技術(shù)資料管理辦法百度云一、總則（一）目的為了加強公司技術(shù)資料的管理，確保技術(shù)資料的完整性、準確性、保密性和可追溯性，提高公司技術(shù)管理水平，保障公司的合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有涉及技術(shù)資料的部門、項目組及相關(guān)人員，包括但不限于研發(fā)、工程、生產(chǎn)、質(zhì)量、銷售等部門。（三）定義1.技術(shù)資料：指公司在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營等活動中形成的各類文件、資料、數(shù)據(jù)、圖表、報告等，包括但不限于技術(shù)圖紙、工藝文件、操作規(guī)程、技術(shù)標準、測試報告、技術(shù)總結(jié)、項目文檔等。2.受控文件：指需要進行嚴格控制和管理的技術(shù)資料，包括文件編號、版本號、發(fā)放范圍、發(fā)放日期、簽收記錄等信息，以確保其有效性和一致性。3.非受控文件：指不需要進行嚴格控制和管理的技術(shù)資料，如一般性的參考資料、內(nèi)部交流文件等，但仍需進行妥善保管，以備查閱。（四）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司技術(shù)資料實行統(tǒng)一歸口管理，由公司指定的部門負責技術(shù)資料的收集、整理、歸檔、保管、借閱、發(fā)放、銷毀等工作。2.分級負責原則：各部門負責本部門技術(shù)資料的形成、積累、整理和初步審核工作，并按照公司規(guī)定及時將技術(shù)資料提交給歸口管理部門。3.保密原則：嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密制度，確保技術(shù)資料的保密性，防止技術(shù)資料泄露給公司以外的人員。4.動態(tài)管理原則：隨著公司業(yè)務的發(fā)展和技術(shù)的更新，及時對技術(shù)資料進行更新、補充和完善，確保技術(shù)資料的時效性和有效性。二、職責分工（一）歸口管理部門職責1.負責制定和完善公司技術(shù)資料管理辦法，并組織實施。2.負責公司技術(shù)資料的統(tǒng)一收集、整理、歸檔、保管、借閱、發(fā)放、銷毀等工作。3.定期對公司技術(shù)資料進行清查和盤點，確保技術(shù)資料的完整性和準確性。4.負責對各部門技術(shù)資料管理工作進行指導和監(jiān)督，對違反本辦法的行為進行糾正和處理。5.負責公司技術(shù)資料的信息化管理工作，建立技術(shù)資料管理數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)技術(shù)資料的電子化存儲和查詢。（二）各部門職責1.負責本部門技術(shù)資料的形成、積累、整理和初步審核工作，并按照公司規(guī)定及時將技術(shù)資料提交給歸口管理部門。2.負責本部門技術(shù)資料的日常保管和使用，確保技術(shù)資料的安全和完整。3.嚴格遵守公司技術(shù)資料管理辦法，不得擅自復制、傳播、泄露公司技術(shù)資料。4.配合歸口管理部門做好技術(shù)資料的清查、盤點、借閱、發(fā)放、銷毀等工作。（三）項目負責人職責1.負責項目技術(shù)資料的總體策劃和組織協(xié)調(diào)工作，確保項目技術(shù)資料的及時形成和完整歸檔。2.對項目技術(shù)資料的質(zhì)量負責，審核項目技術(shù)資料的準確性和規(guī)范性。3.按照公司規(guī)定及時將項目技術(shù)資料提交給歸口管理部門，并配合歸口管理部門做好項目技術(shù)資料的后續(xù)管理工作。三、技術(shù)資料的分類與編號（一）技術(shù)資料的分類1.產(chǎn)品研發(fā)資料：包括產(chǎn)品設(shè)計圖紙、技術(shù)協(xié)議、研發(fā)計劃、項目總結(jié)報告等。2.工藝技術(shù)資料：包括工藝流程圖、操作規(guī)程、工藝卡片、工裝模具圖紙等。3.質(zhì)量管理資料：包括質(zhì)量標準、檢驗規(guī)范、質(zhì)量檢驗報告、不合格品處理記錄等。4.設(shè)備管理資料：包括設(shè)備臺賬、設(shè)備操作規(guī)程、設(shè)備維護保養(yǎng)記錄、設(shè)備故障維修記錄等。5.