前期交房鑰匙管理辦法一、引言親愛的各位同事：在我們房地產(chǎn)項目交付的過程中，交房鑰匙的管理至關(guān)重要。它不僅關(guān)系到客戶順利入住，也影響著公司的形象與聲譽，稍有不慎就可能引發(fā)諸多問題。作為有著二十年行業(yè)經(jīng)驗的管理人員，我深知一套科學(xué)、嚴謹且人性化的前期交房鑰匙管理辦法對于項目的成功交付起著關(guān)鍵作用。接下來，就讓我們一起詳細了解這套管理辦法，希望大家認真閱讀并嚴格按照要求執(zhí)行。二、適用范圍本辦法適用于公司所有新建商品房項目在交房前期階段對業(yè)主房屋鑰匙的管理工作，涵蓋從鑰匙移交至項目交付給業(yè)主的全過程。無論是住宅、公寓還是商業(yè)用房，只要涉及向業(yè)主交房的環(huán)節(jié)，均需遵循本辦法執(zhí)行。三、管理職責劃分（一）項目工程部1.鑰匙接收：在工程竣工后，負責從施工單位接收房屋鑰匙，并確保鑰匙數(shù)量準確、標注清晰。施工單位應(yīng)提供詳細的鑰匙清單，包括樓棟號、房號及對應(yīng)的鑰匙數(shù)量等信息。項目工程部需對清單內(nèi)容進行仔細核對，如有不符及時與施工單位溝通解決。2.初步檢查：對接收的鑰匙進行初步功能性檢查，如是否能正常開啟門鎖等。對于發(fā)現(xiàn)的問題鑰匙，及時記錄并通知施工單位更換或維修。我們鼓勵項目工程部同事在接收鑰匙時認真仔細，不放過任何一個小問題，為后續(xù)工作打好基礎(chǔ)。3.移交與登記：將核對無誤且功能正常的鑰匙移交給物業(yè)服務(wù)中心，并做好交接記錄。交接記錄應(yīng)包括移交時間、雙方經(jīng)手人姓名、鑰匙數(shù)量及對應(yīng)房號等內(nèi)容，確保鑰匙流轉(zhuǎn)清晰可追溯。（二）物業(yè)服務(wù)中心1.鑰匙保管：負責妥善保管從項目工程部接收的業(yè)主房屋鑰匙，設(shè)立專門的鑰匙保管區(qū)域或鑰匙柜，并安排專人負責管理。鑰匙保管區(qū)域應(yīng)具備安全防護措施，如防火、防潮、防盜等，以確保鑰匙的安全存放。2.鑰匙使用登記：建立詳細的鑰匙使用登記制度，無論是因房屋檢查、維修還是其他原因需要取用鑰匙，均需進行登記。登記內(nèi)容包括取用時間、原因、取用人員姓名、房號及預(yù)計歸還時間等信息。希望大家嚴格遵守登記制度，方便鑰匙的管理與追溯。3.交付準備：在交房前，根據(jù)公司交房計劃和流程，對鑰匙進行整理和準備工作。如將鑰匙與相關(guān)資料（如業(yè)主入住手冊、鑰匙包等）進行配套整理，確保在交房時能夠準確、快速地交付給業(yè)主。（三）銷售部門1.信息溝通：及時將業(yè)主的相關(guān)信息，如業(yè)主姓名、聯(lián)系方式、房號等準確傳遞給項目工程部和物業(yè)服務(wù)中心，確保鑰匙管理過程中信息的一致性和準確性。在與業(yè)主溝通交房事宜時，如涉及鑰匙交付相關(guān)問題，應(yīng)根據(jù)本管理辦法準確回答業(yè)主咨詢。2.協(xié)調(diào)配合：協(xié)助項目工程部和物業(yè)服務(wù)中心解決因銷售過程中產(chǎn)生的與鑰匙管理相關(guān)的問題，如業(yè)主特殊需求的溝通協(xié)調(diào)等。我們希望銷售部門同事能夠充分發(fā)揮與業(yè)主直接溝通的優(yōu)勢，積極協(xié)調(diào)各方，為業(yè)主提供更好的服務(wù)體驗。