清華大學(xué)會議管理辦法一、前言在清華大學(xué)這樣一個學(xué)術(shù)氛圍濃厚、交流合作頻繁的高等學(xué)府，會議是溝通信息、協(xié)調(diào)工作、推動決策、促進(jìn)學(xué)術(shù)交流的重要方式。為了確保各類會議高效、有序地進(jìn)行，充分發(fā)揮會議的作用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)以及高校管理的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合我校實(shí)際情況，特制定本會議管理辦法。我們希望通過清晰、合理的規(guī)則，讓每一位參與會議的人員都能在良好的組織下，充分交流思想，為學(xué)校的發(fā)展貢獻(xiàn)力量。二、適用范圍本辦法適用于清華大學(xué)內(nèi)由學(xué)校各級單位組織舉辦的各類會議，包括但不限于學(xué)術(shù)研討會、工作部署會、項(xiàng)目論證會、部門協(xié)調(diào)會等。無論是校級層面的大型綜合性會議，還是各院系、部門內(nèi)部的小型會議，均需遵循本辦法執(zhí)行。三、會議分類與組織職責(zé)（一）會議分類1.校級會議：由學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)班子發(fā)起，涉及全校性重要工作部署、政策制定、重大決策討論等，如校長辦公會、黨委常委會等。此類會議對學(xué)校整體發(fā)展方向具有決定性作用，參會人員通常為學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)、各職能部門負(fù)責(zé)人等。2.學(xué)術(shù)會議：以促進(jìn)學(xué)術(shù)交流、探討學(xué)科前沿問題為目的，包括國際學(xué)術(shù)研討會、國內(nèi)學(xué)術(shù)年會、校內(nèi)學(xué)術(shù)論壇等。這類會議可能由學(xué)校學(xué)術(shù)委員會、各院系或科研機(jī)構(gòu)主辦，參會人員涵蓋校內(nèi)外專家學(xué)者、科研人員等。3.部門會議：各職能部門、院系為解決本部門工作中的具體問題、安排工作任務(wù)而召開的會議，如教務(wù)處教學(xué)工作會議、學(xué)院黨政聯(lián)席會議等。此類會議旨在協(xié)調(diào)內(nèi)部工作，參會人員主要為本部門工作人員。（二）組織職責(zé)1.學(xué)校辦公室：負(fù)責(zé)校級會議的組織協(xié)調(diào)工作，包括會議議題收集、議程安排、會議通知發(fā)布、會場布置、會議記錄及紀(jì)要整理等。同時，對全校會議管理工作進(jìn)行統(tǒng)籌指導(dǎo)與監(jiān)督。我們鼓勵學(xué)校辦公室工作人員不斷優(yōu)化組織流程，提升服務(wù)質(zhì)量，確保校級會議順利進(jìn)行。2.學(xué)術(shù)管理部門：對于學(xué)術(shù)會議，由科技處、文科處等學(xué)術(shù)管理部門負(fù)責(zé)審核會議主題、內(nèi)容及參會人員資質(zhì)等，保障學(xué)術(shù)會議的專業(yè)性和學(xué)術(shù)水平。希望學(xué)術(shù)管理部門加強(qiáng)與各學(xué)術(shù)組織的溝通協(xié)作，積極推動高質(zhì)量學(xué)術(shù)會議的舉辦。3.各部門、院系：負(fù)責(zé)本部門會議的策劃與執(zhí)行，明確會議目的、確定參會人員、準(zhǔn)備會議材料等。在組織會議過程中，要注重效率，充分利用時間，確保會議達(dá)到預(yù)期效果。各部門、院系應(yīng)積極探索創(chuàng)新會議形式和內(nèi)容，提高會議的吸引力和有效性。