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文檔簡(jiǎn)介
簽訂銷(xiāo)售合同管理辦法一、引言親愛(ài)的同事們,在咱們公司的運(yùn)營(yíng)中,銷(xiāo)售合同就像一座橋梁,連接著我們與客戶(hù),承載著公司業(yè)務(wù)的往來(lái)與發(fā)展。一份管理得當(dāng)?shù)匿N(xiāo)售合同,不僅能保障我們的權(quán)益,還能為公司贏得良好的口碑和持續(xù)的合作機(jī)會(huì)。經(jīng)過(guò)這二十年在銷(xiāo)售合同管理領(lǐng)域摸爬滾打,我深知其中的門(mén)道和重要性。今天,咱們就一起來(lái)制定一份全面且實(shí)用的銷(xiāo)售合同管理辦法,希望大家能認(rèn)真閱讀并貫徹執(zhí)行,讓我們的銷(xiāo)售工作更加順暢、高效。二、適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有涉及產(chǎn)品或服務(wù)銷(xiāo)售的合同簽訂、履行、變更、轉(zhuǎn)讓、終止等相關(guān)事宜。無(wú)論是大型項(xiàng)目的合作,還是日常小額產(chǎn)品的售賣(mài),只要是以公司名義與外部客戶(hù)簽訂的銷(xiāo)售合同,都在本辦法的管理范疇之內(nèi)。三、合同簽訂前的準(zhǔn)備工作(一)客戶(hù)信息收集與評(píng)估1.信息收集咱們?cè)谂c客戶(hù)接觸并有意向簽訂銷(xiāo)售合同之前,業(yè)務(wù)人員要盡可能全面地收集客戶(hù)的相關(guān)信息。這包括客戶(hù)的基本情況,像公司名稱(chēng)、法定代表人、注冊(cè)地址、聯(lián)系方式等;還要了解客戶(hù)的經(jīng)營(yíng)狀況,比如經(jīng)營(yíng)年限、業(yè)務(wù)范圍、市場(chǎng)口碑等;財(cái)務(wù)狀況也不能忽視,像資產(chǎn)規(guī)模、信用記錄等都對(duì)我們判斷合作風(fēng)險(xiǎn)很關(guān)鍵。希望大家在日常工作中養(yǎng)成隨時(shí)收集客戶(hù)信息的習(xí)慣,為后續(xù)合作打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。2.客戶(hù)評(píng)估業(yè)務(wù)人員收集完信息后,要及時(shí)將資料提交給相關(guān)部門(mén),比如市場(chǎng)部、法務(wù)部等,共同對(duì)客戶(hù)進(jìn)行評(píng)估。評(píng)估內(nèi)容主要圍繞客戶(hù)的信用狀況、履約能力、市場(chǎng)聲譽(yù)等方面。我們鼓勵(lì)大家在評(píng)估過(guò)程中,充分發(fā)表自己的見(jiàn)解,運(yùn)用專(zhuān)業(yè)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn),客觀公正地判斷客戶(hù)是否值得合作。只有通過(guò)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)脑u(píng)估,我們才能降低合作風(fēng)險(xiǎn),避免后續(xù)可能出現(xiàn)的麻煩。(二)銷(xiāo)售條款確定1.產(chǎn)品或服務(wù)描述業(yè)務(wù)人員要與客戶(hù)充分溝通,明確我們提供的產(chǎn)品或服務(wù)的詳細(xì)內(nèi)容。對(duì)于產(chǎn)品,要說(shuō)明規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量等;對(duì)于服務(wù),要清晰界定服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)方式、服務(wù)期限等。描述務(wù)必準(zhǔn)確、詳細(xì),不能有模糊不清的地方,以免在合同履行過(guò)程中產(chǎn)生爭(zhēng)議。大家在與客戶(hù)溝通時(shí),一定要耐心細(xì)致,確保雙方對(duì)產(chǎn)品或服務(wù)的理解一致。