物業(yè)保潔外委管理辦法一、前言在物業(yè)運(yùn)營(yíng)管理中，保潔工作是維護(hù)小區(qū)、商業(yè)大廈等各類物業(yè)區(qū)域整潔美觀、為業(yè)主和租戶提供舒適環(huán)境的重要環(huán)節(jié)。隨著物業(yè)管理行業(yè)的發(fā)展，越來(lái)越多的物業(yè)公司選擇將保潔業(yè)務(wù)進(jìn)行外委，以借助專業(yè)保潔公司的資源、技術(shù)和經(jīng)驗(yàn)，提升保潔服務(wù)質(zhì)量，同時(shí)優(yōu)化成本管理。為規(guī)范物業(yè)保潔外委工作，確保保潔服務(wù)符合公司標(biāo)準(zhǔn)與業(yè)主期望，特制定本管理辦法。二、適用范圍本辦法適用于公司所有外委保潔項(xiàng)目的管理，涵蓋住宅物業(yè)、商業(yè)物業(yè)、寫字樓物業(yè)等各類業(yè)態(tài)。三、職責(zé)分工1.物業(yè)保潔管理部門負(fù)責(zé)制定保潔外委服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保其符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和公司實(shí)際需求。希望大家在制定過(guò)程中，充分考慮不同物業(yè)類型的特點(diǎn)和業(yè)主的多樣化需求。組織開(kāi)展保潔外委供應(yīng)商的篩選、評(píng)估、招標(biāo)等工作。我們鼓勵(lì)大家秉持公正、公平、公開(kāi)的原則，挑選出優(yōu)質(zhì)的合作伙伴。定期對(duì)保潔外委服務(wù)進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決服務(wù)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。協(xié)調(diào)處理業(yè)主對(duì)保潔服務(wù)的投訴和建議，跟進(jìn)整改措施的落實(shí)情況。2.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)保潔外委費(fèi)用的預(yù)算編制、審核與控制，確保費(fèi)用支出合理合規(guī)。審核保潔外委服務(wù)費(fèi)用的支付申請(qǐng)，按照合同約定及時(shí)支付款項(xiàng)。3.法務(wù)部門參與保潔外委合同的起草、審核與修訂工作，確保合同條款合法有效，維護(hù)公司的合法權(quán)益。處理與保潔外委相關(guān)的法律糾紛和風(fēng)險(xiǎn)防范工作。四、供應(yīng)商選擇與評(píng)估1.供應(yīng)商準(zhǔn)入條件具有獨(dú)立法人資格，具備有效的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等相關(guān)證照。具有一定規(guī)模的專業(yè)保潔團(tuán)隊(duì)，保潔人員應(yīng)經(jīng)過(guò)專業(yè)培訓(xùn)，持有相關(guān)崗位證書(shū)。希望供應(yīng)商能重視保潔人員的專業(yè)素養(yǎng)提升。具備良好的商業(yè)信譽(yù)和財(cái)務(wù)狀況，近三年內(nèi)無(wú)重大違法違規(guī)行為和不良信用記錄。具有類似物業(yè)保潔項(xiàng)目服務(wù)經(jīng)驗(yàn)，提供相關(guān)項(xiàng)目業(yè)績(jī)證明材料。2.供應(yīng)商篩選流程信息收集：通過(guò)網(wǎng)絡(luò)、行業(yè)推薦、招標(biāo)平臺(tái)等多種渠道收集保潔供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商信息庫(kù)。初步篩選：根據(jù)供應(yīng)商準(zhǔn)入條件，對(duì)信息庫(kù)中的供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，確定符合基本要求的供應(yīng)商名單。實(shí)地考察：組織相關(guān)人員對(duì)初步篩選合格的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，了解其公司規(guī)模、管理水平、設(shè)備設(shè)施、人員素質(zhì)等情況。希望考察人員認(rèn)真負(fù)責(zé)，如實(shí)反饋考察情況。綜合評(píng)估：從服務(wù)能力、價(jià)格、信譽(yù)、業(yè)績(jī)等方面對(duì)考察合格的供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)估，確定入圍供應(yīng)商名單。3.供應(yīng)商定期評(píng)估評(píng)估周期：每季度對(duì)保潔外委供應(yīng)商進(jìn)行一次綜合評(píng)估，每年進(jìn)行一次全面評(píng)估。評(píng)估內(nèi)容：包括服務(wù)質(zhì)量、人員管理、設(shè)備設(shè)施配備、響應(yīng)速度、業(yè)主滿意度等方面。