門店物料應(yīng)用管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司門店物料的應(yīng)用管理，規(guī)范物料的采購(gòu)、存儲(chǔ)、使用及核銷流程，確保物料的合理使用和有效控制，提高門店運(yùn)營(yíng)效率，降低成本，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司旗下所有門店的物料應(yīng)用管理。（三）基本原則1.合規(guī)性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保物料應(yīng)用管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.合理性原則根據(jù)門店實(shí)際運(yùn)營(yíng)需求，合理規(guī)劃物料采購(gòu)量和使用量，避免浪費(fèi)和積壓。3.準(zhǔn)確性原則物料的采購(gòu)、存儲(chǔ)、使用及核銷等環(huán)節(jié)記錄準(zhǔn)確無(wú)誤，保證數(shù)據(jù)的真實(shí)性和可靠性。4.責(zé)任明確原則明確各部門及人員在物料應(yīng)用管理中的職責(zé)，做到責(zé)任到人，便于監(jiān)督和考核。二、職責(zé)分工（一）采購(gòu)部門1.根據(jù)門店銷售計(jì)劃、庫(kù)存狀況及物料需求預(yù)測(cè)，制定合理的物料采購(gòu)計(jì)劃。2.選擇合格的供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，確保所采購(gòu)物料的質(zhì)量和供應(yīng)穩(wěn)定性。3.負(fù)責(zé)物料采購(gòu)合同的簽訂、執(zhí)行及跟蹤，及時(shí)處理采購(gòu)過(guò)程中的相關(guān)問(wèn)題。4.定期分析采購(gòu)成本，尋找降低采購(gòu)成本的途徑和方法。（二）倉(cāng)儲(chǔ)部門1.負(fù)責(zé)物料的驗(yàn)收入庫(kù)工作，核對(duì)物料的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等與采購(gòu)合同或送貨單是否一致，對(duì)不合格物料及時(shí)反饋給采購(gòu)部門處理。2.按照規(guī)定的存儲(chǔ)條件和方式，對(duì)物料進(jìn)行分類存放，確保物料的安全存儲(chǔ)，防止損壞、變質(zhì)等情況發(fā)生。3.建立物料庫(kù)存臺(tái)賬，定期盤點(diǎn)庫(kù)存，保證賬實(shí)相符，并及時(shí)向相關(guān)部門提供庫(kù)存信息。4.根據(jù)門店需求，負(fù)責(zé)物料的發(fā)放工作，嚴(yán)格執(zhí)行物料發(fā)放審批制度，確保物料發(fā)放的準(zhǔn)確性和合理性。（三）門店運(yùn)營(yíng)部門1.根據(jù)門店實(shí)際經(jīng)營(yíng)情況，準(zhǔn)確提出物料需求申請(qǐng)，包括物料的種類、規(guī)格、數(shù)量等。2.負(fù)責(zé)門店物料的日常使用管理，監(jiān)督員工正確使用物料，避免浪費(fèi)和違規(guī)使用。3.定期對(duì)門店物料使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，評(píng)估物料使用效果，提出改進(jìn)建議。4.配合倉(cāng)儲(chǔ)部門進(jìn)行物料盤點(diǎn)工作，核實(shí)物料實(shí)際使用量。（四）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核物料采購(gòu)計(jì)劃及相關(guān)費(fèi)用預(yù)算，監(jiān)督采購(gòu)資金的合理使用。2.對(duì)物料采購(gòu)、存儲(chǔ)、使用等環(huán)節(jié)的費(fèi)用進(jìn)行核算和賬務(wù)處理，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確記錄。3.定期對(duì)物料成本進(jìn)行分析，為公司成本控制提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持。4.參與物料盤點(diǎn)工作，對(duì)盤點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行審核和監(jiān)督。（五）質(zhì)量管理部門（如有）1.制定物料質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和流程，對(duì)采購(gòu)的物料進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，確保物料符合質(zhì)量要求。2.對(duì)物料在存儲(chǔ)和使用過(guò)程中的質(zhì)量狀況進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理質(zhì)量問(wèn)題。3.分析質(zhì)量問(wèn)題產(chǎn)生的原因，提出改進(jìn)措施，防止類似問(wèn)題再次發(fā)生。三、物料采購(gòu)管理（一）采購(gòu)計(jì)劃制定1.門店運(yùn)營(yíng)部門應(yīng)每月末根據(jù)下月銷售計(jì)劃、促銷活動(dòng)安排及當(dāng)前物料庫(kù)存情況，填寫《門店物料需求申請(qǐng)表》，詳細(xì)列出所需物料的種類、規(guī)格、預(yù)計(jì)數(shù)量等信息，并提交給上級(jí)主管審核。2.上級(jí)主管對(duì)《門店物料需求申請(qǐng)表》進(jìn)行審核后，將其傳遞給采購(gòu)部門。采購(gòu)部門結(jié)合歷史采購(gòu)數(shù)據(jù)、市場(chǎng)動(dòng)態(tài)及供應(yīng)商供應(yīng)能力等因素，綜合考慮后制定月度物料采購(gòu)計(jì)劃。3.月度物料采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間、采購(gòu)預(yù)算等內(nèi)容，并經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.