2.價(jià)格與付款方式價(jià)格方面,要根據(jù)公司的定價(jià)策略,結(jié)合市場(chǎng)行情以及與客戶(hù)的談判情況確定。付款方式則要綜合考慮客戶(hù)信用、項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)等因素,常見(jiàn)的有一次性付款、分期付款、預(yù)付款等。在確定付款方式時(shí),要明確各階段付款的時(shí)間節(jié)點(diǎn)、金額比例以及支付方式等。我們希望業(yè)務(wù)人員在與客戶(hù)協(xié)商價(jià)格和付款方式時(shí),既要考慮公司的利益,也要兼顧客戶(hù)的實(shí)際情況,爭(zhēng)取達(dá)成雙方都滿(mǎn)意的方案。3.交付與驗(yàn)收交付條款要確定產(chǎn)品或服務(wù)的交付時(shí)間、交付地點(diǎn)、交付方式等。驗(yàn)收條款則要明確驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收時(shí)間、驗(yàn)收方式以及驗(yàn)收不合格的處理辦法等。這些條款直接關(guān)系到合同的順利履行,大家一定要重視,確保交付和驗(yàn)收環(huán)節(jié)都有明確的依據(jù)和流程。(三)合同文本準(zhǔn)備1.使用標(biāo)準(zhǔn)合同模板公司制定了統(tǒng)一的銷(xiāo)售合同標(biāo)準(zhǔn)模板,業(yè)務(wù)人員在簽訂合同前,應(yīng)優(yōu)先使用該模板。模板中涵蓋了銷(xiāo)售合同常見(jiàn)的必備條款,符合法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn),能夠有效保障公司的權(quán)益。希望大家熟悉模板內(nèi)容,根據(jù)具體業(yè)務(wù)情況進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整和補(bǔ)充。2.特殊條款協(xié)商與擬定如果業(yè)務(wù)有特殊需求,標(biāo)準(zhǔn)模板無(wú)法滿(mǎn)足,業(yè)務(wù)人員要與客戶(hù)進(jìn)行協(xié)商,并及時(shí)與法務(wù)部門(mén)溝通,共同擬定特殊條款。特殊條款的擬定要嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范,避免出現(xiàn)法律漏洞。在協(xié)商過(guò)程中,要充分尊重客戶(hù)的意見(jiàn),但也要堅(jiān)守公司的原則底線,確保特殊條款既符合業(yè)務(wù)實(shí)際,又能保障公司利益。四、合同簽訂流程(一)合同審核1.業(yè)務(wù)部門(mén)初審合同文本準(zhǔn)備好后,先由業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審。初審主要關(guān)注合同內(nèi)容是否與前期洽談一致,業(yè)務(wù)條款是否合理、可行,是否符合公司的業(yè)務(wù)政策和銷(xiāo)售目標(biāo)等。業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人要認(rèn)真審核每一個(gè)條款,確保合同內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤。審核通過(guò)后,在合同審核表上簽署意見(jiàn)并提交給下一環(huán)節(jié)。2.法務(wù)部門(mén)審核法務(wù)部門(mén)接到業(yè)務(wù)部門(mén)提交的合同后,要從法律角度進(jìn)行全面審核。審核內(nèi)容包括合同主體是否合法、合同條款是否符合法律法規(guī)的規(guī)定、是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)等。法務(wù)人員要運(yùn)用專(zhuān)業(yè)知識(shí),仔細(xì)審查每一個(gè)條款,對(duì)可能存在的法律風(fēng)險(xiǎn)提出修改意見(jiàn)。