erp特征流程管理辦法一、總則（一）目的本管理辦法旨在規(guī)范公司ERP系統(tǒng)的特征流程，確保各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程在ERP系統(tǒng)中高效、準(zhǔn)確地運(yùn)行，提高公司整體運(yùn)營效率，加強(qiáng)內(nèi)部控制，提升管理決策的科學(xué)性和及時性。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有使用ERP系統(tǒng)進(jìn)行業(yè)務(wù)操作和管理的部門及人員。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保ERP系統(tǒng)的使用和流程管理符合要求。2.準(zhǔn)確性原則：保證ERP系統(tǒng)中數(shù)據(jù)錄入、處理和存儲的準(zhǔn)確性，為管理決策提供可靠依據(jù)。3.高效性原則：優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，減少不必要的環(huán)節(jié)和重復(fù)勞動，提高ERP系統(tǒng)的運(yùn)行效率。4.安全性原則：采取有效措施保障ERP系統(tǒng)的信息安全，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改和丟失。（四）ERP系統(tǒng)概述ERP系統(tǒng)是企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)的簡稱，它整合了公司的財務(wù)、采購、銷售、庫存、生產(chǎn)等核心業(yè)務(wù)流程，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)的集中管理和共享。通過ERP系統(tǒng)，各部門能夠?qū)崟r獲取業(yè)務(wù)信息，協(xié)同工作，提高業(yè)務(wù)處理速度和管理水平。二、流程管理職責(zé)（一）ERP項(xiàng)目管理小組1.負(fù)責(zé)ERP系統(tǒng)項(xiàng)目的整體規(guī)劃、實(shí)施和監(jiān)控，確保項(xiàng)目按計(jì)劃推進(jìn)并達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。2.協(xié)調(diào)各部門之間的工作，解決項(xiàng)目實(shí)施過程中出現(xiàn)的問題和矛盾。3.對ERP系統(tǒng)的運(yùn)行效果進(jìn)行評估和持續(xù)改進(jìn)，提出優(yōu)化建議和方案。（二）業(yè)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)流程在ERP系統(tǒng)中的梳理、優(yōu)化和實(shí)施，確保流程的準(zhǔn)確性和完整性。2.按照ERP系統(tǒng)流程要求，規(guī)范本部門員工的操作行為，及時準(zhǔn)確地錄入業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。3.配合ERP項(xiàng)目管理小組進(jìn)行系統(tǒng)測試、培訓(xùn)和上線切換等工作，反饋使用過程中的問題和需求。（三）信息技術(shù)部門1.負(fù)責(zé)ERP系統(tǒng)的技術(shù)維護(hù)和管理，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。2.對ERP系統(tǒng)進(jìn)行日常監(jiān)控，及時處理系統(tǒng)故障和異常情況，保障業(yè)務(wù)不受影響。3.根據(jù)業(yè)務(wù)部門需求，進(jìn)行系統(tǒng)功能的開發(fā)、定制和優(yōu)化，提供技術(shù)支持和培訓(xùn)。（四）財務(wù)部門1.負(fù)責(zé)ERP系統(tǒng)中財務(wù)模塊的設(shè)置、維護(hù)和管理，確保財務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。2.對ERP系統(tǒng)中的財務(wù)流程進(jìn)行審核和監(jiān)督，防范財務(wù)風(fēng)險。3.利用ERP系統(tǒng)提供的財務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行財務(wù)分析和決策支持，為公司財務(wù)管理提供依據(jù)。三、ERP特征流程規(guī)范（一）采購流程1.需求提出：各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，在ERP系統(tǒng)中提交采購申請，詳細(xì)說明采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)到貨時間等信息。2.采購審批：采購申請?zhí)峤缓螅凑展镜膶徟鞒踢M(jìn)行逐級審批。審批通過后，生成采購訂單。3.供應(yīng)商選擇：采購部門根據(jù)采購訂單的要求，在ERP系統(tǒng)中篩選合格的供應(yīng)商，并發(fā)送采購詢價單。