集團(tuán)檔案工作管理辦法?一、總則（一）目的為了加強(qiáng)集團(tuán)檔案工作的科學(xué)管理，有效地保護(hù)和利用檔案，更好地為集團(tuán)各項(xiàng)工作服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《企業(yè)檔案管理規(guī)定》等相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本集團(tuán)實(shí)際情況，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于集團(tuán)總部及所屬各子公司、分公司（以下統(tǒng)稱"各單位"）的檔案管理工作。（三）定義本辦法所稱檔案，是指集團(tuán)及各單位在各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，包括但不限于文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、聲像檔案等。（四）管理原則集團(tuán)檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則。集團(tuán)總部設(shè)立檔案管理部門，對全集團(tuán)的檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)；各單位應(yīng)明確檔案管理職責(zé)，指定專人負(fù)責(zé)本單位的檔案管理工作，并接受集團(tuán)檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。二、檔案管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)（一）集團(tuán)檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定集團(tuán)檔案工作的規(guī)章制度和業(yè)務(wù)規(guī)范，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)集團(tuán)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃和年度計(jì)劃的制定，指導(dǎo)和監(jiān)督各單位檔案工作的開展。3.負(fù)責(zé)集團(tuán)總部檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。4.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化和數(shù)字化進(jìn)程。5.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動(dòng)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平。6.負(fù)責(zé)集團(tuán)檔案的對外交流與合作，做好檔案的保密和利用工作。（二）各單位檔案管理職責(zé)1.貫徹執(zhí)行集團(tuán)檔案工作的規(guī)章制度和業(yè)務(wù)規(guī)范，制定本單位檔案管理實(shí)施細(xì)則，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)本單位檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。3.按照規(guī)定向集團(tuán)檔案管理部門移交應(yīng)歸檔的檔案，接受集團(tuán)檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。4.負(fù)責(zé)本單位檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。5.開展本單位檔案的編研和開發(fā)利用工作，為單位的各項(xiàng)工作提供服務(wù)。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真學(xué)習(xí)和貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，遵守集團(tuán)檔案工作的規(guī)章制度和業(yè)務(wù)規(guī)范。2.負(fù)責(zé)本單位檔案的日常管理工作，做好檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，確保檔案的安全和保密。4.積極開展檔案的編研和開發(fā)利用工作，為單位的各項(xiàng)工作提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。5.定期參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動(dòng)，不斷提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.文書檔案：包括集團(tuán)及各單位在行政管理、黨務(wù)工作、業(yè)務(wù)活動(dòng)等過程中形成的各種文件、會(huì)議記錄、請示、報(bào)告、批復(fù)、合同等。2.科技檔案：包括集團(tuán)及各單位在科研、設(shè)計(jì)、生產(chǎn)、建設(shè)等過程中形成的各種技術(shù)文件、圖紙、圖表、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、科研成果等。3.會(huì)計(jì)檔案：包括集團(tuán)及各單位在財(cái)務(wù)管理過程中形成的各種會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表等。4.人事檔案：包括集團(tuán)及各單位員工的個(gè)人履歷、學(xué)歷、職稱、考核、獎(jiǎng)懲等材料。5.聲像檔案：包括集團(tuán)及各單位在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的照片、錄音、錄像等。6.其他檔案：包括集團(tuán)及各單位在其他活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種檔案材料。（二）收集要求1.各單位應(yīng)建立健全檔案收集制度，明確檔案收集的責(zé)任人和收集時(shí)間，確保檔案的及時(shí)、完整收集。2.