信息化設備停用管理辦法一、總則（一）目的為加強公司信息化設備的停用管理，確保設備資產的安全、完整，規(guī)范設備停用流程，提高設備使用效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內所有信息化設備，包括但不限于計算機、服務器、網絡設備、存儲設備、辦公自動化設備等。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴格遵守國家相關法律法規(guī)以及行業(yè)標準，確保設備停用過程合法合規(guī)。2.資產保護原則：保障信息化設備資產的安全，防止資產流失、損壞或數(shù)據(jù)泄露。3.流程規(guī)范原則：明確設備停用的各個環(huán)節(jié)和操作流程，確保操作有序、規(guī)范。4.高效利用原則：在滿足公司業(yè)務需求的前提下，合理安排設備停用，提高設備資源的利用效率。二、停用申請與審批（一）申請條件1.設備已達到使用年限且無法滿足當前業(yè)務需求。2.設備因技術升級、業(yè)務調整等原因不再使用。3.設備出現(xiàn)嚴重故障，經維修后仍無法正常使用，且維修成本過高。4.其他符合停用條件的情況。（二）申請流程1.使用部門填寫《信息化設備停用申請表》，詳細說明設備名稱、型號、資產編號、購置時間、停用原因、預計停用時間等信息，并由部門負責人簽字確認。2.將申請表提交至公司信息化管理部門。信息化管理部門對申請信息進行初步審核，核實設備資產情況及停用原因的合理性。3.信息化管理部門審核通過后，將申請表連同相關資料提交至公司財務部門。財務部門對設備的資產價值、折舊情況等進行審核，確認是否符合財務規(guī)定。4.財務部門審核通過后，申請表流轉至公司分管領導處進行審批。分管領導根據(jù)公司整體業(yè)務情況及設備使用狀況，做出最終審批決定。（三）審批要求1.各審核環(huán)節(jié)應在收到申請表后的[X]個工作日內完成審核，并明確給出審核意見。2.對于不符合申請條件的，應在審核意見中詳細說明原因，并退回申請表至申請部門。3.審批通過的申請表由信息化管理部門留存一份備案，同時返還申請部門一份作為執(zhí)行依據(jù)。三、停用準備（一）數(shù)據(jù)備份1.在設備停用前，使用部門應負責對設備中的重要數(shù)據(jù)進行備份。備份方式可根據(jù)數(shù)據(jù)類型和重要程度選擇本地備份、外部存儲設備備份或云備份等。2.備份數(shù)據(jù)應進行完整性檢查，確保備份數(shù)據(jù)的準確性和可用性。備份數(shù)據(jù)應存儲在安全可靠的位置，并按照公司數(shù)據(jù)存儲管理規(guī)定進行妥善保管。3.對于涉及公司機密信息的數(shù)據(jù)，備份過程應嚴格遵循公司保密制度，采取加密等安全措施，防止數(shù)據(jù)泄露。（二）設備清理1.使用部門在設備停用前，應對設備進行全面清理。清理內容包括刪除設備中的無關文件、軟件，卸載不必要的應用程序等，以確保設備存儲空間的合理利用和系統(tǒng)運行的流暢性。2.對于存儲有敏感信息的設備，在清理過程中應確保數(shù)據(jù)已被徹底刪除或清除，無法恢復?？刹捎脤I(yè)的數(shù)據(jù)擦除工具進行操作，并進行數(shù)據(jù)擦除驗證。3.對設備外觀進行清潔，檢查設備是否存在損壞情況。如有損壞，應及時記錄并報告信息化管理部門。（三）資產標識1.信息化管理部門在設備停用前，應對設備資產標識進行檢查和更新。如標識損壞或缺失，應及時更換或補充。2.對于停用后需長期保存的設備，應在設備顯著位置標注“停用”標識，并注明停用日期、保管責任人等信息。3.資產標識應采用耐久性好、不易褪色的材料制作，確保標識信息清晰、可識別。四、停用交接（一）交接主體1.使用部門與信息化管理部門之間進行設備停用交接。使用部門負責將停用設備及相關資料移交給信息化管理部門。2.信息化管理部門指定專人作為接收人，負責接收停用設備及資料，并進行詳細的清點和檢查。（二）交接內容1.設備主機及所有附屬設備，包括電源線、數(shù)據(jù)線、適配器等，確保設備齊全、完好。2.設備使用說明書、保修卡、配置文件等相關資料。3.已備份的數(shù)據(jù)存儲介質，并附帶數(shù)據(jù)清單，注明備份數(shù)據(jù)的內容、存儲位置、備份時間等信息。4.《信息化設備停用申請表》及相關審批文件。（三）交接流程1.使用部門提前通知信息化管理部門接收時間和地點，并準備好交接所需的設備和資料。2.雙方在約定時間和地點進行當面交接。接收人按照交接內容清單逐一清點設備和資料，檢查設備外觀及運行狀況，核對數(shù)據(jù)清單與備份數(shù)據(jù)的一致性。