希望法務(wù)部門(mén)的同事們能?chē)?yán)格把關(guān),為公司的合同保駕護(hù)航。審核通過(guò)后,在合同審核表上簽署意見(jiàn)并提交給財(cái)務(wù)部門(mén)。3.財(cái)務(wù)部門(mén)審核財(cái)務(wù)部門(mén)主要審核合同的財(cái)務(wù)條款,如價(jià)格、付款方式、稅務(wù)條款等是否符合公司的財(cái)務(wù)政策和相關(guān)規(guī)定。財(cái)務(wù)人員要對(duì)合同涉及的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行認(rèn)真核算,評(píng)估合同對(duì)公司財(cái)務(wù)狀況的影響。審核通過(guò)后,在合同審核表上簽署意見(jiàn)并提交給公司領(lǐng)導(dǎo)審批。(二)合同審批1.公司領(lǐng)導(dǎo)審批公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)各部門(mén)的審核意見(jiàn),對(duì)合同進(jìn)行最終審批。領(lǐng)導(dǎo)審批主要從公司整體利益、業(yè)務(wù)戰(zhàn)略等宏觀層面進(jìn)行考量。領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后,在合同上簽字蓋章,合同即進(jìn)入簽訂階段。希望公司領(lǐng)導(dǎo)在審批時(shí),能綜合各方因素,做出科學(xué)合理的決策。2.審批意見(jiàn)反饋與修改如果在審核或?qū)徟^(guò)程中,相關(guān)部門(mén)或領(lǐng)導(dǎo)提出修改意見(jiàn),業(yè)務(wù)人員要及時(shí)與客戶(hù)溝通,協(xié)商修改事宜。修改后的合同要再次按照審核流程進(jìn)行審核,直至所有審核環(huán)節(jié)通過(guò)。大家在這個(gè)過(guò)程中要保持耐心和溝通的順暢,確保合同最終符合各方要求。(三)合同簽署1.簽署方式合同經(jīng)審批通過(guò)后,由公司法定代表人或其授權(quán)代表與客戶(hù)簽署。簽署方式可以是當(dāng)面簽署,也可以通過(guò)郵寄、電子簽名等合法有效的方式進(jìn)行簽署。無(wú)論采用哪種方式,都要確保簽署的真實(shí)性和有效性。2.簽署份數(shù)合同簽署的份數(shù)要根據(jù)實(shí)際需要確定,一般情況下,公司和客戶(hù)各執(zhí)兩份,以便雙方留存查閱。同時(shí),為了便于公司內(nèi)部管理,業(yè)務(wù)部門(mén)、法務(wù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)也應(yīng)留存合同副本。希望大家在簽署合同后,及時(shí)將合同副本分發(fā)給各相關(guān)部門(mén),確保信息的共享和流通。五、合同履行管理(一)合同履行跟蹤1.建立履行臺(tái)賬合同簽訂后,業(yè)務(wù)人員要為每份合同建立專(zhuān)門(mén)的履行臺(tái)賬,詳細(xì)記錄合同履行過(guò)程中的關(guān)鍵信息,如產(chǎn)品交付時(shí)間、數(shù)量、質(zhì)量情況,客戶(hù)付款時(shí)間、金額,服務(wù)進(jìn)展情況等。通過(guò)建立履行臺(tái)賬,我們可以隨時(shí)掌握合同的履行動(dòng)態(tài),及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并采取措施解決。希望大家認(rèn)真做好臺(tái)賬記錄工作,確保信息的準(zhǔn)確和完整。2.定期溝通與匯報(bào)業(yè)務(wù)人員要定期與客戶(hù)溝通合同履行情況,及時(shí)了解客戶(hù)的需求和意見(jiàn)。同時(shí),業(yè)務(wù)人員要定期向部門(mén)負(fù)責(zé)人匯報(bào)合同履行進(jìn)展,對(duì)于履行過(guò)程中出現(xiàn)的重大問(wèn)題,要及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。