新疆涉密采購管理辦法一、前言在當(dāng)今復(fù)雜多變的環(huán)境下，涉密采購工作對于維護(hù)國家安全、企業(yè)核心利益至關(guān)重要。新疆地區(qū)因其特殊的地理位置和戰(zhàn)略地位，涉密采購管理更需嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范。我們身處這個(gè)領(lǐng)域，肩負(fù)著重大責(zé)任。這份《新疆涉密采購管理辦法》旨在為公司的涉密采購活動(dòng)提供清晰、全面的指導(dǎo)，確保采購過程既符合法律法規(guī)要求，又能高效保障公司涉密業(yè)務(wù)的順利開展。希望大家認(rèn)真學(xué)習(xí)并貫徹執(zhí)行，共同守護(hù)公司的涉密信息安全。二、適用范圍本辦法適用于公司在新疆地區(qū)開展的所有涉及國家秘密、企業(yè)核心商業(yè)秘密等涉密項(xiàng)目的采購活動(dòng)。涵蓋從物資采購，如特殊設(shè)備、專用材料，到服務(wù)采購，像涉密信息系統(tǒng)維護(hù)、保密咨詢等各類采購行為。無論是公司總部直接負(fù)責(zé)的項(xiàng)目，還是新疆地區(qū)分支機(jī)構(gòu)開展的涉密采購，均需遵循本辦法。三、基本原則1.合法性原則：所有涉密采購活動(dòng)必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)，包括《中華人民共和國保守國家秘密法》及其實(shí)施條例、《中華人民共和國政府采購法》等相關(guān)法律規(guī)定。確保采購流程、采購行為在法律框架內(nèi)進(jìn)行，堅(jiān)決杜絕任何違法違規(guī)操作。2.保密性原則：將保密工作貫穿于涉密采購的全過程。從采購需求的提出、供應(yīng)商的選擇、采購合同的簽訂，到采購項(xiàng)目的實(shí)施與驗(yàn)收，每個(gè)環(huán)節(jié)都要采取嚴(yán)格的保密措施，防止涉密信息的泄露。對涉及的人員、文件、資料等進(jìn)行嚴(yán)格管理，確保秘密信息的安全。3.合規(guī)性原則：遵循行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和公司內(nèi)部制定的涉密管理規(guī)范。采購程序要規(guī)范，采購文件要完整、準(zhǔn)確，采購記錄要妥善保存。做到采購活動(dòng)有據(jù)可查，符合公司整體的管理要求和內(nèi)部控制體系。4.擇優(yōu)原則：在滿足保密和合規(guī)要求的前提下，通過合理的競爭機(jī)制，選擇具備良好信譽(yù)、技術(shù)實(shí)力和服務(wù)能力的供應(yīng)商。確保采購到的物資和服務(wù)質(zhì)量可靠、性價(jià)比高，以實(shí)現(xiàn)公司資源的優(yōu)化配置和效益最大化。四、管理職責(zé)1.采購部門負(fù)責(zé)制定和執(zhí)行涉密采購計(jì)劃，根據(jù)各部門提出的涉密采購需求，結(jié)合公司實(shí)際情況，合理安排采購預(yù)算和進(jìn)度。組織開展供應(yīng)商的選擇、評(píng)估和管理工作。通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立涉密供應(yīng)商庫，并定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，確保供應(yīng)商的資質(zhì)和能力持續(xù)符合要求。負(fù)責(zé)起草、簽訂和管理涉密采購合同。在合同中明確保密條款、質(zhì)量要求、交付時(shí)間、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等關(guān)鍵內(nèi)容，確保合同的合法性和有效性。協(xié)調(diào)處理采購過程中的問題和糾紛，及時(shí)與供應(yīng)商溝通，解決采購過程中出現(xiàn)的質(zhì)量、交付等問題，維護(hù)公司的合法權(quán)益。2.保密部門對涉密采購活動(dòng)進(jìn)行全程監(jiān)督和指導(dǎo)。制定保密方案和措施，對采購過程中的保密風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估和防控，確保采購活動(dòng)符合保密要求。對參與涉密采購的人員進(jìn)行保密培訓(xùn)和教育，提高其保密意識(shí)和保密技能。明確保密責(zé)任和義務(wù)，簽訂保密承諾書，防止因人員疏忽導(dǎo)致涉密信息泄露。對采購文件、資料進(jìn)行保密審查。確保采購文件中不包含不應(yīng)公開的涉密信息，對涉及保密內(nèi)容的文件進(jìn)行妥善保管和處理。協(xié)助處理涉及保密問題的突發(fā)事件。在發(fā)生涉密信息泄露等緊急情況時(shí)，及時(shí)采取應(yīng)急措施，減少損失，并配合相關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查處理。3.需求部門準(zhǔn)確提出涉密采購需求，詳細(xì)說明采購物資或服務(wù)的技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、使用要求等關(guān)鍵信息。