四、鑰匙接收與移交流程（一）從施工單位接收鑰匙1.施工單位準備：施工單位在工程竣工后，應(yīng)提前整理好所有房屋鑰匙，并按照樓棟、房號順序進行編號，同時準備好詳細的鑰匙清單一式兩份。清單上要清晰注明每套房號對應(yīng)的鑰匙數(shù)量、鑰匙類型（如入戶門鑰匙、室內(nèi)門鑰匙等）。2.項目工程部核對：項目工程部在接到施工單位移交鑰匙通知后，安排專人按照施工單位提供的鑰匙清單進行逐一核對。核對內(nèi)容包括鑰匙數(shù)量、編號與房號的對應(yīng)關(guān)系以及鑰匙的外觀是否完好等。如發(fā)現(xiàn)鑰匙數(shù)量短缺或編號錯誤等問題，立即要求施工單位當場整改。3.功能性檢查：在核對鑰匙數(shù)量和編號無誤后，項目工程部對每把鑰匙進行初步的功能性檢查，即嘗試用鑰匙開啟對應(yīng)的門鎖。對于無法正常開啟或開啟不順暢的鑰匙，做好記錄并要求施工單位現(xiàn)場解決或承諾在規(guī)定時間內(nèi)解決。只有經(jīng)過檢查且功能正常的鑰匙才能進行后續(xù)移交。4.簽字確認：經(jīng)過核對和檢查后，項目工程部與施工單位雙方經(jīng)手人在鑰匙清單上簽字確認，各留存一份。至此，鑰匙正式由施工單位移交給項目工程部。（二）項目工程部向物業(yè)服務(wù)中心移交鑰匙1.移交準備：項目工程部將從施工單位接收的鑰匙按照樓棟、房號重新整理，確保鑰匙順序與物業(yè)服務(wù)中心的管理習(xí)慣一致。同時，將鑰匙檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題及解決情況以書面形式告知物業(yè)服務(wù)中心。2.清點移交：雙方安排專人在指定地點進行鑰匙移交。物業(yè)服務(wù)中心接收人員按照項目工程部提供的鑰匙清單再次清點鑰匙數(shù)量，并核對鑰匙編號與房號的對應(yīng)關(guān)系。如無異議，雙方在移交記錄上簽字確認，完成鑰匙從項目工程部到物業(yè)服務(wù)中心的移交。五、鑰匙保管制度（一）保管設(shè)施要求1.鑰匙柜設(shè)置：物業(yè)服務(wù)中心應(yīng)設(shè)立專門的鑰匙柜用于存放業(yè)主房屋鑰匙。鑰匙柜應(yīng)堅固耐用，具備防火、防潮、防盜功能。鑰匙柜應(yīng)劃分不同區(qū)域，按照樓棟、單元、房號進行有序排列，方便查找和管理。2.標識清晰：在鑰匙柜每個存放區(qū)域應(yīng)張貼清晰的標識，注明對應(yīng)的樓棟號、單元號及房號范圍。每把鑰匙應(yīng)標注對應(yīng)的房號，確保一目了然，避免混淆。我們鼓勵采用醒目的標識方式，方便鑰匙的管理與取用。3.環(huán)境維護：鑰匙保管區(qū)域應(yīng)保持干燥、通風(fēng)良好，避免因潮濕環(huán)境導(dǎo)致鑰匙生銹或損壞。同時，要定期對鑰匙柜及周邊環(huán)境進行清潔，確保鑰匙存放環(huán)境整潔。（二）日常保管規(guī)定1.專人負責：物業(yè)服務(wù)中心應(yīng)指定專人負責鑰匙的保管工作，該人員應(yīng)具備高度的責任心和保密意識。保管人員變動時，應(yīng)做好詳細的交接工作，確保鑰匙管理的連續(xù)性。2.出入登記：建立鑰匙保管區(qū)域的出入登記制度，除保管人員外，其他人員因工作需要進入鑰匙保管區(qū)域，必須進行登記。