采購(gòu)部門應(yīng)建立合格供應(yīng)商名錄，對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期等方面進(jìn)行綜合評(píng)估。2.新增供應(yīng)商時(shí)，采購(gòu)部門需對(duì)其進(jìn)行實(shí)地考察或要求提供相關(guān)資質(zhì)證明文件，確保其具備合法經(jīng)營(yíng)資格和良好的供應(yīng)能力。經(jīng)評(píng)估合格的供應(yīng)商納入合格供應(yīng)商名錄，并簽訂合作協(xié)議。3.定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核，考核內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)、價(jià)格變動(dòng)等方面。根據(jù)考核結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于不合格的供應(yīng)商及時(shí)進(jìn)行淘汰或整改。（三）采購(gòu)合同簽訂1.采購(gòu)部門根據(jù)審批后的采購(gòu)計(jì)劃，與選定的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。2.采購(gòu)合同簽訂前，必須由公司法務(wù)部門或法律顧問(wèn)進(jìn)行審核，確保合同條款符合法律法規(guī)要求，避免法律風(fēng)險(xiǎn)。3.采購(gòu)合同簽訂后，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，如倉(cāng)儲(chǔ)部門、財(cái)務(wù)部門等，以便各部門做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作。（四）采購(gòu)執(zhí)行與跟蹤1.采購(gòu)部門按照采購(gòu)合同約定的交貨期，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，跟蹤物料的生產(chǎn)進(jìn)度和運(yùn)輸情況，確保物料按時(shí)、按質(zhì)、按量到貨。2.對(duì)于重要物料或采購(gòu)金額較大的訂單，采購(gòu)部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)跟蹤，及時(shí)解決采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，如供應(yīng)商交貨延遲、產(chǎn)品質(zhì)量不合格等。3.物料到貨前，采購(gòu)部門應(yīng)提前通知倉(cāng)儲(chǔ)部門做好收貨準(zhǔn)備工作。物料到貨時(shí)，倉(cāng)儲(chǔ)部門應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行驗(yàn)收，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門與供應(yīng)商協(xié)商解決。四、物料存儲(chǔ)管理（一）倉(cāng)庫(kù)規(guī)劃與布局1.根據(jù)物料的種類、特性、存儲(chǔ)要求等因素，對(duì)倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行合理規(guī)劃和布局，劃分不同的存儲(chǔ)區(qū)域，如原材料區(qū)、成品區(qū)、合格品區(qū)、不合格品區(qū)等。2.每個(gè)存儲(chǔ)區(qū)域應(yīng)設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)牌，標(biāo)明區(qū)域名稱、物料類別等信息，便于物料的分類存放和查找。3.倉(cāng)庫(kù)內(nèi)應(yīng)保持通道暢通，不得堆放雜物，確保物料搬運(yùn)和人員通行安全。（二）物料入庫(kù)管理1.物料到貨后，倉(cāng)儲(chǔ)部門應(yīng)及時(shí)組織驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)依據(jù)采購(gòu)合同、送貨單等相關(guān)文件，對(duì)物料的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等進(jìn)行仔細(xì)核對(duì)。2.對(duì)于驗(yàn)收合格的物料，驗(yàn)收人員應(yīng)在送貨單上簽字確認(rèn)，并辦理入庫(kù)手續(xù)，將物料存放到指定的存儲(chǔ)區(qū)域。3.對(duì)于驗(yàn)收不合格的物料，驗(yàn)收人員應(yīng)填寫《不合格物料報(bào)告》，詳細(xì)說(shuō)明不合格原因及處理建議，并及時(shí)通知采購(gòu)部門與供應(yīng)商協(xié)商解決。不合格物料應(yīng)單獨(dú)存放，做好標(biāo)識(shí)，防止誤用。（三）物料存儲(chǔ)條件控制1.根據(jù)物料的特性，制定相應(yīng)的存儲(chǔ)條件要求，如溫度、濕度、通風(fēng)、防潮、防蟲(chóng)等。倉(cāng)儲(chǔ)部門應(yīng)確保倉(cāng)庫(kù)環(huán)境符合物料存儲(chǔ)條件要求。2.對(duì)于有特殊存儲(chǔ)要求的物料，如易燃易爆物品、易腐蝕物品等，應(yīng)設(shè)置專門的存儲(chǔ)區(qū)域，并采取相應(yīng)的安全防護(hù)措施，如防火、防爆、防腐等。3.定期對(duì)倉(cāng)庫(kù)環(huán)境進(jìn)行檢查和監(jiān)測(cè)，記錄溫濕度等環(huán)境參數(shù)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取措施進(jìn)行調(diào)整。（四）物料庫(kù)存盤點(diǎn)1.倉(cāng)儲(chǔ)部門應(yīng)定期對(duì)物料進(jìn)行盤點(diǎn)，盤點(diǎn)周期可根據(jù)實(shí)際情況確定，一般為每月或每季度進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)，每年進(jìn)行一次年終大盤點(diǎn)。2.盤點(diǎn)前，倉(cāng)儲(chǔ)部門應(yīng)制定詳細(xì)的盤點(diǎn)計(jì)劃，明確盤點(diǎn)范圍、方法、人員分工等內(nèi)容。