確保采購需求明確、合理，符合實(shí)際工作需要。參與供應(yīng)商的選擇和評(píng)估工作，從專業(yè)角度對供應(yīng)商的技術(shù)能力、產(chǎn)品質(zhì)量等方面進(jìn)行評(píng)價(jià)，為采購部門提供參考意見。負(fù)責(zé)采購項(xiàng)目的驗(yàn)收工作。按照合同約定的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，對采購的物資或服務(wù)進(jìn)行檢驗(yàn)，確保其符合要求。如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)反饋給采購部門和供應(yīng)商，督促解決。4.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核涉密采購預(yù)算，確保采購資金的合理安排和使用。對采購項(xiàng)目的費(fèi)用進(jìn)行核算和控制，防止超預(yù)算采購。按照財(cái)務(wù)制度和合同約定，及時(shí)辦理采購款項(xiàng)的支付手續(xù)。確保付款流程合規(guī)、準(zhǔn)確，維護(hù)公司與供應(yīng)商的良好合作關(guān)系。對采購項(xiàng)目的財(cái)務(wù)資料進(jìn)行妥善保管，配合審計(jì)等部門的檢查工作，為公司的財(cái)務(wù)管理提供支持。五、采購流程1.需求提出與審批需求部門根據(jù)工作需要，填寫《涉密采購需求申請表》，詳細(xì)說明采購項(xiàng)目的名稱、用途、技術(shù)參數(shù)、預(yù)算金額、預(yù)計(jì)采購時(shí)間等信息。需求部門負(fù)責(zé)人對申請表進(jìn)行審核，確認(rèn)需求的合理性和必要性。審核通過后，提交至公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。公司主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司整體戰(zhàn)略和資源情況進(jìn)行審批。審批通過的需求申請表返回至采購部門，作為采購計(jì)劃制定的依據(jù)。2.采購計(jì)劃制定采購部門收到審批通過的需求申請表后，結(jié)合市場情況和公司采購策略，制定《涉密采購計(jì)劃》。計(jì)劃內(nèi)容包括采購項(xiàng)目的具體實(shí)施步驟、采購方式選擇、時(shí)間安排、預(yù)算分配等。采購計(jì)劃需報(bào)公司保密部門和財(cái)務(wù)部門會(huì)簽。保密部門從保密角度對采購計(jì)劃進(jìn)行審查，提出保密要求和建議；財(cái)務(wù)部門對預(yù)算的合理性進(jìn)行審核。會(huì)簽通過后的采購計(jì)劃報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。3.供應(yīng)商選擇與評(píng)估采購部門通過多種渠道收集潛在供應(yīng)商信息，包括供應(yīng)商的基本情況、資質(zhì)證書、業(yè)績案例、信譽(yù)狀況等。對收集到的信息進(jìn)行初步篩選，確定符合基本條件的供應(yīng)商名單。組織需求部門、保密部門等相關(guān)人員組成評(píng)估小組，對入圍供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察或書面評(píng)估。評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的保密管理體系、技術(shù)研發(fā)能力、生產(chǎn)制造能力、售后服務(wù)水平等方面。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，選擇綜合實(shí)力較強(qiáng)、符合保密要求的供應(yīng)商作為候選供應(yīng)商。建立涉密供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的相關(guān)信息和評(píng)估情況。4.采購方式確定根據(jù)采購項(xiàng)目的特點(diǎn)和金額大小，選擇合適的采購方式。對于金額較小、技術(shù)簡單的項(xiàng)目，可以采用詢價(jià)采購方式；對于金額較大、技術(shù)復(fù)雜的項(xiàng)目，優(yōu)先采用公開招標(biāo)或邀請招標(biāo)方式。如因特殊情況需要采用競爭性談判、單一來源采購等其他方式，需說明理由并報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。在選擇采購方式時(shí)，要充分考慮保密因素。對于公開招標(biāo)等可能涉及較多人員參與的采購方式，要制定嚴(yán)格的保密措施，確保涉密信息不被泄露。5.采購文件編制與發(fā)布采購部門根據(jù)采購方式和項(xiàng)目需求，編制相應(yīng)的采購文件。采購文件應(yīng)包括招標(biāo)公告（或詢價(jià)通知書、競爭性談判文件等）、采購需求、技術(shù)規(guī)格、合同條款、投標(biāo)（報(bào)價(jià)）要求等內(nèi)容。