四、會議籌備（一）會議計劃制定1.校級會議：每學(xué)期末，學(xué)校辦公室應(yīng)會同相關(guān)部門，根據(jù)學(xué)校發(fā)展規(guī)劃、學(xué)期工作重點(diǎn)及領(lǐng)導(dǎo)指示，制定下學(xué)期校級會議計劃草案。計劃內(nèi)容包括會議名稱、召開時間、地點(diǎn)、參會人員范圍、會議目的及主要議題等。草案經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審閱批準(zhǔn)后正式發(fā)布執(zhí)行。在制定計劃過程中，要充分考慮各項(xiàng)工作的關(guān)聯(lián)性和時間安排的合理性，避免會議沖突。2.學(xué)術(shù)會議：主辦單位應(yīng)提前[X]個月制定學(xué)術(shù)會議計劃，明確會議主題、規(guī)模、舉辦時間、地點(diǎn)、邀請嘉賓等關(guān)鍵信息，并向?qū)W術(shù)管理部門提交申請。學(xué)術(shù)管理部門審核通過后，主辦單位方可開展后續(xù)籌備工作。鼓勵學(xué)術(shù)會議主辦單位提前規(guī)劃，精心設(shè)計會議內(nèi)容，提升學(xué)術(shù)會議的影響力。3.部門會議：各部門、院系應(yīng)根據(jù)自身工作安排，制定月度或季度會議計劃，并報學(xué)校辦公室備案。部門會議計劃應(yīng)突出重點(diǎn)工作，合理安排會議頻次，避免過多過濫的會議影響正常工作開展。希望各部門、院系在制定計劃時，充分征求員工意見，提高計劃的科學(xué)性和實(shí)用性。（二）會議通知1.通知內(nèi)容：會議通知應(yīng)包含會議名稱、時間、地點(diǎn)、主題、議程、參會人員要求、需提前準(zhǔn)備的材料等詳細(xì)信息，確保參會人員對會議有全面清晰的了解。通知語言應(yīng)簡潔明了、準(zhǔn)確無誤，避免產(chǎn)生歧義。2.通知方式：校級會議采用學(xué)校辦公系統(tǒng)、電子郵件、校內(nèi)公告等多種方式發(fā)布通知；學(xué)術(shù)會議除通過校內(nèi)渠道通知外，還應(yīng)根據(jù)會議性質(zhì)和參會人員范圍，通過專業(yè)學(xué)術(shù)平臺、郵件等方式向校外嘉賓發(fā)送邀請；部門會議可采用內(nèi)部工作群、郵件等靈活方式通知。無論采用何種通知方式，都要確保通知及時送達(dá)每位參會人員，并確認(rèn)其收到。我們希望各組織單位在發(fā)送通知時，充分考慮參會人員的接收習(xí)慣，提高通知的送達(dá)效果。（三）會議材料準(zhǔn)備1.材料內(nèi)容：根據(jù)會議主題和議程，準(zhǔn)備相關(guān)的匯報材料、數(shù)據(jù)報表、研究報告、討論文件等。材料應(yīng)內(nèi)容詳實(shí)、邏輯清晰、重點(diǎn)突出，能夠?yàn)閰藛T提供充分的信息支持，便于其進(jìn)行討論和決策。2.材料審核：校級會議材料由學(xué)校辦公室組織相關(guān)部門進(jìn)行審核，確保材料內(nèi)容符合學(xué)校政策、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠；學(xué)術(shù)會議材料由學(xué)術(shù)管理部門會同相關(guān)領(lǐng)域?qū)＜疫M(jìn)行審核，保證學(xué)術(shù)內(nèi)容的科學(xué)性和嚴(yán)謹(jǐn)性；部門會議材料由本部門負(fù)責(zé)人審核把關(guān)。各審核部門要嚴(yán)格把關(guān)材料質(zhì)量，避免出現(xiàn)內(nèi)容空洞、數(shù)據(jù)有誤等問題。希望材料準(zhǔn)備人員認(rèn)真負(fù)責(zé)，精心撰寫和整理會議材料，為會議的成功召開奠定基礎(chǔ)。