集團(tuán)線上采購管理辦法?一、總則（一）目的為了規(guī)范集團(tuán)線上采購行為，提高采購效率，降低采購成本，保證采購質(zhì)量，加強(qiáng)采購監(jiān)督，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合集團(tuán)實際情況，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于集團(tuán)及所屬各子公司、分公司（以下統(tǒng)稱"各單位"）通過線上平臺進(jìn)行的各類物資、服務(wù)的采購活動。（三）定義1.線上采購：指通過集團(tuán)指定的線上采購平臺進(jìn)行采購需求發(fā)布、供應(yīng)商選擇、采購合同簽訂、采購執(zhí)行與監(jiān)控等一系列采購活動的過程。2.采購平臺：指集團(tuán)建立或指定的用于開展線上采購業(yè)務(wù)的信息化系統(tǒng)。3.供應(yīng)商：指符合集團(tuán)采購要求，能夠提供物資或服務(wù)的法人、其他組織或自然人。（四）基本原則1.公開透明原則：采購信息、采購過程和采購結(jié)果應(yīng)公開透明，接受集團(tuán)內(nèi)部和外部的監(jiān)督。2.公平競爭原則：為供應(yīng)商提供公平競爭的機(jī)會，不得設(shè)置不合理的采購條件限制或排斥潛在供應(yīng)商。3.公正原則：采購活動應(yīng)遵循公正的程序和標(biāo)準(zhǔn)，確保采購結(jié)果的公正性。4.誠實信用原則：采購雙方應(yīng)誠實守信，履行各自的權(quán)利和義務(wù)。5.效益原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，追求采購成本的最小化和采購效益的最大化。二、組織與職責(zé)（一）采購管理委員會1.集團(tuán)設(shè)立采購管理委員會，作為集團(tuán)采購管理的決策機(jī)構(gòu)。采購管理委員會由集團(tuán)高層管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成，主任由集團(tuán)總裁擔(dān)任。2.主要職責(zé)-制定和修訂集團(tuán)采購戰(zhàn)略、政策和管理制度。-審定集團(tuán)年度采購計劃和預(yù)算。-審批重大采購項目的采購方案和供應(yīng)商選擇。-協(xié)調(diào)解決采購過程中的重大問題。-監(jiān)督采購活動的合規(guī)性和有效性。（二）采購部門1.集團(tuán)及各單位應(yīng)設(shè)立專門的采購部門，負(fù)責(zé)組織和實施線上采購活動。2.主要職責(zé)-貫徹執(zhí)行集團(tuán)采購戰(zhàn)略、政策和管理制度。-編制本單位年度采購計劃和預(yù)算，并報采購管理委員會審批。-負(fù)責(zé)采購需求的收集、整理和審核。-在采購平臺上發(fā)布采購需求信息，組織供應(yīng)商報名和資格審查。-組織采購項目的招標(biāo)、談判等采購活動，確定供應(yīng)商并簽訂采購合同。-跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題。-對供應(yīng)商進(jìn)行管理和評價，建立供應(yīng)商檔案。-定期向采購管理委員會報告采購工作情況。（三）需求部門1.各單位的需求部門是采購需求的提出者，負(fù)責(zé)明確采購物資或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交付時間等需求信息。2.主要職責(zé)-編制本部門的采購需求計劃，并提交給采購部門。-參與采購項目的技術(shù)評審和驗收工作。-對采購物資或服務(wù)的使用情況進(jìn)行反饋。（四）財務(wù)部門1.集團(tuán)及各單位的財務(wù)部門負(fù)責(zé)采購資金的管理和核算。2.主要職責(zé)-審核采購預(yù)算和采購合同的資金支付條款。-辦理采購資金的支付手續(xù)。-對采購成本進(jìn)行分析和控制。-參與采購項目的審計和監(jiān)督工作。（五）審計部門1.集團(tuán)審計部門負(fù)責(zé)對采購活動進(jìn)行審計和監(jiān)督。2.主要職責(zé)-對采購管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計。-對采購項目的合規(guī)性、真實性和效益性進(jìn)行審計。-對供應(yīng)商的選擇和評價過程進(jìn)行審計。-對采購資金的使用情況進(jìn)行審計。-對審計發(fā)現(xiàn)的問題提出整改建議，并跟蹤整改情況。三、采購計劃與預(yù)算管理（一）采購計劃編制1.