采購文件需經(jīng)保密部門審查，確保文件中不包含不應(yīng)公開的涉密信息。對涉及保密內(nèi)容的部分，要采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行處理，如設(shè)置保密條款、要求供應(yīng)商簽訂保密協(xié)議等。按照選定的采購方式，將采購文件在規(guī)定的渠道發(fā)布。對于公開招標(biāo)項(xiàng)目，要在指定的政府采購網(wǎng)站或公司內(nèi)部網(wǎng)站發(fā)布招標(biāo)公告；對于邀請招標(biāo)項(xiàng)目，要向特定的供應(yīng)商發(fā)出投標(biāo)邀請書。6.投標(biāo)與開標(biāo)供應(yīng)商按照采購文件要求編制投標(biāo)文件，并在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)提交至采購部門。采購部門對投標(biāo)文件進(jìn)行簽收和保管，確保投標(biāo)文件的完整性和保密性。在開標(biāo)前，采購部門要做好開標(biāo)現(xiàn)場的準(zhǔn)備工作，包括場地布置、設(shè)備調(diào)試等。開標(biāo)時(shí)，要邀請需求部門、保密部門等相關(guān)人員參加，當(dāng)眾檢查投標(biāo)文件的密封情況，宣讀投標(biāo)供應(yīng)商名稱、投標(biāo)價(jià)格等內(nèi)容。開標(biāo)過程要進(jìn)行記錄，包括開標(biāo)時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員、投標(biāo)供應(yīng)商情況、開標(biāo)內(nèi)容等。開標(biāo)記錄要妥善保存，作為采購項(xiàng)目檔案的一部分。7.評(píng)標(biāo)與定標(biāo)組建評(píng)標(biāo)委員會(huì)，評(píng)標(biāo)委員會(huì)由采購部門、需求部門、技術(shù)專家、法律專家等相關(guān)人員組成，人數(shù)為單數(shù)。評(píng)標(biāo)委員會(huì)成員要嚴(yán)格遵守評(píng)標(biāo)紀(jì)律，對評(píng)標(biāo)過程和結(jié)果保密。評(píng)標(biāo)委員會(huì)按照采購文件規(guī)定的評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)和方法，對投標(biāo)文件進(jìn)行評(píng)審。評(píng)審內(nèi)容包括技術(shù)方案、商務(wù)報(bào)價(jià)、售后服務(wù)等方面。在評(píng)審過程中，如有需要，可要求供應(yīng)商進(jìn)行澄清或說明。根據(jù)評(píng)標(biāo)結(jié)果，推薦中標(biāo)候選人名單。采購部門根據(jù)評(píng)標(biāo)委員會(huì)的推薦意見，確定中標(biāo)供應(yīng)商。定標(biāo)結(jié)果要報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。8.合同簽訂與執(zhí)行采購部門與中標(biāo)供應(yīng)商就合同條款進(jìn)行談判，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。合同內(nèi)容應(yīng)包括采購項(xiàng)目的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交付時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、保密條款、違約責(zé)任等關(guān)鍵內(nèi)容。合同文本需經(jīng)公司法律部門審核，確保合同的合法性和有效性。審核通過后，由采購部門代表公司與供應(yīng)商簽訂合同。合同簽訂后，雙方各執(zhí)一份，并將合同副本分送保密部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門備案。供應(yīng)商按照合同約定組織生產(chǎn)或提供服務(wù)。采購部門要定期跟蹤合同執(zhí)行情況，及時(shí)協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。如因特殊情況需要變更合同，需經(jīng)雙方協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。9.項(xiàng)目驗(yàn)收采購項(xiàng)目完成后，供應(yīng)商向采購部門提交驗(yàn)收申請。采購部門組織需求部門、保密部門等相關(guān)人員組成驗(yàn)收小組，按照合同約定的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對采購項(xiàng)目進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收小組對采購的物資進(jìn)行外觀檢查、性能測試等，對采購的服務(wù)進(jìn)行效果評(píng)估、質(zhì)量檢驗(yàn)等。