供應(yīng)商在系統(tǒng)中回復(fù)報價，采購部門進(jìn)行比價和議價，確定最終供應(yīng)商。4.訂單下達(dá)：與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，并在ERP系統(tǒng)中下達(dá)采購訂單。訂單信息包括采購物品或服務(wù)的詳細(xì)信息、交貨時間、交貨地點(diǎn)、付款方式等。5.到貨驗(yàn)收：貨物到貨前，采購部門通知倉庫準(zhǔn)備驗(yàn)收。到貨后，倉庫根據(jù)采購訂單和送貨單進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后在ERP系統(tǒng)中錄入驗(yàn)收結(jié)果。如驗(yàn)收不合格，采購部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商處理。6.發(fā)票處理：供應(yīng)商開具發(fā)票后，采購部門將發(fā)票信息錄入ERP系統(tǒng)，并與采購訂單、驗(yàn)收單進(jìn)行匹配。財務(wù)部門審核發(fā)票后，進(jìn)行付款操作。（二）銷售流程1.客戶詢價：客戶通過電話、郵件或ERP系統(tǒng)等方式向銷售部門咨詢產(chǎn)品或服務(wù)信息。銷售部門在系統(tǒng)中記錄客戶詢價，并及時回復(fù)客戶。2.報價與合同簽訂：銷售部門根據(jù)客戶需求，在ERP系統(tǒng)中生成銷售報價單。與客戶達(dá)成一致后，簽訂銷售合同。合同內(nèi)容包括產(chǎn)品或服務(wù)的詳細(xì)信息、價格、交貨時間、付款方式等。3.訂單處理：銷售合同簽訂后，銷售部門在ERP系統(tǒng)中下達(dá)銷售訂單。訂單信息自動傳遞到生產(chǎn)、倉庫等相關(guān)部門，以便安排生產(chǎn)和發(fā)貨。4.發(fā)貨與運(yùn)輸：倉庫根據(jù)銷售訂單進(jìn)行備貨，備貨完成后在ERP系統(tǒng)中記錄發(fā)貨信息。物流部門根據(jù)發(fā)貨信息安排運(yùn)輸，并在系統(tǒng)中更新物流狀態(tài)。5.收款管理：財務(wù)部門根據(jù)銷售合同和發(fā)貨情況，在ERP系統(tǒng)中跟蹤客戶收款情況。及時提醒客戶付款，并對逾期未付款的客戶進(jìn)行催收。6.售后服務(wù)：客戶反饋產(chǎn)品或服務(wù)問題后，售后部門在ERP系統(tǒng)中記錄問題，并安排維修或處理。處理結(jié)果及時反饋給客戶，并在系統(tǒng)中進(jìn)行記錄。（三）庫存管理流程1.庫存初始化：在ERP系統(tǒng)上線前，對公司的庫存進(jìn)行全面盤點(diǎn)，將實(shí)際庫存數(shù)量錄入系統(tǒng)，完成庫存初始化工作。2.出入庫管理：采購到貨、生產(chǎn)完工入庫等業(yè)務(wù)發(fā)生時，倉庫管理人員在ERP系統(tǒng)中錄入入庫單，記錄入庫日期、物品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。銷售發(fā)貨、生產(chǎn)領(lǐng)料等業(yè)務(wù)發(fā)生時，錄入出庫單。3.庫存盤點(diǎn)：定期對庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，確保系統(tǒng)庫存數(shù)量與實(shí)際庫存數(shù)量一致。盤點(diǎn)結(jié)果在ERP系統(tǒng)中記錄，如有差異，及時查明原因并進(jìn)行調(diào)整。4.庫存預(yù)警：根據(jù)公司設(shè)定的庫存安全庫存和補(bǔ)貨點(diǎn)，ERP系統(tǒng)自動對庫存進(jìn)行監(jiān)控。當(dāng)庫存低于安全庫存時，系統(tǒng)發(fā)出預(yù)警信息，提醒相關(guān)部門及時補(bǔ)貨。（四）生產(chǎn)管理流程1.生產(chǎn)計(jì)劃制定：根據(jù)銷售訂單和庫存情況，生產(chǎn)部門在ERP系統(tǒng)中制定生產(chǎn)計(jì)劃。生產(chǎn)計(jì)劃包括產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、生產(chǎn)時間、生產(chǎn)車間等信息。2.生產(chǎn)任務(wù)下達(dá)：生產(chǎn)計(jì)劃確定后，生產(chǎn)部門將生產(chǎn)任務(wù)分解到各個車間和工作中心，并在ERP系統(tǒng)中下達(dá)生產(chǎn)任務(wù)單。任務(wù)單詳細(xì)說明生產(chǎn)任務(wù)的要求、工序、工時等信息。3.生產(chǎn)進(jìn)度跟蹤：各車間和工作中心按照生產(chǎn)任務(wù)單進(jìn)行生產(chǎn)，操作人員在ERP系統(tǒng)中實(shí)時記錄生產(chǎn)進(jìn)度。生產(chǎn)部門通過系統(tǒng)監(jiān)控生產(chǎn)進(jìn)度，及時發(fā)現(xiàn)問題并進(jìn)行協(xié)調(diào)解決。4.完工入庫：產(chǎn)品生產(chǎn)完工后，車間檢驗(yàn)合格后辦理入庫手續(xù)，倉庫管理人員在ERP系統(tǒng)中錄入入庫信息。（五）財務(wù)管理流程1.