各單位的需求部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)發(fā)展需要和年度工作計劃，在每年[具體時間]前編制下一年度的采購需求計劃，并提交給采購部門。2.采購部門對各需求部門提交的采購需求計劃進(jìn)行匯總、整理和審核，結(jié)合庫存情況和市場供應(yīng)情況，編制本單位年度采購計劃草案。3.年度采購計劃草案應(yīng)包括采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額、采購時間等內(nèi)容。4.采購部門將年度采購計劃草案報采購管理委員會審批，經(jīng)審批通過后執(zhí)行。（二）采購預(yù)算編制1.財務(wù)部門根據(jù)年度采購計劃和市場價格情況，編制年度采購預(yù)算草案。2.采購預(yù)算草案應(yīng)包括采購物資或服務(wù)的預(yù)計支出金額、資金來源等內(nèi)容。3.財務(wù)部門將年度采購預(yù)算草案報采購管理委員會審批，經(jīng)審批通過后納入集團(tuán)年度預(yù)算。（三）采購計劃和預(yù)算的調(diào)整1.在年度采購計劃和預(yù)算執(zhí)行過程中，如因業(yè)務(wù)發(fā)展需要、市場變化等原因需要調(diào)整采購計劃和預(yù)算的，需求部門應(yīng)提出書面申請，說明調(diào)整的原因、內(nèi)容和金額。2.采購部門對申請進(jìn)行審核，提出審核意見，并報采購管理委員會審批。3.經(jīng)審批通過后，采購部門和財務(wù)部門對采購計劃和預(yù)算進(jìn)行調(diào)整，并按照調(diào)整后的計劃和預(yù)算執(zhí)行。四、采購需求管理（一）需求提出1.需求部門應(yīng)根據(jù)實際業(yè)務(wù)需要，準(zhǔn)確、詳細(xì)地提出采購需求。采購需求應(yīng)包括物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、交付時間、交付地點等內(nèi)容。2.對于重要的采購項目，需求部門應(yīng)組織相關(guān)專業(yè)人員進(jìn)行技術(shù)論證，確保采購需求的合理性和可行性。（二）需求審核1.采購部門收到需求部門提交的采購需求后，應(yīng)在[具體時間]內(nèi)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括需求的合理性、合規(guī)性、完整性等。2.對于不符合要求的采購需求，采購部門應(yīng)及時與需求部門溝通，要求需求部門進(jìn)行修改和完善。3.對于涉及重大投資、技術(shù)復(fù)雜的采購項目，采購部門應(yīng)組織相關(guān)部門和專家進(jìn)行聯(lián)合審核。（三）需求變更1.在采購項目實施過程中，如因業(yè)務(wù)變化、技術(shù)更新等原因需要變更采購需求的，需求部門應(yīng)提出書面申請，說明變更的原因、內(nèi)容和影響。2.采購部門對申請進(jìn)行審核，評估變更對采購進(jìn)度、成本和質(zhì)量的影響，并報采購管理委員會審批。3.經(jīng)審批通過后，采購部門與供應(yīng)商協(xié)商變更采購合同的相關(guān)條款，并按照變更后的需求執(zhí)行。五、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商準(zhǔn)入1.采購部門應(yīng)在采購平臺上發(fā)布供應(yīng)商準(zhǔn)入公告，明確供應(yīng)商的準(zhǔn)入條件和報名方式。2.供應(yīng)商應(yīng)按照公告要求提交報名資料，包括營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、資質(zhì)證書、業(yè)績證明等相關(guān)資料。3.采購部門對供應(yīng)商提交的報名資料進(jìn)行審核，對符合準(zhǔn)入條件的供應(yīng)商進(jìn)行實地考察或要求供應(yīng)商提供樣品進(jìn)行檢驗。4.經(jīng)審核和考察合格的供應(yīng)商，采購部門將其納入供應(yīng)商庫，并在采購平臺上公布。（二）供應(yīng)商選擇1.對于一般采購項目，采購部門應(yīng)從供應(yīng)商庫中選擇至少[具體數(shù)量]家供應(yīng)商進(jìn)行詢價或招標(biāo)。2.對于重大采購項目，采購部門應(yīng)組織相關(guān)部門和專家對供應(yīng)商進(jìn)行綜合評價，評價內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、技術(shù)實力、價格、服務(wù)等方面。3.采購部門根據(jù)評價結(jié)果，確定中標(biāo)供應(yīng)商，并報采購管理委員會審批。經(jīng)審批通過后，采購部門與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂采購合同。