華為公司文檔管理辦法總則目的為加強華為公司文檔管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化，確保公司文檔的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，有效發(fā)揮文檔在公司運營、決策、研發(fā)、生產(chǎn)等各項工作中的重要作用，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于華為公司總部及各分支機構(gòu)、子公司在各項工作活動中形成的各種類型文檔的管理，包括但不限于紙質(zhì)文檔、電子文檔。管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司設(shè)立專門的文檔管理部門，對公司文檔進行集中統(tǒng)一管理，確保文檔管理工作的一致性和協(xié)調(diào)性。2.完整性原則：全面收集、整理公司在各項活動中產(chǎn)生的文檔，保證文檔的完整性，避免文檔的缺失和遺漏。3.準(zhǔn)確性原則：確保文檔內(nèi)容真實、準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)可靠，避免因文檔錯誤導(dǎo)致的決策失誤和工作偏差。4.安全性原則：采取必要的安全措施，保護文檔的安全，防止文檔的泄露、篡改和丟失。5.有效利用原則：在保證文檔安全的前提下，充分發(fā)揮文檔的價值，為公司的各項工作提供有效的支持和服務(wù)。文檔管理組織與職責(zé)文檔管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善公司文檔管理的規(guī)章制度、工作流程和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。2.組織開展公司文檔的收集、整理、分類、編號、存儲、保管和檢索等工作。3.對公司各部門的文檔管理工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，確保文檔管理工作的規(guī)范執(zhí)行。4.負(fù)責(zé)公司文檔的數(shù)字化建設(shè)和管理，推進文檔的電子化存儲和共享。5.組織開展文檔的鑒定、銷毀等工作，確保文檔的合理利用和有效管理。6.負(fù)責(zé)與外部相關(guān)機構(gòu)的文檔交流和合作，維護公司文檔的良好形象。各部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門的文檔管理工作，明確文檔管理人員的職責(zé)和權(quán)限。2.按照公司文檔管理的要求，及時收集、整理本部門在工作活動中產(chǎn)生的文檔，并定期向文檔管理部門移交。3.對本部門的文檔進行初步審核和分類，確保文檔的準(zhǔn)確性和完整性。4.配合文檔管理部門開展文檔的鑒定、銷毀等工作，提供相關(guān)的技術(shù)支持和專業(yè)意見。5.在日常工作中，合理利用公司文檔資源，提高工作效率和質(zhì)量。文檔管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守公司文檔管理的規(guī)章制度和工作流程，認(rèn)真履行職責(zé)。2.負(fù)責(zé)本部門文檔的收集、整理、分類、編號、存儲和保管工作，確保文檔的安全和完整。3.及時更新文檔信息，保證文檔的準(zhǔn)確性和時效性。4.協(xié)助文檔管理部門開展文檔的檢索和查詢工作，為公司各部門提供優(yōu)質(zhì)的文檔服務(wù)。5.定期對本部門的文檔進行清查和盤點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理并報告。文檔的分類與編號文檔分類1.行政類文檔：包括公司的各類規(guī)章制度、通知公告、會議紀(jì)要、工作計劃、工作總結(jié)等。2.業(yè)務(wù)類文檔：涵蓋公司的市場調(diào)研報告、項目計劃書、銷售合同、技術(shù)方案、產(chǎn)品說明書等。3.財務(wù)類文檔：包含公司的財務(wù)報表、會計憑證、審計報告、稅務(wù)資料等。4.人事類文檔：涉及員工的招聘信息、勞動合同、培訓(xùn)記錄、績效考核等。5.技術(shù)研發(fā)類文檔：如研發(fā)項目文檔、技術(shù)圖紙、測試報告、專利申請文件等。6.其他類文檔：除上述類別之外的其他文檔，如客戶投訴記錄、供應(yīng)商資料等。文檔編號1.公司采用統(tǒng)一的文檔編號規(guī)則，確保文檔編號的唯一性和系統(tǒng)性。2.文檔編號由公司代碼、部門代碼、文檔類別代碼、年份、順序號等部分組成。具體編號規(guī)則如下：公司代碼：采用華為公司的英文縮寫“HUAWEI”。部門代碼：根據(jù)公司各部門的名稱和職能，制定相應(yīng)的代碼。文檔類別代碼：按照上述文檔分類，分別賦予不同的代碼，如行政類文檔為“XZ”，業(yè)務(wù)類文檔為“YW”等。年份：采用公元紀(jì)年的后兩位數(shù)字表示。順序號：按照文檔產(chǎn)生的先后順序，從001開始依次編號。文檔的收集與整理文檔收集1.各部門應(yīng)建立健全文檔收集制度，明確文檔收集的范圍、時間和方式。2.