檔案收集人員應(yīng)認(rèn)真負(fù)責(zé)，對收集到的檔案材料進(jìn)行初步篩選和整理，確保檔案材料的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。3.對于重要的檔案材料，應(yīng)同時(shí)收集紙質(zhì)檔案和電子檔案，并確保兩者的內(nèi)容一致。4.各單位應(yīng)定期對檔案收集情況進(jìn)行檢查和總結(jié)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。（三）整理方法1.文書檔案：按照年度、組織機(jī)構(gòu)、保管期限等進(jìn)行分類整理，采用"件"的形式進(jìn)行裝訂和編號。2.科技檔案：按照項(xiàng)目、專業(yè)、階段等進(jìn)行分類整理，采用"卷"的形式進(jìn)行裝訂和編號。3.會(huì)計(jì)檔案：按照會(huì)計(jì)年度、類別等進(jìn)行分類整理，采用"冊"的形式進(jìn)行裝訂和編號。4.人事檔案：按照員工個(gè)人進(jìn)行分類整理，采用"卷"的形式進(jìn)行裝訂和編號。5.聲像檔案：按照時(shí)間、內(nèi)容、載體等進(jìn)行分類整理，采用"冊"或"盤"的形式進(jìn)行裝訂和編號。6.其他檔案：根據(jù)檔案的性質(zhì)和特點(diǎn)，采用合適的分類整理方法。（四）整理要求1.檔案整理應(yīng)遵循檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。2.檔案整理應(yīng)做到分類準(zhǔn)確、編號規(guī)范、裝訂整齊、編目清晰。3.對于破損、褪色、霉變等檔案材料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和搶救。4.檔案整理完成后，應(yīng)及時(shí)編制檔案目錄和索引，建立檔案檢索體系。四、檔案的保管與保護(hù)（一）保管設(shè)施1.集團(tuán)及各單位應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等條件。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架、密集架等，檔案裝具應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。3.檔案庫房應(yīng)安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，定期對庫房的溫濕度進(jìn)行監(jiān)測和調(diào)控，確保檔案庫房的溫濕度符合檔案保管的要求。4.檔案庫房應(yīng)安裝消防設(shè)備和報(bào)警裝置，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保消防設(shè)備和報(bào)警裝置的正常運(yùn)行。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類、編號的順序存放在檔案裝具內(nèi)，排列整齊，便于查找和利用。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。4.對于珍貴、重要的檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如單獨(dú)存放、加密保管等。（三）保護(hù)措施1.建立健全檔案保護(hù)制度，明確檔案保護(hù)的責(zé)任人和保護(hù)措施。2.加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)，提高檔案保護(hù)意識和技能。3.采用先進(jìn)的檔案保護(hù)技術(shù)和設(shè)備，如檔案修復(fù)設(shè)備、檔案消毒設(shè)備等，對檔案進(jìn)行保護(hù)和修復(fù)。4.定期對檔案進(jìn)行復(fù)制和備份，防止檔案因自然災(zāi)害、人為破壞等原因而丟失或損壞。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織集團(tuán)及各單位應(yīng)成立檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)對檔案的保管期限進(jìn)行鑒定。檔案鑒定小組由檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門和相關(guān)專業(yè)人員組成。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案是指反映集團(tuán)及各單位主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對集團(tuán)及各單位的發(fā)展具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案；長期保管的檔案是指保管期限在16年至50年之間的檔案；短期保管的檔案是指保管期限在15年以下的檔案。（三）鑒定程序1.檔案鑒定小組應(yīng)定期對檔案進(jìn)行鑒定，一般每5年進(jìn)行一次全面鑒定。2.檔案鑒定小組在鑒定檔案時(shí)，應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、價(jià)值和實(shí)際利用情況，提出鑒定意見。3.對于保管期限已滿的檔案，檔案鑒定小組應(yīng)提出銷毀或繼續(xù)保管的意見，并報(bào)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)或各單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（四）銷毀程序1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。2.檔案銷毀清冊應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)或各單位負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀的安全和徹底。4.檔案銷毀后，應(yīng)在檔案目錄和索引中注明銷毀情況，并將檔案銷毀清冊永久保存。六、檔案的利用與開發(fā)（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、安全、方便的原則，嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案保密和利用的法律法規(guī)。