安全環(huán)保資料：包括安全操作規(guī)程、環(huán)境監(jiān)測報告、安全事故記錄、環(huán)保設(shè)施運行記錄等。6.其他技術(shù)資料：包括技術(shù)培訓資料、技術(shù)交流資料、技術(shù)情報資料等。（二）技術(shù)資料的編號1.技術(shù)資料編號采用統(tǒng)一的編碼規(guī)則，由字母和數(shù)字組成，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性。2.編號規(guī)則如下：第一位字母表示技術(shù)資料的類別，如“P”表示產(chǎn)品研發(fā)資料，“G”表示工藝技術(shù)資料，“Q”表示質(zhì)量管理資料，“S”表示設(shè)備管理資料，“A”表示安全環(huán)保資料，“O”表示其他技術(shù)資料。第二位字母表示技術(shù)資料的二級分類，如“P1”表示產(chǎn)品設(shè)計圖紙，“P2”表示技術(shù)協(xié)議，“G1”表示工藝流程圖，“G2”表示操作規(guī)程等。后面的數(shù)字表示技術(shù)資料的順序號，按照形成時間先后順序依次編號。3.例如：“P1001”表示產(chǎn)品設(shè)計圖紙中的第一張圖紙；“G2002”表示操作規(guī)程中的第二份操作規(guī)程。四、技術(shù)資料的形成與收集（一）技術(shù)資料的形成1.各部門在開展業(yè)務活動過程中，應按照公司技術(shù)資料管理要求，及時形成各類技術(shù)資料。技術(shù)資料應內(nèi)容完整、數(shù)據(jù)準確、字跡清晰、簽字齊全。2.項目負責人應組織項目組成員制定項目技術(shù)資料的形成計劃，明確技術(shù)資料的種類、內(nèi)容、格式、完成時間等要求，并確保項目技術(shù)資料的形成與項目進度同步。3.技術(shù)資料的形成應遵循科學、規(guī)范、嚴謹?shù)脑瓌t，嚴格按照相關(guān)標準和規(guī)范進行編制。對于涉及國家機密或公司商業(yè)秘密的技術(shù)資料，應按照國家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密制度進行管理。（二）技術(shù)資料的收集1.各部門應指定專人負責本部門技術(shù)資料的收集工作，確保技術(shù)資料的及時收集和完整歸檔。2.項目結(jié)束后，項目負責人應及時組織項目組成員對項目技術(shù)資料進行整理和匯總，形成項目技術(shù)資料檔案，并提交給歸口管理部門。3.對于外來技術(shù)資料，如客戶提供的技術(shù)協(xié)議、圖紙等，接收部門應進行登記，并及時將其提交給歸口管理部門進行統(tǒng)一管理。五、技術(shù)資料的整理與歸檔（一）技術(shù)資料的整理1.歸口管理部門收到各部門提交的技術(shù)資料后，應及時進行整理。整理工作包括資料的分類、編號、排序、裝訂、編目等。2.技術(shù)資料應按照分類和編號順序進行整理，確保資料的系統(tǒng)性和完整性。對于同一類技術(shù)資料，應按照形成時間先后順序進行排列。3.整理后的技術(shù)資料應編制目錄，目錄應包括資料編號、名稱、日期、頁數(shù)等信息，以便于查閱和管理。（二）技術(shù)資料的歸檔1.整理好的技術(shù)資料應及時進行歸檔，歸檔工作應按照公司檔案管理規(guī)定進行。歸檔的技術(shù)資料應裝入檔案盒或檔案袋，并在檔案盒或檔案袋上標明資料編號、名稱、日期等信息。2.技術(shù)資料的歸檔應建立檔案臺賬，詳細記錄檔案的編號、名稱、日期、歸檔時間、保管期限等信息。檔案臺賬應定期進行核對和更新，確保檔案信息的準確性和完整性。3.對于電子技術(shù)資料，應按照公司信息化管理要求進行存儲和管理。電子技術(shù)資料應進行備份，并建立電子檔案目錄，以便于檢索和查詢。六、技術(shù)資料的保管與存儲（一）技術(shù)資料的保管1.歸口管理部門應設(shè)立專門的技術(shù)資料保管室，配備必要的保管設(shè)備和設(shè)施，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保技術(shù)資料的安全和完整。2.技術(shù)資料保管室應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家有關(guān)標準和規(guī)范要求。3.技術(shù)資料應按照類別和保管期限進行分類存放，便于查找和管理。對于重要的技術(shù)資料，應采取加密存儲、異地備份等措施，確保其安全性。