（三）供應(yīng)商評價1.采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商的表現(xiàn)進(jìn)行評價，評價周期一般為半年或一年。2.評價內(nèi)容包括供應(yīng)商的交貨及時性、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)、價格水平等方面。3.采購部門根據(jù)評價結(jié)果，將供應(yīng)商分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。對于優(yōu)秀供應(yīng)商，給予優(yōu)先合作、增加采購份額等獎勵；對于不合格供應(yīng)商，應(yīng)及時從供應(yīng)商庫中刪除，并禁止其在一定期限內(nèi)參與集團(tuán)的采購活動。（四）供應(yīng)商淘汰1.對于出現(xiàn)以下情況之一的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)將其從供應(yīng)商庫中淘汰：-提供的產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量嚴(yán)重不符合要求，給集團(tuán)造成重大損失的。-多次逾期交貨，影響集團(tuán)正常生產(chǎn)經(jīng)營的。-存在商業(yè)賄賂、欺詐等違法行為的。-其他嚴(yán)重違反采購合同約定或集團(tuán)規(guī)定的行為。2.采購部門應(yīng)及時通知被淘汰的供應(yīng)商，并說明淘汰的原因。六、采購方式與程序（一）采購方式1.集團(tuán)線上采購可采用招標(biāo)采購、競爭性談判采購、單一來源采購、詢價采購等方式。2.招標(biāo)采購-適用于采購金額較大、技術(shù)復(fù)雜、市場競爭充分的采購項目。-招標(biāo)采購應(yīng)按照國家相關(guān)法律法規(guī)和集團(tuán)規(guī)定的程序進(jìn)行，包括發(fā)布招標(biāo)公告、接受投標(biāo)、開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)等環(huán)節(jié)。3.競爭性談判采購-適用于技術(shù)復(fù)雜、性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或具體要求的采購項目，或者招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)、沒有合格標(biāo)的的采購項目。-競爭性談判采購應(yīng)邀請至少[具體數(shù)量]家供應(yīng)商進(jìn)行談判，通過談判確定成交供應(yīng)商。4.單一來源采購-適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購的項目，或者發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的項目。-單一來源采購應(yīng)經(jīng)過采購管理委員會審批，并與供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商確定采購價格和合同條款。5.詢價采購-適用于采購金額較小、規(guī)格型號明確、市場價格相對穩(wěn)定的采購項目。-詢價采購應(yīng)邀請至少[具體數(shù)量]家供應(yīng)商進(jìn)行報價，根據(jù)報價情況確定成交供應(yīng)商。（二）采購程序1.采購申請-需求部門根據(jù)采購計劃和實際需求，在采購平臺上提交采購申請，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交給采購部門。2.采購信息發(fā)布-采購部門收到采購申請后，在采購平臺上發(fā)布采購需求信息，包括采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、交貨時間、交貨地點等內(nèi)容。3.供應(yīng)商報名和資格審查-供應(yīng)商根據(jù)采購需求信息，在采購平臺上進(jìn)行報名，并提交相關(guān)報名資料。-采購部門對供應(yīng)商提交的報名資料進(jìn)行資格審查，確定符合條件的供應(yīng)商名單。4.采購活動組織-采購部門根據(jù)采購項目的特點和要求，選擇合適的采購方式，并組織相應(yīng)的采購活動。-在采購活動過程中，采購部門應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作，確保采購活動的公平、公正、公開。5.