2.檔案利用應(yīng)優(yōu)先滿足集團(tuán)及各單位的工作需要，為集團(tuán)及各單位的決策、管理、科研等工作提供服務(wù)。3.檔案利用應(yīng)注重社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值和作用。（二）利用方式1.查閱：集團(tuán)及各單位員工因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請的內(nèi)容和范圍，提供相應(yīng)的檔案查閱服務(wù)。2.復(fù)制：集團(tuán)及各單位員工因工作需要復(fù)制檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請表，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理復(fù)制手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)復(fù)制申請的內(nèi)容和范圍，提供相應(yīng)的檔案復(fù)制服務(wù)，并按照規(guī)定收取復(fù)制費(fèi)用。3.借閱：集團(tuán)及各單位員工因工作需要借閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。檔案借閱期限一般不得超過15天，如需延長借閱期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。檔案借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借、損壞或丟失。（三）開發(fā)利用1.檔案管理部門應(yīng)積極開展檔案的編研和開發(fā)利用工作，編制各種檔案參考資料，如大事記、組織沿革、專題匯編等，為集團(tuán)及各單位的工作提供服務(wù)。2.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)與業(yè)務(wù)部門的合作，開展檔案信息的分析和研究，為集團(tuán)及各單位的決策提供參考依據(jù)。3.檔案管理部門應(yīng)利用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫和檔案網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享和在線查詢，提高檔案的利用效率和服務(wù)水平。七、檔案的信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)集團(tuán)檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平，為集團(tuán)的發(fā)展提供有力的檔案支持。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)：建立涵蓋集團(tuán)及各單位各類檔案的信息數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的集中管理和共享。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或引進(jìn)適合集團(tuán)檔案管理需求的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、整理、保管、利用等全過程管理。3.檔案網(wǎng)站建設(shè)：建立集團(tuán)檔案網(wǎng)站，發(fā)布檔案信息，提供檔案在線查詢、下載等服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的公開和共享。4.檔案數(shù)字化加工：對存量檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，提高檔案的利用效率和保管質(zhì)量。5.檔案信息安全保障體系建設(shè)：建立健全檔案信息安全保障體系，加強(qiáng)對檔案信息的安全管理，確保檔案信息的安全和保密。（三）建設(shè)要求1.集團(tuán)及各單位應(yīng)將檔案信息化建設(shè)納入本單位的信息化建設(shè)總體規(guī)劃，統(tǒng)籌安排，同步推進(jìn)。2.檔案信息化建設(shè)應(yīng)遵循國家有關(guān)信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，采用先進(jìn)的信息技術(shù)和設(shè)備，確保檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量和水平。3.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對檔案信息化建設(shè)的組織和管理，明確職責(zé)分工，確保檔案信息化建設(shè)的順利實(shí)施。4.檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)對檔案信息化知識和技能的學(xué)習(xí)，提高檔案信息化管理水平。八、檔案的保密與安全（一）保密制度1.集團(tuán)及各單位應(yīng)建立健全檔案保密制度，明確檔案保密的范圍、措施和責(zé)任。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。3.對于涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施，如加密保管、限制查閱等。4.檔案管理人員在工作調(diào)動(dòng)或離職時(shí)，應(yīng)辦理檔案交接手續(xù)，確保檔案的安全和保密。（二）安全制度1.集團(tuán)及各單位應(yīng)建立健全檔案安全制度，明確檔案安全的責(zé)任人和安全措施。2.檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)對檔案庫房的安全管理，定期檢查檔案庫房的安全設(shè)施，確保檔案庫房的安全。3.檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)對檔案的日常管理，防止檔案受到損壞、丟失或被盜。4.檔案管理人員應(yīng)制定檔案應(yīng)急預(yù)案，定期進(jìn)行演練，提高應(yīng)對突發(fā)事件的能力。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查集團(tuán)檔案管理部門應(yīng)定期對各單位的檔案