（二）技術(shù)資料的存儲1.技術(shù)資料的存儲應采用紙質(zhì)存儲和電子存儲相結(jié)合的方式，確保技術(shù)資料的可追溯性和長期保存。2.紙質(zhì)技術(shù)資料應按照檔案管理要求進行裝訂、編目、裝盒，并在檔案盒上標明資料編號、名稱、日期等信息。紙質(zhì)技術(shù)資料應存放在專門的檔案柜中，按照類別和保管期限進行分類存放。3.電子技術(shù)資料應按照公司信息化管理要求進行存儲和管理。電子技術(shù)資料應進行備份，并建立電子檔案目錄，以便于檢索和查詢。電子技術(shù)資料應存儲在服務器或存儲設(shè)備上，并定期進行維護和更新，確保其安全性和完整性。七、技術(shù)資料的借閱與發(fā)放（一）技術(shù)資料的借閱1.因工作需要借閱技術(shù)資料的人員，應填寫《技術(shù)資料借閱申請表》，注明借閱資料的編號、名稱、借閱時間、借閱用途等信息，并經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交給歸口管理部門。2.歸口管理部門收到《技術(shù)資料借閱申請表》后，應進行審核。對于符合借閱條件的申請，應在申請表上簽字批準，并按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。3.借閱人員應按照規(guī)定的時間和用途使用技術(shù)資料，不得擅自轉(zhuǎn)借、復制、傳播、泄露公司技術(shù)資料。借閱期滿后，應及時歸還技術(shù)資料，并辦理歸還手續(xù)。4.對于涉及國家機密或公司商業(yè)秘密的技術(shù)資料，借閱人員應嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密制度，不得擅自將其帶出公司或提供給無關(guān)人員查閱。（二）技術(shù)資料的發(fā)放1.因工作需要發(fā)放技術(shù)資料的人員，應填寫《技術(shù)資料發(fā)放申請表》，注明發(fā)放資料的編號、名稱、發(fā)放對象、發(fā)放數(shù)量、發(fā)放時間等信息，并經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交給歸口管理部門。2.歸口管理部門收到《技術(shù)資料發(fā)放申請表》后，應進行審核。對于符合發(fā)放條件的申請，應在申請表上簽字批準，并按照規(guī)定辦理發(fā)放手續(xù)。3.發(fā)放人員應按照規(guī)定的發(fā)放對象和數(shù)量發(fā)放技術(shù)資料，并做好發(fā)放記錄。發(fā)放記錄應包括發(fā)放日期、發(fā)放對象、發(fā)放資料編號、名稱、數(shù)量等信息。4.對于受控技術(shù)資料，發(fā)放人員應在資料上加蓋“受控文件”印章，并注明發(fā)放編號、版本號、發(fā)放日期等信息。受控技術(shù)資料的發(fā)放應進行登記，確保發(fā)放范圍的準確性和一致性。八、技術(shù)資料的變更與廢止（一）技術(shù)資料的變更1.技術(shù)資料在使用過程中，如發(fā)現(xiàn)內(nèi)容有誤、需要補充或修改等情況，應及時進行變更。技術(shù)資料的變更應按照公司規(guī)定的程序進行，確保變更后的技術(shù)資料的準確性和有效性。2.技術(shù)資料變更時，變更部門應填寫《技術(shù)資料變更申請表》，注明變更的原因、內(nèi)容、涉及的資料編號、名稱等信息，并經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交給歸口管理部門。3.歸口管理部門收到《技術(shù)資料變更申請表》后，應進行審核。對于符合變更條件的申請，應組織相關(guān)人員對變更內(nèi)容進行評審和驗證，并在申請表上簽字批準。4.變更后的技術(shù)資料應按照原編號規(guī)則進行重新編號，并在資料上加蓋“變更”印章，注明變更日期、變更內(nèi)容等信息。變更后的技術(shù)資料應及時通知相關(guān)部門和人員，并確保其得到有效執(zhí)行。（二）技術(shù)資料的廢止1.技術(shù)資料在使用過程中，如因技術(shù)更新、產(chǎn)品淘汰、業(yè)務調(diào)整等原因不再使用時，應及時進行廢止。技術(shù)資料的廢止應按照公司規(guī)定的程序進行，確保廢止后的技術(shù)資料不再被誤用。2.