登記內(nèi)容包括進入時間、人員姓名、部門、進入原因及離開時間等。希望大家理解并遵守這一規(guī)定，保障鑰匙保管區(qū)域的安全。3.定期盤點：保管人員應(yīng)定期對鑰匙進行盤點，一般每周至少盤點一次。盤點時要對照鑰匙清單，檢查鑰匙數(shù)量是否準確、鑰匙與房號的對應(yīng)關(guān)系是否正確。如發(fā)現(xiàn)鑰匙丟失或損壞等異常情況，應(yīng)立即報告上級領(lǐng)導(dǎo)，并采取相應(yīng)的補救措施。六、鑰匙使用管理（一）內(nèi)部使用1.使用申請：公司內(nèi)部人員（如工程維修人員、客服人員等）因工作需要取用業(yè)主房屋鑰匙，需填寫《鑰匙使用申請表》。申請表中應(yīng)詳細注明取用鑰匙的房號、原因、預(yù)計使用時間，同時申請人所在部門負責人需簽字審批。2.登記取用：《鑰匙使用申請表》經(jīng)審批通過后，申請人持表到物業(yè)服務(wù)中心鑰匙保管處，保管人員根據(jù)申請表內(nèi)容在《鑰匙使用登記本》上進行登記，包括取用時間、申請人姓名、房號、原因、預(yù)計歸還時間等信息。確認無誤后，將鑰匙交給申請人。3.按時歸還：申請人應(yīng)在預(yù)計歸還時間內(nèi)將鑰匙歸還至物業(yè)服務(wù)中心鑰匙保管處。保管人員對歸還的鑰匙進行檢查，確認鑰匙完好且數(shù)量無誤后，在《鑰匙使用登記本》上記錄歸還時間，并在《鑰匙使用申請表》上簽字確認。如因特殊情況無法按時歸還，申請人應(yīng)提前向部門負責人和物業(yè)服務(wù)中心說明原因，并辦理延期手續(xù)。（二）外部使用（如施工單位維修等）1.申請與審批：施工單位因房屋維修等原因需要取用業(yè)主房屋鑰匙，應(yīng)由其項目負責人向公司項目工程部提出書面申請。申請中需詳細說明維修房號、維修內(nèi)容、預(yù)計維修時間等信息，并加蓋施工單位公章。項目工程部收到申請后，對維修內(nèi)容進行核實，確認無誤后報送公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.登記與交接：申請經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，施工單位項目負責人持審批通過的申請到物業(yè)服務(wù)中心鑰匙保管處。物業(yè)服務(wù)中心保管人員按照內(nèi)部使用鑰匙的登記要求，在《鑰匙使用登記本》上進行詳細登記，同時與施工單位項目負責人辦理鑰匙交接手續(xù)，雙方簽字確認。3.監(jiān)督與歸還：在施工單位使用鑰匙期間，項目工程部應(yīng)安排專人對維修工作進行監(jiān)督，確保維修工作按計劃進行，同時避免鑰匙被不當使用。施工單位完成維修工作后，應(yīng)及時將鑰匙歸還至物業(yè)服務(wù)中心。物業(yè)服務(wù)中心保管人員對歸還的鑰匙進行檢查，確認無誤后記錄歸還時間，并通知項目工程部。七、交房鑰匙交付流程（一）準備工作1.資料整理：在交房前，物業(yè)服務(wù)中心根據(jù)銷售部門提供的業(yè)主信息和交房名單，將對應(yīng)業(yè)主房屋鑰匙與業(yè)主入住手冊、繳費通知單等相關(guān)資料進行配套整理。確保每套鑰匙與相應(yīng)業(yè)主資料一一對應(yīng)，便于交房時快速準確交付。