通過(guò)定期溝通和匯報(bào),我們可以及時(shí)協(xié)調(diào)解決問(wèn)題,保障合同的順利履行。(二)產(chǎn)品交付與服務(wù)提供1.產(chǎn)品交付根據(jù)合同約定的交付時(shí)間、地點(diǎn)和方式,生產(chǎn)部門(mén)或物流部門(mén)要按時(shí)、按質(zhì)、按量地將產(chǎn)品交付給客戶(hù)。在交付過(guò)程中,要確保產(chǎn)品的包裝、運(yùn)輸符合相關(guān)要求,避免產(chǎn)品受損。交付完成后,要及時(shí)取得客戶(hù)的簽收確認(rèn)。希望生產(chǎn)和物流部門(mén)的同事們密切配合,共同做好產(chǎn)品交付工作。2.服務(wù)提供如果合同涉及服務(wù)內(nèi)容,相關(guān)服務(wù)部門(mén)要按照合同約定的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和方式,為客戶(hù)提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。服務(wù)過(guò)程中,要及時(shí)記錄服務(wù)情況,收集客戶(hù)反饋,不斷改進(jìn)服務(wù)質(zhì)量。希望服務(wù)部門(mén)的同事們以客戶(hù)為中心,努力提升服務(wù)水平,為公司樹(shù)立良好的形象。(三)客戶(hù)付款管理1.付款提醒業(yè)務(wù)人員要根據(jù)合同約定的付款時(shí)間節(jié)點(diǎn),提前一定時(shí)間向客戶(hù)發(fā)送付款提醒。提醒方式可以是電話、郵件、短信等。在提醒過(guò)程中,要禮貌、友好地告知客戶(hù)付款金額、付款方式以及付款期限等信息。希望大家在付款提醒工作中,做到及時(shí)、準(zhǔn)確,避免因疏忽導(dǎo)致客戶(hù)逾期付款。2.逾期處理如果客戶(hù)逾期付款,業(yè)務(wù)人員要及時(shí)與客戶(hù)溝通,了解逾期原因,并根據(jù)具體情況采取相應(yīng)的措施。對(duì)于短期逾期且有合理原因的客戶(hù),可以適當(dāng)給予寬限期;對(duì)于惡意逾期的客戶(hù),要按照合同約定追究其違約責(zé)任,并及時(shí)向法務(wù)部門(mén)尋求協(xié)助。在逾期處理過(guò)程中,要注意保留相關(guān)證據(jù),維護(hù)公司的合法權(quán)益。六、合同變更與轉(zhuǎn)讓?zhuān)ㄒ唬┖贤兏?.變更申請(qǐng)?jiān)诤贤男羞^(guò)程中,如果因各種原因需要對(duì)合同內(nèi)容進(jìn)行變更,業(yè)務(wù)人員要及時(shí)向客戶(hù)提出變更申請(qǐng),并說(shuō)明變更的原因、內(nèi)容和對(duì)合同履行的影響等。變更申請(qǐng)要以書(shū)面形式提交給客戶(hù),并取得客戶(hù)的書(shū)面同意。2.變更審核與審批業(yè)務(wù)人員取得客戶(hù)同意變更的書(shū)面文件后,要將變更申請(qǐng)及相關(guān)資料提交給公司內(nèi)部相關(guān)部門(mén)進(jìn)行審核和審批。審核和審批流程與合同簽訂時(shí)的流程類(lèi)似,各部門(mén)要從業(yè)務(wù)、法律、財(cái)務(wù)等角度對(duì)變更內(nèi)容進(jìn)行審查,確保變更后的合同符合公司利益和法律法規(guī)的要求。審核和審批通過(guò)后,方可簽訂合同變更協(xié)議。3.變更協(xié)議簽訂合同變更協(xié)議要明確變更的具體內(nèi)容、變更后的權(quán)利義務(wù)關(guān)系、變更對(duì)合同履行的影響等。變更協(xié)議的簽訂要遵循合同簽訂的相關(guān)規(guī)定,由公司法定代表人或其授權(quán)代表與客戶(hù)簽署。變更協(xié)議簽訂后,要及時(shí)將變更情況通知各相關(guān)部門(mén),確保合同履行按照變更后的內(nèi)容進(jìn)行。(二)合同轉(zhuǎn)讓1.轉(zhuǎn)讓條件合同轉(zhuǎn)讓必須符合法律法規(guī)的規(guī)定和合同約定,并且要取得對(duì)方當(dāng)事人的書(shū)面同意。