機密涉密文件管理辦法一、前言親愛的各位同事，在如今競爭激烈且復雜多變的商業(yè)環(huán)境中，我們公司的機密涉密文件猶如企業(yè)的“生命線”，承載著公司核心技術、商業(yè)策略、客戶信息等關鍵內容。這些文件一旦泄露，可能給公司帶來無法估量的損失，不僅關乎公司的經濟利益，更可能影響公司的聲譽與市場競爭力。因此，為了確保公司機密信息的安全，保障公司的穩(wěn)定發(fā)展，我們制定了這份《機密涉密文件管理辦法》。希望大家認真閱讀并嚴格遵守，共同守護公司的重要資產。二、適用范圍本辦法適用于公司內所有涉及機密涉密文件的產生、處理、存儲、傳輸及銷毀等環(huán)節(jié)，涵蓋公司各部門、全體員工以及因工作需要接觸公司機密涉密文件的外部合作伙伴、供應商、顧問等相關人員。三、機密涉密文件的定義與分級（一）定義機密涉密文件是指公司在經營活動中產生或獲取的，涉及公司商業(yè)秘密、技術秘密、敏感信息等，一旦泄露可能對公司利益造成損害的各類文件資料，包括但不限于紙質文件、電子文檔、圖表、報告、數據等。（二）分級1.絕密級：此類文件包含公司最為核心、關鍵的信息，一旦泄露，將對公司造成極其嚴重的損害，如公司未公開的核心技術、重大商業(yè)決策、尚未發(fā)布的戰(zhàn)略規(guī)劃等。絕密級文件的知悉范圍應嚴格限定在極少數關鍵人員。2.機密級：涉及公司重要的商業(yè)秘密、技術訣竅、客戶敏感信息等，泄露后會給公司帶來重大損失，例如公司特定產品的設計方案、核心算法、重要客戶的詳細資料等。機密級文件的接觸需經過嚴格審批。3.秘密級：包含公司一般性的敏感信息，泄露可能對公司產生一定程度的不利影響，如一般性的市場調研數據、尚未公開的內部管理制度等。秘密級文件的管理也需遵循相應規(guī)范。四、管理職責（一）公司管理層1.負責制定公司機密涉密文件管理的總體方針和策略，確保管理工作與公司整體戰(zhàn)略目標相一致。2.為機密涉密文件管理工作提供必要的資源支持，包括人力、物力和財力等方面。3.監(jiān)督和檢查公司機密涉密文件管理工作的執(zhí)行情況，對重大問題進行決策和協(xié)調。（二）保密管理部門1.具體負責制定、修訂和完善公司機密涉密文件管理辦法及相關制度，并組織實施。2.對公司各部門的機密涉密文件管理工作進行指導、監(jiān)督和檢查，及時發(fā)現(xiàn)并糾正存在的問題。3.組織開展保密宣傳教育活動，提高全體員工的保密意識和技能。4.負責對公司機密涉密文件的密級確定、變更和解密進行審核和管理。5.對公司機密涉密文件管理工作中的違規(guī)行為進行調查和處理。（三）各部門1.負責本部門機密涉密文件的日常管理工作，指定專人擔任保密員，具體負責文件的登記、保管、使用等事宜。2.在業(yè)務活動中，按照公司規(guī)定及時確定文件的密級，并采取相應的保密措施。3.配合保密管理部門開展保密檢查和違規(guī)調查等工作，對本部門員工進行保密教育和培訓。4.根據工作需要，提出機密涉密文件密級變更和解密的申請。（四）員工個人1.嚴格遵守公司機密涉密文件管理的各項規(guī)定，認真履行保密義務。2.在工作中妥善保管本人接觸到的機密涉密文件，不得擅自復制、傳播、泄露或丟失。3.發(fā)現(xiàn)機密涉密文件可能存在安全隱患或發(fā)生泄密事件時，應立即向所在部門負責人和保密管理部門報告，并采取必要的應急措施。五、機密涉密文件的產生與標識（一）產生1.當員工在工作過程中產生可能涉及機密涉密的文件時，應及時進行整理和規(guī)范。對于電子文檔，要確保文件名準確反映文件內容，并使用公司統(tǒng)一規(guī)定的文件格式。2.在文件起草階段，起草人應根據文件內容初步判斷其密級，并在文件上標注相應的密級標識。如無法準確判斷，應及時與保密管理部門溝通，由保密管理部門協(xié)助確定密級。