合作社現(xiàn)金采購管理辦法一、總則（一）目的為加強本合作社現(xiàn)金采購管理，規(guī)范采購行為，確保采購活動合法、合規(guī)、透明，提高資金使用效益，保障合作社及社員的利益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本合作社所有使用現(xiàn)金進行采購的活動，包括但不限于生產(chǎn)資料采購、辦公用品采購、設(shè)備采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策，確保采購行為合法合規(guī)。2.規(guī)范性原則：采購流程應規(guī)范、有序，明確各環(huán)節(jié)的職責和操作要求，保證采購工作的標準化和規(guī)范化。3.透明性原則：采購過程應公開透明，接受合作社內(nèi)部監(jiān)督和社員監(jiān)督，確保采購信息真實、準確、完整。4.效益性原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，合理控制采購成本，提高資金使用效益。二、采購預算管理（一）預算編制1.各部門應根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)需求和工作計劃，提前編制年度采購預算。采購預算應明確采購項目、數(shù)量、金額、采購時間等內(nèi)容。2.采購預算編制應結(jié)合市場價格走勢、合作社實際經(jīng)營狀況等因素，進行科學合理的預測和估算，確保預算的準確性和可行性。3.年度采購預算編制完成后，應提交合作社管理層審核。管理層根據(jù)合作社的整體戰(zhàn)略規(guī)劃和財務(wù)狀況，對采購預算進行調(diào)整和審批。（二）預算執(zhí)行1.采購部門應嚴格按照批準的采購預算組織采購活動，不得超預算采購。如因特殊原因需要調(diào)整采購預算，應按照規(guī)定的程序報經(jīng)批準。2.在采購過程中，采購人員應密切關(guān)注市場價格變化，及時調(diào)整采購策略，確保在預算范圍內(nèi)完成采購任務(wù)。3.財務(wù)部門應加強對采購預算執(zhí)行情況的監(jiān)控，定期對采購支出進行統(tǒng)計和分析，及時發(fā)現(xiàn)和解決預算執(zhí)行中存在的問題。三、采購流程管理（一）采購申請1.各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，填寫采購申請表。采購申請表應詳細說明采購項目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預算金額、采購用途等內(nèi)容，并經(jīng)部門負責人簽字確認。2.采購申請表提交至采購部門后，采購部門應進行初步審核。審核內(nèi)容包括采購申請的必要性、合規(guī)性、預算合理性等。如審核通過，采購部門將采購申請表轉(zhuǎn)至采購審批環(huán)節(jié)；如審核不通過，采購部門應及時與申請部門溝通，說明原因，并要求申請部門進行修改或補充。（二）采購審批1.根據(jù)采購金額的大小，采購申請需經(jīng)過不同層級的審批。采購金額較小的，由采購部門負責人審批；采購金額較大的，需提交合作社管理層審批。2.審批人員應認真審核采購申請，對采購項目的必要性、合規(guī)性、預算合理性等進行全面評估，并簽署審批意見。如審批通過，采購申請進入采購實施環(huán)節(jié)；如審批不通過，審批人員應明確指出原因，并要求申請部門重新提交采購申請。（三）供應商選擇1.采購部門應通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商數(shù)據(jù)庫。供應商選擇應遵循公開、公平、公正的原則，優(yōu)先選擇信譽良好、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價格合理的供應商。2.采購人員應根據(jù)采購項目的要求，從供應商數(shù)據(jù)庫中篩選出合適的供應商，并向其發(fā)出詢價函或招標邀請書。詢價函或招標邀請書應明確采購項目的規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間、交貨地點、付款方式等內(nèi)容。3.供應商應在規(guī)定的時間內(nèi)回復詢價函或投標文件。采購人員應對供應商的報價和投標文件進行認真評審，綜合考慮供應商的產(chǎn)品質(zhì)量、價格、信譽、售后服務(wù)等因素，選擇最優(yōu)的供應商。（四）采購合同簽訂1.確定供應商后，采購部門應與供應商簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購項目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標準、付款方式、違約責任等內(nèi)容。2.采購合同簽訂前，應提交合作社法務(wù)部門或法律顧問進行審核。法務(wù)部門或法律顧問應對采購合同的合法性、合規(guī)性、完整性等進行審查，并提出修改意見。采購部門應根據(jù)審核意見對采購合同進行修改和完善，確保采購合同合法有效。3.采購合同簽訂后，雙方應嚴格按照合同約定履行各自的義務(wù)。