3.材料分發(fā)：會議材料應(yīng)提前[X]天分發(fā)給參會人員，以便其有足夠時間熟悉內(nèi)容、思考問題。分發(fā)方式可根據(jù)實(shí)際情況選擇電子文檔發(fā)送或紙質(zhì)材料現(xiàn)場發(fā)放。對于重要的、需提前研究討論的材料，應(yīng)要求參會人員提前反饋意見和建議。各組織單位要做好材料分發(fā)的跟蹤工作，確保每位參會人員都能及時獲取材料。（四）會場布置與設(shè)備準(zhǔn)備1.會場選擇：根據(jù)會議規(guī)模、性質(zhì)和要求，選擇合適的會場。校級大型會議可安排在學(xué)校禮堂、報告廳等場所；學(xué)術(shù)會議可根據(jù)需要選擇校內(nèi)學(xué)術(shù)交流中心、會議室或與校外酒店等合作；部門會議一般在本部門會議室召開。會場應(yīng)具備良好的通風(fēng)、照明、隔音條件，確保參會人員有舒適的會議環(huán)境。2.會場布置：按照會議主題和要求進(jìn)行會場布置，包括擺放桌椅、懸掛橫幅、設(shè)置會標(biāo)、安排音響設(shè)備等。布置風(fēng)格應(yīng)簡潔大方、莊重得體，體現(xiàn)會議的嚴(yán)肅性和專業(yè)性。同時，要考慮參會人員的座位安排，方便交流和討論。希望會場布置人員用心設(shè)計，營造出良好的會議氛圍。3.設(shè)備準(zhǔn)備：確保會場所需的投影儀、麥克風(fēng)、電子顯示屏、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等正常運(yùn)行。提前進(jìn)行設(shè)備調(diào)試，檢查是否存在故障，如發(fā)現(xiàn)問題及時維修或更換。對于涉及遠(yuǎn)程視頻會議的，要提前測試網(wǎng)絡(luò)連接，保障視頻音頻傳輸?shù)姆€(wěn)定性。設(shè)備管理人員要認(rèn)真負(fù)責(zé)，做好設(shè)備的日常維護(hù)和會前準(zhǔn)備工作，確保會議期間設(shè)備正常使用。五、會議進(jìn)行（一）會議簽到1.簽到方式：根據(jù)會議規(guī)模和要求，可采用紙質(zhì)簽到、電子簽到等方式。校級會議和大型學(xué)術(shù)會議建議采用電子簽到，提高簽到效率和統(tǒng)計準(zhǔn)確性；部門會議可靈活選擇簽到方式。2.簽到管理：安排專人負(fù)責(zé)簽到工作，引導(dǎo)參會人員有序簽到，及時統(tǒng)計參會人員到場情況。對于遲到或缺席人員，要做好記錄并及時向會議主持人報告。希望參會人員嚴(yán)格遵守會議時間，按時簽到入場，展現(xiàn)良好的會議紀(jì)律和個人素養(yǎng)。（二）會議主持1.主持人職責(zé)：會議主持人負(fù)責(zé)把控會議進(jìn)程，確保會議按照議程有序進(jìn)行。主持人應(yīng)提前熟悉會議主題、議程和相關(guān)材料，引導(dǎo)參會人員圍繞議題展開討論，避免討論偏離主題或陷入無謂爭論。同時，主持人要注意掌控會議時間，合理分配每個議題的討論時間，保證會議高效完成。2.主持技巧：主持人要具備良好的溝通協(xié)調(diào)能力和應(yīng)變能力，能夠靈活處理會議過程中出現(xiàn)的突發(fā)情況。在引導(dǎo)討論時，要鼓勵參會人員積極發(fā)言，充分聽取各方意見，但也要避免個別人員長篇大論，影響會議進(jìn)度。主持人應(yīng)營造開放、平等的會議氛圍，讓每位參會人員都能暢所欲言。希望會議主持人不斷提升自身主持能力，為會議的順利進(jìn)行提供有力保障。（三）會議發(fā)言與討論1.發(fā)言規(guī)則：參會人員應(yīng)圍繞會議主題和議程進(jìn)行發(fā)言，觀點(diǎn)明確、邏輯清晰、語言簡潔。在他人發(fā)言時，要認(rèn)真傾聽，不得隨意打斷。