子公司檔案分級管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司對子公司檔案工作的科學(xué)管理，有效保護(hù)和利用檔案資源，提高檔案管理水平，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所屬各子公司的檔案分級管理工作。（三）基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則。公司對子公司檔案工作進(jìn)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，各子公司負(fù)責(zé)本單位檔案的具體管理，并接受公司檔案管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。2.分類科學(xué)、便于利用原則。根據(jù)子公司檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)分類，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性，便于檔案的查找、利用和保管。3.安全保密原則。嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案安全保密的規(guī)定，采取有效措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的丟失、損壞和泄密。二、檔案分級標(biāo)準(zhǔn)（一）一級檔案1.公司章程、股東協(xié)議、董事會決議等涉及公司重大決策和權(quán)益的文件材料。2.公司年度財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告，審計(jì)報(bào)告，稅務(wù)資料等重要財(cái)務(wù)文件。3.公司重大投資項(xiàng)目、并購重組、資產(chǎn)處置等業(yè)務(wù)活動的相關(guān)文件。4.公司與政府部門、重要客戶簽訂的戰(zhàn)略合作協(xié)議、重大合同等。5.公司知識產(chǎn)權(quán)相關(guān)文件，如專利證書、商標(biāo)注冊文件、著作權(quán)登記證書等。6.公司高級管理人員的任免文件、薪酬待遇等人事檔案材料。7.其他對公司具有重大影響和長期保存價(jià)值的文件材料。（二）二級檔案1.子公司年度工作計(jì)劃、總結(jié)，各類規(guī)章制度、工作流程等。2.子公司財(cái)務(wù)報(bào)表、會計(jì)憑證、賬簿等財(cái)務(wù)檔案。3.子公司生產(chǎn)經(jīng)營活動中的重要業(yè)務(wù)文件，如銷售合同、采購訂單、生產(chǎn)記錄等。4.子公司技術(shù)研發(fā)項(xiàng)目的相關(guān)文件，包括項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、研究成果報(bào)告、技術(shù)文檔等。5.子公司人力資源管理中的員工檔案、培訓(xùn)記錄、績效考核資料等。6.子公司行政管理中的會議紀(jì)要、文件收發(fā)記錄、印章使用記錄等。7.子公司參與的重要項(xiàng)目、活動的相關(guān)文件資料。8.其他具有重要參考價(jià)值和保存期限要求的文件材料。（三）三級檔案1.子公司一般性業(yè)務(wù)文件，如日常工作報(bào)表、普通業(yè)務(wù)函件等。2.子公司部門內(nèi)部的工作安排、通知、簡報(bào)等文件。3.子公司員工的一般性培訓(xùn)資料、學(xué)習(xí)心得等。4.子公司臨時(shí)性活動的相關(guān)文件，如活動方案、照片等。5.其他保存期限較短、參考價(jià)值相對較低的文件材料。三、檔案管理職責(zé)（一）公司檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范，并監(jiān)督指導(dǎo)子公司檔案管理工作。2.負(fù)責(zé)接收、保管公司本部及子公司應(yīng)向公司移交的一級檔案，對一級檔案進(jìn)行整理、編目、鑒定、統(tǒng)計(jì)等工作。3.定期對子公司檔案管理工作進(jìn)行檢查和評估，組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動。4.負(fù)責(zé)開發(fā)利用公司檔案資源，為公司各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)。5.參與公司重大項(xiàng)目、重要活動的檔案管理工作，提供檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)和支持。（二）子公司檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行公司檔案管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范，制定本單位檔案管理實(shí)施細(xì)則，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管本單位的各類檔案，按照檔案分級標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類、編號、裝訂等工作。3.定期對本單位檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案保管期限的調(diào)整意見，對已到保管期限的檔案進(jìn)行處置。4.負(fù)責(zé)本單位檔案的統(tǒng)計(jì)工作，按時(shí)向公司檔案管理部門報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。5.建立健全本單位檔案查閱、借閱制度，為內(nèi)部各部門和人員提供檔案利用服務(wù)，并做好檔案利用登記工作。6.加強(qiáng)對本單位檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。7.配合公司檔案管理部門做好檔案的移交、接收等工作。（三）子公司各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門形成文件材料的收集、整理和歸檔工作，定期向本單位檔案管理部門移交檔案。2.嚴(yán)格執(zhí)行本單位檔案管理制度，在工作中妥善保管和利用檔案，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。3.積極配合本單位檔案管理部門做好檔案管理工作，及時(shí)提供檔案管理所需的相關(guān)信息和資料。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.子公司各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集工作，確保文件材料齊全、完整。2.文件材料形成后，承辦人應(yīng)及時(shí)將辦理完畢、具有保存價(jià)值的文件材料整理歸檔，不得積壓或散失。3.子公司檔案管理部門應(yīng)定期對各部門檔案收集情況進(jìn)行檢查和督促，確保檔案收集工作的順利進(jìn)行。（二）檔案整理1.子公司檔案管理部門應(yīng)按照檔案分級標(biāo)準(zhǔn)和分類方案，對收集到的檔案進(jìn)行分類整理。2.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.對紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行裝訂、編頁、編號、編目等工作，對電子檔案應(yīng)進(jìn)行分類存儲、命名規(guī)范、格式轉(zhuǎn)換等處理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。五、檔案保管（一）保管場所與設(shè)施1.子公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度控制設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲藥品、防盜報(bào)警裝置等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。（二）檔案存儲1.檔案應(yīng)按照分類方案和編號順序進(jìn)行存放，便于查找和管理。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在檔案密集架上，不得隨意堆放；電子檔案應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備中，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.對不同保管期限的檔案應(yīng)進(jìn)行分區(qū)存放，便于檔案的鑒定和處置。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限分為30年、10年。2.檔案保管期限的劃分應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，結(jié)合檔案的重要程度、形成規(guī)律和利用價(jià)值等因素確定。3.