湘潭大學法學院第十三屆團委學生會踏實才能留下腳印同心才能走得更遠常用文書格式及發(fā)放流程一、關(guān)于常用文件的統(tǒng)一格式要求（一）指示性通知【樣本參見附表八】１、標題要求：標題要居中（較長可分兩行），采用二號宋體或三號號黑體加粗，并寫明“關(guān)于XXXX的通知”。2、每份通知必須加團號或者是學工號，采用五號宋體，（‘湘法學發(fā)［200X］X號’或‘湘法團發(fā)［200X］X號’，‘湘法團發(fā)［200X］X號’為組織部專用，‘湘法學發(fā)［200X］X號’為學生會各部門使用）。3、正文要求：采用四號宋體書寫，通知對象頂格寫。正文與標題間空一行，開始首行空兩格。換行首行空兩格。4、落款要求：采用四號宋體加粗。落款與正文間空兩行，并居于通知右下角(組織部為：法學院團委，其他學生會各部門為：法學院學工辦)；組織名稱在上，日期換行并居于落款方的下方，并用數(shù)字格式書寫（如：2008年9月18日）。（二）會議性通知1、標題要求：標題要居中（較長可分兩行），采用二號宋體或二號黑體加粗，并寫明“法學院團委學生會XXXX會議通知”。2、每份通知必須加團號或者是學工號，采用五號宋體，（‘湘法學發(fā)［200X］X號’或‘湘法團發(fā)［200X］X號’，‘湘法團發(fā)［200X］X號’為組織部專用，‘湘法學發(fā)［200X］X號’為學生會各部門使用）。3、正文要求：采用四號宋體書寫，通知對象頂格寫。正文與標題間空一行，發(fā)布內(nèi)容（如：與會人、會議地點、會議時間等）采用大標題形式逐條列出，首條空兩格，其余均與首條向左對齊。4、落款要求：采用四號宋體加粗書寫。落款與正文間空兩行，并居于通知右下角(組織部為：法學院團委，其他學生會各部門為：法學院學工辦)；組織名稱在上，日期換行并居于落款方的下方，并用數(shù)字格式書寫（如：2008年9月18日）。（三）報告性、建議性文件1、標題要求：標題要居中（較長可分兩行），采用二號宋體或二號黑體加粗，并寫明“法學院團委學生會XXXX部門關(guān)于XXXX報告（建議）”。2、正文要求：采用四號宋體書寫，報告對象頂格寫。正文與標題間空一行，開始首行空兩格。換行首行空兩格。3、落款要求：采用四號宋體加粗書寫。落款與正文間空兩行，并居于通知右下角(如：法學院團委學生會組織部)；組織名稱在上，日期換行并居于落款方的下方，并用數(shù)字格式書寫（如：2008年9月18日）。（四）會議記錄會議記錄，是由專人在開會時當場把會議的基本情況、基本精神以及會上各發(fā)言人的觀點如實記錄的一種文體。會議記錄可以作為歷史資料來保存?zhèn)溆?。因此，會議記錄必須有嚴格的要求。一般來說主要包括以下內(nèi)容。一是會議的組織情況。如會議名稱、時間、地點、會議主持人、出席人員、列席人員、缺席人、記錄人等。二是會議的內(nèi)容。包括會議議題、會議報告、會議傳達的事項、對某一問題討論時各發(fā)言人的觀點、會議作出的決議或決定等。需要注意的是，會議記錄應(yīng)準確無誤，特別是對某些有爭議問題的討論發(fā)言，更不能由記錄人隨意更改發(fā)言人的觀點。為防止此類情況的發(fā)生，重要的會議記錄要請發(fā)言人核對，需要轉(zhuǎn)發(fā)的記錄，要整理后送發(fā)言人審閱。用四號宋體書寫。正文與標題間空一行，開始首行空兩格。換行首行空兩格。4、落款要求：采用四號宋體加粗書寫。落款與正文間空兩行，并居于通知右下角(如：法學院團委學生會組織部)；組織在上，日期換行并居于落款方的下方，并用數(shù)字格式書寫（如：2008年9月18日）。二、關(guān)于常用文件的統(tǒng)一要求1、檔案形式要求:對于各部門檔案,應(yīng)有文本和電子兩種版本。2、格式要求：

文本檔案必須以統(tǒng)一格式遞交，上交檔案采用A4復印紙統(tǒng)一復?。p面），頁邊距一律采?。荷希?.54cm，左3.17cm，右3.173、字體要求：

標題一律采用黑色中文簡體，正標題采用二號宋體或者二號黑體加粗格式，醒目條款字體采用加粗傾斜形式，文件內(nèi)容所用字體要求為宋體或仿宋體，正文內(nèi)容字體采用四號。4、表：

表中參數(shù)應(yīng)表明量和單位的符號。表序及表名置于表的上方。表序，表名和表格均居中。表序，表名和表內(nèi)容采用五號送體字。圖，表與正文之間要有一行的間距，文中的圖，表，附注一律采用阿拉伯數(shù)字分章編號。若圖或表中有附注，采用英文小寫字母順序編號。5、頁腳頁眉、頁碼要求：（1）采用五號宋體（2）頁眉左邊寫：湘潭大學法學院，右邊寫：第XX屆團委學生會（3）頁腳居中寫：踏實才能留下腳印同心才能走得更遠（4）頁碼要求：頁碼居中，首頁封面不寫頁碼。（5）標點符號：

注意中英文標點符號的區(qū)別，不能混用。三、策劃的擬稿、核稿和簽發(fā)1、策劃的擬稿由部門的部長或干事單獨完成，也可由幾人共同完成。2、核稿工作必須由擬稿工作制作單位的上一級完成。（如：擬稿人為干事，核稿人則必須為部長或部長的上級；擬稿人為部長，則核稿人必須為主管該部門的主席團成員）3、簽發(fā)文稿必須由院里主管學生工作的負責人簽名，即學工辦老師、團委書記、主管本科教育的院黨委副書記任意一人。4、通知的簽發(fā)文稿必須由主席團成員簽名，預(yù)算超過100元的必須由主管本科教育的院黨委副書記簽名認可，方可復印并下發(fā)。5、通知必須經(jīng)落款單位蓋章、團（學）號方能生效。附表八關(guān)于XXXX的通知湘法團發(fā)［200X］X號湘法學發(fā)［200X］X號簽發(fā)：發(fā)放對象：通知正文法學院團委（蓋章）法學院學工辦）（蓋章）XXXX年XX月XX日字體：標題為黑體，其余為宋體；字體大小：標題為二號字體，團號、學工號為五號，其余為四號字體；加粗部分：標題、發(fā)放對象、落款。落款：落款與正文間空兩行，并居于通知右下角(組織部為：法學院團委，其他學生會各部門為：法學院學工辦)；組織名稱在上，日期換行并居于落款方的下方，并用數(shù)字格式書寫（如：2008年9月18日）。附表九擬稿核稿簽發(fā)湘潭大學法學院第╳╳屆團委學生會___________（活動名稱）總結(jié)材料法學院團委學生會╳年╳月╳日目錄一、序二、總結(jié)材料整個活動的總結(jié)各個分項活動的總結(jié)部長、干事的個人總結(jié)三、活動剪影四、跋五、附（包括活動經(jīng)費決算等）字體:標題為黑體,其余為宋體；字體大小：目錄兩字為一號，標題為二號，其余為四號；加粗部分：標題、主干。附表十擬稿核稿簽發(fā)湘潭大學法學院第╳╳屆團委學生會