檔案修復(fù)材料采購制度

一、總則1.目的為規(guī)范本檔案館檔案修復(fù)材料采購行為，確保所采購材料的質(zhì)量與適用性，提高采購效率，降低采購成本，結(jié)合本館實(shí)際情況，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于檔案館全體涉及檔案修復(fù)材料采購工作的員工，以及與采購活動相關(guān)的部門和環(huán)節(jié)。3.企業(yè)文化與經(jīng)營理念體現(xiàn)秉持“精準(zhǔn)、高效、創(chuàng)新、服務(wù)”的企業(yè)文化，在采購過程中追求以精準(zhǔn)的需求分析、高效的采購流程、創(chuàng)新的采購方式，為檔案修復(fù)工作提供優(yōu)質(zhì)材料，從而更好地服務(wù)于檔案保護(hù)與利用，實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的最大化，踐行“守護(hù)歷史記憶，服務(wù)社會發(fā)展”的經(jīng)營理念。4.基本原則（1）公開透明原則：采購信息、采購過程和采購結(jié)果保持公開，接受內(nèi)部和外部監(jiān)督。（2）公平競爭原則：鼓勵符合條件的供應(yīng)商公平參與競爭，確保采購過程的公正性。（3）質(zhì)量優(yōu)先原則：在保證材料質(zhì)量符合檔案修復(fù)要求的前提下，考慮成本因素。（4）誠實(shí)守信原則：采購方與供應(yīng)商應(yīng)秉持誠實(shí)守信的態(tài)度履行各自義務(wù)。二、組織架構(gòu)與職責(zé)劃分1.采購決策小組（1）組成由館長擔(dān)任組長，副館長擔(dān)任副組長，成員包括檔案修復(fù)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、行政部門負(fù)責(zé)人等。（2）職責(zé)負(fù)責(zé)審議檔案修復(fù)材料采購的重大事項(xiàng)，如采購預(yù)算、采購政策的制定與調(diào)整，審批重大采購項(xiàng)目等。2.采購部門（1）職責(zé)負(fù)責(zé)具體的采購工作實(shí)施，包括供應(yīng)商的尋找、篩選、談判與合同簽訂；執(zhí)行采購計(jì)劃，跟蹤采購進(jìn)度，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題；收集、整理和保管采購相關(guān)資料。3.檔案修復(fù)部門（1）職責(zé)根據(jù)檔案修復(fù)工作需求，提出材料采購申請，詳細(xì)說明所需材料的規(guī)格、型號、數(shù)量等技術(shù)要求；參與供應(yīng)商的評估與選擇；對采購回來的材料進(jìn)行質(zhì)量驗(yàn)收，確保符合檔案修復(fù)工作要求。4.財(cái)務(wù)部門（1）職責(zé)負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算，監(jiān)督采購資金的使用；參與采購合同的審核，對采購價(jià)格進(jìn)行合理性評估；負(fù)責(zé)采購款項(xiàng)的支付與結(jié)算。5.行政部門（1）職責(zé)協(xié)助采購部門進(jìn)行供應(yīng)商管理，如對供應(yīng)商的來訪接待等；負(fù)責(zé)采購過程中的行政支持工作，如文件傳遞、會議組織等。三、管理流程1.采購需求提出（1）檔案修復(fù)部門根據(jù)日常工作和項(xiàng)目計(jì)劃，定期梳理檔案修復(fù)材料需求，填寫《檔案修復(fù)材料采購申請表》，詳細(xì)列出材料名稱、規(guī)格、型號、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息。（2）對于臨時(shí)性的材料需求，檔案修復(fù)部門應(yīng)及時(shí)提交采購申請，說明需求的緊急程度。2.采購預(yù)算編制（1）采購部門根據(jù)檔案修復(fù)部門提交的采購申請，結(jié)合市場價(jià)格信息，初步編制采購預(yù)算。（2）財(cái)務(wù)部門對采購預(yù)算進(jìn)行審核，綜合考慮檔案館的財(cái)務(wù)狀況和資金安排，提出預(yù)算調(diào)整建議，最終形成采購預(yù)算草案，提交采購決策小組審批。3.供應(yīng)商選擇與管理（1）采購部門通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等，建立供應(yīng)商信息庫。（2）對供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，評估其資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量等方面，選擇符合要求的供應(yīng)商進(jìn)入考察環(huán)節(jié)。（3）采購部門會同檔案修復(fù)部門、財(cái)務(wù)部門等組成考察小組，對供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，了解其生產(chǎn)工藝、質(zhì)量控制體系、售后服務(wù)等情況。（4）定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估，根據(jù)交貨及時(shí)性、產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定性、售后服務(wù)質(zhì)量等指標(biāo)，對供應(yīng)商進(jìn)行評級，對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，采取警告、暫停合作或終止合作等措施。