廈門檔案查詢管理辦法總則目的與依據(jù)為了加強(qiáng)廈門市檔案查詢管理工作，有效地保護(hù)和利用檔案資源，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《福建省檔案條例》等相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本市實(shí)際情況，制定本辦法。適用范圍本辦法適用于廈門市行政區(qū)域內(nèi)各類檔案的查詢管理活動(dòng)，包括但不限于國家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及個(gè)人在檔案查詢過程中的行為規(guī)范。管理原則檔案查詢管理工作應(yīng)當(dāng)遵循依法、公開、便民、安全的原則，確保檔案信息的真實(shí)、完整和安全，保障公民、法人和其他組織依法獲取檔案信息的權(quán)利。檔案管理機(jī)構(gòu)職責(zé)檔案行政管理部門廈門市檔案行政管理部門負(fù)責(zé)全市檔案查詢管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。其主要職責(zé)包括：1.制定和完善本市檔案查詢管理的相關(guān)政策、制度和標(biāo)準(zhǔn)。2.對(duì)全市各類檔案管理機(jī)構(gòu)的查詢工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保其依法、規(guī)范開展檔案查詢服務(wù)。3.組織開展檔案查詢管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核工作。4.協(xié)調(diào)解決檔案查詢管理工作中出現(xiàn)的重大問題。檔案保管單位各檔案保管單位（如各級(jí)國家綜合檔案館、專門檔案館、部門檔案館以及企業(yè)事業(yè)單位檔案機(jī)構(gòu)等）具體負(fù)責(zé)本單位所保管檔案的查詢管理工作。其主要職責(zé)包括：1.按照本辦法和相關(guān)規(guī)定，建立健全檔案查詢管理制度，明確查詢工作流程和操作規(guī)范。2.對(duì)所保管的檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編目和數(shù)字化處理，提高檔案查詢的效率和準(zhǔn)確性。3.做好檔案的安全保管和保密工作，防止檔案信息的泄露和損毀。4.為檔案查詢者提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)，解答查詢者的疑問，指導(dǎo)查詢者正確使用檔案信息。檔案查詢范圍與條件可查詢檔案范圍1.已開放的檔案：按照國家有關(guān)規(guī)定，經(jīng)檔案行政管理部門審核批準(zhǔn)，向社會(huì)開放的檔案，公民、法人和其他組織可以依法進(jìn)行查詢。2.未開放檔案：涉及國家秘密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私以及其他不宜公開的檔案，一般不對(duì)外提供查詢。但在符合特定條件的情況下，可以按照規(guī)定的程序進(jìn)行查詢。查詢條件1.公民查詢本人檔案：公民憑有效身份證件（如居民身份證、戶口簿等）可以查詢本人的人事檔案、婚姻檔案、戶籍檔案等相關(guān)檔案信息。2.單位查詢檔案：機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織憑單位介紹信、查詢?nèi)藛T有效身份證件以及查詢檔案的相關(guān)證明材料，可以查詢與本單位業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案信息。3.因工作需要查詢檔案：司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)因工作需要查詢檔案的，憑單位介紹信、工作證件以及相關(guān)法律文書，可以查詢所需的檔案信息。4.其他特殊情況查詢：因?qū)W術(shù)研究、編史修志等特殊需要查詢檔案的，查詢者應(yīng)當(dāng)向檔案保管單位提出書面申請(qǐng)，說明查詢的目的、范圍和方法，并提供相關(guān)的證明材料，經(jīng)檔案保管單位審核同意后，可以進(jìn)行查詢。檔案查詢程序申請(qǐng)查詢者應(yīng)當(dāng)向檔案保管單位提出查詢申請(qǐng)，并填寫《檔案查詢申請(qǐng)表》。申請(qǐng)表應(yīng)當(dāng)包括查詢者的基本信息、查詢檔案的名稱、年代、數(shù)量、查詢目的等內(nèi)容。同時(shí)，查詢者應(yīng)當(dāng)按照要求提供相關(guān)的證明材料。審核檔案保管單位收到查詢申請(qǐng)后，應(yīng)當(dāng)對(duì)查詢者的身份和查詢申請(qǐng)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括查詢者是否符合查詢條件、查詢申請(qǐng)是否真實(shí)有效、查詢目的是否合法合理等。對(duì)于符合查詢條件的申請(qǐng)，檔案保管單位應(yīng)當(dāng)予以受理；對(duì)于不符合查詢條件的申請(qǐng)，檔案保管單位應(yīng)當(dāng)向查詢者說明理由。