3.對于多人協(xié)作產生的機密涉密文件，項目負責人應明確文件的密級，并組織相關人員共同做好文件的保密工作。（二）標識1.紙質文件：在文件首頁的左上角顯著位置標注密級標識，如“絕密★”“機密★”“秘密★”，并注明保密期限。保密期限按照國家相關規(guī)定和公司實際情況確定，一般以年為單位，如“絕密★5年”。2.電子文檔：在文檔標題欄或屬性中明確標注密級和保密期限，同時在文檔內容中也應適當位置體現(xiàn)密級標識。對于重要的電子文檔，還可采用加密技術進行保護，確保只有經過授權的人員才能訪問。六、機密涉密文件的處理與使用（一）內部使用1.員工因工作需要使用機密涉密文件時，應填寫《機密涉密文件使用申請表》，注明使用目的、文件名稱、密級、使用期限等信息，經所在部門負責人審核同意后，報保密管理部門審批。2.保密管理部門根據申請內容，對申請人的使用資格和使用范圍進行審查，如符合規(guī)定，予以批準，并在申請表上簽字蓋章。申請人憑批準后的申請表到文件保管部門領取文件。3.在使用過程中，員工應嚴格按照批準的使用目的和范圍進行操作，不得擅自擴大知悉范圍。如需摘錄、引用文件內容，應事先征得文件保管部門的同意，并在摘錄、引用處注明文件來源和密級。4.使用完畢后，員工應及時將文件歸還文件保管部門，并辦理歸還手續(xù)。如因工作需要需延長使用期限，應提前向保密管理部門提出申請，經批準后方可延期。（二）外部提供1.公司因業(yè)務合作、項目申報等特殊情況需要向外部單位或個人提供機密涉密文件時，必須進行嚴格的風險評估。由業(yè)務部門牽頭，會同保密管理部門等相關部門，對外部接收方的資質、信譽、保密能力等進行調查和評估，確保文件提供后不會造成泄密風險。2.經過風險評估后，如確需提供，應與外部接收方簽訂保密協(xié)議，明確雙方的保密責任和義務，約定文件的使用范圍、保密期限、違約責任等內容。保密協(xié)議應報保密管理部門備案。3.提供機密涉密文件前，需填寫《機密涉密文件外部提供申請表》，詳細說明提供的原因、接收方信息、文件清單、密級等，經業(yè)務部門負責人、保密管理部門負責人審核后，報公司管理層審批。4.經批準后，按照約定的方式和渠道向外部接收方提供文件，并要求接收方出具接收證明。同時，要跟蹤文件的使用情況，確保文件得到妥善保管和使用。七、機密涉密文件的存儲與保管（一）存儲設施1.公司應設立專門的保密室或配備符合安全標準的保密文件柜，用于存放紙質機密涉密文件。保密室應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全防護措施，安裝監(jiān)控設備和報警系統(tǒng)，并定期進行檢查和維護。2.對于電子機密涉密文件，應存儲在專用的涉密計算機或存儲設備中，并采取加密措施。涉密計算機應與互聯(lián)網物理隔離，禁止使用無線設備連接。同時，要定期對電子存儲設備進行備份，防止數據丟失。（二）保管要求1.文件保管部門應指定專人負責機密涉密文件的保管工作，保管人員應具備良好的保密意識和責任心，嚴格遵守文件保管的各項規(guī)定。2.對紙質文件，應按照密級分類存放，建立詳細的文件臺賬，記錄文件的名稱、編號、密級、保管期限、出入庫時間等信息。文件出入庫時，保管人員應認真核對相關信息，并辦理簽字手續(xù)。3.電子文件的保管應設置訪問權限，只有經過授權的人員才能訪問。同時，要定期對電子文件進行殺毒和安全檢測，防止病毒感染和黑客攻擊。4.定期對機密涉密文件進行清查盤點，確保文件的數量、內容與臺賬記錄一致。如發(fā)現(xiàn)文件丟失、損壞或其他異常情況，應立即報告保密管理部門，并采取相應的措施進行處理。八、機密涉密文件的傳輸（一）內部傳輸1.在公司內部傳輸機密涉密文件時，應優(yōu)先選擇安全的內部網絡或專用傳輸設備。