國(guó)科大學(xué)生檔案管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)國(guó)科大學(xué)生檔案管理，確保學(xué)生檔案的真實(shí)、完整、安全和有效利用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和教育行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于國(guó)科大在校學(xué)生檔案的管理，包括檔案的收集、整理、保管、查閱、轉(zhuǎn)遞等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映學(xué)生的學(xué)習(xí)、生活和成長(zhǎng)經(jīng)歷。2.完整性原則：確保檔案材料齊全，不遺漏重要信息。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)學(xué)生檔案的隱私，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。二、檔案內(nèi)容（一）學(xué)生基本信息包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、身份證號(hào)、入學(xué)時(shí)間、專業(yè)、學(xué)歷層次等。（二）學(xué)籍材料1.錄取通知書(shū)2.學(xué)籍登記表3.成績(jī)單4.學(xué)位授予決定5.學(xué)籍變動(dòng)記錄（如休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)等）（三）黨團(tuán)組織材料1.入黨申請(qǐng)書(shū)2.入黨志愿書(shū)3.自傳4.政治歷史情況的審查材料5.團(tuán)組織關(guān)系證明（四）獎(jiǎng)懲材料1.各類獎(jiǎng)學(xué)金、助學(xué)金申請(qǐng)及審批材料2.三好學(xué)生、優(yōu)秀學(xué)生干部、優(yōu)秀畢業(yè)生等榮譽(yù)稱號(hào)的審批材料3.違紀(jì)處分決定及相關(guān)材料（五）社會(huì)實(shí)踐與志愿服務(wù)材料1.社會(huì)實(shí)踐報(bào)告2.志愿服務(wù)記錄（六）就業(yè)材料1.就業(yè)推薦表2.就業(yè)協(xié)議書(shū)3.派遣證（七）其他材料1.體檢表2.學(xué)生個(gè)人認(rèn)為有必要?dú)w入檔案的其他材料三、檔案收集（一）收集渠道1.學(xué)生本人提交：學(xué)生應(yīng)按照學(xué)校要求，及時(shí)將個(gè)人相關(guān)材料提交至檔案管理部門(mén)。2.各學(xué)院（系）及相關(guān)部門(mén)移交：學(xué)院（系）及有關(guān)部門(mén)應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)，將涉及學(xué)生的各類材料整理后移交至檔案管理部門(mén)。（二）收集要求1.檔案材料應(yīng)真實(shí)、完整、有效，簽字蓋章齊全。2.材料應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行整理，確保字跡清晰、紙張完好。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)收集情況進(jìn)行檢查和督促，確保檔案材料及時(shí)、準(zhǔn)確收集。四、檔案整理（一）分類原則按照檔案內(nèi)容的性質(zhì)和類別，將學(xué)生檔案分為上述規(guī)定的若干類別，進(jìn)行分類整理。（二）整理方法1.排序：按照檔案材料的形成時(shí)間或重要程度進(jìn)行排序。2.編目：對(duì)每一份檔案材料進(jìn)行編號(hào)，并編制目錄，注明材料名稱、日期、來(lái)源等信息。3.裝訂：將整理好的檔案材料按照順序進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。（三）整理要求1.整理工作應(yīng)在檔案收集齊全后及時(shí)進(jìn)行，保證檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.整理過(guò)程中應(yīng)注意保護(hù)檔案材料的原始風(fēng)貌，不得擅自涂改、偽造或銷毀檔案材料。五、檔案保管（一）保管機(jī)構(gòu)學(xué)校設(shè)立專門(mén)的檔案管理部門(mén)，負(fù)責(zé)學(xué)生檔案的集中保管。檔案管理部門(mén)應(yīng)具備必要的保管條件，確保檔案安全。（二）保管環(huán)境1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。2.庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)配備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，確保檔案安全。（三）保管期限學(xué)生檔案自學(xué)生畢業(yè)之日起，在學(xué)校保管一定期限，具體保管期限按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。保管期滿后，按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。（四）檔案清查檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行清查，核對(duì)檔案數(shù)量、內(nèi)容等，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。六、檔案查閱（一）查閱權(quán)限1.學(xué)生本人有權(quán)查閱自己的檔案。2.因工作需要，學(xué)校內(nèi)部有關(guān)部門(mén)和人員在履行相關(guān)手續(xù)后，可以查閱學(xué)生檔案。3.司法機(jī)關(guān)、其他企事業(yè)單位等因工作需要查閱學(xué)生檔案的，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）查閱程序1.查閱人應(yīng)填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、檔案內(nèi)容等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在單位或部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門(mén)審核。3.檔案管理部門(mén)審核通過(guò)后，安排專人負(fù)責(zé)查閱，并在指定地點(diǎn)進(jìn)行。