查詢經(jīng)審核同意后，檔案保管單位應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的程序?yàn)椴樵冋咛峁n案查詢服務(wù)。查詢方式可以包括現(xiàn)場查閱、復(fù)制、摘錄等。在查詢過程中，檔案保管單位應(yīng)當(dāng)安排專人進(jìn)行陪同和指導(dǎo)，確保查詢工作的順利進(jìn)行。利用查詢者在獲取檔案信息后，應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的用途使用檔案信息，不得將檔案信息用于非法目的。同時(shí)，查詢者應(yīng)當(dāng)遵守檔案保管單位的相關(guān)規(guī)定，愛護(hù)檔案資料，不得損毀、涂改、偽造檔案信息。檔案查詢的限制與保密查詢限制1.涉及國家秘密的檔案：嚴(yán)格按照國家保密法律法規(guī)的規(guī)定進(jìn)行管理和查詢，未經(jīng)保密部門批準(zhǔn)，不得向任何單位和個(gè)人提供涉及國家秘密的檔案信息。2.涉及商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案：在查詢和利用過程中，應(yīng)當(dāng)保護(hù)商業(yè)秘密和個(gè)人隱私，未經(jīng)權(quán)利人同意，不得向第三方披露相關(guān)檔案信息。3.檔案原件的使用：一般情況下，檔案原件不得外借。確因特殊需要使用檔案原件的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)檔案保管單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理嚴(yán)格的借閱手續(xù)，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還。保密要求1.檔案保管單位應(yīng)當(dāng)建立健全檔案保密制度，加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的保密教育和管理，提高保密意識(shí)。2.檔案工作人員在查詢管理工作中，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案信息。對(duì)于涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案信息，應(yīng)當(dāng)采取加密存儲(chǔ)、訪問控制等技術(shù)措施，確保檔案信息的安全。3.查詢者在查詢和利用檔案信息過程中，應(yīng)當(dāng)遵守保密規(guī)定，不得泄露所獲取的檔案信息。如有違反保密規(guī)定的行為，應(yīng)當(dāng)依法承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。檔案查詢服務(wù)與監(jiān)督服務(wù)要求1.檔案保管單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案查詢服務(wù)設(shè)施建設(shè)，改善查詢服務(wù)環(huán)境，提高查詢服務(wù)質(zhì)量。2.檔案工作人員應(yīng)當(dāng)熱情接待查詢者，耐心解答查詢者的疑問，為查詢者提供準(zhǔn)確、及時(shí)的檔案信息。3.檔案保管單位應(yīng)當(dāng)建立檔案查詢服務(wù)記錄制度，對(duì)查詢者的基本信息、查詢時(shí)間、查詢內(nèi)容等進(jìn)行詳細(xì)記錄，以便日后查詢和統(tǒng)計(jì)。監(jiān)督檢查1.檔案行政管理部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案查詢管理工作的監(jiān)督檢查，定期對(duì)檔案保管單位的查詢工作進(jìn)行檢查和評(píng)估。2.檔案保管單位應(yīng)當(dāng)定期對(duì)本單位的檔案查詢管理工作進(jìn)行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。3.對(duì)于違反本辦法規(guī)定的單位和個(gè)人，檔案行政管理部門應(yīng)當(dāng)依法進(jìn)行處理。法律責(zé)任檔案保管單位責(zé)任檔案保管單位違反本辦法規(guī)定，有下列行為之一的，由檔案行政管理部門責(zé)令限期改正；情節(jié)嚴(yán)重的，對(duì)直接負(fù)責(zé)的主管人員和其他直接責(zé)任人員依法給予處分：1.未建立健全檔案查詢管理制度，導(dǎo)致檔案查詢工作混亂的。2.未按照規(guī)定對(duì)檔案進(jìn)行分類、編目和數(shù)字化處理，影響檔案查詢效率的。3.未履行檔案安全保管和保密義務(wù)，造成檔案信息泄露或損毀的。4.拒絕、拖延為符合查詢條件的查詢者提供檔案查詢服務(wù)的。查詢者責(zé)任查詢者違反本辦法規(guī)定，有下列行為之一的，由檔案行政管理部門責(zé)令改正；造成損失的，依法承擔(dān)賠償責(zé)任；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任：1.提供虛假證明材料騙取檔案查詢