評(píng)估方式：通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)檢查、業(yè)主問(wèn)卷調(diào)查、數(shù)據(jù)分析等方式進(jìn)行評(píng)估。評(píng)估結(jié)果應(yīng)用：根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)存在問(wèn)題的供應(yīng)商提出整改要求，對(duì)整改不力或連續(xù)評(píng)估不合格的供應(yīng)商，終止合作關(guān)系。五、合同管理1.合同簽訂與選定的保潔外委供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的服務(wù)合同，合同內(nèi)容應(yīng)包括服務(wù)范圍、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)費(fèi)用、付款方式、雙方權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任、合同期限等條款。法務(wù)部門要嚴(yán)格審核合同條款，確保合同合法合規(guī)。在簽訂合同前，組織相關(guān)部門對(duì)合同條款進(jìn)行會(huì)審，充分溝通協(xié)商，達(dá)成一致意見(jiàn)。希望各部門積極參與，提出合理建議。2.合同履行保潔外委供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定，全面履行服務(wù)義務(wù)，確保保潔服務(wù)質(zhì)量達(dá)到合同標(biāo)準(zhǔn)。物業(yè)保潔管理部門要加強(qiáng)對(duì)合同履行情況的跟蹤監(jiān)督，定期檢查供應(yīng)商的服務(wù)工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。雙方應(yīng)保持密切溝通，及時(shí)協(xié)調(diào)解決因不可抗力、政策調(diào)整等原因?qū)е碌暮贤兏乱恕?.合同變更與終止合同履行過(guò)程中，如需對(duì)合同條款進(jìn)行變更，雙方應(yīng)協(xié)商一致，并簽訂書(shū)面變更協(xié)議。出現(xiàn)合同約定的終止情形或一方嚴(yán)重違約導(dǎo)致合同無(wú)法繼續(xù)履行時(shí)，另一方有權(quán)終止合同，并按照合同約定追究違約方的責(zé)任。六、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范1.通用服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)清潔頻次：根據(jù)不同物業(yè)區(qū)域的使用功能和人流量，制定合理的清潔頻次，如公共區(qū)域每日清掃、定期消毒等。清潔質(zhì)量：地面無(wú)雜物、污漬，門窗玻璃明亮干凈，衛(wèi)生間無(wú)異味、無(wú)積水等。希望保潔人員嚴(yán)格按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行作業(yè)。垃圾清運(yùn)：及時(shí)清理垃圾，做到日產(chǎn)日清，垃圾收集容器擺放整齊，外觀清潔。2.不同物業(yè)類型的特殊服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)住宅物業(yè)：加強(qiáng)樓道、電梯、小區(qū)道路等區(qū)域的清潔，注重綠化區(qū)域的雜物清理，維護(hù)小區(qū)環(huán)境的整潔美觀。商業(yè)物業(yè)：在營(yíng)業(yè)期間，要合理安排清潔時(shí)間，避免影響商戶經(jīng)營(yíng)和顧客購(gòu)物體驗(yàn)，加強(qiáng)對(duì)餐飲區(qū)域、公共衛(wèi)生間等重點(diǎn)部位的清潔消毒。寫字樓物業(yè)：對(duì)辦公區(qū)域、會(huì)議室等場(chǎng)所進(jìn)行定期清潔，及時(shí)清理文件垃圾，注意保護(hù)客戶隱私。七、監(jiān)督檢查與考核1.日常監(jiān)督檢查物業(yè)保潔管理部門的工作人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)保潔外委服務(wù)的日常巡查，每天至少巡查一次，填寫巡查記錄。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)通知供應(yīng)商整改。鼓勵(lì)業(yè)主和租戶對(duì)保潔服務(wù)進(jìn)行監(jiān)督，設(shè)立投訴舉報(bào)渠道，及時(shí)處理業(yè)主和租戶的反饋意見(jiàn)。2.定期檢查每月組織一次定期檢查，由物業(yè)保潔管理部門牽頭，相關(guān)部門參與，對(duì)保潔外委服務(wù)進(jìn)行全面檢查評(píng)估。