供水企業(yè)印章管理辦法一、引言親愛的供水企業(yè)全體同仁，印章對(duì)于我們供水企業(yè)而言，就如同是企業(yè)對(duì)外溝通與業(yè)務(wù)執(zhí)行的“身份證”，它代表著企業(yè)的意志，承載著重大的責(zé)任。在我們?nèi)粘＿\(yùn)營(yíng)中，從與合作伙伴簽訂供水合同，到各類行政文件的發(fā)布，印章無處不在，發(fā)揮著關(guān)鍵作用。為了確保印章使用規(guī)范、安全，保障公司的合法權(quán)益，我們依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際運(yùn)營(yíng)情況，制定了本印章管理辦法。希望大家認(rèn)真學(xué)習(xí)，嚴(yán)格遵守，共同維護(hù)公司的正常運(yùn)營(yíng)秩序。二、適用范圍本辦法適用于我們供水企業(yè)總部各部門、下屬各級(jí)分公司、子公司以及所有以公司名義開展的業(yè)務(wù)活動(dòng)所涉及的印章管理。無論是日常辦公，還是重大項(xiàng)目合作，只要是使用公司印章，都需遵循本辦法規(guī)定。三、印章分類與定義1.公司公章：這可是公司最重要的印章，就像公司對(duì)外的“大印信”，代表公司的整體意志與最高權(quán)力。它使用范圍廣泛，比如公司重要文件、合同協(xié)議、各類對(duì)外證明材料等都要用它來“蓋章確認(rèn)”。2.法人章：法人章與法人緊密相關(guān)，它主要用于特定的財(cái)務(wù)、合同簽署等重要事務(wù)，作為法人授權(quán)的一種體現(xiàn)方式。3.合同專用章：從名字就可以看出，這個(gè)印章專門用于各類合同的簽訂。無論是供水項(xiàng)目合作合同、采購(gòu)合同，還是服務(wù)合同等，只要是合同類文件，就由它“把關(guān)”。4.財(cái)務(wù)專用章：財(cái)務(wù)工作涉及公司資金命脈，財(cái)務(wù)專用章就是為財(cái)務(wù)相關(guān)事務(wù)服務(wù)的，像財(cái)務(wù)票據(jù)、稅務(wù)申報(bào)、銀行結(jié)算等業(yè)務(wù)，都離不開它。5.發(fā)票專用章：在我們開具發(fā)票時(shí)，就需要用到發(fā)票專用章。它是發(fā)票有效性與合規(guī)性的重要標(biāo)識(shí)。6.部門印章：各部門根據(jù)工作需要，會(huì)有本部門的印章，主要用于部門內(nèi)部流轉(zhuǎn)文件、一般性業(yè)務(wù)溝通等，代表部門行使職責(zé)。四、印章的刻制與啟用（一）刻制申請(qǐng)1.當(dāng)因工作需要刻制新印章時(shí)，相關(guān)部門要填寫詳細(xì)的《印章刻制申請(qǐng)表》。表格里要清楚寫明申請(qǐng)刻制印章的名稱、用途、使用范圍、刻制規(guī)格等信息。比如，如果是為新成立的項(xiàng)目組刻制印章，就要在申請(qǐng)表里寫明項(xiàng)目組名稱、項(xiàng)目開展涉及的業(yè)務(wù)范圍等信息，好讓審批人員能準(zhǔn)確了解情況。2.申請(qǐng)表填寫好后，要按照流程提交給部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、分管領(lǐng)導(dǎo)依次審核。各審核部門要從自身專業(yè)角度仔細(xì)把關(guān)，像法務(wù)部門要審查印章刻制及使用是否符合法律法規(guī)要求，財(cái)務(wù)部門要評(píng)估刻制費(fèi)用等相關(guān)財(cái)務(wù)事宜。審核通過后，再上報(bào)公司總經(jīng)理最終審批。（二）印章刻制1.經(jīng)過審批同意刻制印章后，由公司指定的行政部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一聯(lián)系公安機(jī)關(guān)指定的正規(guī)刻章機(jī)構(gòu)進(jìn)行刻制。在選擇刻章機(jī)構(gòu)時(shí)，要確保其具備合法資質(zhì)，信譽(yù)良好，保證印章的質(zhì)量與刻制的規(guī)范性。2.行政部門要與刻章機(jī)構(gòu)簽訂詳細(xì)的刻制合同，合同里明確刻制印章的種類、規(guī)格、材質(zhì)、價(jià)格、交付時(shí)間等具體條款，避免出現(xiàn)糾紛。同時(shí)，行政部門要安排專人跟進(jìn)印章刻制進(jìn)度，確保按時(shí)完成刻制任務(wù)。（三）印章啟用1.印章刻制完成后，行政部門要對(duì)印章進(jìn)行仔細(xì)驗(yàn)收。檢查印章的外觀是否完好、字體是否清晰、圖案是否準(zhǔn)確等，確保印章質(zhì)量符合要求。驗(yàn)收合格后，填寫《印章啟用登記表》，詳細(xì)記錄印章名稱、啟用日期、使用部門、保管人等信息。2.公司會(huì)以正式文件形式發(fā)布印章啟用通知，向公司全體員工、合作伙伴等相關(guān)方告知新印章的啟用事宜。通知里要附上印章的印模，方便大家識(shí)別。同時(shí)，明確原印章（如有）的停用時(shí)間與處理方式，避免出現(xiàn)新舊印章混用的情況。