高校檔案印章管理辦法一、引言親愛的同事們，在高校的日常運營和管理中，檔案與印章是極其重要的組成部分。檔案記錄著學(xué)校發(fā)展的點點滴滴、師生的學(xué)術(shù)成果與成長軌跡，而印章則代表著學(xué)校的權(quán)威性與公信力。為了更好地保護學(xué)校的權(quán)益，確保各項工作的順利開展，我們制定了這份《高校檔案印章管理辦法》。希望大家認真閱讀并嚴格遵守，共同維護學(xué)校檔案與印章管理的規(guī)范性和嚴肅性。二、檔案管理（一）檔案收集1.范圍界定我們鼓勵各部門積極主動地收集各類檔案資料。檔案收集范圍涵蓋教學(xué)、科研、行政管理、學(xué)生工作等各個方面。像教學(xué)檔案，應(yīng)包括教學(xué)大綱、授課計劃、學(xué)生成績冊等；科研檔案則包含科研項目申請書、研究報告、成果鑒定材料等；行政管理檔案有學(xué)校的規(guī)章制度、會議紀要、請示批復(fù)等；學(xué)生工作檔案涉及學(xué)生的入學(xué)登記表、獎懲記錄、畢業(yè)登記表等。各部門要明確自身業(yè)務(wù)范圍內(nèi)應(yīng)收集的檔案內(nèi)容，做到不遺漏、不缺失。2.時間要求為保證檔案資料的及時性與完整性，希望大家按照規(guī)定的時間節(jié)點完成檔案收集工作。一般情況下，常規(guī)業(yè)務(wù)檔案應(yīng)在業(yè)務(wù)活動結(jié)束后的一個月內(nèi)完成收集整理；重大活動、重要項目的檔案，需在活動或項目結(jié)束后的三個月內(nèi)完成收集歸檔。例如，每學(xué)期結(jié)束后，教學(xué)部門要及時整理本學(xué)期的教學(xué)檔案并提交至檔案室。（二）檔案整理1.分類原則檔案整理需遵循科學(xué)合理的分類原則。我們采用年度機構(gòu)問題相結(jié)合的分類方法。首先按年度將檔案分開，然后按照形成檔案的部門或機構(gòu)進行歸類，最后根據(jù)檔案內(nèi)容所涉及的問題進行細分。比如，2023年度學(xué)校教務(wù)處形成的關(guān)于教學(xué)評估的檔案，就可歸在2023年教務(wù)處教學(xué)評估類別下。這樣的分類方式便于檔案的查找與利用。2.編目規(guī)范整理好的檔案要進行詳細編目。編目應(yīng)包括檔案題名、責(zé)任者、形成時間、檔號、頁數(shù)等基本信息。檔案題名要準確概括檔案內(nèi)容，責(zé)任者要明確到具體部門或個人。檔號要按照統(tǒng)一的編號規(guī)則編制，確保每份檔案都有唯一標識，方便后續(xù)的管理與檢索。（三）檔案保管1.環(huán)境要求檔案室的環(huán)境直接關(guān)系到檔案的壽命。我們要確保檔案室具備適宜的溫度、濕度條件，溫度應(yīng)控制在1424℃，相對濕度保持在45%60%。同時，要做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作。配備必要的消防器材，安裝防潮設(shè)備和防蟲藥品投放裝置，加強檔案室的安保措施，如安裝監(jiān)控設(shè)備、門禁系統(tǒng)等，為檔案創(chuàng)造一個安全、穩(wěn)定的保管環(huán)境。2.定期檢查希望檔案管理人員定期對檔案進行檢查。每月至少進行一次常規(guī)檢查，查看檔案是否有受潮、發(fā)霉、蟲蛀等情況，對發(fā)現(xiàn)的問題要及時采取措施處理。每年要進行一次全面盤點，核對檔案數(shù)量、檢查檔案質(zhì)量，確保檔案的完整性和安全性。（四）檔案利用1.申請流程校內(nèi)人員因工作需要查閱檔案時，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案范圍、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，提交至檔案室。檔案室工作人員審核通過后，方可安排查閱。校外單位或個人查閱檔案，除填寫申請表外，還需提供單位介紹信或相關(guān)證明材料，經(jīng)學(xué)校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，按規(guī)定程序辦理查閱手續(xù)。2.使用規(guī)范在檔案查閱過程中，請大家愛護檔案，不得涂改、圈劃、污損、抽取、拆散檔案。如需復(fù)印檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)，經(jīng)批準后方可復(fù)印。復(fù)印的檔案要妥善保管，不得隨意傳播或用于其他非規(guī)定用途。三、印章管理（一）印章種類與用途1.學(xué)校公章學(xué)校公章是學(xué)校對外行使權(quán)力、承擔(dān)責(zé)任的象征，具有最高的法律效力。主要用于學(xué)校上報上級部門的重要文件、與外單位簽訂的合同協(xié)議、頒發(fā)的畢業(yè)證書、學(xué)位證書等重要事項。2.部門印章各部門印章用于處理本部門職責(zé)范圍內(nèi)的一般性業(yè)務(wù)工作，如部門之間的工作聯(lián)系函、內(nèi)部通知等。