同時(shí),合同轉(zhuǎn)讓不得損害公司的利益和其他第三方的合法權(quán)益。2.轉(zhuǎn)讓流程業(yè)務(wù)人員如果有合同轉(zhuǎn)讓的意向,要先向公司領(lǐng)導(dǎo)提出申請(qǐng),并提交相關(guān)資料,說(shuō)明轉(zhuǎn)讓的原因、受讓方的基本情況、轉(zhuǎn)讓對(duì)合同履行的影響等。公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后,業(yè)務(wù)人員要與受讓方進(jìn)行協(xié)商,簽訂合同轉(zhuǎn)讓協(xié)議。合同轉(zhuǎn)讓協(xié)議要明確轉(zhuǎn)讓的權(quán)利義務(wù)范圍、轉(zhuǎn)讓價(jià)格、轉(zhuǎn)讓后的合同履行責(zé)任等。協(xié)議簽訂后,要及時(shí)將轉(zhuǎn)讓情況通知原合同對(duì)方當(dāng)事人,并辦理相關(guān)的變更手續(xù)。七、合同終止(一)正常終止1.履行完畢終止當(dāng)合同約定的權(quán)利義務(wù)全部履行完畢,合同自然終止。業(yè)務(wù)人員要對(duì)合同履行情況進(jìn)行全面總結(jié),整理相關(guān)資料,將合同履行臺(tái)賬、客戶(hù)反饋等資料歸檔保存。希望大家在合同履行完畢后,能認(rèn)真做好總結(jié)和歸檔工作,為后續(xù)類(lèi)似業(yè)務(wù)提供參考。2.提前終止如果合同雙方協(xié)商一致,同意提前終止合同,業(yè)務(wù)人員要與客戶(hù)簽訂提前終止協(xié)議。提前終止協(xié)議要明確終止的原因、終止時(shí)間、雙方的權(quán)利義務(wù)清理等內(nèi)容。協(xié)議簽訂后,要按照協(xié)議約定辦理相關(guān)手續(xù),如產(chǎn)品回收、款項(xiàng)結(jié)算等。在提前終止合同的過(guò)程中,要確保雙方的利益得到妥善處理,避免產(chǎn)生糾紛。(二)非正常終止1.違約終止如果一方當(dāng)事人違反合同約定,導(dǎo)致合同無(wú)法繼續(xù)履行或?qū)Ψ疆?dāng)事人的合法權(quán)益受到嚴(yán)重?fù)p害,另一方當(dāng)事人有權(quán)根據(jù)合同約定和法律法規(guī)的規(guī)定,終止合同并追究違約方的違約責(zé)任。業(yè)務(wù)人員在發(fā)現(xiàn)對(duì)方違約后,要及時(shí)收集相關(guān)證據(jù),并向法務(wù)部門(mén)報(bào)告。法務(wù)部門(mén)要根據(jù)具體情況,制定相應(yīng)的維權(quán)策略,通過(guò)協(xié)商、調(diào)解、仲裁或訴訟等方式,維護(hù)公司的合法權(quán)益。2.不可抗力終止因不可抗力事件導(dǎo)致合同無(wú)法繼續(xù)履行,合同雙方可以協(xié)商終止合同。不可抗力事件發(fā)生后,業(yè)務(wù)人員要及時(shí)通知客戶(hù),并提供相關(guān)證明材料。雙方要根據(jù)不可抗力事件對(duì)合同履行的影響程度,協(xié)商處理善后事宜,如已履行部分的結(jié)算、未履行部分的處理等。在不可抗力終止合同的情況下,大家要保持溝通,相互理解,共同應(yīng)對(duì)困難。八、合同檔案管理(一)檔案收集1.合同文本收集合同簽訂后,業(yè)務(wù)人員要及時(shí)將合同原件及相關(guān)附件收集整理,包括合同審批表、客戶(hù)信息資料、往來(lái)函件、變更協(xié)議、終止協(xié)議等。確保合同相關(guān)資料的完整性,為后續(xù)的檔案管理和查閱提供便利。希望大家養(yǎng)成及時(shí)收集合同資料的好習(xí)慣,不要遺漏重要文件。2.履行資料收集在合同履行過(guò)程中,業(yè)務(wù)人員要持續(xù)收集與合同履行相關(guān)的資料,如產(chǎn)品交付憑證、客戶(hù)簽收單、服務(wù)記錄、付款憑證、發(fā)票等。這些資料是合同履行情況的重要證明,要妥善保存。(二)檔案整理與分類(lèi)1.