驗(yàn)收過程要形成詳細(xì)的驗(yàn)收記錄，包括驗(yàn)收時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員、驗(yàn)收內(nèi)容、驗(yàn)收結(jié)果等。如驗(yàn)收合格，驗(yàn)收小組出具《驗(yàn)收報(bào)告》，由相關(guān)人員簽字確認(rèn)。如驗(yàn)收不合格，驗(yàn)收小組要明確指出存在的問題，要求供應(yīng)商限期整改。整改完成后，重新進(jìn)行驗(yàn)收，直至驗(yàn)收合格為止。10.采購檔案管理采購活動(dòng)結(jié)束后，采購部門負(fù)責(zé)整理采購項(xiàng)目的相關(guān)文件和資料，包括采購需求申請表、采購計(jì)劃、供應(yīng)商評(píng)估資料、采購文件、投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)記錄、合同文本、驗(yàn)收報(bào)告等。將整理好的采購檔案按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂，并移交公司檔案管理部門妥善保管。采購檔案的保管期限按照國家法律法規(guī)和公司規(guī)定執(zhí)行，一般不少于項(xiàng)目的保密期限。六、保密管理1.人員保密管理對參與涉密采購的所有人員進(jìn)行嚴(yán)格的背景審查，確保其政治可靠、品行端正、無不良記錄。審查內(nèi)容包括個(gè)人基本信息、工作經(jīng)歷、社會(huì)關(guān)系等。組織參與涉密采購的人員參加保密培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括保密法律法規(guī)、公司保密制度、涉密采購保密要求等。培訓(xùn)結(jié)束后，進(jìn)行考核，考核合格的人員方可參與涉密采購工作。與參與涉密采購的人員簽訂保密承諾書，明確其保密責(zé)任和義務(wù)。要求其嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露在采購過程中知悉的涉密信息。如違反保密承諾，將依法追究其法律責(zé)任。2.文件資料保密管理對涉密采購文件、資料進(jìn)行嚴(yán)格的標(biāo)識(shí)和分類管理。在文件首頁或封面標(biāo)注“秘密”“機(jī)密”等密級(jí)標(biāo)識(shí)，并按照密級(jí)進(jìn)行分類存放。建立文件資料借閱登記制度。因工作需要借閱涉密采購文件的人員，需填寫《借閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和保密部門批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱人員要嚴(yán)格遵守借閱期限，按時(shí)歸還文件資料。對不再使用的涉密采購文件、資料，要按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀時(shí)，要指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保文件資料徹底銷毀，防止涉密信息泄露。3.信息系統(tǒng)保密管理對于使用信息系統(tǒng)進(jìn)行涉密采購的，要采取嚴(yán)格的安全防護(hù)措施。包括設(shè)置訪問權(quán)限、加密傳輸、定期備份等，確保信息系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。對信息系統(tǒng)的操作人員進(jìn)行權(quán)限管理，根據(jù)其工作需要授予相應(yīng)的操作權(quán)限。操作人員要嚴(yán)格遵守信息系統(tǒng)的操作規(guī)程，不得越權(quán)操作。定期對信息系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。如發(fā)生信息系統(tǒng)安全事件，要立即采取應(yīng)急措施，并向公司保密部門報(bào)告。七、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對涉密采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督。審計(jì)內(nèi)容包括采購流程的合規(guī)性、采購文件的完整性、采購資金的使用情況等。審計(jì)部門通過查閱采購檔案、財(cái)務(wù)賬目、實(shí)地走訪等方式進(jìn)行審計(jì)檢查。對審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問題，要及時(shí)提出整改建議，并跟蹤整改落實(shí)情況。審計(jì)報(bào)告要報(bào)送公司管理層，作為公司決策和改進(jìn)涉密采購管理工作的依據(jù)。2.專項(xiàng)檢查監(jiān)督公司保密部門不定期組織對涉密采購活動(dòng)的專項(xiàng)保密檢查。檢查內(nèi)容包括保密制度的執(zhí)行情況、人員的保密行為、文件資料的保密管理等。對檢