賬務(wù)處理：財務(wù)人員根據(jù)業(yè)務(wù)部門提供的原始憑證，在ERP系統(tǒng)中進(jìn)行賬務(wù)處理。包括記賬、算賬、報賬等工作，確保財務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時性。2.財務(wù)報表生成：ERP系統(tǒng)根據(jù)賬務(wù)處理結(jié)果，自動生成各類財務(wù)報表，如資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等。財務(wù)人員對報表進(jìn)行審核和分析，為公司財務(wù)管理提供決策依據(jù)。3.預(yù)算管理：在ERP系統(tǒng)中制定公司年度預(yù)算計(jì)劃，并將預(yù)算指標(biāo)分解到各部門。財務(wù)部門通過系統(tǒng)監(jiān)控預(yù)算執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)偏差并進(jìn)行預(yù)警和調(diào)整。4.成本核算：ERP系統(tǒng)對生產(chǎn)過程中的各項(xiàng)成本進(jìn)行核算，包括原材料成本、人工成本、制造費(fèi)用等。通過成本核算，為公司成本控制和定價決策提供支持。四、系統(tǒng)操作規(guī)范（一）用戶賬號管理1.信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)為員工創(chuàng)建、修改和刪除ERP系統(tǒng)用戶賬號。員工離職或崗位變動時，及時停用或刪除其賬號。2.用戶賬號應(yīng)設(shè)置強(qiáng)密碼，并定期更換密碼。嚴(yán)禁將賬號和密碼泄露給他人。3.用戶應(yīng)妥善保管自己的賬號和密碼，如發(fā)現(xiàn)賬號被盜用或異常情況，及時通知信息技術(shù)部門。（二）數(shù)據(jù)錄入規(guī)范1.業(yè)務(wù)人員在錄入數(shù)據(jù)時，應(yīng)確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。數(shù)據(jù)錄入前要進(jìn)行認(rèn)真核對，避免錯誤錄入。2.對于必填字段，必須準(zhǔn)確填寫。對于有格式要求的字段，應(yīng)按照規(guī)定格式錄入。3.錄入的數(shù)據(jù)應(yīng)及時保存，確保數(shù)據(jù)的及時性和一致性。（三）系統(tǒng)操作權(quán)限管理1.根據(jù)員工的工作職責(zé)和崗位需求，信息技術(shù)部門在ERP系統(tǒng)中設(shè)置相應(yīng)的操作權(quán)限。權(quán)限設(shè)置應(yīng)遵循最小化原則，確保員工只能訪問和操作其工作所需的功能和數(shù)據(jù)。2.定期對員工的操作權(quán)限進(jìn)行審核和調(diào)整，確保權(quán)限與工作職責(zé)相符。如員工崗位變動，及時調(diào)整其操作權(quán)限。3.嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)的人員訪問和操作ERP系統(tǒng)。對于涉及敏感數(shù)據(jù)和重要業(yè)務(wù)流程的操作，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的權(quán)限審批。（四）系統(tǒng)維護(hù)與升級1.信息技術(shù)部門定期對ERP系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，包括系統(tǒng)備份、數(shù)據(jù)清理、性能優(yōu)化等工作，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。2.關(guān)注ERP系統(tǒng)供應(yīng)商發(fā)布的軟件更新和升級信息，及時進(jìn)行系統(tǒng)升級。在升級前，要進(jìn)行充分的測試，確保升級后系統(tǒng)的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)的安全。3.系統(tǒng)維護(hù)和升級過程中，要做好記錄和備份工作，以便在出現(xiàn)問題時能夠及時恢復(fù)數(shù)據(jù)和系統(tǒng)。五、數(shù)據(jù)管理與安全（一）數(shù)據(jù)備份1.信息技術(shù)部門制定數(shù)據(jù)備份策略，定期對ERP系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。2.備份數(shù)據(jù)的頻率應(yīng)根據(jù)數(shù)據(jù)的重要性和變化情況確定，重要數(shù)據(jù)應(yīng)每天備份，一般數(shù)據(jù)可每周或每月備份。3.定期對備份數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查和恢復(fù)測試，確保備份數(shù)據(jù)的可用性。如發(fā)現(xiàn)備份數(shù)據(jù)損壞或丟失，及時進(jìn)行處理。（二）數(shù)據(jù)安全防護(hù)1.