建筑公司合約部管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)建筑公司合約部的管理，規(guī)范合約部工作流程，提高合約管理水平，有效控制成本，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，保障公司合法權(quán)益，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于建筑公司合約部及與合約管理相關(guān)的各部門和人員。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合約管理工作必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及公司的各項(xiàng)規(guī)章制度。2.公平公正原則：在合同簽訂、履行過程中，應(yīng)遵循公平、公正的原則，維護(hù)公司的合法權(quán)益。3.風(fēng)險(xiǎn)防控原則：強(qiáng)化合同風(fēng)險(xiǎn)意識，對合同簽訂、履行、變更、終止等各環(huán)節(jié)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識別、評估和防控。4.精細(xì)化管理原則：注重合同管理的細(xì)節(jié)，提高合同管理的準(zhǔn)確性和效率。二、合約部職責(zé)（一）合同起草與審核1.根據(jù)項(xiàng)目需求，負(fù)責(zé)起草各類合同文本，確保合同條款清晰、準(zhǔn)確、完整，符合法律法規(guī)和公司要求。2.對業(yè)務(wù)部門提交的合同初稿進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查合同主體資格、條款合法性、權(quán)利義務(wù)對等性、風(fēng)險(xiǎn)防范措施等，提出修改意見和建議。（二）合同談判與簽訂1.參與重要合同的談判工作，協(xié)助業(yè)務(wù)部門制定談判策略，維護(hù)公司利益。2.負(fù)責(zé)合同的簽訂工作，確保合同簽訂程序合規(guī)，合同文本加蓋公司有效印章。（三）合同履行跟蹤與監(jiān)督1.建立合同履行臺賬，對合同履行情況進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤，及時(shí)掌握合同執(zhí)行進(jìn)度。2.監(jiān)督業(yè)務(wù)部門按照合同約定履行義務(wù)，協(xié)調(diào)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題，對可能影響合同履行的重大事項(xiàng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。（四）合同變更與終止管理1.對合同變更事項(xiàng)進(jìn)行審核，評估變更對公司利益的影響，辦理相關(guān)變更手續(xù)。2.負(fù)責(zé)合同終止的審核和相關(guān)手續(xù)辦理，確保合同終止合法合規(guī)。（五）合同檔案管理1.負(fù)責(zé)合同文件的收集、整理、歸檔和保管，確保合同檔案的完整性和安全性。2.按照公司檔案管理規(guī)定，對合同檔案進(jìn)行分類存放，便于查詢和使用。（六）成本控制與結(jié)算管理1.參與項(xiàng)目成本預(yù)算編制，對合同價(jià)款進(jìn)行審核，確保合同價(jià)格合理。2.負(fù)責(zé)項(xiàng)目結(jié)算工作，審核結(jié)算資料，與業(yè)主或相關(guān)方進(jìn)行結(jié)算談判，爭取有利的結(jié)算結(jié)果。（七）法律事務(wù)處理1.負(fù)責(zé)處理與合同相關(guān)的法律事務(wù)，解答合同法律問題，提供法律意見和建議。2.參與合同糾紛的處理，協(xié)助公司聘請律師進(jìn)行訴訟或仲裁活動(dòng)，維護(hù)公司合法權(quán)益。三、合同管理流程（一）合同立項(xiàng)1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)項(xiàng)目需求，填寫《合同立項(xiàng)申請表》，詳細(xì)說明合同項(xiàng)目名稱、內(nèi)容、金額、履行期限等信息，并提交相關(guān)背景資料。2.合約部對業(yè)務(wù)部門提交的《合同立項(xiàng)申請表》進(jìn)行審核，審核通過后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）合同起草1.合約部根據(jù)合同立項(xiàng)審批意見，安排專人起草合同文本。合同文本應(yīng)參照公司標(biāo)準(zhǔn)合同模板，并結(jié)合項(xiàng)目實(shí)際情況進(jìn)行修改和完善。2.在起草合同過程中，應(yīng)充分考慮合同的合法性、完整性、準(zhǔn)確性和可操作性，明確雙方的權(quán)利義務(wù)和違約責(zé)任。（三）合同審核1.