采購部門應跟蹤合同執(zhí)行情況，及時協(xié)調(diào)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。（五）現(xiàn)金采購1.采購合同簽訂后，如符合現(xiàn)金采購條件，采購人員應按照合同約定的金額和付款方式，辦理現(xiàn)金采購手續(xù)。現(xiàn)金采購應嚴格遵守國家現(xiàn)金管理規(guī)定，確保現(xiàn)金使用安全、合規(guī)。2.采購人員應填寫現(xiàn)金支出審批單，詳細說明采購項目名稱、金額、付款對象、付款原因等內(nèi)容，并附上采購合同、發(fā)票等相關(guān)憑證?，F(xiàn)金支出審批單經(jīng)采購部門負責人、財務(wù)部門負責人、合作社管理層審批后，方可辦理現(xiàn)金支付手續(xù)。3.財務(wù)部門應按照審批后的現(xiàn)金支出審批單，開具現(xiàn)金支票或提取現(xiàn)金，并將現(xiàn)金支付給供應商。在現(xiàn)金支付過程中，財務(wù)人員應嚴格遵守現(xiàn)金管理規(guī)定，確保現(xiàn)金支付安全、準確。（六）驗收入庫1.采購的物資到貨后，采購部門應及時通知驗收部門進行驗收。驗收部門應按照采購合同和相關(guān)標準，對物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格型號等進行認真驗收。2.驗收合格的物資，驗收人員應填寫驗收單，并簽字確認。驗收單應包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量狀況、驗收日期等內(nèi)容。驗收不合格的物資，驗收人員應及時通知采購部門與供應商協(xié)商解決。3.物資驗收合格后，采購部門應及時辦理入庫手續(xù)。倉庫管理人員應根據(jù)驗收單，對物資進行入庫登記，并妥善保管。四、采購風險管理（一）風險識別1.采購部門應定期對采購活動進行風險識別，分析可能存在的風險因素，如市場價格波動風險、供應商違約風險、質(zhì)量風險、付款風險等。2.在風險識別過程中，采購人員應結(jié)合采購項目的特點、市場環(huán)境、供應商情況等因素，全面評估風險發(fā)生的可能性和影響程度。（二）風險評估1.根據(jù)風險識別的結(jié)果，采購部門應組織相關(guān)人員對風險進行評估。風險評估可采用定性評估和定量評估相結(jié)合的方法，確定風險的等級和優(yōu)先級。2.對于高風險的采購項目，采購部門應制定專項風險管理措施，加強風險監(jiān)控和應對。（三）風險應對1.針對不同類型的風險，采購部門應采取相應的風險應對措施。如對于市場價格波動風險，可通過簽訂價格調(diào)整條款、套期保值等方式進行應對；對于供應商違約風險，可要求供應商提供擔保、增加供應商數(shù)量等方式進行防范；對于質(zhì)量風險，可加強驗收環(huán)節(jié)管理、建立質(zhì)量追溯機制等方式進行控制；對于付款風險，可嚴格審核付款憑證、控制付款進度等方式進行防范。2.在風險應對過程中，采購部門應及時跟蹤風險應對措施的執(zhí)行情況，評估風險應對效果，并根據(jù)實際情況對風險應對措施進行調(diào)整和完善。五、監(jiān)督與審計（一）內(nèi)部監(jiān)督1.合作社應建立健全內(nèi)部監(jiān)督機制，加強對采購活動的全過程監(jiān)督。內(nèi)部監(jiān)督部門應定期對采購項目進行檢查，重點檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂和履行情況、采購資金的使用情況等。2.內(nèi)部監(jiān)督部門在檢查過程中發(fā)現(xiàn)問題的，應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。對違反采購管理規(guī)定的行為，應按照合作社的相關(guān)規(guī)定進行嚴肅處理。（二）社員監(jiān)督1.合作社應充分發(fā)揮社員的監(jiān)督作用，定期向社員公開采購信息，包括采購項目名稱、采購金額、供應商名稱、采購結(jié)果等內(nèi)容，接受社員的監(jiān)督。2.社員對采購活動有異議的，可向合作社管理層或內(nèi)部監(jiān)督部門提出投訴和建議。合作社應及時受理社員的投訴和建議，并將處理結(jié)果反饋給社員。（三）審計監(jiān)督1.合作社應定期對采購活動進行審計，審計內(nèi)容包括采購預算執(zhí)行情況、采購流程合規(guī)性、采購合同管理、采購資金使用效益等。2.審計部門應根據(jù)審計結(jié)果，出具審計報告，提出審計意見和建議。對于審計發(fā)現(xiàn)的問題，采購部門應及時進行整改，并將整改情況書面報告審計部門。六、信息管理（一）采購檔案管理1.采購部門應建立健全采購檔案管理制度，對采購活動中形成的各類文件、資料進行分類整理、歸檔保存。采購檔案應包括采購申請表、采購合同、發(fā)票、驗收單、付款憑證等相關(guān)資料。2.采購檔案的保存期限應符合國家法律法規(guī)和合作社相關(guān)規(guī)定的要求。采購檔案應妥善保管，防止丟失、損壞和泄露。（二）采購信息統(tǒng)計與分析1.采購部門應定期對采購信息進行統(tǒng)計和分析，包括采購項目