平南縣個人檔案管理辦法?一、總則（一）目的為了加強平南縣個人檔案的科學(xué)管理，有效地保護和利用個人檔案，維護個人檔案的真實性、完整性和安全性，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》以及國家和地方有關(guān)檔案管理的法規(guī)、政策，結(jié)合平南縣實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于平南縣行政區(qū)域內(nèi)各類單位和個人檔案的管理活動，包括但不限于機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位、民辦非企業(yè)單位以及其他組織形成和管理的個人檔案，以及個人自行保存的具有一定價值的檔案材料。（三）管理原則個人檔案管理應(yīng)遵循集中統(tǒng)一、分級管理的原則，確保檔案的完整與安全，便于社會各方面的利用。同時，應(yīng)堅持依法管理、科學(xué)管理，不斷提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。二、檔案管理機構(gòu)與職責(zé)（一）檔案行政管理部門平南縣檔案行政管理部門負責(zé)對本行政區(qū)域內(nèi)的個人檔案管理工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家和地方有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和政策，制定本地區(qū)個人檔案管理的具體規(guī)章制度和業(yè)務(wù)規(guī)范。2.組織開展個人檔案管理的宣傳、培訓(xùn)工作，提高社會各界的檔案意識和管理水平。3.對各單位的個人檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，依法查處檔案管理中的違法行為。4.指導(dǎo)和推動個人檔案信息化建設(shè)，促進檔案資源的共享和利用。（二）各單位檔案管理機構(gòu)機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)設(shè)立專門的檔案管理機構(gòu)或指定專人負責(zé)本單位的個人檔案管理工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家和地方有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和本單位的檔案管理制度，做好本單位個人檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.按照規(guī)定向平南縣檔案行政管理部門報送本單位個人檔案管理工作的年度統(tǒng)計報表和有關(guān)情況。3.維護個人檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.對本單位形成的個人檔案進行定期鑒定，按照規(guī)定進行檔案的銷毀或移交工作。（三）個人檔案保管機構(gòu)經(jīng)平南縣檔案行政管理部門批準設(shè)立的個人檔案保管機構(gòu)，負責(zé)為個人提供檔案保管服務(wù)。其主要職責(zé)包括：1.建立健全個人檔案保管制度，確保檔案的安全和完整。2.按照規(guī)定接收、整理、保管個人檔案，并為檔案所有者提供查詢、借閱等服務(wù)。3.對保管的個人檔案進行定期檢查和維護，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，不得泄露個人檔案中的機密信息。三、個人檔案的收集與整理（一）收集范圍個人檔案的收集范圍包括但不限于以下內(nèi)容：1.履歷材料：個人簡歷、自傳、履歷表等。2.學(xué)歷和學(xué)位材料：畢業(yè)證書、學(xué)位證書、學(xué)習(xí)成績表等。3.工作經(jīng)歷材料：工作證、勞動合同、工作鑒定、獎勵和處分材料等。4.政治面貌材料：入黨、入團申請書、政治歷史情況審查材料等。5.醫(yī)療健康材料：體檢報告、病歷等。6.其他具有保存價值的材料：如榮譽證書、專利證書、著作權(quán)證書等。（二）收集要求1.各單位應(yīng)及時收集本單位人員的檔案材料，確保檔案材料的齊全完整。對于新入職人員，應(yīng)在其入職后的一個月內(nèi)收集其個人檔案材料。2.個人應(yīng)主動向所在單位或檔案保管機構(gòu)提供本人的檔案材料，并保證所提供材料的真實性和完整性。3.檔案材料的收集應(yīng)遵循真實、準確、完整、及時的原則，嚴禁偽造、篡改檔案材料。（三）整理方法1.個人檔案應(yīng)按照檔案材料的形成時間、內(nèi)容和性質(zhì)進行分類整理。一般可分為履歷類、學(xué)歷學(xué)位類、工作經(jīng)歷類、政治面貌類、醫(yī)療健康類等類別。2.對于每一類檔案材料，應(yīng)按照材料的先后順序進行編號、裝訂，并建立檔案目錄。檔案目錄應(yīng)包括檔案材料的名稱、編號、形成時間、保管期限等內(nèi)容。3.整理好的個人檔案應(yīng)裝入檔案袋或檔案盒，并在檔案袋或檔案盒上注明檔案所有者的姓名、性別、出生日期、檔案編號等信息。四、個人檔案的保管（一）保管條件1.各單位和個人檔案保管機構(gòu)應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防光、防塵、防污染等條件。2.檔案庫房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度應(yīng)控制在14℃-24℃之間，相對濕度應(yīng)控制在45%-60%之間。