采取防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等技術(shù)手段，防止外部非法網(wǎng)絡(luò)訪問ERP系統(tǒng)。2.對ERP系統(tǒng)的服務(wù)器和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備進(jìn)行安全配置，設(shè)置訪問權(quán)限和密碼，防止內(nèi)部人員非法操作。3.安裝防病毒軟件，定期對系統(tǒng)進(jìn)行病毒掃描和查殺，防止病毒入侵系統(tǒng)。4.對敏感數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中的安全性。（三）數(shù)據(jù)使用與共享1.嚴(yán)格控制數(shù)據(jù)的使用范圍，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和使用ERP系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)。2.如需共享數(shù)據(jù)，應(yīng)按照公司規(guī)定的流程進(jìn)行審批，并確保數(shù)據(jù)共享的安全性和合法性。3.對數(shù)據(jù)的使用和共享情況進(jìn)行記錄，以便進(jìn)行審計(jì)和追溯。六、培訓(xùn)與支持（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.ERP項(xiàng)目管理小組制定ERP系統(tǒng)培訓(xùn)計(jì)劃，根據(jù)員工的崗位需求和業(yè)務(wù)流程，確定培訓(xùn)內(nèi)容和培訓(xùn)方式。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括ERP系統(tǒng)的基本操作、業(yè)務(wù)流程、系統(tǒng)功能等方面。培訓(xùn)方式可采用集中培訓(xùn)、在線培訓(xùn)、現(xiàn)場指導(dǎo)等多種形式。3.定期組織培訓(xùn)，確保員工能夠熟練掌握ERP系統(tǒng)的使用方法和業(yè)務(wù)流程。新員工入職后應(yīng)及時進(jìn)行ERP系統(tǒng)基礎(chǔ)培訓(xùn)。（二）培訓(xùn)實(shí)施1.培訓(xùn)講師由ERP項(xiàng)目管理小組指定或邀請專業(yè)培訓(xùn)人員擔(dān)任。培訓(xùn)講師應(yīng)具備豐富的ERP系統(tǒng)知識和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。2.在培訓(xùn)過程中，要注重理論與實(shí)踐相結(jié)合，通過實(shí)際案例和操作演示，幫助員工理解和掌握培訓(xùn)內(nèi)容。3.培訓(xùn)結(jié)束后，對員工進(jìn)行考核，考核合格后方可正式使用ERP系統(tǒng)進(jìn)行業(yè)務(wù)操作。（三）技術(shù)支持1.信息技術(shù)部門設(shè)立專門的技術(shù)支持熱線或郵箱，及時解答員工在使用ERP系統(tǒng)過程中遇到的問題。2.對于一般性問題，技術(shù)支持人員應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)給予回復(fù)和解決。對于復(fù)雜問題，應(yīng)及時組織技術(shù)人員進(jìn)行分析和處理，并向員工反饋處理進(jìn)度。3.定期收集員工對ERP系統(tǒng)的意見和建議，及時對系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化和改進(jìn)，提高系統(tǒng)的易用性和穩(wěn)定性。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.成立ERP系統(tǒng)監(jiān)督小組，由公司內(nèi)部審計(jì)、財務(wù)、信息技術(shù)等部門人員組成。監(jiān)督小組定期對ERP系統(tǒng)的運(yùn)行情況、業(yè)務(wù)流程執(zhí)行情況、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性等進(jìn)行檢查和監(jiān)督。2.建立ERP系統(tǒng)運(yùn)行日志，記錄系統(tǒng)操作、數(shù)據(jù)變更、故障處理等情況。監(jiān)督小組通過查看運(yùn)行日志，發(fā)現(xiàn)問題并及時進(jìn)行調(diào)查和處理。3.鼓勵員工對違反ERP系統(tǒng)管理規(guī)定的行為進(jìn)行舉報，監(jiān)督小組對舉報信息進(jìn)行核實(shí)和處理。（二）考核指標(biāo)1.制定ERP系統(tǒng)考核指標(biāo)體系，包括系統(tǒng)操作準(zhǔn)確性、業(yè)務(wù)流程執(zhí)行情況、數(shù)據(jù)質(zhì)量、系統(tǒng)運(yùn)行效率等方面。2.對各部門和員工在ERP系統(tǒng)使用方面的表現(xiàn)進(jìn)行量化考核，考核結(jié)果與績效獎金、晉升等掛鉤。（三