公司個人往來管理辦法一、前言在公司的日常運營中，個人與公司之間的往來業(yè)務(wù)頻繁發(fā)生，無論是員工因工作需要預(yù)支款項，還是與外部個人產(chǎn)生的業(yè)務(wù)往來等情況，都需要有一套清晰、規(guī)范且合理的管理辦法來進行把控。這不僅有助于公司財務(wù)的健康穩(wěn)定，保障公司資產(chǎn)安全，同時也能為員工及相關(guān)個人提供明確的指引，避免不必要的糾紛和誤解。本辦法依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)以及財務(wù)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實際運營情況制定，希望大家認(rèn)真遵守，共同維護公司良好的運營秩序。二、適用范圍本辦法適用于公司全體員工，以及因業(yè)務(wù)往來與公司發(fā)生個人往來關(guān)系的外部個人，包括但不限于合作伙伴、供應(yīng)商、客戶等相關(guān)人員。三、個人借款管理（一）借款申請1.員工因工作需要，如出差、采購、項目活動等，需向公司借款時，應(yīng)填寫《個人借款申請表》。在申請表中，務(wù)必詳細(xì)說明借款事由、借款金額、預(yù)計還款時間等關(guān)鍵信息。例如，如果是出差借款，需注明出差地點、出差時間、預(yù)計費用明細(xì)等。2.對于外部個人與公司發(fā)生借款業(yè)務(wù)的情況，同樣要填寫專門的《外部個人借款申請表》，除了借款基本信息外，還需提供與公司業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)的證明材料，如合作協(xié)議、項目說明等，以明確借款用途與公司業(yè)務(wù)的相關(guān)性。3.我們鼓勵員工在填寫借款申請時，盡可能準(zhǔn)確地預(yù)估借款金額，避免過度借款造成資金浪費或不足的情況。同時，希望大家提前規(guī)劃工作安排，預(yù)留足夠時間進行借款申請流程，以免耽誤工作進展。（二）審批流程1.員工借款審批：《個人借款申請表》首先提交至部門負(fù)責(zé)人處。部門負(fù)責(zé)人需根據(jù)員工借款事由的真實性、合理性以及是否符合部門工作安排等因素進行審核。若審核通過，簽署意見后轉(zhuǎn)至財務(wù)部門。財務(wù)部門收到申請表后，從公司資金狀況、借款額度是否符合規(guī)定等方面進行審查。例如，公司對不同職級員工可能設(shè)定了不同的借款額度上限，財務(wù)需核實借款金額是否在限額內(nèi)。若財務(wù)審核通過，最終提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)處審批。只有經(jīng)過分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，借款申請才算正式通過。2.外部個人借款審批：《外部個人借款申請表》及相關(guān)證明材料先由對應(yīng)的業(yè)務(wù)對接部門負(fù)責(zé)人審核，確認(rèn)業(yè)務(wù)真實性及借款必要性。之后轉(zhuǎn)至財務(wù)部門，財務(wù)除了審查資金和額度等常規(guī)內(nèi)容外，還需評估外部個人的信用狀況等因素。最后提交至公司總經(jīng)理審批，總經(jīng)理綜合各方面情況做出最終決策。整個審批流程中，各環(huán)節(jié)審批人應(yīng)在收到申請后的[X]個工作日內(nèi)完成審核，如有特殊情況無法按時完成，應(yīng)及時與申請人溝通說明。（三）借款發(fā)放1.借款申請獲批后，財務(wù)部門將按照公司資金支付流程進行借款發(fā)放。對于員工借款，一般會直接將款項支付至員工個人工資卡賬戶；對于外部個人借款，會根據(jù)其提供的有效銀行賬戶信息進行轉(zhuǎn)賬支付。2.在款項發(fā)放前，財務(wù)人員會再次與申請人核對借款金額、收款賬戶等信息，確保準(zhǔn)確無誤。同時，希望申請人在收到款項后及時確認(rèn)，如有問題及時與財務(wù)溝通解決。（四）借款歸還1.員工應(yīng)嚴(yán)格按照《個人借款申請表》中填寫的預(yù)計還款時間歸還借款。若因特殊情況無法按時歸還，應(yīng)至少提前[X]個工作日向部門負(fù)責(zé)人和財務(wù)部門說明情況，并提交《借款延期申請》，詳細(xì)說明延期原因及新的預(yù)計還款時間。部門負(fù)責(zé)人和財務(wù)部門審核通過后，方可延期還款。2.外部個人借款同樣需按照約定時間還款。業(yè)務(wù)對接部門應(yīng)在臨近還款日期前[X]個工作日，提醒外部個人按時還款。若外部個人提出延期還款申請，業(yè)務(wù)對接部門需評估其還款能力及業(yè)務(wù)合作情況等因素，經(jīng)財務(wù)部門和公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可辦理延期手續(xù)。