平頂山檔案管理辦法規(guī)定?一、引言在當(dāng)今信息爆炸的時代，檔案作為重要的信息資源，對于企業(yè)、組織乃至社會的發(fā)展都具有不可忽視的作用。平頂山地區(qū)的檔案管理工作，不僅關(guān)乎各單位的日常運(yùn)營和決策，也與地區(qū)的文化傳承和歷史記錄息息相關(guān)。本《平頂山檔案管理辦法規(guī)定》旨在規(guī)范平頂山地區(qū)各企事業(yè)單位、社會團(tuán)體及其他組織的檔案管理工作，確保檔案的完整、安全和有效利用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合平頂山地區(qū)的實(shí)際情況制定本規(guī)定。二、適用范圍本規(guī)定適用于平頂山地區(qū)所有企事業(yè)單位、社會團(tuán)體、黨政機(jī)關(guān)及其他組織（以下簡稱"各單位"）的檔案管理工作。涵蓋了各類紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案等不同載體形式的檔案。三、檔案管理的基本原則（一）集中統(tǒng)一管理原則各單位應(yīng)建立集中統(tǒng)一的檔案管理體制，設(shè)立專門的檔案管理部門或指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案的集中收集、整理、保管和利用，避免檔案的分散和流失。（二）完整性原則檔案管理工作應(yīng)確保檔案的完整無缺，涵蓋單位各項(xiàng)活動的全過程，包括文件的產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)、審批、歸檔等環(huán)節(jié)，保證檔案內(nèi)容的全面性和系統(tǒng)性。（三）安全性原則采取必要的安全措施，確保檔案的物理安全和信息安全。防止檔案受到自然災(zāi)害、人為破壞、信息泄露等威脅，保障檔案的長期保存和有效利用。（四）有效利用原則檔案管理的最終目的是為了滿足單位的各項(xiàng)工作需求，應(yīng)積極推進(jìn)檔案的信息化建設(shè)，提高檔案的檢索和利用效率，為單位的決策、科研、生產(chǎn)等活動提供有力的支持。四、檔案管理機(jī)構(gòu)與人員（一）檔案管理機(jī)構(gòu)各單位應(yīng)根據(jù)自身規(guī)模和業(yè)務(wù)需求，設(shè)立獨(dú)立的檔案管理部門或在綜合管理部門下設(shè)置檔案管理崗位。檔案管理部門應(yīng)具備必要的辦公場所、設(shè)備和設(shè)施，以滿足檔案管理工作的需要。（二）檔案管理人員1.檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉國家和地方有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案管理人員應(yīng)定期參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密，確保檔案的安全和完整。五、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.文書檔案：包括單位的各類文件、通知、報告、會議紀(jì)要等。2.科技檔案：如科研項(xiàng)目檔案、工程建設(shè)檔案、產(chǎn)品研發(fā)檔案等。3.會計(jì)檔案：包含會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報表等。4.人事檔案：員工的個人履歷、工資檔案、獎懲記錄等。5.聲像檔案：照片、錄音、錄像等。6.電子檔案：以電子形式存儲的各類文件和數(shù)據(jù)。（二）檔案收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，按照規(guī)定的時間和要求將檔案移交至檔案管理部門。2.檔案收集應(yīng)做到及時、完整、準(zhǔn)確，確保檔案的真實(shí)性和可靠性。3.對于重要的檔案資料，應(yīng)同時收集紙質(zhì)檔案和電子檔案，以保證檔案的長期保存和有效利用。（三）檔案整理方法1.檔案整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類整理，建立科學(xué)的檔案檢索體系。3.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂、編目、裝盒等處理，對電子檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)存儲和備份。六、檔案的保管與保護(hù)（一）檔案保管條件1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防光、防塵等基本條件，確保檔案的安全保存。2.檔案庫房的溫度應(yīng)控制在14℃-24℃之間，相對濕度應(yīng)控制在45%-60%之間。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備和監(jiān)控設(shè)備。（二）檔案保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜或檔案架上，按照分類和編號順序排列。2.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和遷移。3.聲像檔案應(yīng)采用專門的存儲設(shè)備進(jìn)行保管，避免受到損壞。（三）檔案保護(hù)措施1.定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.對破損、霉變的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)和搶救。3.加強(qiáng)對檔案的信息化保護(hù)，防止電子檔案的丟失、損壞和泄露。七、檔案的利用與開放（一）檔案利用程序1.單位內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.外部單位或個人查閱檔案，應(yīng)持單位介紹信或有效身份證件，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。3.查閱檔案時，應(yīng)遵守檔案管理部門的規(guī)定，不得擅自復(fù)制、涂改、損毀檔案。（二）檔案開放范圍1.除涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案外，其他檔案應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定逐步向社會開放。2.檔案開放應(yīng)遵循合法、有序、安全的原則，確保檔案信息的合理利用。（三）檔案利用服務(wù)1.檔案管理部門應(yīng)積極開展檔案利用服務(wù)工作，為查閱者提供便利條件。2.建立檔案利用效果反饋機(jī)制，及時了解查閱者的需求和意見，不斷改進(jìn)檔案利用服務(wù)工作。八、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定工作1.各單位應(yīng)定期對保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，成立由檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門和相關(guān)專業(yè)人員組成的檔案鑒定小組。2.檔案鑒定小組應(yīng)依據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，對檔案進(jìn)行全面審查，確定檔案的存毀。（二）檔案銷毀程序1.經(jīng)鑒定確需銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊》應(yīng)經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，如粉碎、焚燒等，并由兩人以上監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。九、檔案信息化建設(shè)（一）檔案信息化規(guī)劃各單位應(yīng)制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)、任務(wù)和步驟，將檔案信息化建設(shè)納入單位的整體發(fā)展規(guī)劃。（二）檔案數(shù)字化工作1.逐步推進(jìn)檔案的數(shù)字化工作，將紙質(zhì)檔案、聲像檔案等轉(zhuǎn)化為電子檔案，提高檔案的存儲和利用效率。2.檔案數(shù)字化應(yīng)遵循相關(guān)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量和安全性。（三）檔案信息系統(tǒng)建設(shè)1.建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線收集、整理、存儲、檢索和利用。2.檔案信息系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)安全防護(hù)、權(quán)限管理、備份恢復(fù)等功能，確保檔案信息的安全可靠。十、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督各單位應(yīng)建立健全檔案管理工作的內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查和評估，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。（二）外部監(jiān)督平頂山地區(qū)檔案行政管理部門應(yīng)加強(qiáng)對各單位檔案管理工作的監(jiān)督檢查，定期開展檔案執(zhí)法檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，確保各單位的檔案管理工作符合國家和地方有關(guān)規(guī)定。十一、法律責(zé)任（一）單位責(zé)任各單位違反本規(guī)定，有下列行為之一的，由檔案行政管理部門責(zé)令限期改正；情節(jié)嚴(yán)重的，對直接負(fù)責(zé)的主管人員和其他直接責(zé)任人員依法給予處分：1.未建立檔案管理制度或檔案管理制度不健全的；2.未按規(guī)定收集、整理、保管檔案的；3.擅自提供、抄錄、公布、銷毀檔案的；4.檔案管理不善，造成檔案損失的。（二）個人責(zé)任檔案管理人員或其他人員違反本規(guī)定，有下列行為之一的