建材公司合同簽訂前合規(guī)性審查制度

一、總則1.目的為加強公司合同管理，有效防控合同法律風險，確保公司簽訂的合同合法、合規(guī)、有效，維護公司的合法權(quán)益，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及公司實際情況，制定本制度。2.適用范圍本制度適用于建材公司及其所屬各部門、分支機構(gòu)在經(jīng)營活動中簽訂的各類合同在簽訂前的合規(guī)性審查活動。公司全體員工在涉及合同簽訂相關(guān)工作時均應(yīng)遵守本制度。同時，對于與公司有合作意向，可能簽訂合同的顧客，公司在合同簽訂流程中所執(zhí)行的本審查制度相關(guān)信息也應(yīng)在適當階段予以明確告知。3.審查原則-合法性原則：合同的簽訂必須符合國家法律法規(guī)、政策的規(guī)定，不得違反法律強制性規(guī)定和社會公共利益。-完整性原則：審查合同條款應(yīng)涵蓋交易涉及的各個方面，確保合同內(nèi)容完整、權(quán)利義務(wù)明確。-審慎性原則：以嚴謹、認真的態(tài)度對合同各項條款進行審查，充分評估潛在風險。-效益性原則：在保證合同合法合規(guī)的前提下，注重合同對公司運營效益的影響，確保合同能夠為公司帶來合理的經(jīng)濟利益。4.企業(yè)文化與經(jīng)營理念體現(xiàn)公司秉持“品質(zhì)至上、誠信共贏”的經(jīng)營理念。在合同簽訂前合規(guī)性審查中，注重審查合同條款是否符合誠信原則，是否有利于維護公司良好的商業(yè)信譽。同時，強調(diào)以優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品和服務(wù)滿足客戶需求，通過合理的合同條款保障產(chǎn)品質(zhì)量與服務(wù)水平，促進與客戶的長期合作，實現(xiàn)共贏發(fā)展。二、組織架構(gòu)與職責劃分1.審查主體-業(yè)務(wù)部門：作為合同的發(fā)起部門，負責對合同的商務(wù)條款進行初步審查。對合同涉及的業(yè)務(wù)內(nèi)容、交易背景、交易對手基本情況等進行調(diào)查核實，并確保合同條款符合業(yè)務(wù)實際需求和公司業(yè)務(wù)發(fā)展戰(zhàn)略。-法務(wù)部門：負責對合同的法律條款進行專業(yè)審查。重點審查合同的合法性、合規(guī)性，合同條款的完整性、邏輯性，以及合同糾紛解決方式等法律風險防控方面的內(nèi)容。-財務(wù)部門：負責對合同的財務(wù)條款進行審查。包括付款方式、結(jié)算周期、稅務(wù)處理等方面，評估合同對公司財務(wù)狀況和資金流的影響。-其他相關(guān)部門：根據(jù)合同的具體性質(zhì)和涉及的專業(yè)領(lǐng)域，由公司指定其他相關(guān)部門參與審查。如涉及安全生產(chǎn)的合同，安全管理部門需對合同中有關(guān)安全生產(chǎn)的條款進行審查，確保符合公司安全生產(chǎn)要求。2.職責分配-業(yè)務(wù)部門職責-負責收集、整理合同相關(guān)資料，包括但不限于交易對手的資質(zhì)證明、信用記錄、以往合作情況等。-對合同的商務(wù)條款進行詳細審查，確保交易價格、交貨時間、質(zhì)量標準等符合公司業(yè)務(wù)利益和市場行情。-負責與交易對手就合同商務(wù)條款進行溝通、談判，及時反饋溝通情況和談判結(jié)果。-填寫合同審查審批表，詳細說明合同背景、業(yè)務(wù)需求和審查意見，提交法務(wù)、財務(wù)等相關(guān)部門審查。-法務(wù)部門職責-對合同文本進行全面的法律審查，確保合同條款符合法律法規(guī)規(guī)定，不存在法律漏洞和潛在法律風險。-對合同中的法律術(shù)語、格式、條款邏輯等進行規(guī)范和完善，避免因合同條款不明確引發(fā)糾紛。-對合同涉及的重大法律問題提供專業(yè)法律意見和解決方案，參與重大合同的談判。-建立合同法律風險預(yù)警機制，對審查過程中發(fā)現(xiàn)的法律風險進行評估和提示，并跟蹤風險防控措施的落實情況。-財務(wù)部門職責-審查合同中的財務(wù)條款，確保付款方式、結(jié)算周期、發(fā)票開具等符合公司財務(wù)管理制度和相關(guān)財稅法規(guī)。-對合同涉及的成本、費用、利潤等進行分析和預(yù)測，評估合同對公司財務(wù)狀況和資金流的影響。-協(xié)助業(yè)務(wù)部門制定合理的財務(wù)條款，確保公司在合同履行過程中的財務(wù)安全和資金有效運作。