3.如發(fā)現(xiàn)設備或資料存在缺失、損壞等問題，交接雙方應及時協(xié)商解決，并在交接清單上注明問題情況及處理結果。4.交接完成后，雙方在《信息化設備停用交接清單》上簽字確認。交接清單一式兩份，雙方各執(zhí)一份留存。五、停用設備保管（一）保管方式1.對于短期內可能復用的停用設備，可由信息化管理部門指定專門的存儲區(qū)域進行集中保管。存儲區(qū)域應具備安全防護設施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設備等，確保設備安全。2.對于長期不再使用且無復用價值的設備，經公司領導批準后，可按照公司資產處置相關規(guī)定進行處理。處理方式包括報廢、出售、捐贈等。（二）保管責任1.信息化管理部門負責停用設備的日常保管工作，指定專人定期對設備進行檢查和維護，確保設備狀態(tài)良好。2.保管人員應建立設備保管臺賬，詳細記錄設備名稱、型號、資產編號、停用時間、保管位置等信息，并定期更新臺賬。3.如因保管不善導致設備損壞、丟失等情況，保管人員應承擔相應責任，并及時報告信息化管理部門，采取措施進行處理。（三）設備維護1.定期對保管的停用設備進行通電檢查，確保設備硬件無損壞，防止因長期閑置導致設備故障。2.對于存儲有數(shù)據(jù)的設備，應定期對備份數(shù)據(jù)進行檢查和驗證，確保數(shù)據(jù)的安全性和可用性。3.根據(jù)設備保管環(huán)境要求，做好防潮、防塵、防蟲等防護措施，延長設備使用壽命。六、停用設備處置（一）處置條件1.設備已超過使用年限，且無法滿足公司任何業(yè)務需求。2.設備因技術淘汰、損壞嚴重等原因，維修成本過高且無維修價值。3.經公司評估，設備不再具有保留價值，符合資產處置規(guī)定。（二）處置流程1.信息化管理部門根據(jù)設備保管情況和公司業(yè)務需求，定期對停用設備進行清查和評估，確定需處置的設備清單。2.填寫《信息化設備處置申請表》，詳細說明設備名稱、型號、資產編號、購置時間、處置原因、預計處置方式等信息，并附上設備現(xiàn)狀說明及評估報告。3.將申請表提交至公司財務部門進行資產核銷審核。財務部門核實設備資產情況及處置申請的合規(guī)性，確認無誤后在申請表上簽字蓋章。4.申請表流轉至公司分管領導處進行審批。分管領導根據(jù)公司資產處置政策和實際情況，做出最終審批決定。5.審批通過后，信息化管理部門按照審批意見組織實施設備處置工作。對于報廢設備，應按照環(huán)保要求進行妥善處理；對于出售或捐贈的設備，應按照公司相關規(guī)定進行交易或捐贈手續(xù)辦理。（三）處置記錄1.信息化管理部門負責對設備處置過程進行詳細記錄，包括處置時間、處置方式、處置價格（如有）、接收單位（如有）等信息。2.處置記錄應形成檔案，與設備購置、使用、停用等相關資料一并妥善保管，以備查閱和審計。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司內部審計部門負責對信息化設備停用管理情況進行監(jiān)督檢查。（二）檢查內容1.設備停用申請與審批流程的執(zhí)行情況，包括申請資料的完整性、審批環(huán)節(jié)的合規(guī)性等。2.停用準備工作的落實情況，如數(shù)據(jù)備份的完整性、設備清理的徹底性等。3.停用交接過程的規(guī)范性，包括交接內容的準確性、交接清單的簽字確認等。4.停用設備保管情況，如保管臺賬的建立、設備維護措施的執(zhí)行等。5.設備處置流程的合規(guī)性，包括處置申請的審批、處置方式的選擇及處置記錄的完整性等。（三）檢查方式1.定期檢查：內部審計部門每年至少組織一次對信息化設備停用管理情況的全面檢查，制定詳細的檢查計劃，明確檢查范圍、內容、方法和時間安排。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對部分設備停用管理環(huán)節(jié)進行不定期抽查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。3.專項檢查：針對設備停用管理中出現(xiàn)的重大問題或風險點，組織專項檢查，深入分析問題原因，提出改進措施和建議。（四）問題整改1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，內部審計部門應及時下達《整改通知書》，明確整改要求和整改期限。2.責任部門應按照整改通知書要求，制定詳細的整改方案，明確整改措施、責任人及時間節(jié)點，并認真組