對于絕密級文件，應采用專人護送或加密存儲設備傳遞的方式，確保文件在傳輸過程中的安全。2.使用電子郵件等方式傳輸機密涉密文件時，必須對文件進行加密處理，并確保接收方具備解密能力。同時，要在郵件中明確文件的密級和保密要求。3.嚴禁通過即時通訊工具（如微信、QQ等）傳輸機密涉密文件，防止文件被誤轉發(fā)或泄露。（二）外部傳輸1.向外部單位傳輸機密涉密文件時，應盡量避免使用互聯(lián)網進行傳輸。如確需通過網絡傳輸，應使用加密的專用傳輸通道，并對文件進行高強度加密。2.對于重要的機密涉密文件，可采用郵寄或專人送達的方式。在郵寄時，應選擇信譽良好的快遞公司，并采取必要的保密包裝措施，確保文件在運輸過程中不被泄露或損壞。3.在文件傳輸前，應與接收方確認接收方式和接收人員，并要求接收方在收到文件后及時反饋確認信息。九、機密涉密文件的變更與解密（一）變更1.隨著公司業(yè)務的發(fā)展和情況的變化，如發(fā)現(xiàn)機密涉密文件的密級需要調整，文件產生部門或使用部門應及時填寫《機密涉密文件密級變更申請表》，說明變更的原因和依據，經部門負責人審核后，報保密管理部門審批。2.保密管理部門收到申請后，應組織相關人員進行評估和審核，如認為確需變更，應在申請表上簽署意見，并報公司管理層批準。經批準后，由保密管理部門通知文件保管部門和相關使用人員，對文件的密級標識和相關記錄進行更新。（二）解密1.當機密涉密文件的保密期限屆滿，或因其他原因不再具有保密價值時，應及時進行解密處理。文件產生部門或使用部門應填寫《機密涉密文件解密申請表》，說明解密的原因，經部門負責人審核后，報保密管理部門審批。2.保密管理部門對申請進行審查，如符合解密條件，應予以批準，并在申請表上簽字蓋章。同時，通知文件保管部門對解密文件進行相應處理，如去除密級標識、調整存儲方式等。對于解密后仍需妥善保存的文件，應按照公司普通文件的管理規(guī)定進行保管。十、機密涉密文件的銷毀（一）銷毀條件1.對于已過保密期限且無保存價值的機密涉密文件，應及時進行銷毀。2.因工作失誤或其他原因導致文件內容已泄露，且繼續(xù)保存可能造成更大危害的，經保密管理部門評估后，可進行銷毀。3.公司進行機構調整、業(yè)務變更等，原有的機密涉密文件不再適用的，應按規(guī)定進行銷毀。（二）銷毀程序1.文件保管部門應定期清理需銷毀的機密涉密文件，填寫《機密涉密文件銷毀清單》，詳細列出文件的名稱、編號、密級、數量等信息，經部門負責人審核后，報保密管理部門審批。2.保密管理部門對銷毀清單進行審核，確認無誤后，指定專人負責監(jiān)督銷毀過程。對于紙質文件，可采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀；對于電子文件，應使用專業(yè)的數據擦除工具進行徹底刪除，并確保無法恢復。3.銷毀工作完成后，銷毀人員和監(jiān)督人員應在銷毀清單上簽字確認，并將銷毀清單存檔保存。十一、監(jiān)督與檢查1.保密管理部門應定期對公司各部門的機密涉密文件管理工作進行檢查，檢查內容包括文件的產生、標識、處理、存儲、傳輸、銷毀等各個環(huán)節(jié)，以及相關制度的執(zhí)行情況、人員的保密意識等。2.各部門應定期開展自查自糾工作，及時發(fā)現(xiàn)和整改本部門在機密涉密文件管理方面存在的問題。同時，要積極配合保密管理部門的檢查工作，如實提供相關資料和信息。3.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，保密管理部門應及時下達整改通知書，要求相關部門限期整改。整改完成后，相關部門應向保密管理部門提交整改報告，由保密管理部門進行復查，確保問題得到徹底解決。十二、違規(guī)處理1.若員工違反本辦法規(guī)定，造成機密涉密文件泄露或存在泄密隱患的，公司將視情節(jié)輕重，給予