-其他相關(guān)部門職責-根據(jù)合同涉及的專業(yè)領(lǐng)域和公司內(nèi)部管理要求，對合同中與本部門職責相關(guān)的條款進行審查。-提出專業(yè)意見和建議，確保合同符合本部門業(yè)務(wù)規(guī)范和公司整體管理要求。-配合業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、財務(wù)部門等做好合同審查相關(guān)工作，提供必要的專業(yè)支持和信息。3.扁平化管理體現(xiàn)在合同簽訂前合規(guī)性審查的組織架構(gòu)中，各部門之間保持信息的直接溝通與共享。摒棄傳統(tǒng)的多層級匯報模式，業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、財務(wù)部門及其他相關(guān)部門在審查過程中可以直接就合同問題進行溝通、協(xié)商。對于一般性合同審查問題，各部門可直接達成共識并推進審查流程；對于重大、復(fù)雜問題，各部門也可迅速組織跨部門會議，共同商討解決方案，提高審查效率，體現(xiàn)扁平化管理的高效性。三、管理流程1.合同發(fā)起-業(yè)務(wù)部門在與交易對手達成初步合作意向后，根據(jù)業(yè)務(wù)需求起草合同文本。合同文本應(yīng)盡可能詳細、準確地反映交易內(nèi)容、雙方權(quán)利義務(wù)等關(guān)鍵信息。-業(yè)務(wù)部門對起草的合同進行初步的自我審查，確保合同條款符合業(yè)務(wù)實際情況和公司業(yè)務(wù)政策要求。審查內(nèi)容包括交易對手的基本信息、交易標的、價格、數(shù)量、質(zhì)量標準、交貨時間、付款方式等商務(wù)條款。-業(yè)務(wù)部門填寫《合同審查審批表》，詳細說明合同背景、交易目的、業(yè)務(wù)需求、初步審查意見等內(nèi)容，并將合同文本及相關(guān)資料一并提交給法務(wù)部門。2.法務(wù)審查-法務(wù)部門收到業(yè)務(wù)部門提交的合同文本和《合同審查審批表》后，對合同進行全面的法律審查。審查重點包括合同主體的合法性、合同條款的合規(guī)性、合同的法律效力、法律風險防控等方面。-法務(wù)部門在審查過程中，如發(fā)現(xiàn)合同存在法律問題或潛在法律風險，應(yīng)及時與業(yè)務(wù)部門溝通，提出修改意見和建議。業(yè)務(wù)部門根據(jù)法務(wù)部門的意見對合同進行修改完善后，再次提交法務(wù)部門審查。-法務(wù)部門完成審查后，在《合同審查審批表》上簽署審查意見，明確合同是否符合法律規(guī)定，是否存在法律風險以及需要注意的事項等，并將合同文本及審查審批表流轉(zhuǎn)至財務(wù)部門。3.財務(wù)審查-財務(wù)部門收到法務(wù)部門流轉(zhuǎn)過來的合同文本和《合同審查審批表》后，對合同中的財務(wù)條款進行審查。審查內(nèi)容包括付款方式、結(jié)算周期、發(fā)票開具、稅務(wù)處理、資金預(yù)算等方面。-財務(wù)部門根據(jù)審查情況，評估合同對公司財務(wù)狀況和資金流的影響。如發(fā)現(xiàn)財務(wù)條款存在問題或可能對公司財務(wù)產(chǎn)生不利影響，應(yīng)及時與業(yè)務(wù)部門溝通，提出修改建議。業(yè)務(wù)部門根據(jù)財務(wù)部門的意見對合同進行相應(yīng)修改后，再次提交財務(wù)部門審查。-財務(wù)部門完成審查后，在《合同審查審批表》上簽署審查意見，明確合同財務(wù)條款是否符合公司財務(wù)管理制度和相關(guān)財稅法規(guī)要求，并將合同文本及審查審批表流轉(zhuǎn)至其他相關(guān)部門（如有）。4.其他相關(guān)部門審查（如有）-根據(jù)合同的具體性質(zhì)和涉及的專業(yè)領(lǐng)域，如安全生產(chǎn)、環(huán)境保護等，由公司指定其他相關(guān)部門對合同進行審查。-其他相關(guān)部門對合同中與本部門職責相關(guān)的條款進行審查，重點關(guān)注合同是否符合本部門業(yè)務(wù)規(guī)范和公司整體管理要求。-其他相關(guān)部門在審查過程中，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與業(yè)務(wù)部門溝通，提出修改意見。業(yè)務(wù)部門根據(jù)意見修改后再次提交審查。審查完成后，相關(guān)部門在《合同審查審批表》上簽署審查意見，并將合同文本及審查審批表流轉(zhuǎn)回業(yè)務(wù)部門。