采購合同簽訂-采購活動結(jié)束后，采購部門與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、質(zhì)量要求、交貨時間、交貨地點、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。-采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)將合同副本分別送需求部門、財務(wù)部門和審計部門備案。6.采購合同執(zhí)行-供應(yīng)商應(yīng)按照采購合同的約定按時、按質(zhì)、按量提供物資或服務(wù)。-采購部門應(yīng)跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時協(xié)調(diào)解決執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。-需求部門應(yīng)在物資或服務(wù)交付后，按照合同約定進(jìn)行驗收，并出具驗收報告。七、采購合同管理（一）合同簽訂1.采購部門與供應(yīng)商簽訂采購合同前，應(yīng)認(rèn)真審核合同條款，確保合同條款符合法律法規(guī)和集團(tuán)規(guī)定，保護(hù)集團(tuán)的合法權(quán)益。2.對于重大采購合同，采購部門應(yīng)組織法律、財務(wù)等相關(guān)部門進(jìn)行會審，提出會審意見。3.采購合同應(yīng)采用書面形式，由雙方法定代表人或其授權(quán)代表簽字并加蓋公章。（二）合同履行1.采購部門和供應(yīng)商應(yīng)嚴(yán)格按照采購合同的約定履行各自的義務(wù)。2.在合同履行過程中，如出現(xiàn)變更、解除合同等情況，應(yīng)按照法律法規(guī)和合同約定的程序進(jìn)行處理。3.采購部門應(yīng)建立合同履行臺賬，記錄合同履行的情況，包括交貨時間、驗收情況、付款情況等。（三）合同結(jié)算1.供應(yīng)商按照合同約定提供物資或服務(wù)并經(jīng)需求部門驗收合格后，應(yīng)向采購部門提交發(fā)票和結(jié)算申請。2.采購部門對發(fā)票和結(jié)算申請進(jìn)行審核，審核無誤后提交給財務(wù)部門辦理付款手續(xù)。3.財務(wù)部門按照合同約定的付款方式和時間進(jìn)行付款，并進(jìn)行賬務(wù)處理。（四）合同檔案管理1.采購部門應(yīng)建立采購合同檔案，對采購合同及相關(guān)文件進(jìn)行妥善保管。2.采購合同檔案應(yīng)包括合同文本、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、談判記錄、驗收報告、發(fā)票等資料。3.采購合同檔案的保管期限按照集團(tuán)檔案管理規(guī)定執(zhí)行。八、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別1.采購部門應(yīng)定期對采購活動進(jìn)行風(fēng)險評估，識別可能存在的風(fēng)險因素，如市場風(fēng)險、供應(yīng)商風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、合同風(fēng)險等。2.對于識別出的風(fēng)險因素，采購部門應(yīng)進(jìn)行分類整理，分析風(fēng)險的可能性和影響程度。（二）風(fēng)險評估1.采購部門應(yīng)采用定性和定量相結(jié)合的方法，對識別出的風(fēng)險進(jìn)行評估，確定風(fēng)險的等級。2.風(fēng)險評估的結(jié)果應(yīng)作為制定風(fēng)險應(yīng)對措施的依據(jù)。（三）風(fēng)險應(yīng)對1.針對不同等級的風(fēng)險，采購部門應(yīng)制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施，如風(fēng)險規(guī)避、風(fēng)險降低、風(fēng)險轉(zhuǎn)移、風(fēng)險接受等。2.對于重大風(fēng)險，采購部門應(yīng)制定專項風(fēng)險應(yīng)對方案，并報采購管理委員會審批。（四）風(fēng)險監(jiān)控1.采購部門應(yīng)建立風(fēng)險監(jiān)控機(jī)制，對采購活動中的風(fēng)險進(jìn)行實時監(jiān)控。2.當(dāng)風(fēng)險狀況發(fā)生變化時，采購部門應(yīng)及時調(diào)整風(fēng)險應(yīng)對措施。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.審計部門應(yīng)定期對采購活動進(jìn)行審計和監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)