè)職責(zé)和業(yè)務(wù)需求，對合同中涉及本部門的條款進(jìn)行審核，如技術(shù)條款、質(zhì)量條款、交付條款等。各部門要發(fā)揮專業(yè)優(yōu)勢，確保合同條款符合本部門工作要求。（四）合同簽署與用印1.合同經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，由合同主辦部門負(fù)責(zé)辦理合同簽署手續(xù)。合同簽署應(yīng)采用書面形式，由雙方法定代表人或其授權(quán)代表簽字，并加蓋公司公章或合同專用章。在簽署合同前，要確保對方簽字人具有合法授權(quán)，同時(shí)自己也要嚴(yán)格按照授權(quán)范圍簽字。2.合同用印應(yīng)嚴(yán)格按照公司印章管理制度的規(guī)定辦理，填寫用印申請單，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，到公司印章管理部門用印。用印過程要規(guī)范操作，確保印章使用合法合規(guī)。四、合同的履行管理（一）履行跟蹤與監(jiān)控1.合同主辦部門應(yīng)建立合同履行臺(tái)賬，對合同履行情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括合同簽訂時(shí)間、履行進(jìn)度、付款情況、驗(yàn)收情況等關(guān)鍵信息。通過合同履行臺(tái)賬，我們可以清晰地掌握合同履行動(dòng)態(tài)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題。2.合同主辦部門應(yīng)定期對合同履行情況進(jìn)行檢查，一般每月至少檢查一次，將檢查結(jié)果及時(shí)反饋給相關(guān)部門和公司領(lǐng)導(dǎo)。對于發(fā)現(xiàn)的問題，要及時(shí)分析原因，并采取相應(yīng)的解決措施。在檢查過程中，要認(rèn)真細(xì)致，不放過任何一個(gè)可能影響合同履行的細(xì)節(jié)。（二）合同變更與轉(zhuǎn)讓1.合同變更合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同內(nèi)容，合同主辦部門應(yīng)及時(shí)與合作方進(jìn)行溝通協(xié)商，達(dá)成一致意見后，簽訂書面的合同變更協(xié)議。合同變更要謹(jǐn)慎操作，確保變更后的合同仍能保障公司利益。合同變更協(xié)議應(yīng)按照合同簽訂的審核流程進(jìn)行審批，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可生效。在變更協(xié)議審批過程中，要充分考慮變更對公司各方面的影響。2.合同轉(zhuǎn)讓未經(jīng)公司書面同意，合同主辦部門不得擅自將合同權(quán)利義務(wù)轉(zhuǎn)讓給第三方。如因業(yè)務(wù)需要確需轉(zhuǎn)讓合同，應(yīng)按照公司規(guī)定的程序辦理相關(guān)手續(xù)。合同轉(zhuǎn)讓涉及到公司權(quán)益的重大變化，務(wù)必嚴(yán)格按照規(guī)定辦理。合同轉(zhuǎn)讓應(yīng)取得合作方的書面同意，并簽訂書面的合同轉(zhuǎn)讓協(xié)議。合同轉(zhuǎn)讓協(xié)議同樣要經(jīng)過公司相關(guān)部門的審核和領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）合同中止與終止1.合同中止合同履行過程中，如出現(xiàn)法定或約定的中止情形，合同主辦部門應(yīng)及時(shí)通知合作方，并采取相應(yīng)的措施防止損失擴(kuò)大。在合同中止期間，要密切關(guān)注相關(guān)情況，為合同的恢復(fù)履行或進(jìn)一步處理做好準(zhǔn)備。當(dāng)中止情形消失后，合同主辦部門應(yīng)及時(shí)與合作方協(xié)商恢復(fù)合同履行事宜，經(jīng)雙方達(dá)成一致意見后，繼續(xù)履行合同。2.合同終止合同履行完畢或出現(xiàn)法定、約定的終止情形，合同主辦部門應(yīng)及時(shí)辦理合同終止手續(xù)，與合作方進(jìn)行結(jié)算和清理。在合同終止時(shí)，要確保雙方權(quán)利義務(wù)都得到妥善處理。合同終止后，合同主辦部門應(yīng)將合同終止情況及時(shí)通知相關(guān)部門，并將合同資料整理歸檔。五、合同的風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.合同主辦部門在合同簽訂前，應(yīng)組織相關(guān)部門對合同進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評估，識(shí)別可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，如市場風(fēng)險(xiǎn)、信用風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)、技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)等。