五、印章的保管1.專人負(fù)責(zé)：每一枚印章都要有專門的保管人，而且保管人要由責(zé)任心強(qiáng)、熟悉相關(guān)業(yè)務(wù)的人員擔(dān)任。比如，公司公章一般由公司行政辦公室主任或資深行政人員保管，因?yàn)樗麄儗?duì)公司整體運(yùn)作情況較為了解，能更好地把控印章使用規(guī)范。保管人要與公司簽訂《印章保管責(zé)任書》，明確自身的保管責(zé)任與義務(wù)。2.安全存放：印章要存放在專門的保險(xiǎn)柜或文件柜中，并且要放置在安全、干燥、防火、防潮的地方。保險(xiǎn)柜或文件柜要有專人負(fù)責(zé)管理，鑰匙和密碼要分開保管，只有經(jīng)授權(quán)的人員才能打開取用印章。同時(shí)，要定期對(duì)存放印章的設(shè)施進(jìn)行檢查，確保其安全性與完好性。3.交接制度：如果保管人因?yàn)楣ぷ髡{(diào)動(dòng)、離職等原因需要更換，要提前做好印章交接工作。交接時(shí)，要填寫《印章交接登記表》，詳細(xì)記錄印章交接的日期、時(shí)間、雙方交接人姓名、交接印章的種類及數(shù)量等信息。交接過程要有監(jiān)交人在場(chǎng)，監(jiān)交人一般由上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或行政部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任，確保交接工作的公正性與準(zhǔn)確性。交接完成后，交接登記表要存檔保管，以備日后查閱。六、印章的使用流程（一）使用申請(qǐng)1.當(dāng)需要使用印章時(shí)，使用人要提前填寫《印章使用申請(qǐng)表》。申請(qǐng)表里要清晰地寫明申請(qǐng)使用印章的文件名稱、文號(hào)、用途、涉及金額（如果有）、對(duì)方單位名稱等詳細(xì)信息。例如，如果是簽訂一份供水工程建設(shè)合同，就要在申請(qǐng)表里寫明合同名稱、合同編號(hào)、工程建設(shè)內(nèi)容、合同金額、建設(shè)單位名稱等關(guān)鍵信息，以便審批人員全面了解情況。2.如果申請(qǐng)使用印章的文件涉及多個(gè)部門，使用人要先將申請(qǐng)表提交給相關(guān)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行會(huì)簽審核。各部門負(fù)責(zé)人要從本部門專業(yè)角度對(duì)文件內(nèi)容及印章使用必要性進(jìn)行審查，比如法務(wù)部門要審查文件的法律條款是否合規(guī)，財(cái)務(wù)部門要審核涉及金額的合理性等。審核通過后，再將申請(qǐng)表提交給印章保管人。（二）審批流程1.一般事項(xiàng)：對(duì)于一般性業(yè)務(wù)文件使用印章，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核同意后，由分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)要綜合考慮業(yè)務(wù)情況及公司相關(guān)規(guī)定，做出準(zhǔn)確的審批決定。2.重大事項(xiàng)：如果是涉及重大合同簽訂、重要決策文件發(fā)布等高風(fēng)險(xiǎn)、高金額的事項(xiàng)使用印章，除了部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核外，還要提交給公司總經(jīng)理或董事長(zhǎng)最終審批?？偨?jīng)理或董事長(zhǎng)要從公司戰(zhàn)略層面、整體利益等多角度進(jìn)行評(píng)估，確保印章使用的謹(jǐn)慎性與準(zhǔn)確性。（三）印章使用1.經(jīng)審批通過后，印章保管人要仔細(xì)核對(duì)《印章使用申請(qǐng)表》上的審批意見與文件內(nèi)容，確保一致無誤。然后在指定位置加蓋印章，并在《印章使用登記表》上詳細(xì)記錄印章使用的日期、時(shí)間、文件名稱、文號(hào)、用印次數(shù)、使用人等信息。2.在蓋章過程中，保管人要確保印章加蓋清晰、端正，避免出現(xiàn)模糊不清、歪斜等情況。如果是多頁(yè)文件，要加蓋騎縫章，確保文件的完整性與一致性。同時(shí)，保管人要對(duì)用印文件的復(fù)印件或掃描件進(jìn)行留存，與《印章使用申請(qǐng)表》《印章使用登記表》等相關(guān)資料一并存檔保管，以備日后查閱。七、印章外借與攜帶外出1.外借申請(qǐng)：如果因特殊業(yè)務(wù)需要將印章外借，外借部門要填寫詳細(xì)的《印章外借申請(qǐng)表》。申請(qǐng)表里除了寫明外借印章的種類、用途、外借時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等常規(guī)信息外，還要說明外借的必要性及在外借期間的安全保障措施。比如，要說明為何不能在公司內(nèi)部使用印章，在外借期間將如何確保印章安全，由誰負(fù)責(zé)保管等。