晉江公章使用管理辦法一、前言親愛的同事們，公章作為公司運(yùn)營過程中至關(guān)重要的象征，代表著公司的意志和權(quán)益。它的使用涉及到公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)的開展、法律責(zé)任的承擔(dān)以及對(duì)外形象的維護(hù)。在過去二十年的工作經(jīng)歷中，我深刻體會(huì)到公章管理的重要性。規(guī)范公章使用，不僅能保障公司的合法權(quán)益，避免潛在風(fēng)險(xiǎn)，也有助于提升公司整體運(yùn)營效率。因此，我們制定了這份《晉江公章使用管理辦法》，希望大家認(rèn)真閱讀并嚴(yán)格遵守，共同維護(hù)公司的穩(wěn)定發(fā)展。二、適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有部門及全體員工，涵蓋公司各類公章，包括但不限于公司公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法定代表人章等。無論在公司內(nèi)部辦公，還是對(duì)外業(yè)務(wù)往來中，涉及上述公章使用的情況，均需按照本辦法執(zhí)行。三、公章的刻制與啟用1.刻制申請(qǐng)：因公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要刻制新公章時(shí)，相關(guān)部門需填寫《公章刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明刻制公章的名稱、用途、使用部門等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人及公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，由指定人員負(fù)責(zé)辦理刻制手續(xù)。2.刻制流程：辦理刻制手續(xù)必須前往公安機(jī)關(guān)指定的正規(guī)刻章機(jī)構(gòu)進(jìn)行刻制。確保公章的規(guī)格、樣式符合國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。在刻制過程中，要嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)定，不得私自刻制或委托非正規(guī)機(jī)構(gòu)刻制公章。3.啟用備案：新公章刻制完成后，需及時(shí)在公司行政部門進(jìn)行備案登記。登記內(nèi)容包括公章的印模、啟用日期、保管人等信息。同時(shí)，行政部門應(yīng)發(fā)布正式的公章啟用通知，告知公司全體員工新公章的相關(guān)信息及使用規(guī)定。四、公章的保管1.專人負(fù)責(zé)：每枚公章都應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管，保管人應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識(shí)。原則上，公司公章由行政部門負(fù)責(zé)人或其指定人員保管；合同專用章由合同管理部門負(fù)責(zé)人或其指定人員保管；財(cái)務(wù)專用章由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人或其指定人員保管；法定代表人章由法定代表人或其授權(quán)人員保管。2.保管設(shè)施：公章應(yīng)存放在專門的保險(xiǎn)柜或文件柜中，確保存放地點(diǎn)安全可靠，具備防火、防盜、防潮等措施。保管人應(yīng)妥善保管保險(xiǎn)柜或文件柜的鑰匙及密碼，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。3.交接手續(xù)：如因工作調(diào)動(dòng)、離職等原因需要更換公章保管人時(shí)，必須辦理嚴(yán)格的交接手續(xù)。交接雙方應(yīng)填寫《公章交接登記表》，詳細(xì)記錄公章的名稱、印模、交接日期、交接雙方姓名等信息，并由雙方簽字確認(rèn)。同時(shí)，需有監(jiān)交人在場(chǎng)監(jiān)督交接過程，確保公章交接的完整性和準(zhǔn)確性。五、公章的使用審批1.一般事項(xiàng)審批：對(duì)于一般性業(yè)務(wù)文件，如公司內(nèi)部通知、報(bào)告、普通函件等，使用公章時(shí)需填寫《公章使用申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，方可使用公章。2.重大事項(xiàng)審批：涉及重大合同簽訂、重要協(xié)議簽署、對(duì)外擔(dān)保、產(chǎn)權(quán)變更等重大事項(xiàng)，使用公章時(shí)除填寫《公章使用申請(qǐng)表》外，還需提交相關(guān)業(yè)務(wù)文件、可行性報(bào)告、法律意見書等資料。經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門審核會(huì)簽后，報(bào)公司總經(jīng)理或董事長審批。