合同起草完成后，由合約部負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，重點(diǎn)審查合同條款是否符合法律法規(guī)和公司要求，合同內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確，風(fēng)險(xiǎn)防范措施是否有效等。2.初審?fù)ㄟ^后，將合同文本提交給法務(wù)部門進(jìn)行法律審核。法務(wù)部門應(yīng)從法律角度對合同進(jìn)行審查，提出法律意見和建議。3.根據(jù)法務(wù)部門的審核意見，合約部對合同文本進(jìn)行修改完善后，提交給相關(guān)業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等進(jìn)行會簽。各部門應(yīng)從各自專業(yè)角度對合同進(jìn)行審核，提出意見和建議。4.合約部匯總各部門的會簽意見，對合同文本進(jìn)行再次修改后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）合同簽訂1.合同經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，由合約部負(fù)責(zé)與對方當(dāng)事人簽訂合同。簽訂合同前，應(yīng)確保對方當(dāng)事人具有合法的主體資格和履約能力。2.合同簽訂應(yīng)使用公司統(tǒng)一印制的合同文本，并加蓋公司合同專用章或法定代表人印章。合同簽訂過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照合同審批意見執(zhí)行，不得擅自變更合同條款。3.合同簽訂后，合約部應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給相關(guān)業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等，并做好合同交底工作。（五）合同履行跟蹤與監(jiān)督1.合約部建立合同履行臺賬，對合同履行情況進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤記錄。臺賬應(yīng)包括合同名稱、合同編號、簽訂日期、履行期限、履行進(jìn)度、付款情況、存在問題及處理措施等信息。2.定期對合同履行情況進(jìn)行檢查和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)合同履行過程中存在的問題，并采取有效措施加以解決。對可能影響合同履行的重大事項(xiàng)，應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。3.監(jiān)督業(yè)務(wù)部門按照合同約定履行義務(wù)，協(xié)調(diào)解決合同履行過程中出現(xiàn)的爭議和糾紛。如發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)部門有違約行為，應(yīng)及時(shí)督促其整改，并按照合同約定追究其違約責(zé)任。（六）合同變更與終止1.合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同條款，業(yè)務(wù)部門應(yīng)填寫《合同變更申請表》，詳細(xì)說明變更原因、變更內(nèi)容等信息，并提交相關(guān)證明材料。2.合約部對業(yè)務(wù)部門提交的《合同變更申請表》進(jìn)行審核，審核通過后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可辦理合同變更手續(xù)。3.合同履行完畢或因其他原因需要終止合同的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)填寫《合同終止申請表》，詳細(xì)說明終止原因、終止時(shí)間等信息，并提交相關(guān)證明材料。4.合約部對業(yè)務(wù)部門提交的《合同終止申請表》進(jìn)行審核，審核通過后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可辦理合同終止手續(xù)。合同終止后，應(yīng)及時(shí)對合同履行情況進(jìn)行總結(jié)和評價(jià)。（七）合同檔案管理1.合約部負(fù)責(zé)合同文件的收集、整理、歸檔和保管工作。合同文件包括合同文本、合同審批表、合同變更申請表、合同終止申請表、往來函件、補(bǔ)充協(xié)議等相關(guān)資料。2.合同檔案應(yīng)按照項(xiàng)目名稱、合同類別、簽訂時(shí)間等進(jìn)行分類存放，并建立電子檔案和紙質(zhì)檔案。電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，確保檔案的安全性和完整性。3.合同檔案的保管期限應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。在保管期限內(nèi)，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，確保檔案的安全和保密。