游戲公司采購管理辦法總則目的為規(guī)范游戲公司（以下簡稱“公司”）的采購行為，加強采購管理，提高采購效率，保證采購質(zhì)量，降低采購成本，防范采購風險，維護公司的合法權(quán)益，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和公司實際情況，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門的所有采購活動，包括但不限于硬件設(shè)備采購、軟件授權(quán)采購、辦公用品采購、服務采購等。采購原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和公司的規(guī)章制度，確保采購行為合法合規(guī)。2.效益性原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，充分考慮采購成本和效益，追求采購性價比的最大化。3.公開、公平、公正原則：采購過程應公開透明，公平對待所有供應商，確保采購結(jié)果公正合理。4.誠信原則：與供應商建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，遵守商業(yè)道德，誠實守信，履行合同義務。采購組織與職責采購決策機構(gòu)公司設(shè)立采購管理委員會，由公司高層管理人員、財務部門負責人、采購部門負責人等組成。采購管理委員會負責審議和決策公司重大采購事項，包括采購預算、采購策略、供應商選擇等。采購部門采購部門是公司采購活動的執(zhí)行部門，主要職責包括：1.制定和執(zhí)行采購計劃，根據(jù)公司需求和預算，確定采購項目和采購時間。2.尋找和評估供應商，建立供應商數(shù)據(jù)庫，與合格供應商簽訂采購合同。3.組織采購招標、談判等活動，確保采購過程的公開、公平、公正。4.跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時處理采購過程中的問題，確保貨物和服務按時交付。5.負責采購合同的管理，包括合同的簽訂、履行、變更和終止等。6.定期對采購工作進行總結(jié)和分析，提出改進建議，不斷提高采購管理水平。需求部門需求部門是采購需求的提出者，主要職責包括：1.根據(jù)工作需要，準確、及時地提出采購需求，并明確采購項目的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、使用時間等。2.參與采購項目的技術(shù)評估和驗收工作，對采購貨物和服務的質(zhì)量和性能進行確認。3.配合采購部門進行供應商選擇和采購談判等工作，提供相關(guān)的技術(shù)支持和建議。財務部門財務部門負責采購資金的管理和監(jiān)督，主要職責包括：1.審核采購預算和采購申請，確保采購資金的合理使用。2.參與采購合同的審核，對合同中的付款條款進行審查，防范財務風險。3.按照合同約定及時支付采購款項，做好采購資金的核算和統(tǒng)計工作。4.對采購成本進行分析和控制，提出降低采購成本的建議。采購流程采購需求申請1.需求部門根據(jù)工作需要，填寫《采購申請表》，詳細說明采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、使用時間等信息，并經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交給采購部門。2.對于重大采購項目，需求部門還應提供詳細的采購需求分析報告和技術(shù)方案，供采購管理委員會審議。采購預算審核1.采購部門收到《采購申請表》后，對采購項目進行初步評估，確定采購預算，并將采購預算提交給財務部門審核。2.財務部門根據(jù)公司的財務狀況和預算安排，對采購預算進行審核，提出審核意見。對于超出預算的采購項目，需經(jīng)采購管理委員會審批同意后，方可進行采購。供應商選擇1.采購部門根據(jù)采購項目的特點和要求，從供應商數(shù)據(jù)庫中篩選出符合條件的供應商，并向其發(fā)出采購詢價函。2.供應商收到詢價函后，應在規(guī)定的時間內(nèi)回復報價和相關(guān)資料。采購部門對供應商的報價和資料進行評估，選擇合適的供應商進行談判。3.對于重大采購項目，采購部門應組織招標活動，邀請符合條件的供應商參與投標。招標活動應按照國家相關(guān)法律法規(guī)和公司的規(guī)定進行，確保招標過程的公開、公平、公正。采購談判與合同簽訂1.采購部門與選定的供應商進行談判，就采購價格、交貨時間、質(zhì)量標準、付款方式等條款進行協(xié)商，達成一致意見后，簽訂采購合同。2.采購合同應明確雙方的權(quán)利和義務，包括采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標準、價格、交貨時間、交貨地點、付款方式、違約責任等條款。合同簽訂前，應經(jīng)公司法務部門審核，確保合同的合法性和有效性。采購訂單執(zhí)行與跟蹤1.采購部門根據(jù)采購合同的約定，向供應商發(fā)出采購訂單，并跟蹤訂單的執(zhí)行情況。2.供應商應按照采購訂單的要求按時、按質(zhì)、按量交付貨物和服務。采購部門應及時與供應商溝通，了解貨物和服務的生產(chǎn)、運輸情況，協(xié)調(diào)解決可能出現(xiàn)的問題。3.對于重要的采購項目，采購部門應安排專人到供應商處進行監(jiān)造和檢驗，確保貨物和服務符合合同要求。驗收與付款1.貨物和服務交付后，需求部門應及時組織驗收工作。驗收內(nèi)容包括貨物的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、性能等方面，以及服務的質(zhì)量和效果等。驗收合格后，需求部門應填寫《驗收報告》，并經(jīng)部門負責人簽字確認。2.采購部門根據(jù)《驗收報告》和采購合同的約定，向財務部門提交付款申請。財務部門審核無誤后，按照合同約定的付款方式和時間支付采購款項。采購風險管理供應商風險1.采購部門應加強對供應商的管理，定期對供應商進行評估和考核，建立供應商淘汰機制。對于信譽不佳、產(chǎn)品質(zhì)量不穩(wěn)定、交貨不及時的供應商，應及時終止合作。2.在簽訂采購合同前，應要求供應商提供一定的擔保措施，如履約保證金、銀行保函等，以降低供應商違約的風險。價格風險1.采購部門應密切關(guān)注市場價格波動情況，及時調(diào)整采購策略。在簽訂采購合同時，應盡量采用固定價格條款，避免因價格波動導致采購成本增加。2.對于長期采購項目，可以與供應商簽訂價格調(diào)整協(xié)議，根據(jù)市場價格變化情況對采購價格進行適當調(diào)整。質(zhì)量風險1.需求部門應在采購需求中明確質(zhì)量要求和驗收標準，采購部門應在采購合同中對質(zhì)量條款進行詳細約定。2.在貨物和服務交付前，應加強對供應商的質(zhì)量監(jiān)督和檢驗，確保貨物和服務符合合同要求。對于質(zhì)量不合格的貨物和服務，應及時要求供應商進行更換或整改，并追究其違約責任。合同風險1.采購合同應經(jīng)公司法務部門審核，確保合同的合法性和有效性。在簽訂合同前，應仔細審查合同條款，避免出現(xiàn)漏洞和風險。2.采購部門應加強對采購合同的管理，建立合同檔案，及時跟蹤合同的履行情況。對于合同變更、解除等情況，應按照合同約定和相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定進行處理。采購監(jiān)督與審計內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應定期對采購活動進行審計，檢查采購流程是否合規(guī)、采購合同是否合法有效、采購資金是否合理使用等。2.采購部門應建立內(nèi)部監(jiān)督機制，加強對采購人員的管理和監(jiān)督，防止采購人員濫用職權(quán)、謀取私利等行為的發(fā)生。外部監(jiān)督公司應接受國家相關(guān)部門的監(jiān)督檢