4.采購談判與合同簽訂（1）采購部門與選定的供應(yīng)商就采購價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款進(jìn)行談判，爭取最有利的采購條件。（2）談判達(dá)成一致后，采購部門起草采購合同，合同內(nèi)容應(yīng)明確雙方的權(quán)利與義務(wù)、產(chǎn)品規(guī)格、價(jià)格、交貨方式、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。（3）采購合同需經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人、檔案修復(fù)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核，并提交采購決策小組審批。審批通過后，由采購部門代表與供應(yīng)商簽訂合同。5.采購執(zhí)行與跟蹤（1）采購部門按照合同約定，及時(shí)向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，跟蹤供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度和發(fā)貨情況。（2）如遇供應(yīng)商不能按時(shí)交貨或出現(xiàn)其他問題，采購部門應(yīng)及時(shí)協(xié)調(diào)解決，并將情況及時(shí)反饋給檔案修復(fù)部門和其他相關(guān)部門。6.驗(yàn)收與入庫（1）材料到貨后，采購部門通知檔案修復(fù)部門、質(zhì)量檢驗(yàn)人員等共同進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括材料的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等方面。（2）驗(yàn)收合格的材料辦理入庫手續(xù)，倉庫管理人員根據(jù)采購合同和驗(yàn)收報(bào)告，將材料妥善存放，并做好庫存記錄。（3）對于驗(yàn)收不合格的材料，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求其采取換貨、補(bǔ)貨或退貨等措施。四、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利（1）采購相關(guān)員工有權(quán)了解采購政策、流程和相關(guān)信息，以便更好地履行職責(zé)。（2）在采購過程中，員工有權(quán)提出合理的采購建議和改進(jìn)措施，對不合理的采購要求有權(quán)拒絕并向上級反映。（3）員工有權(quán)獲得與采購工作相關(guān)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)機(jī)會，提升自身業(yè)務(wù)能力。2.員工義務(wù)（1）嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和本館的采購制度，保守采購過程中的商業(yè)秘密和敏感信息。（2）認(rèn)真履行崗位職責(zé)，按照規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)開展采購工作，確保采購任務(wù)的順利完成。（3）積極配合其他部門的工作，及時(shí)提供所需的采購信息和支持。3.供應(yīng)商權(quán)利（1）有權(quán)獲取公平、公正的采購機(jī)會，了解采購項(xiàng)目的詳細(xì)要求和流程。（2）在合同履行過程中，有權(quán)按照合同約定獲得相應(yīng)的貨款支付。4.供應(yīng)商義務(wù)（1）遵守采購方的采購制度和要求，提供真實(shí)、準(zhǔn)確的企業(yè)信息和產(chǎn)品資料。（2）按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨期、價(jià)格等條款履行義務(wù)，提供優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品和售后服務(wù)。五、監(jiān)督與獎懲機(jī)制1.監(jiān)督機(jī)制（1）建立內(nèi)部監(jiān)督體系，由行政部門和財(cái)務(wù)部門對采購過程進(jìn)行定期檢查和不定期抽查，重點(diǎn)檢查采購流程的合規(guī)性、采購合同的執(zhí)行情況、采購資金的使用等方面。（2）設(shè)立舉報(bào)渠道，鼓勵員工和社會公眾對采購過程中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報(bào)。對于舉報(bào)屬實(shí)的，給予舉報(bào)人一定的獎勵。（3）定期對采購工作進(jìn)行審計(jì)，審計(jì)結(jié)果作為評價(jià)采購部門和相關(guān)人員工作績效的重要依據(jù)。2.獎勵機(jī)制（1）對于在采購工作中表現(xiàn)突出的員工，如通過創(chuàng)新采購方式降低采購成本、確保材料質(zhì)量優(yōu)秀、及時(shí)解決采購難題等，給予表彰和獎勵，包括獎金、榮譽(yù)證書、晉升機(jī)會等。（2）對長期合作且表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予優(yōu)先合作、增加采購量、頒發(fā)優(yōu)秀供應(yīng)商證書等獎勵。3.懲罰機(jī)制（1）對于違反采購制度的員工，視情節(jié)輕重給予警告、罰款、降職、辭退等處罰；構(gòu)成犯罪的，依法移送司法機(jī)關(guān)處理。（2）對于違反合同約定的供