審批流程完成后，方可使用公章。3.緊急事項(xiàng)處理：如遇緊急情況需要立即使用公章，而相關(guān)負(fù)責(zé)人無法及時(shí)進(jìn)行審批時(shí)，可通過電話、微信等方式向負(fù)責(zé)人請(qǐng)示。在獲得口頭批準(zhǔn)后，可先使用公章，但事后必須及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。六、公章的使用登記1.登記內(nèi)容：每次使用公章時(shí)，保管人都應(yīng)認(rèn)真填寫《公章使用登記表》，登記內(nèi)容包括使用日期、公章名稱、文件名稱、文號(hào)、使用份數(shù)、申請(qǐng)人姓名、審批人姓名、用途等詳細(xì)信息。確保公章使用記錄完整、準(zhǔn)確，便于日后查詢和追溯。2.登記審核：行政部門應(yīng)定期對(duì)《公章使用登記表》進(jìn)行審核，檢查登記內(nèi)容是否真實(shí)、完整，審批手續(xù)是否齊全。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)督促相關(guān)人員進(jìn)行整改。七、公章的使用規(guī)范1.現(xiàn)場(chǎng)蓋章：公章應(yīng)在公司辦公場(chǎng)所內(nèi)使用，原則上不得帶出公司。如因特殊情況需要帶出公司使用，必須填寫《公章外出使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明外出使用的原因、地點(diǎn)、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由兩名以上工作人員共同攜帶公章外出使用。使用過程中，要確保公章始終處于攜帶人員的視線范圍內(nèi)，使用完畢后及時(shí)歸還。2.蓋章要求：蓋章時(shí)應(yīng)確保印章清晰、端正，位置準(zhǔn)確，不得模糊、歪斜或重疊。對(duì)于多頁文件，應(yīng)加蓋騎縫章，以保證文件的完整性和真實(shí)性。同時(shí)，要注意在文件規(guī)定的蓋章位置蓋章，不得隨意在文件空白處蓋章。3.文件審核：在蓋章前，保管人應(yīng)對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行認(rèn)真審核，確保文件內(nèi)容與審批意見一致，不存在錯(cuò)別字、語法錯(cuò)誤、條款漏洞等問題。如發(fā)現(xiàn)文件內(nèi)容存在疑問，應(yīng)及時(shí)與申請(qǐng)人溝通核實(shí)，必要時(shí)可要求申請(qǐng)人重新提交文件。八、監(jiān)督與檢查1.定期檢查：公司行政部門應(yīng)定期對(duì)各部門公章使用管理情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括公章的保管情況、使用審批手續(xù)、使用登記記錄等。檢查頻率為每季度至少一次，檢查結(jié)束后應(yīng)形成書面檢查報(bào)告，對(duì)存在的問題提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.不定期抽查：公司審計(jì)部門、法務(wù)部門有權(quán)對(duì)公章使用管理情況進(jìn)行不定期抽查。抽查過程中如發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為，應(yīng)及時(shí)制止并按照本辦法相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。同時(shí)，對(duì)抽查結(jié)果進(jìn)行記錄，作為部門及個(gè)人績效考核的參考依據(jù)。九、違規(guī)處理1.輕微違規(guī)：對(duì)于首次出現(xiàn)的輕微違規(guī)行為，如未及時(shí)填寫《公章使用登記表》、蓋章位置不規(guī)范等，由行政部門對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行批評(píng)教育，并責(zé)令其立即整改。2.一般違規(guī)：對(duì)于多次出現(xiàn)輕微違規(guī)行為或存在一般違規(guī)行為，如未經(jīng)審批擅自使用公章、使用公章后未及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)等，由公司給予相關(guān)責(zé)任人警告處分，并視情節(jié)輕重處以一定金額的罰款。同時(shí)，要求相關(guān)責(zé)任人作出書面檢討，承諾不再發(fā)生類似違規(guī)行為。3.嚴(yán)重違規(guī)：對(duì)于因違規(guī)使用公章給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或不良社會(huì)影響的嚴(yán)重違規(guī)行為，如私自刻制公章、偽造公章使用審批手續(xù)、惡意使用公章?lián)p害公司利益等，公司將依法追究相關(guān)責(zé)任人的法律責(zé)任，并解除與責(zé)