5.綜合評估與審批-業(yè)務(wù)部門收到各部門審查通過的合同文本和《合同審查審批表》后，對各部門的審查意見進行綜合整理和分析。如各部門審查意見無沖突且合同符合公司整體要求，業(yè)務(wù)部門將合同文本和審查審批表提交給公司有權(quán)審批人進行最終審批。-有權(quán)審批人根據(jù)公司授權(quán)和合同的重要程度，對合同進行全面評估和審批。審批內(nèi)容包括合同的整體合規(guī)性、對公司業(yè)務(wù)和財務(wù)的影響、風險防控措施等方面。-如有權(quán)審批人在審批過程中提出異議或修改意見，業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)審批意見與相關(guān)部門再次溝通協(xié)調(diào)，對合同進行修改完善后重新提交審批。6.合同簽訂-經(jīng)有權(quán)審批人審批通過后，業(yè)務(wù)部門按照公司規(guī)定的合同簽訂流程，與交易對手正式簽訂合同。合同簽訂應(yīng)確保合同文本的準確性和完整性，雙方簽字蓋章手續(xù)齊全。-合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同副本分別送法務(wù)部門、財務(wù)部門及其他相關(guān)部門存檔備案，以便后續(xù)合同履行、監(jiān)督和管理。7.運營效益體現(xiàn)在整個合同簽訂前合規(guī)性審查流程中，注重對合同運營效益的評估。從業(yè)務(wù)部門初步審查時對交易價格、市場行情的分析，到財務(wù)部門對成本、利潤、資金流的預(yù)測，再到綜合評估與審批環(huán)節(jié)對合同整體效益的考量，都將運營效益作為重要的審查因素。確保通過合同簽訂能夠為公司帶來實際的經(jīng)濟效益，促進公司業(yè)務(wù)的健康發(fā)展，同時避免因不合理的合同條款導(dǎo)致公司運營效益受損。四、權(quán)利與義務(wù)1.業(yè)務(wù)部門權(quán)利與義務(wù)-權(quán)利-有權(quán)要求法務(wù)部門、財務(wù)部門及其他相關(guān)部門對合同審查提供專業(yè)指導(dǎo)和支持。-在合同審查過程中，有權(quán)對其他部門提出的意見和建議進行解釋和說明，并根據(jù)實際情況提出合理的調(diào)整方案。-對于涉及公司商業(yè)秘密的合同信息，有權(quán)要求其他部門予以保密。-義務(wù)-負責合同的起草和初步審查工作，確保合同內(nèi)容真實、準確、完整，符合業(yè)務(wù)實際需求和公司業(yè)務(wù)政策。-積極配合法務(wù)部門、財務(wù)部門及其他相關(guān)部門的審查工作，及時提供所需資料和信息，根據(jù)審查意見對合同進行修改完善。-對合同的履行情況進行跟蹤和管理，及時反饋合同履行過程中出現(xiàn)的問題，并按照公司規(guī)定處理合同糾紛。2.法務(wù)部門權(quán)利與義務(wù)-權(quán)利-有權(quán)要求業(yè)務(wù)部門提供與合同相關(guān)的詳細資料和信息，包括交易背景、交易對手情況等。-在合同審查過程中，有權(quán)對合同條款提出修改意見和法律風險提示，要求業(yè)務(wù)部門進行整改。-對涉及重大法律問題的合同，有權(quán)參與合同的談判和決策過程。-義務(wù)-對合同進行全面、專業(yè)的法律審查，確保合同符合法律法規(guī)規(guī)定，有效防控法律風險。-為業(yè)務(wù)部門提供法律咨詢和培訓(xùn)服務(wù)，提高業(yè)務(wù)人員的法律意識和合同管理能力。-跟蹤合同履行過程中的法律問題，協(xié)助業(yè)務(wù)部門處理合同糾紛，維護公司合法權(quán)益。3.財務(wù)部門權(quán)利與義務(wù)-權(quán)利-有權(quán)要求業(yè)務(wù)部門提供與合同財務(wù)條款相關(guān)的詳細資料和數(shù)據(jù)，如預(yù)算情況、成本分析等。-在合同審查過程中，有權(quán)對合同財務(wù)條款提出修改意見和財務(wù)風險提示，要求業(yè)務(wù)部門進行調(diào)整。-對合同涉及的重大財務(wù)事項，有權(quán)參與合同的決策過程。-義務(wù)-對合同中的財務(wù)條款進行專業(yè)審查，確保符合公司財務(wù)管理制度和相關(guān)財稅法規(guī)。-為業(yè)務(wù)部門提供財務(wù)咨詢和建議，協(xié)助制定合理的財務(wù)條款，保障公司財務(wù)安全和資金有效運作。