3.我們倡導(dǎo)大家樹立良好的信用意識，按時歸還借款，這不僅有助于個人在公司建立良好的信用記錄，也有利于公司資金的正常周轉(zhuǎn)。對于按時歸還借款的員工和外部個人，公司將給予一定的信用獎勵，如在后續(xù)借款審批、業(yè)務(wù)合作等方面提供便利。（五）逾期處理1.若員工借款逾期未還且未辦理延期手續(xù)，財務(wù)部門將從員工當(dāng)月工資中扣除相應(yīng)借款金額，直至還清借款為止。同時，逾期情況將記錄在員工個人信用檔案中，影響其在公司的績效考核、晉升等方面。2.對于外部個人借款逾期的情況，公司將首先通過電話、郵件等方式進行催收。若催收無果，公司將根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及借款協(xié)議，采取進一步法律措施，如發(fā)送律師函、提起訴訟等，以維護公司合法權(quán)益。在此過程中產(chǎn)生的一切費用，如律師費、訴訟費等，將由逾期方承擔(dān)。四、個人報銷管理（一）報銷范圍1.員工因工作發(fā)生的合理費用，如差旅費、業(yè)務(wù)招待費、辦公用品采購費、通訊費、交通費等，在符合公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)范圍內(nèi)，可以進行報銷。例如，差旅費中的住宿標(biāo)準(zhǔn)、交通出行標(biāo)準(zhǔn)等，公司都有明確規(guī)定，員工需按照標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。2.與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的外部個人，如因協(xié)助公司完成特定項目而產(chǎn)生的合理費用，在提供有效證明材料且經(jīng)公司認(rèn)可后，也可按照公司相關(guān)規(guī)定進行報銷。但需注意，報銷費用必須與公司業(yè)務(wù)直接相關(guān)，且符合公司的費用報銷政策。（二）報銷憑證要求1.所有報銷必須提供真實、合法、有效的原始憑證，如發(fā)票、收據(jù)、車票、機票等。發(fā)票應(yīng)具備完整的發(fā)票信息，包括發(fā)票名稱、發(fā)票代碼、發(fā)票號碼、開票日期、購買方信息、銷售方信息、服務(wù)內(nèi)容、金額、稅率、稅額等。收據(jù)需加蓋收款單位公章或財務(wù)專用章。2.原始憑證上的內(nèi)容應(yīng)清晰可辨，不得涂改、挖補。若發(fā)現(xiàn)憑證存在問題，應(yīng)及時聯(lián)系開票方更換或補正。同時，希望大家在取得憑證后妥善保管，避免因損壞、丟失等原因影響報銷。3.除了發(fā)票和收據(jù)外，部分費用報銷還需提供其他輔助證明材料。例如，差旅費報銷需提供出差審批單、行程安排表等；業(yè)務(wù)招待費報銷需注明招待對象、招待事由、參與人員等信息。（三）報銷流程1.員工報銷流程：員工應(yīng)在費用發(fā)生后[X]個工作日內(nèi)，填寫《費用報銷單》，將報銷憑證按照類別和時間順序整理粘貼，并在報銷單上詳細(xì)注明費用明細(xì)、報銷金額、所屬項目等信息。填寫完成后，先提交至部門負(fù)責(zé)人處審核。部門負(fù)責(zé)人需確認(rèn)費用的真實性、合理性以及是否與部門業(yè)務(wù)相關(guān)。審核通過后，轉(zhuǎn)至財務(wù)部門。財務(wù)部門收到報銷單后，對憑證的合規(guī)性、費用標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行情況等進行嚴(yán)格審查。例如，檢查發(fā)票是否符合稅務(wù)要求，差旅費是否超出標(biāo)準(zhǔn)等。若財務(wù)審核無誤，提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，財務(wù)部門按照公司資金支付流程進行報銷款項支付。2.外部個人報銷流程：外部個人應(yīng)將報銷憑證及相關(guān)證明材料提交給對應(yīng)的業(yè)務(wù)對接部門。業(yè)務(wù)對接部門負(fù)責(zé)審核費用的真實性、與公司業(yè)務(wù)的相關(guān)性等，并協(xié)助外部個人填寫公司統(tǒng)一的《外部個人費用報銷單》。之后，報銷單及材料轉(zhuǎn)至財務(wù)部門進行審核，審核通過后，提交至公司總經(jīng)理審批。審批通過后，財務(wù)部門按照規(guī)定將報銷款項支付給外部個人。在整個報銷流程中，各環(huán)節(jié)審批人應(yīng)在收到報銷申請后的[X]個工作日內(nèi)完成審核，如有疑問應(yīng)及時與申請人溝通。（四）報銷標(biāo)準(zhǔn)1.