查閱人不得擅自將檔案帶出指定地點(diǎn)。4.查閱人應(yīng)在查閱登記表上簽字，注明查閱日期、查閱內(nèi)容等信息。查閱結(jié)束后，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還原位。（三）查閱要求1.查閱人應(yīng)遵守檔案管理規(guī)定，愛(ài)護(hù)檔案材料，不得擅自涂改、抽取、撤換或損壞檔案。2.未經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，查閱人不得對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行拍照、復(fù)印或傳播。七、檔案轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞原因1.學(xué)生畢業(yè)就業(yè)，檔案需轉(zhuǎn)至就業(yè)單位或人才交流機(jī)構(gòu)。2.學(xué)生升學(xué)，檔案需轉(zhuǎn)至錄取學(xué)校。3.其他因工作或?qū)W習(xí)需要，檔案需轉(zhuǎn)至其他單位或機(jī)構(gòu)。（二）轉(zhuǎn)遞程序1.檔案管理部門(mén)根據(jù)轉(zhuǎn)遞原因，開(kāi)具檔案轉(zhuǎn)遞通知單。2.檔案管理人員按照通知單要求，將學(xué)生檔案進(jìn)行密封，并在封口處加蓋騎縫章。3.通過(guò)機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿〉确绞?，將檔案安全轉(zhuǎn)遞至接收單位。4.檔案轉(zhuǎn)遞后，檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)與接收單位聯(lián)系，確認(rèn)檔案是否安全送達(dá)，并做好轉(zhuǎn)遞記錄。（三）轉(zhuǎn)遞要求1.檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定辦理，確保檔案的安全和及時(shí)送達(dá)。2.轉(zhuǎn)遞檔案時(shí)，應(yīng)附上檔案轉(zhuǎn)遞通知單及相關(guān)材料清單，以便接收單位核對(duì)檔案內(nèi)容。3.接收單位如發(fā)現(xiàn)檔案有問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與檔案管理部門(mén)聯(lián)系，協(xié)商解決辦法。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立國(guó)科大學(xué)生檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和服務(wù)水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案信息錄入：將學(xué)生檔案中的各類信息進(jìn)行數(shù)字化錄入，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案信息檢索：通過(guò)信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的快速檢索和查詢。3.檔案信息利用：提供檔案信息在線查閱、下載等服務(wù)，方便學(xué)校內(nèi)部有關(guān)部門(mén)和人員以及學(xué)生本人使用。4.檔案信息安全管理：采取必要的安全措施，保障檔案信息的安全，防止信息泄露和篡改。（三）信息化管理要求1.檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)信息安全標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。2.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握信息化管理系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。3.定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，保證系統(tǒng)的穩(wěn)定性和可靠性。九、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)學(xué)校學(xué)生檔案管理工作，制定檔案管理工作計(jì)劃和規(guī)章制度。2.組織檔案管理人員開(kāi)展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。3.協(xié)調(diào)學(xué)校內(nèi)部各部門(mén)之間的檔案管理工作，確保檔案管理工作順利進(jìn)行。4.定期向上級(jí)主管部門(mén)匯報(bào)檔案管理工作情況，接受監(jiān)督檢查。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)學(xué)生檔案的收集、整理、保管、查閱、轉(zhuǎn)遞等具體工作。2.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，確保檔案的真實(shí)、完整、安全。3.及時(shí)更新檔案信息化管理系統(tǒng)中的信息，保證檔案信息的準(zhǔn)確性和時(shí)效性。4.為學(xué)校內(nèi)部有關(guān)部門(mén)和人員以及學(xué)生本人提供檔案查閱、咨詢等服務(wù)。5.完成檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人交辦的其他工作任務(wù)。十、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體學(xué)校設(shè)立檔案管理監(jiān)督檢查小組，負(fù)責(zé)對(duì)學(xué)生檔案管理工作進(jìn)行定期或不定期的監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理規(guī)章制度的執(zhí)行情況。2.檔案收集、整理、保管、查閱、轉(zhuǎn)遞等工作的規(guī)范程度。3.檔案信息化管理系統(tǒng)的運(yùn)行情況。4.檔案管理人員的工作紀(jì)律和服務(wù)質(zhì)量。（三）監(jiān)督檢查結(jié)果處理1.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，監(jiān)督檢查小組應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，要求檔案管理部門(mén)限期整改。2.對(duì)違反檔案管理規(guī)定的單位和個(gè)人，學(xué)校將視情節(jié)輕重，給予相應(yīng)的紀(jì)律處分。3.