在評估過程中，各部門要從自身專業(yè)角度出發(fā)，全面細(xì)致地分析風(fēng)險(xiǎn)。2.建立風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，對合同履行過程中的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)測，及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在的風(fēng)險(xiǎn)信號(hào)。例如，合作方出現(xiàn)財(cái)務(wù)狀況惡化、延遲交付等情況時(shí)，要及時(shí)發(fā)出風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警。（二）風(fēng)險(xiǎn)評估1.對識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)因素進(jìn)行分析和評估，確定風(fēng)險(xiǎn)的可能性、影響程度和風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)。通過科學(xué)的評估方法，為制定風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施提供依據(jù)。2.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對策略，如風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避、風(fēng)險(xiǎn)降低、風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移、風(fēng)險(xiǎn)接受等。針對不同等級(jí)的風(fēng)險(xiǎn)，要采取不同的應(yīng)對策略，確保風(fēng)險(xiǎn)可控。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對1.針對合同簽訂前評估出的風(fēng)險(xiǎn)，合同主辦部門應(yīng)在合同條款中設(shè)置相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)防控措施，如增加擔(dān)保條款、違約責(zé)任條款等，降低合同風(fēng)險(xiǎn)。在起草合同條款時(shí)，就要充分考慮風(fēng)險(xiǎn)防控，將風(fēng)險(xiǎn)化解在萌芽狀態(tài)。2.在合同履行過程中，如遇到風(fēng)險(xiǎn)事件發(fā)生，合同主辦部門應(yīng)及時(shí)啟動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對預(yù)案，采取有效的措施進(jìn)行處理，盡量減少風(fēng)險(xiǎn)造成的損失。同時(shí)，要及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)風(fēng)險(xiǎn)處理情況。遇到風(fēng)險(xiǎn)不要慌亂，按照預(yù)案有序應(yīng)對，我們一定能夠?qū)p失降到最低。六、合同的檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，合同主辦部門應(yīng)及時(shí)將合同原件及相關(guān)資料（如合同審批表、談判記錄、往來函件、驗(yàn)收報(bào)告等）收集整理，確保資料的完整性。在日常工作中，要養(yǎng)成及時(shí)收集資料的好習(xí)慣，避免資料遺失。2.合同履行過程中產(chǎn)生的重要資料，如合同變更協(xié)議、補(bǔ)充協(xié)議、會(huì)議紀(jì)要等，合同主辦部門也應(yīng)及時(shí)收集歸檔。這些資料對于了解合同全貌和履行情況至關(guān)重要。（二）檔案整理與歸檔1.合同主辦部門應(yīng)按照公司檔案管理制度的要求，對收集到的合同資料進(jìn)行分類整理，編制檔案目錄，便于查找和利用。整理檔案時(shí)要認(rèn)真細(xì)致，確保資料歸類準(zhǔn)確。2.合同主辦部門將整理好的合同資料定期移交至公司檔案管理部門進(jìn)行歸檔保存。檔案管理部門應(yīng)建立專門的合同檔案庫，對合同檔案進(jìn)行妥善保管，確保檔案的安全和完整。檔案管理部門要做好檔案的日常維護(hù)工作，為大家提供便捷的查詢服務(wù)。（三）檔案查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。在查閱過程中，要遵守檔案管理規(guī)定，不得