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、密集架、溫濕度計、滅火器等。（二）保管期限個人檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。具體保管期限按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。1.永久保管的個人檔案包括涉及個人重大歷史事件、重要榮譽、重要科研成果等具有永久保存價值的檔案材料。2.長期保管的個人檔案一般保管期限為50年，包括個人的主要工作經(jīng)歷、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、政治面貌等檔案材料。3.短期保管的個人檔案一般保管期限為10年，包括個人的一般性工作材料、臨時性文件等檔案材料。（三）保管安全1.各單位和個人檔案保管機構(gòu)應(yīng)建立健全檔案保管安全制度，加強對檔案庫房的管理，嚴格執(zhí)行檔案出入庫登記制度。2.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查和維護，發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、霉變、蟲蛀等情況應(yīng)及時采取措施進行處理。3.對于重要的個人檔案，應(yīng)采取備份存儲的方式，防止檔案的丟失和損壞。五、個人檔案的利用與開放（一）利用范圍個人檔案的利用應(yīng)遵循合法、合理、安全的原則。以下人員和單位可以按照規(guī)定利用個人檔案：1.檔案所有者本人或其授權(quán)代理人可以查閱、復(fù)制本人的檔案材料。2.國家機關(guān)、司法機關(guān)因執(zhí)行公務(wù)需要，可以查閱、調(diào)取有關(guān)個人的檔案材料。3.有關(guān)單位因工作需要，經(jīng)檔案所有者本人同意或按照國家有關(guān)規(guī)定，可以查閱、利用相關(guān)個人的檔案材料。（二）利用程序1.檔案所有者本人或其授權(quán)代理人查閱、復(fù)制本人檔案材料時，應(yīng)持有效身份證件或授權(quán)委托書到檔案保管機構(gòu)辦理查閱、復(fù)制手續(xù)。2.國家機關(guān)、司法機關(guān)因執(zhí)行公務(wù)需要查閱、調(diào)取有關(guān)個人檔案材料時，應(yīng)持單位介紹信和經(jīng)辦人有效身份證件，并按照規(guī)定辦理查閱、調(diào)取手續(xù)。3.有關(guān)單位因工作需要查閱、利用相關(guān)個人檔案材料時，應(yīng)持單位介紹信和檔案所有者本人同意的書面證明，并按照規(guī)定辦理查閱、利用手續(xù)。（三）開放范圍除涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私等不宜公開的檔案材料外，平南縣檔案行政管理部門可以按照國家有關(guān)規(guī)定，向社會開放部分個人檔案。開放的個人檔案應(yīng)經(jīng)過必要的審核和處理，確保不泄露敏感信息。六、個人檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織各單位應(yīng)成立由檔案管理機構(gòu)、人事部門、業(yè)務(wù)部門等相關(guān)人員組成的檔案鑒定小組，負責(zé)對本單位的個人檔案進行定期鑒定。（二）鑒定標(biāo)準檔案鑒定小組應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和本辦法的要求，對個人檔案進行鑒定。鑒定的主要標(biāo)準包括檔案材料的保存價值、保管期限、完整性等。（三）銷毀程序1.對于經(jīng)鑒定確無保存價值的個人檔案，應(yīng)按照規(guī)定進行銷毀。銷毀檔案應(yīng)填寫《檔案銷毀清冊》，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。2.《檔案銷毀清冊》應(yīng)經(jīng)單位負責(zé)人審核批準，并報平南縣檔案行政管理部門備案。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保檔案的銷毀過程安全、徹底。銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。七、法律責(zé)任（一）單位和個人的責(zé)任1.機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織違反本辦法規(guī)定，有下列行為之一的，由平南縣檔案行政管理部門責(zé)令限期改正；情節(jié)嚴重的，對直接負責(zé)的主管人員和其他直接責(zé)任人員依法給予處分：（1）不按規(guī)定收集、整理、保管個人檔案的；（2）擅自提供、抄錄、公布、銷毀個人檔案的；（3）涂改、偽造個人檔案的；（4）不按規(guī)定向檔案行政管理部門報送個人檔案管理工作情況的。2.個人違反本辦法規(guī)定，有下列行為之一的，由平南縣檔案行政管理部門責(zé)令改正；造成損失的，依法承擔(dān)賠償責(zé)任：（1）提供虛假檔案材料的；（2）擅自涂改、偽造個人檔案的；（3）泄露個人檔案機密信息的。（二）檔案管理機構(gòu)和人員的責(zé)任檔案管理機構(gòu)和檔案管理人員違反本辦法規(guī)定，有下列行為之一的，由平南縣檔案行政管理部門責(zé)令改正；情節(jié)嚴重的，依法給予處分；構(gòu)成