子公司檔案管理部門應(yīng)定期對檔案保管期限進(jìn)行鑒定，對已到保管期限的檔案提出處置意見，報(bào)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。六、檔案利用（一）利用原則1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案利用的法律法規(guī)和公司檔案管理制度，確保檔案利用工作的合法、規(guī)范、安全。2.堅(jiān)持“方便利用、服務(wù)大局”的原則，在不影響檔案安全和保密的前提下，為公司各項(xiàng)工作提供及時(shí)、有效的檔案信息服務(wù)。3.對涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等重要檔案的利用，應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，確保檔案信息不被泄露。（二）利用方式1.查閱。因工作需要查閱檔案的，查閱人應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到子公司檔案管理部門查閱。檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱登記工作。2.借閱。因特殊情況需要借閱檔案的，借閱人應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和子公司檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)對借閱檔案進(jìn)行跟蹤管理，確保檔案按時(shí)歸還。3.復(fù)制。因工作需要復(fù)制檔案的，復(fù)制人應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制內(nèi)容、復(fù)制用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到子公司檔案管理部門辦理復(fù)制手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制，并對復(fù)制件進(jìn)行核對、登記，加蓋檔案管理專用章后提供給復(fù)制人。（三）利用登記1.子公司檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用時(shí)間、利用人、利用內(nèi)容、利用方式等。2.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保管，保存期限與檔案保管期限相同，以便日后查閱和統(tǒng)計(jì)分析。七、檔案鑒定與處置（一）鑒定組織1.公司成立檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)對公司本部及子公司檔案鑒定工作進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)。2.子公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)本單位檔案鑒定工作的具體實(shí)施。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.檔案鑒定工作應(yīng)依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，結(jié)合公司實(shí)際情況，從檔案的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性、價(jià)值性等方面進(jìn)行綜合評估。2.對已到保管期限的檔案，應(yīng)重點(diǎn)審查檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值、是否涉及公司重要權(quán)益等因素，確定檔案的存毀。（三）鑒定程序1.子公司檔案管理部門定期對本單位已到保管期限的檔案進(jìn)行清理，編制檔案鑒定清冊，提出初步鑒定意見。2.檔案鑒定工作小組對檔案鑒定清冊進(jìn)行審核，對檔案進(jìn)行逐卷、逐件審查，提出鑒定意見。3.檔案鑒定工作小組將鑒定意見報(bào)子公司領(lǐng)導(dǎo)審批，對確無保存價(jià)值的檔案，經(jīng)批準(zhǔn)后予以銷毀；對仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限，并繼續(xù)進(jìn)行保管。（四）檔案處置1.檔案銷毀應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行，履行審批手續(xù)，填寫《檔案銷毀申請表》，經(jīng)子公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門會同相關(guān)部門共同實(shí)施。2.檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。檔案銷毀過程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，并由監(jiān)銷人員在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。3.對涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等重要檔案的銷毀，應(yīng)采取更加嚴(yán)格的保密措施，防止檔案信息泄露。八、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的子公司檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.推動檔案信息資源的共享與整合，為公司各項(xiàng)工作提供便捷、高效的檔案信息支持。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化。對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲。2.檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)。開發(fā)或選用適合子公司檔案管理需求的信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、處置等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.檔案信息安全保障體系建設(shè)。建立健全檔案信息安全管理制度，采取數(shù)據(jù)加密、訪問控制、備份恢復(fù)等技術(shù)措施，確保檔案信息的安全。（三）實(shí)施步驟1.規(guī)劃階段。制定子公司檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確建設(shè)目標(biāo)、任務(wù)、步驟和保障措施等。2.實(shí)施階段。按照規(guī)劃要求，組織開展檔案數(shù)字化、信息化管理系統(tǒng)建設(shè)等工作，確保各項(xiàng)建設(shè)任務(wù)按時(shí)完成。3.驗(yàn)收階段。對檔案信息化建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行驗(yàn)收，確保系統(tǒng)功能符合要求，數(shù)據(jù)質(zhì)量可靠，安全保障措施有效。4.運(yùn)行維護(hù)階段。建立檔案信息化管理系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)機(jī)制，定期對系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體1.公司檔案管理部門負(fù)責(zé)對子公司檔案管理工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查。2.子公司內(nèi)部審計(jì)部門負(fù)責(zé)對本單位檔案管理工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、處置等環(huán)節(jié)的工作流程和操作規(guī)范。2.檔案管理設(shè)施設(shè)備的配備和使用情況，檔案庫房的安全管理情況。3.檔案信息化建設(shè)情況，包括檔案數(shù)字化進(jìn)度、信息化管理系統(tǒng)的運(yùn)行情況等。4.檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)情況，檔案管理人員的配備和培訓(xùn)情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查。公司檔案管理部門每年對子公司檔案管理工作進(jìn)行一次全面檢查，子公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對本單位檔案管理工作進(jìn)行審計(jì)檢查。2.不定期抽查。公司檔案管理部門根據(jù)工作需要，不定期對子公司檔案管理工作進(jìn)行抽查，重點(diǎn)檢查檔案管理中的薄弱環(huán)節(jié)和突出問題。3.專項(xiàng)檢查。針對檔案管理中的重點(diǎn)工作或重要事項(xiàng)，如