如有不同意見，應(yīng)在他人發(fā)言結(jié)束后，按照主持人的引導(dǎo)有序發(fā)表。希望大家在發(fā)言時充分尊重他人，保持良好的會議秩序。2.討論引導(dǎo)：主持人要根據(jù)會議進(jìn)展情況，適時引導(dǎo)參會人員進(jìn)行深入討論，激發(fā)思維碰撞，促進(jìn)問題解決。對于存在爭議的問題，要引導(dǎo)各方充分陳述理由，通過理性分析和論證達(dá)成共識。如一時無法達(dá)成共識，可根據(jù)會議目的和實(shí)際情況，決定是否暫時擱置或進(jìn)一步研究。在討論過程中，大家要以解決問題為出發(fā)點(diǎn)，秉持客觀公正的態(tài)度，積極發(fā)表建設(shè)性意見。（四）會議記錄1.記錄要求：安排專人負(fù)責(zé)會議記錄，記錄內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、完整，包括會議時間、地點(diǎn)、參會人員、主持人、會議主題、議程、發(fā)言要點(diǎn)、討論結(jié)果、形成的決議等。記錄語言要簡潔明了，能夠真實(shí)反映會議情況。2.記錄方式：可采用紙質(zhì)記錄或電子記錄方式，如使用專門的會議記錄軟件或文檔進(jìn)行記錄。記錄人員要及時整理會議記錄，確保記錄內(nèi)容清晰可讀。會議結(jié)束后，會議記錄應(yīng)及時提交給相關(guān)負(fù)責(zé)人審核。希望會議記錄人員認(rèn)真負(fù)責(zé)，準(zhǔn)確記錄會議的每一個重要環(huán)節(jié)，為后續(xù)工作提供可靠依據(jù)。六、會議決議與跟蹤落實(shí)（一）會議決議整理1.決議提煉：會議結(jié)束后，會議記錄人員應(yīng)及時根據(jù)會議討論情況，提煉會議決議內(nèi)容。決議應(yīng)明確、具體，具有可操作性，避免模糊不清或產(chǎn)生歧義。對于涉及多個部門的決議，要明確各部門的責(zé)任和分工。2.決議審核：會議決議需經(jīng)會議主持人或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核確認(rèn)后，正式發(fā)布。審核過程中，要重點(diǎn)檢查決議內(nèi)容是否符合會議精神、是否切實(shí)可行等。經(jīng)過審核的會議決議，應(yīng)以正式文件、會議紀(jì)要等形式下發(fā)給相關(guān)部門和人員。希望在整理和審核會議決議時，做到嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，確保決議能夠準(zhǔn)確傳達(dá)會議意圖。（二）跟蹤落實(shí)1.責(zé)任明確：各部門和相關(guān)人員要根據(jù)會議決議，明確自身承擔(dān)的工作任務(wù)和完成時間節(jié)點(diǎn)，將任務(wù)分解落實(shí)到具體責(zé)任人。對于重要決議和事項(xiàng)，應(yīng)制定詳細(xì)的工作計劃，確保工作有序推進(jìn)。2.進(jìn)度跟蹤：學(xué)校辦公室、學(xué)術(shù)管理部門或各部門內(nèi)部應(yīng)定期對會議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤檢查，及時了解工作進(jìn)展。對于執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題和困難，要及時協(xié)調(diào)解決。對未能按時完成任務(wù)的部門或個人，要分析原因并督促整改。希望各部門和相關(guān)人員高度重視會議決議的落實(shí)，積極主動開展工作，確保各項(xiàng)任務(wù)按時完成。3.反饋報告：任務(wù)完成后，責(zé)任人應(yīng)及時向會議決議發(fā)布部門或領(lǐng)導(dǎo)反饋工作成果。