2.審批流程：《印章外借申請(qǐng)表》要依次經(jīng)過部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門、分管領(lǐng)導(dǎo)、公司總經(jīng)理審批。各審批部門要從不同角度進(jìn)行嚴(yán)格審查，法務(wù)部門要著重審查外借可能存在的法律風(fēng)險(xiǎn)，公司總經(jīng)理要綜合考慮公司整體利益與風(fēng)險(xiǎn)情況，做出是否同意外借的決定。3.外借管理：經(jīng)過審批同意外借印章后，外借部門要與公司簽訂《印章外借責(zé)任書》，明確外借期間的責(zé)任與義務(wù)。外借期間，外借人要確保印章始終處于自己的可控范圍內(nèi)，不得將印章轉(zhuǎn)借他人。同時(shí)，要按照申請(qǐng)用途使用印章，不得擅自改變用途。外借完成后，要及時(shí)將印章歸還公司，印章保管人要對(duì)外借歸還的印章進(jìn)行仔細(xì)檢查，確認(rèn)無誤后在《印章外借登記表》上記錄歸還情況。4.攜帶外出：如果因工作需要攜帶印章外出，比如到外地簽訂合同、辦理重要業(yè)務(wù)等，攜帶人也要填寫《印章外出攜帶申請(qǐng)表》，審批流程與印章外借類似。攜帶人在外出期間要采取嚴(yán)格的安全防范措施，如將印章放在專門的保險(xiǎn)柜或安全箱包內(nèi)，確保印章在任何時(shí)候都處于安全狀態(tài)。外出返回后，同樣要及時(shí)向印章保管人交還印章，并報(bào)告使用情況。八、印章的使用監(jiān)督與檢查1.定期檢查：公司行政部門要定期組織對(duì)印章使用與保管情況進(jìn)行檢查，一般每季度檢查一次。檢查內(nèi)容包括印章的存放是否安全、《印章使用申請(qǐng)表》《印章使用登記表》《印章保管責(zé)任書》等相關(guān)資料是否齊全、填寫是否規(guī)范，以及印章使用是否符合規(guī)定流程等。在檢查過程中，要詳細(xì)記錄發(fā)現(xiàn)的問題，并及時(shí)向相關(guān)部門與人員反饋。2.不定期抽查：公司審計(jì)部門要不定期對(duì)印章管理情況進(jìn)行抽查，抽查頻率每年不少于兩次。審計(jì)部門要從財(cái)務(wù)合規(guī)、風(fēng)險(xiǎn)防控等角度對(duì)印章使用情況進(jìn)行深入審查，比如檢查印章使用是否與財(cái)務(wù)收支相符，是否存在違規(guī)使用印章導(dǎo)致公司經(jīng)濟(jì)損失的風(fēng)險(xiǎn)等。對(duì)于抽查發(fā)現(xiàn)的問題，要及時(shí)出具審計(jì)報(bào)告，提出整改建議，并跟蹤整改落實(shí)情況。3.違規(guī)處理：如果發(fā)現(xiàn)有違反本印章管理辦法的行為，公司將視情節(jié)輕重對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行嚴(yán)肅處理。對(duì)于情節(jié)較輕的，給予批評(píng)教育、警告等處理；對(duì)于情節(jié)嚴(yán)重，給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或不良影響的，將依法追究相關(guān)責(zé)任人的法律責(zé)任與經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任。同時(shí)，公司要及時(shí)對(duì)違規(guī)事件進(jìn)行總結(jié)分析，找出管理漏洞，完善印章管理辦法，避免類似事件再次發(fā)生。九、印章的廢止與銷毀1.廢止情形：當(dāng)出現(xiàn)印章?lián)p壞無法正常使用、公司名稱變更、部門撤銷等情況時(shí)，相關(guān)印章需要廢止。比如，如果公司完成了名稱變更，原公司名稱的印章就不再適用于新的業(yè)務(wù)開展，必須及時(shí)廢止。2.廢止申請(qǐng)：印章使用部門或保管人要填寫《印章廢止申請(qǐng)表》，說明印章廢止的原因，并提交相關(guān)證明材料。比如，如果是因?yàn)楣久Q變更導(dǎo)致印章廢止，就要附上公司名稱變更的相關(guān)文件；如果是印章?lián)p壞，要說明損壞情況并提供損壞印章的照片等材料。申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門、分管領(lǐng)導(dǎo)審核同意后，報(bào)公司總經(jīng)理審批。3.印章銷毀：經(jīng)審批同意廢止的印章，由公司行政部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一組織銷毀。銷毀時(shí)，要安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保印章徹底銷毀。一般情況下，可以采用切割、粉碎、熔毀等方式進(jìn)行銷毀。銷毀完成后，要在《印章銷毀登記表》上詳細(xì)記錄銷毀印章的名稱、數(shù)量、銷毀日期、銷毀方式、監(jiān)銷人等信息，并將銷