-對合同履行過程中的財務(wù)情況進行監(jiān)控和分析，及時向業(yè)務(wù)部門和公司管理層反饋財務(wù)信息。4.其他相關(guān)部門權(quán)利與義務(wù)-權(quán)利-有權(quán)要求業(yè)務(wù)部門提供與本部門審查內(nèi)容相關(guān)的資料和信息。-在合同審查過程中，有權(quán)對合同中與本部門職責相關(guān)的條款提出修改意見和專業(yè)建議。-義務(wù)-對合同中與本部門職責相關(guān)的條款進行認真審查，確保符合本部門業(yè)務(wù)規(guī)范和公司整體管理要求。-積極配合業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、財務(wù)部門等做好合同審查相關(guān)工作，提供必要的專業(yè)支持和信息。5.顧客權(quán)利與義務(wù)（涉及合同簽訂相關(guān)部分）-權(quán)利-有權(quán)要求公司對合同條款進行清晰、明確的解釋，確保顧客理解合同內(nèi)容及自身權(quán)利義務(wù)。-在合同簽訂前，有權(quán)對合同條款提出合理的修改意見和建議，公司應(yīng)根據(jù)實際情況進行評估和協(xié)商。-義務(wù)-向公司提供真實、準確的自身信息及相關(guān)資料，以便公司進行合同審查和風險評估。-遵守公司合同簽訂前的相關(guān)流程和規(guī)定，積極配合公司完成合同審查工作。6.人文關(guān)懷體現(xiàn)在權(quán)利與義務(wù)設(shè)定方面，充分考慮員工在合同審查工作中的實際需求。例如，業(yè)務(wù)部門員工有權(quán)要求其他部門提供專業(yè)支持，以更好地完成合同起草與審查工作，減輕工作壓力。同時，對于員工在審查過程中提出的合理意見和建議給予充分尊重和回應(yīng)，鼓勵員工積極參與合同管理工作。對于顧客，在保障其合法權(quán)益的基礎(chǔ)上，注重提供清晰的合同解釋服務(wù)，體現(xiàn)公司對顧客的人文關(guān)懷，促進良好合作關(guān)系的建立。五、監(jiān)督與獎懲機制1.監(jiān)督機制-內(nèi)部監(jiān)督-公司設(shè)立合同管理監(jiān)督小組，成員由公司內(nèi)部審計部門、法務(wù)部門等相關(guān)人員組成。監(jiān)督小組負責對合同簽訂前合規(guī)性審查制度的執(zhí)行情況進行定期檢查和不定期抽查。-檢查內(nèi)容包括合同審查流程是否嚴格執(zhí)行，各部門審查職責是否履行到位，審查意見是否合理、準確，合同文本及相關(guān)資料是否完整、規(guī)范等方面。-監(jiān)督小組應(yīng)定期向公司管理層匯報監(jiān)督檢查結(jié)果，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見和建議，并跟蹤整改措施的落實情況。-顧客監(jiān)督-鼓勵顧客對公司合同簽訂前的審查流程和服務(wù)質(zhì)量進行監(jiān)督。顧客可以通過書面、電話、電子郵件等方式向公司反饋意見和建議。-公司設(shè)立專門的顧客反饋渠道，指定專人負責接收和處理顧客反饋信息。對于顧客提出的合理意見和建議，公司應(yīng)及時進行整改，并將整改情況反饋給顧客。2.獎勵機制-個人獎勵-對于在合同簽訂前合規(guī)性審查工作中表現(xiàn)突出的個人，如提出創(chuàng)新性的風險防控建議、有效避免重大法律風險或財務(wù)損失等，公司將給予表彰和獎勵。獎勵方式包括但不限于獎金、榮譽證書、晉升機會等。-對在合同審查過程中積極配合、工作認真負責，為提高合同審查效率和質(zhì)量做出重要貢獻的員工，公司將根據(jù)實際情況給予相應(yīng)的獎勵。-部門獎勵-對于在合同簽訂前合規(guī)性審查工作中整體表現(xiàn)優(yōu)秀的部門，如審查流程執(zhí)行規(guī)范、審查質(zhì)量高、有效促進公司業(yè)務(wù)發(fā)展等，公司將給予部門集體獎勵。獎勵方式包括部門活動經(jīng)費、部門績效加分等。3.懲罰機制-個人懲罰-對于在合同簽訂前合規(guī)性審查工作中違反本制度規(guī)定，導(dǎo)致合同出現(xiàn)重大法律風險、財務(wù)損失或其他不良后果的個人，公司將視情節(jié)輕重給予批評教育、罰款、降職、撤職等相應(yīng)的處罰。構(gòu)成犯罪的，依法移送司法機關(guān)追究刑事責任。-對在合同審查過程中故意隱瞞重要信息、提供虛假資料或敷衍塞責、消極怠工的員工，公司將根據(jù)情節(jié)嚴重程度給予相應(yīng)的紀律處分。-