檢查內(nèi)容包括服務(wù)質(zhì)量、人員到崗情況、設(shè)備設(shè)施運(yùn)行情況等，根據(jù)檢查結(jié)果填寫檢查表。3.考核評(píng)分建立保潔外委服務(wù)考核評(píng)分機(jī)制，根據(jù)日常監(jiān)督檢查和定期檢查情況，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核評(píng)分?？己嗽u(píng)分采用百分制，其中服務(wù)質(zhì)量占60分，人員管理占20分，設(shè)備設(shè)施管理占10分，業(yè)主滿意度占10分。根據(jù)考核評(píng)分結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行排名，作為獎(jiǎng)勵(lì)、整改或終止合作的依據(jù)。八、費(fèi)用管理1.費(fèi)用預(yù)算財(cái)務(wù)部門根據(jù)保潔外委服務(wù)的范圍、標(biāo)準(zhǔn)和市場(chǎng)行情，結(jié)合公司年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃，編制保潔外委費(fèi)用預(yù)算。在預(yù)算編制過(guò)程中，要充分考慮物價(jià)上漲、人員工資調(diào)整等因素，確保預(yù)算的合理性和準(zhǔn)確性。2.費(fèi)用結(jié)算保潔外委服務(wù)費(fèi)用按照合同約定的付款方式和結(jié)算周期進(jìn)行結(jié)算。供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提交費(fèi)用結(jié)算申請(qǐng)，并附上相關(guān)服務(wù)記錄、發(fā)票等資料。財(cái)務(wù)部門審核無(wú)誤后，按照審批流程支付費(fèi)用。3.費(fèi)用控制加強(qiáng)對(duì)保潔外委費(fèi)用的控制，嚴(yán)格執(zhí)行預(yù)算，杜絕超支現(xiàn)象。如因特殊情況需要增加費(fèi)用，應(yīng)按照規(guī)定的審批程序辦理。定期對(duì)保潔外委費(fèi)用進(jìn)行分析，評(píng)估費(fèi)用支出的合理性和效益性，提出優(yōu)化建議。九、應(yīng)急管理1.制定應(yīng)急預(yù)案針對(duì)可能出現(xiàn)的突發(fā)衛(wèi)生事件、自然災(zāi)害等情況，制定保潔應(yīng)急處理預(yù)案。預(yù)案應(yīng)包括應(yīng)急響應(yīng)程序、人員調(diào)配、物資保障、清潔消毒措施等內(nèi)容。定期對(duì)應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行演練和修訂，確保其有效性和可操作性。2.應(yīng)急響應(yīng)當(dāng)發(fā)生突發(fā)事件時(shí)，物業(yè)保潔管理部門應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，組織保潔外委供應(yīng)商迅速開(kāi)展應(yīng)急保潔工作。保潔外委供應(yīng)商應(yīng)按照應(yīng)急預(yù)案的要求，調(diào)配足夠的人員和設(shè)備，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)，進(jìn)行清潔消毒、垃圾清理等工作。3.應(yīng)急物資儲(chǔ)備建立應(yīng)急物資儲(chǔ)備制度，儲(chǔ)備一定數(shù)量的清潔工具、消毒用品、防護(hù)用品等應(yīng)急物資。定期對(duì)應(yīng)急物資進(jìn)行檢查、維護(hù)和更新，確保物資處于良好狀態(tài)，隨時(shí)可用。十、溝通與協(xié)調(diào)1.內(nèi)部溝通物業(yè)保潔管理部門應(yīng)加強(qiáng)與公司內(nèi)部其他部門的溝通協(xié)作，及時(shí)了解業(yè)主和租戶的需求，協(xié)調(diào)解決保潔服務(wù)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。定期組織召開(kāi)保潔工作協(xié)調(diào)會(huì)，通報(bào)保潔服務(wù)情況，聽(tīng)取各部門的意見(jiàn)和建議，共同推進(jìn)保潔工作的順利開(kāi)展。2.與供應(yīng)商溝通建立與保潔外委供應(yīng)商的定期溝通機(jī)制，每月至少召開(kāi)一次溝通會(huì)議，及時(shí)傳達(dá)公司的要求和業(yè)主的反饋意見(jiàn)，了解供應(yīng)商的工作進(jìn)展和困難。鼓勵(lì)供應(yīng)商提出改進(jìn)保潔服務(wù)的合理化建議，對(duì)采納的建議給予適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)。3.與業(yè)主溝通定期開(kāi)展業(yè)主滿意度調(diào)查，了解業(yè)主對(duì)保潔服