差旅費：公司根據(jù)不同地區(qū)、不同職級設(shè)定了相應(yīng)的住宿、交通、餐飲補貼標(biāo)準(zhǔn)。例如，一線城市的住宿標(biāo)準(zhǔn)可能相對較高，而三線城市則較低。員工應(yīng)按照規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，超出標(biāo)準(zhǔn)部分原則上不予報銷，特殊情況需提前經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.業(yè)務(wù)招待費：業(yè)務(wù)招待費應(yīng)遵循必要性、合理性、節(jié)儉性的原則。公司對不同業(yè)務(wù)場景、不同招待對象設(shè)定了相應(yīng)的招待標(biāo)準(zhǔn)。每次業(yè)務(wù)招待前，應(yīng)提前填寫《業(yè)務(wù)招待申請單》，說明招待事由、招待對象、預(yù)計費用等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后方可進行。招待結(jié)束后，按照實際發(fā)生金額報銷，但不得超過審批額度。3.辦公用品采購費：公司對辦公用品實行集中采購與分散采購相結(jié)合的方式。對于常用辦公用品，由行政部門統(tǒng)一采購；對于特殊辦公用品，經(jīng)行政部門批準(zhǔn)后，員工可自行采購。自行采購的辦公用品報銷時，需提供采購清單、發(fā)票等，且采購價格應(yīng)符合市場行情。4.通訊費：公司根據(jù)員工工作需要，對部分崗位給予一定額度的通訊費補貼。補貼標(biāo)準(zhǔn)按照崗位職級設(shè)定，員工在標(biāo)準(zhǔn)范圍內(nèi)憑通訊費發(fā)票進行報銷。5.交通費：員工因工作需要乘坐公共交通工具的費用，憑有效票據(jù)實報實銷。若因特殊情況需要乘坐出租車，應(yīng)在車票背面注明事由、起止地點等信息。對于自駕車因公出行的員工，公司按照一定標(biāo)準(zhǔn)給予燃油費、過路費等補貼。五、個人往來賬務(wù)核對與清理（一）賬務(wù)核對1.財務(wù)部門每月末應(yīng)與員工及相關(guān)外部個人進行個人往來賬務(wù)核對。通過發(fā)送對賬單的方式，詳細(xì)列出本月借款、還款、報銷等業(yè)務(wù)發(fā)生情況及余額信息。對賬單可采用電子或紙質(zhì)形式發(fā)送，員工及外部個人應(yīng)在收到對賬單后的[X]個工作日內(nèi)進行核對，并反饋核對結(jié)果。2.若核對過程中發(fā)現(xiàn)差異，雙方應(yīng)及時溝通，查找原因。屬于財務(wù)記賬錯誤的，財務(wù)部門應(yīng)及時更正；屬于個人業(yè)務(wù)記錄有誤的，個人應(yīng)提供正確信息，協(xié)助財務(wù)部門調(diào)整賬務(wù)。希望大家積極配合賬務(wù)核對工作，確保公司與個人之間的往來賬目清晰準(zhǔn)確。（二）賬務(wù)清理1.每季度末，財務(wù)部門應(yīng)對個人往來賬務(wù)進行全面清理。對于長期掛賬的借款和未報銷費用，財務(wù)部門應(yīng)主動與相關(guān)人員溝通，了解情況并督促清理。對于確實無法收回的借款，應(yīng)按照公司壞賬處理程序進行處理；對于因特殊原因無法報銷的費用，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進行相應(yīng)的賬務(wù)調(diào)整。2.公司鼓勵員工及時清理個人往來賬務(wù)，避免長期掛賬。對于積極配合賬務(wù)清理工作的員工，公司將給予適當(dāng)獎勵；對于無故拖延、拒不配合的員工，公司將按照相關(guān)規(guī)定進行處理。六、監(jiān)督與處罰（一）監(jiān)督機制1.公司內(nèi)部審計部門定期對個人往來管理情況進行審計監(jiān)督。審計內(nèi)容包括借款、報銷業(yè)務(wù)的合規(guī)性，賬務(wù)處理的準(zhǔn)確性，審批流程的完整性等方面。通過審計，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出改進建議，確保公司個人往來管理辦法得到有效執(zhí)行。2.同時，公司鼓勵全體員工對個人往來業(yè)務(wù)中的違規(guī)行為進行監(jiān)督舉報。對于舉報屬實的員工，公司將給予一定的獎勵，并對舉報人信息嚴(yán)格保密。（二）處罰措施1.若發(fā)現(xiàn)員工在個人借款、報銷等業(yè)務(wù)中存在弄虛作假、虛報冒領(lǐng)等違規(guī)行為，公司將追回違規(guī)所得，并視情節(jié)輕重給予警告、罰款、降職、辭退等相應(yīng)處罰。構(gòu)成犯罪的，將依法移送司法機關(guān)處理。2.對于外部個人在與公司往來業(yè)務(wù)中存在欺詐