四、成本控制與結(jié)算管理（一）成本控制1.合約部應(yīng)參與項(xiàng)目成本預(yù)算編制工作，根據(jù)項(xiàng)目特點(diǎn)和合同要求，對合同價(jià)款進(jìn)行審核，確保合同價(jià)格合理。2.在合同簽訂過程中，應(yīng)嚴(yán)格控制合同風(fēng)險(xiǎn)，避免因合同條款不合理導(dǎo)致公司成本增加。對合同中的價(jià)格調(diào)整條款、付款方式條款等應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)審查，確保公司利益得到保障。3.合同履行過程中，應(yīng)密切關(guān)注成本變化情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)成本偏差并采取有效措施進(jìn)行調(diào)整。對因合同變更、索賠等原因?qū)е碌某杀驹黾?，?yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審核和處理。（二）結(jié)算管理1.項(xiàng)目竣工后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)整理結(jié)算資料，并提交給合約部進(jìn)行審核。結(jié)算資料應(yīng)包括工程竣工報(bào)告、工程結(jié)算書、工程量清單、設(shè)計(jì)變更通知、現(xiàn)場簽證單、會議紀(jì)要等相關(guān)文件。2.合約部對業(yè)務(wù)部門提交的結(jié)算資料進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查結(jié)算資料的完整性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性和合法性。對結(jié)算工程量、單價(jià)、費(fèi)用等進(jìn)行詳細(xì)核算，確保結(jié)算金額合理。3.審核通過后，合約部與業(yè)主或相關(guān)方進(jìn)行結(jié)算談判。談判過程中，應(yīng)充分準(zhǔn)備相關(guān)資料，堅(jiān)持原則，維護(hù)公司利益。如談判達(dá)成一致意見，應(yīng)簽訂結(jié)算協(xié)議，并按照協(xié)議約定辦理結(jié)算手續(xù)。4.結(jié)算完成后，合約部應(yīng)及時(shí)對項(xiàng)目成本進(jìn)行核算和分析，總結(jié)成本控制經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為今后的項(xiàng)目管理提供參考。五、法律事務(wù)處理（一）法律咨詢與服務(wù)1.合約部負(fù)責(zé)解答公司各部門在合同簽訂、履行過程中遇到的法律問題，提供法律意見和建議。2.定期組織法律培訓(xùn)，提高公司員工的法律意識和合同管理水平。培訓(xùn)內(nèi)容包括法律法規(guī)解讀、合同風(fēng)險(xiǎn)防范、典型案例分析等。（二）合同糾紛處理1.當(dāng)合同履行過程中發(fā)生糾紛時(shí)，合約部應(yīng)及時(shí)了解糾紛情況，收集相關(guān)證據(jù)，并與業(yè)務(wù)部門共同研究制定解決方案。2.根據(jù)糾紛的具體情況，決定是否聘請律師進(jìn)行訴訟或仲裁活動(dòng)。在聘請律師時(shí)，應(yīng)選擇具有豐富經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)能力的律師事務(wù)所，并簽訂委托代理合同。3.協(xié)助律師開展訴訟或仲裁活動(dòng)，提供相關(guān)資料和證據(jù)，配合律師做好庭審準(zhǔn)備工作。在糾紛處理過程中，應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)進(jìn)展情況，根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)的意見和建議調(diào)整處理策略。六、考核與獎(jiǎng)懲（一）考核指標(biāo)1.合同簽訂的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。2.合同履行情況的跟蹤與監(jiān)督效果。3.合同變更與終止管理的規(guī)范性。4.合同檔案管理的完整性和安全性。5.成本控制與結(jié)算管理的成效。6.法律事務(wù)處理的質(zhì)量和效率。（二）考核方式1.合約部定期對部門員工的工作進(jìn)行自評，填寫《合約部員工工作自評表》。2.公司相關(guān)部門對合約部的工作進(jìn)行互評，填寫《合約部工作互評表》。3.公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)合約部的工作表現(xiàn)和考核指標(biāo)完成情況，對合約部進(jìn)行綜合評價(jià)，填寫《合約部工作綜合評價(jià)表》。（三）獎(jiǎng)懲措施1