2.場地布置：在交房現(xiàn)場設(shè)置專門的鑰匙交付區(qū)域，該區(qū)域應(yīng)環(huán)境整潔、標識清晰。配備足夠的桌椅、電腦等設(shè)備，方便工作人員為業(yè)主辦理鑰匙交付手續(xù)。同時，在交付區(qū)域張貼溫馨提示和交付流程說明，讓業(yè)主清楚了解交付過程。（二）交付流程1.身份核實：業(yè)主到達交房現(xiàn)場后，先到資料審核區(qū)由工作人員核實業(yè)主身份信息。業(yè)主需提供購房合同、身份證等相關(guān)證件，工作人員核對無誤后，指引業(yè)主到鑰匙交付區(qū)。2.鑰匙發(fā)放：業(yè)主到達鑰匙交付區(qū)后，工作人員再次核對業(yè)主身份信息，確認無誤后，將業(yè)主房屋鑰匙及相關(guān)資料一并交付給業(yè)主。同時，向業(yè)主介紹鑰匙的使用方法、門鎖的注意事項等內(nèi)容，并請業(yè)主在《鑰匙交付確認書》上簽字確認。3.問題記錄：在交付過程中，如業(yè)主對鑰匙或房屋門鎖存在疑問或提出問題，工作人員應(yīng)詳細記錄下來，并及時通知相關(guān)部門進行處理。確保業(yè)主在接收鑰匙過程中遇到的問題能夠得到及時解決，提高業(yè)主滿意度。八、應(yīng)急處理措施1.鑰匙丟失處理：如發(fā)現(xiàn)鑰匙丟失，保管人員應(yīng)立即報告上級領(lǐng)導(dǎo)，并在第一時間對丟失鑰匙對應(yīng)的房屋門鎖進行更換或采取其他安全防護措施，以確保業(yè)主房屋安全。同時，對鑰匙丟失原因進行調(diào)查，如因人為疏忽導(dǎo)致鑰匙丟失，應(yīng)追究相關(guān)人員責任。2.突發(fā)事件應(yīng)對：如遇火災(zāi)、水災(zāi)等突發(fā)事件影響鑰匙保管區(qū)域，保管人員應(yīng)在確保自身安全的前提下，盡量搶救鑰匙及相關(guān)資料。同時，及時向上級領(lǐng)導(dǎo)報告事件情況，并按照公司應(yīng)急預(yù)案采取相應(yīng)措施，保障業(yè)主權(quán)益不受損害。九、培訓(xùn)與監(jiān)督（一）培訓(xùn)1.新員工培訓(xùn)：公司人力資源部門在新員工入職培訓(xùn)中，應(yīng)安排關(guān)于前期交房鑰匙管理辦法的培訓(xùn)課程。由項目工程部或物業(yè)服務(wù)中心經(jīng)驗豐富的同事?lián)沃v師，向新員工詳細講解鑰匙管理的流程、職責及注意事項等內(nèi)容，確保新員工了解鑰匙管理的重要性和具體操作要求。2.定期培訓(xùn)：項目工程部和物業(yè)服務(wù)中心應(yīng)定期組織內(nèi)部培訓(xùn)，對鑰匙管理辦法進行回顧和更新。結(jié)合實際工作中出現(xiàn)的問題和案例，進行分析和講解，不斷提高員工的鑰匙管理水平和業(yè)務(wù)能力。我們鼓勵大家積極參與培訓(xùn)，提出問題和建議，共同提升鑰匙管理工作質(zhì)量。（二）監(jiān)督1.內(nèi)部監(jiān)督：公司成立由項目管理部門、質(zhì)量管理部門等相關(guān)人員組成的鑰匙管理監(jiān)督小組，定期對各項目交房鑰匙管理工作進行檢查。檢查內(nèi)容包括鑰匙接收、保管、使用及交付等各個環(huán)節(jié)，查看是否