技術(shù)資料廢止時，廢止部門應填寫《技術(shù)資料廢止申請表》，注明廢止的原因、涉及的資料編號、名稱等信息，并經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交給歸口管理部門。3.歸口管理部門收到《技術(shù)資料廢止申請表》后，應進行審核。對于符合廢止條件的申請，應在申請表上簽字批準，并按照規(guī)定對廢止的技術(shù)資料進行處理。4.廢止的技術(shù)資料應進行標識和隔離，防止其被誤用。對于涉及國家機密或公司商業(yè)秘密的技術(shù)資料，應按照國家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密制度進行銷毀處理。九、技術(shù)資料的保密與安全（一）保密制度1.公司全體員工應嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密制度，保守公司技術(shù)資料的秘密。2.對于涉及國家機密或公司商業(yè)秘密的技術(shù)資料，應按照國家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密制度進行管理，采取加密存儲、限制訪問、專人保管等措施，確保其安全性。3.未經(jīng)公司書面授權(quán)，任何人員不得擅自復制、傳播、泄露公司技術(shù)資料。對于違反保密制度的行為，公司將依法追究其法律責任。（二）安全措施1.歸口管理部門應加強技術(shù)資料保管室的安全管理，配備必要的安全設(shè)備和設(shè)施，如防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、監(jiān)控設(shè)備等，確保技術(shù)資料的安全。2.技術(shù)資料保管室應制定安全管理制度，明確安全責任，加強安全檢查，及時消除安全隱患。3.對于電子技術(shù)資料，應采取加密存儲、備份、防病毒等措施，確保其安全性和完整性。同時，應定期對電子技術(shù)資料進行維護和更新，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。十、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責1.公司成立技術(shù)資料管理監(jiān)督檢查小組，負責對公司技術(shù)資料管理工作進行定期或不定期的監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督檢查小組由歸口管理部門負責人、各部門技術(shù)資料管理人員等組成，負責對技術(shù)資料的形成、收集、整理、歸檔、保管、借閱、發(fā)放、變更、廢止等環(huán)節(jié)進行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.技術(shù)資料管理辦法的執(zhí)行情況，包括各部門技術(shù)資料管理工作的開展情況、技術(shù)資料的形成與收集情況、技術(shù)資料的整理與歸檔情況、技術(shù)資料的保管與存儲情況、技術(shù)資料的借閱與發(fā)放情況、技術(shù)資料的變更與廢止情況等。2.技術(shù)資料的完整性、準確性、規(guī)范性和保密性，包括技術(shù)資料的內(nèi)容是否完整、數(shù)據(jù)是否準確、格式是否規(guī)范、簽字是否齊全、是否存在泄密等情況。3.技術(shù)資料管理工作中存在的問題及改進措施的落實情況，包括對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題是否及時進行整改、整改措施是否有效落實等情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：監(jiān)督檢查小組定期對公司技術(shù)資料管理工作進行全面檢查，檢查周期為每[X]月/季度/半年/年一次。2.不定期抽查：監(jiān)督檢查小組不定期對公司技術(shù)資料管理工作進行抽查，抽查內(nèi)容和范圍根據(jù)實際情況確定。3.專項檢查：針對公司技術(shù)資料管理工作中的重點問題或薄弱環(huán)節(jié)，監(jiān)督檢查小組組織開展專項檢查，確保技術(shù)資料管理工作的規(guī)范和有效。（四）檢查結(jié)果處理1.監(jiān)督檢查小組對檢查結(jié)果應進行詳細記錄，并形成檢查報告。檢查報告應包括檢查時間、檢查人員、檢查內(nèi)容、檢查結(jié)果、存在問題及改進建議等信息