部門印章不能用于對外簽訂合同或涉及學(xué)校重大權(quán)益的事項。3.專用印章專用印章包括財務(wù)專用章、合同專用章、學(xué)籍管理專用章等，具有特定的用途。財務(wù)專用章用于財務(wù)收支業(yè)務(wù)，合同專用章專門用于簽訂各類經(jīng)濟合同，學(xué)籍管理專用章用于學(xué)生學(xué)籍相關(guān)事務(wù)。各專用印章必須嚴格按照規(guī)定的用途使用，不得混用。（二）印章刻制1.申請流程因工作需要刻制印章時，由使用部門提出書面申請，詳細說明刻制印章的名稱、用途、規(guī)格等信息，經(jīng)學(xué)校辦公室審核，報學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準后，由學(xué)校辦公室統(tǒng)一到公安機關(guān)指定的刻章單位刻制。嚴禁任何部門或個人私自刻制印章。2.備案登記新刻制的印章在啟用前，要進行備案登記。學(xué)校辦公室負責(zé)將印章的印模、啟用時間、使用范圍等信息登記造冊，存檔備案。同時，將印章備案信息通報各相關(guān)部門，確保大家知曉印章的基本情況。（三）印章保管1.專人負責(zé)每枚印章都要明確專人保管。學(xué)校公章一般由學(xué)校辦公室指定專人負責(zé)保管，部門印章由各部門負責(zé)人指定專人保管，專用印章由相關(guān)業(yè)務(wù)部門指定專人保管。印章保管人員要具備高度的責(zé)任心，嚴格遵守印章保管規(guī)定。2.存放要求印章要存放在安全可靠的地方，一般應(yīng)存放在保險柜或帶鎖的文件柜中。印章保管場所要具備防火、防盜、防潮等條件，確保印章的安全。同時，印章保管人員要妥善保管好保險柜或文件柜的鑰匙，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。（四）印章使用1.審批制度使用印章必須嚴格履行審批手續(xù)。使用學(xué)校公章，需填寫《學(xué)校公章使用申請表》，經(jīng)部門負責(zé)人、分管校領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可使用。使用部門印章，由部門負責(zé)人審批。使用專用印章，按照相關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)定，經(jīng)業(yè)務(wù)主管部門負責(zé)人審批。對于涉及重大事項的印章使用，如簽訂重大合同、出具重要證明等，還需經(jīng)學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)審批。2.登記記錄每次使用印章都要進行詳細登記。登記內(nèi)容包括用印日期、用印單位、用印事項、批準人、經(jīng)辦人等信息。登記記錄要妥善保存，以備日后查閱。希望印章保管人員認真做好登記工作，確保印章使用的可追溯性。（五）印章停用與銷毀1.停用處理因機構(gòu)調(diào)整、名稱變更或印章?lián)p壞等原因，需要停用印章時，由使用部門提出申請，經(jīng)學(xué)校辦公室審核，報學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準后，辦理印章停用手續(xù)。停用的印章要及時交回學(xué)校辦公室，由學(xué)校辦公室統(tǒng)一封存保管。2.銷毀程序?qū)τ诓辉偈褂们覠o保存價值的印章，要進行銷毀處理。銷毀印章需填寫《印章銷毀申請表》，經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準后，由學(xué)校辦公室會同監(jiān)察、審計等部門共同監(jiān)督銷毀。銷毀印章時，要做好記錄，包括銷毀時間、地點、參與人員等信息，確保印章銷毀過程的合規(guī)性和嚴肅性。四、監(jiān)督與責(zé)任追究1.監(jiān)督機制學(xué)校建立檔案與印章管理監(jiān)督機制。學(xué)校辦公室負責(zé)對全校檔案與印章管理工作進行定期檢查和不定期抽查，檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、保管、利用情況，印章刻制、保管、使用、停用與銷毀情況等。同時，鼓勵各部門之間相互監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時反饋。2.責(zé)任追究對于違反本管理辦法的行為，將視情節(jié)輕重追究相關(guān)人員的責(zé)任。如因檔案管理不善導(dǎo)致檔案丟失、損壞，影響學(xué)校正常工作開展的，對檔案管理人員和相關(guān)責(zé)任人進行批評教育，情節(jié)嚴重的給予相應(yīng)的紀律處分。對于違規(guī)刻制、使用印章，給學(xué)校造成經(jīng)濟損失或不良影響的，依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。希望大家嚴格遵守規(guī)定，共同維護學(xué)校檔案與印章管理的良好秩序。