反饋內(nèi)容應(yīng)包括工作完成情況、取得的成效、存在的問題及下一步建議等。通過反饋報告，便于學(xué)校全面了解會議決議的執(zhí)行效果，為后續(xù)決策提供參考。我們鼓勵大家在反饋時實(shí)事求是，客觀準(zhǔn)確地匯報工作情況。七、會議費(fèi)用管理（一）預(yù)算編制1.費(fèi)用項(xiàng)目：會議費(fèi)用主要包括場地租賃費(fèi)用、設(shè)備租賃費(fèi)用、交通費(fèi)用、餐飲費(fèi)用、住宿費(fèi)用（如有）、資料印刷費(fèi)用、專家講課費(fèi)（學(xué)術(shù)會議）等。各組織單位在籌備會議時，應(yīng)根據(jù)會議規(guī)模、形式和內(nèi)容，詳細(xì)估算各項(xiàng)費(fèi)用。2.預(yù)算審核：校級會議預(yù)算由學(xué)校辦公室會同財務(wù)部門審核；學(xué)術(shù)會議預(yù)算由學(xué)術(shù)管理部門和財務(wù)部門共同審核；部門會議預(yù)算由本部門負(fù)責(zé)人審核后報財務(wù)部門備案。審核過程中，要嚴(yán)格控制費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)，杜絕浪費(fèi)現(xiàn)象，確保費(fèi)用支出合理合規(guī)。希望各組織單位在編制預(yù)算時，精打細(xì)算，充分考慮各項(xiàng)費(fèi)用的必要性和合理性。（二）費(fèi)用報銷1.報銷原則：會議費(fèi)用報銷應(yīng)遵循國家法律法規(guī)、學(xué)校財務(wù)制度及相關(guān)規(guī)定，憑合法有效的票據(jù)報銷。報銷票據(jù)要真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，注明費(fèi)用用途、金額、日期等信息。2.報銷流程：報銷人按照學(xué)校財務(wù)部門要求填寫報銷申請表，附上相關(guān)票據(jù)和會議通知、預(yù)算審批表等證明材料，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)審核人員等按規(guī)定流程審批后，方可報銷。財務(wù)部門要嚴(yán)格審核報銷材料，對不符合要求的報銷申請予以退回。希望報銷人員遵守財務(wù)制度，及時整理和提交報銷材料，確保費(fèi)用報銷順利進(jìn)行。八、會議評估與改進(jìn)（一）評估指標(biāo)制定1.會議組織：包括會議通知的及時性和準(zhǔn)確性、會場布置的合理性、設(shè)備準(zhǔn)備的完善性、會議時間安排的合理性等方面。2.會議內(nèi)容：評估會議主題的明確性、議程設(shè)置的科學(xué)性、發(fā)言和討論的質(zhì)量、會議決議的合理性和可操作性等。3.參會體驗(yàn)：通過收集參會人員對會議組織、內(nèi)容、氛圍等方面的滿意度，了解參會人員的意見和建議。（二）評估方式1.問卷調(diào)查：會議結(jié)束后，通過在線問卷、紙質(zhì)問卷等方式向參會人員發(fā)放調(diào)查問卷，收集他們對會議的評價和建議。問卷設(shè)計應(yīng)簡潔明了，便于填寫。2.座談會：定期組織會議組織單位、參會人員代表等召開座談會，面對面交流會議組織和召開過程中的優(yōu)點(diǎn)和不足，共同探討改進(jìn)措施。3.自我評估：各會議組織單位應(yīng)定期對本單位組織的會議進(jìn)行自我評估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷優(yōu)化會議管理流程。（三）改進(jìn)措施制定與實(shí)施1.問題梳理：對收集到的評估意見和建議進(jìn)行梳理分析，找出存在的主要問題和不足