整理要求收集到的合同資料要進(jìn)行整理,去除無(wú)關(guān)的紙張、釘書(shū)釘?shù)入s物,對(duì)破損、缺頁(yè)的資料要進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)印。整理后的資料要按照一定的順序排列,便于查閱。2.分類(lèi)方式合同檔案可以按照客戶(hù)類(lèi)別、合同類(lèi)型、簽訂時(shí)間等方式進(jìn)行分類(lèi)。例如,可以將合同分為大客戶(hù)合同、中小客戶(hù)合同;也可以分為產(chǎn)品銷(xiāo)售合同、服務(wù)銷(xiāo)售合同;還可以按照簽訂年份進(jìn)行分類(lèi)。通過(guò)合理分類(lèi),能夠提高檔案管理的效率,方便快速查找所需合同。(三)檔案存儲(chǔ)與保管1.存儲(chǔ)方式合同檔案要采用合適的存儲(chǔ)方式,如使用檔案盒、文件夾等進(jìn)行存放。檔案盒和文件夾要標(biāo)注清晰的類(lèi)別和編號(hào),便于識(shí)別和查找。同時(shí),要建立電子檔案目錄,記錄合同檔案的基本信息,如合同名稱(chēng)、客戶(hù)名稱(chēng)、簽訂時(shí)間、存放位置等,方便通過(guò)電子檢索快速定位合同。2.保管要求合同檔案要存放在專(zhuān)門(mén)的檔案室或檔案柜中,確保存放環(huán)境安全、干燥、通風(fēng),防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲(chóng)蛀等。檔案室要配備必要的防火、防盜設(shè)施,確保檔案的安全。檔案管理人員要定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù),發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。(四)檔案查閱與借閱1.查閱流程公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的,要填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表,注明查閱的合同名稱(chēng)、查閱原因、查閱時(shí)間等信息,經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后,到檔案管理人員處查閱。檔案管理人員要做好查閱登記,記錄查閱人員的姓名、部門(mén)、查閱時(shí)間、查閱合同名稱(chēng)等信息。2.借閱流程如果需要借閱合同檔案,借閱人員要填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表,注明借閱的合同名稱(chēng)、借閱原因、借閱期限等信息,經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人和公司領(lǐng)導(dǎo)審批后,到檔案管理人員處辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日,如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的,要提前向檔案管理人員申請(qǐng)。借閱人員要妥善保管借閱的合同檔案,不得涂改、損壞、丟失。歸還時(shí),檔案管理人員要對(duì)檔案進(jìn)行檢查,確認(rèn)無(wú)誤后辦理歸還手續(xù)。九、監(jiān)督與考核(一)監(jiān)督機(jī)制1.定期檢查公司將定期對(duì)銷(xiāo)售合同的管理情況進(jìn)行檢查,檢查內(nèi)容包括合同簽訂流程是否合規(guī)、合同履行情況是否正常、合同檔案管理是否規(guī)范等。檢查工作由法務(wù)部門(mén)牽頭,聯(lián)合業(yè)務(wù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)共同進(jìn)行。檢查周期可以根據(jù)公司實(shí)際情況確定,如每季度或每半年進(jìn)行一次檢查。2.不定期抽查除了定期檢查外,公司還將不定期對(duì)銷(xiāo)售合
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