文檔收集的范圍包括公司在各項工作活動中產(chǎn)生的正式文件、非正式文件、圖表、數(shù)據(jù)、音像資料等。3.各部門應(yīng)在文檔產(chǎn)生后的規(guī)定時間內(nèi)，將文檔收集齊全，并進行初步整理。4.對于重要的文檔，應(yīng)及時進行備份，防止因意外情況導(dǎo)致文檔丟失。文檔整理1.文檔整理應(yīng)遵循分類清晰、排列有序、便于查找的原則。2.對收集到的文檔進行分類，按照文檔的類別、年份、順序號等進行排列。3.對紙質(zhì)文檔進行裝訂、編目，建立文檔目錄和索引；對電子文檔進行命名、分類存儲，并建立相應(yīng)的電子索引。4.整理后的文檔應(yīng)保持整潔、美觀，便于長期保存和使用。文檔的存儲與保管紙質(zhì)文檔存儲1.公司設(shè)立專門的檔案室，配備必要的檔案存儲設(shè)備，如檔案柜、書架等。2.紙質(zhì)文檔應(yīng)按照分類、編號的順序存放在檔案柜或書架上，保持整齊有序。3.檔案室應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜等條件，確保文檔的安全。4.定期對紙質(zhì)文檔進行檢查和維護，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。電子文檔存儲1.公司建立電子文檔管理系統(tǒng)，對電子文檔進行集中存儲和管理。2.電子文檔應(yīng)按照分類、編號的規(guī)則進行命名和存儲，建立相應(yīng)的文件夾和索引。3.電子文檔管理系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)、加密等功能，確保電子文檔的安全。4.定期對電子文檔進行檢查和清理，刪除過期、無用的文檔。文檔保管期限1.根據(jù)文檔的重要性和保存價值，將文檔分為永久保存、長期保存和短期保存三類。2.永久保存的文檔包括公司的重要規(guī)章制度、重大決策文件、財務(wù)報表等；長期保存的文檔包括公司的業(yè)務(wù)合同、項目檔案等；短期保存的文檔包括一般性的通知公告、會議紀(jì)要等。3.具體的保管期限按照國家相關(guān)法律法規(guī)和公司的規(guī)定執(zhí)行。文檔的檢索與利用文檔檢索1.公司建立完善的文檔檢索系統(tǒng)，包括紙質(zhì)文檔檢索和電子文檔檢索。2.文檔管理人員應(yīng)熟悉文檔的分類和編號規(guī)則，能夠快速、準(zhǔn)確地為用戶提供所需的文檔。3.用戶可以通過文檔檢索系統(tǒng)，按照文檔的類別、編號、關(guān)鍵詞等進行檢索。4.對于涉及公司機密的文檔，應(yīng)嚴(yán)格按照公司的保密制度進行檢索和查閱。文檔利用1.公司各部門和員工在工作中需要使用文檔時，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行申請和借閱。2.借閱文檔時，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到文檔管理部門辦理借閱手續(xù)。3.借閱的文檔應(yīng)妥善保管，不得隨意涂改、損壞或丟失。4.借閱期限到期后，應(yīng)及時歸還文檔；如需延長借閱期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。5.對于需要復(fù)制或下載文檔的，應(yīng)按照公司的規(guī)定進行審批和操作，確保文檔的安全和保密。文檔的鑒定與銷毀文檔鑒定1.公司定期組織開展文檔鑒定工作，由文檔管理部門會同相關(guān)部門組成鑒定小組。2.鑒定小組按照國家相關(guān)法律法規(guī)和公司的規(guī)定，對文檔的保存價值、保管期限等進行鑒定。3.對于失去保存價值的文檔，應(yīng)進行銷毀處理；對于仍有保存價值但保管期限已滿的文檔，應(yīng)進行延期保存或轉(zhuǎn)為永久保存。文檔銷毀1.對于需要銷毀的文檔，應(yīng)填寫銷毀申請表，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由文檔管理部門組織銷毀。2.銷毀文檔時，應(yīng)采取必要的安全措施，確保文檔信息不泄露。3.對于紙質(zhì)文檔，應(yīng)進行粉碎處理；對于電子文檔，應(yīng)進行徹底刪除和格式化處理。4.銷毀文檔后，應(yīng)填寫銷毀記錄，注明銷毀的文檔名稱、數(shù)量、時間等信息，并由銷毀人員簽字確認(rèn)。文檔的保密管理保密范圍1.公司的商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、客戶信息、財務(wù)信息等屬于保密文檔的范圍。2.涉及國家機密的文檔，應(yīng)嚴(yán)格按照國家相關(guān)法律法規(guī)進行管理。保密措施1.對保密文檔應(yīng)進行特殊標(biāo)識，采取加密存儲、限制訪問等措施，確保文檔的安全。2.加強對文檔管理人員和使用人員的保密教育，提高保密意識。3.嚴(yán)格控制保密文檔的借閱和復(fù)制權(quán)限，未經(jīng)授權(quán)不得擅自借閱、復(fù)制或傳播保密文檔。4.對于涉及保密文檔的計算機設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，應(yīng)采取必要的安全