盤點(diǎn)人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)物料的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等信息，確保賬實(shí)相符。3.盤點(diǎn)結(jié)束后，盤點(diǎn)人員應(yīng)填寫《物料盤點(diǎn)表》，詳細(xì)記錄盤點(diǎn)結(jié)果。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，并編制《盤盈盤虧報(bào)告》，說(shuō)明差異情況及處理建議。4.盤盈盤虧報(bào)告經(jīng)倉(cāng)儲(chǔ)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)財(cái)務(wù)部門進(jìn)行賬務(wù)處理。對(duì)于因管理不善等原因造成的盤虧，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。五、物料使用管理（一）物料領(lǐng)用制度1.門店運(yùn)營(yíng)部門根據(jù)實(shí)際需求填寫《物料領(lǐng)用申請(qǐng)表》，注明物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用用途等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批。2.《物料領(lǐng)用申請(qǐng)表》審批通過(guò)后，門店運(yùn)營(yíng)部門憑申請(qǐng)表到倉(cāng)儲(chǔ)部門領(lǐng)取物料。倉(cāng)儲(chǔ)部門應(yīng)按照申請(qǐng)表上的內(nèi)容發(fā)放物料，并做好發(fā)放記錄。3.對(duì)于貴重物料或限量使用的物料，應(yīng)實(shí)行限額領(lǐng)用制度，嚴(yán)格控制領(lǐng)用數(shù)量。領(lǐng)用人員需說(shuō)明領(lǐng)用原因及使用計(jì)劃，經(jīng)上級(jí)主管批準(zhǔn)后方可領(lǐng)用。（二）物料使用規(guī)范1.門店應(yīng)制定物料使用操作規(guī)程，明確物料的正確使用方法和注意事項(xiàng)，確保員工能夠正確使用物料。2.員工在使用物料過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格按照操作規(guī)程進(jìn)行操作，不得隨意更改或簡(jiǎn)化操作流程。如發(fā)現(xiàn)物料使用過(guò)程中出現(xiàn)異常情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告上級(jí)主管，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。3.門店應(yīng)加強(qiáng)對(duì)員工的培訓(xùn)，提高員工對(duì)物料使用重要性的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)員工的節(jié)約意識(shí)和成本控制意識(shí)，避免物料的浪費(fèi)和濫用。（三）物料消耗統(tǒng)計(jì)與分析1.門店運(yùn)營(yíng)部門應(yīng)定期對(duì)物料消耗情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，統(tǒng)計(jì)周期可根據(jù)實(shí)際情況確定，一般為每周或每月進(jìn)行一次統(tǒng)計(jì)。統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括物料名稱、規(guī)格、使用數(shù)量、使用時(shí)間、使用部門等信息。2.對(duì)物料消耗數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，對(duì)比不同時(shí)間段、不同門店、不同產(chǎn)品的物料消耗情況，找出物料消耗的規(guī)律和差異原因。3.根據(jù)物料消耗分析結(jié)果，提出改進(jìn)措施和建議，如優(yōu)化物料使用流程、調(diào)整物料庫(kù)存管理策略、加強(qiáng)員工培訓(xùn)等，以降低物料消耗成本。六、物料核銷管理（一）核銷流程1.門店運(yùn)營(yíng)部門在物料使用完畢后，應(yīng)及時(shí)填寫《物料核銷申請(qǐng)表》，詳細(xì)記錄物料的使用情況，包括物料名稱、規(guī)格、使用數(shù)量、使用時(shí)間、使用用途等信息，并附上相關(guān)的使用憑證，如銷售小票、服務(wù)記錄等。2.《物料核銷申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交給倉(cāng)儲(chǔ)部門進(jìn)行核對(duì)。倉(cāng)儲(chǔ)部門根據(jù)庫(kù)存記錄和發(fā)放記錄，對(duì)物料的使用數(shù)量進(jìn)行核實(shí)。3.倉(cāng)儲(chǔ)部門核實(shí)無(wú)誤后，在《物料核銷申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)，并將其傳遞給財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門根據(jù)相關(guān)憑證和審批后的《物料核銷申請(qǐng)表》進(jìn)行賬務(wù)核銷處理。（二）核銷監(jiān)督與審計(jì)1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)物料核銷情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保核銷流程的合規(guī)性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)核銷過(guò)程中存在問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查明原因，并要求相關(guān)部門進(jìn)行整改。2.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)物料應(yīng)用管理情況進(jìn)行審計(jì)，包括采購(gòu)、存儲(chǔ)、使用及核銷等環(huán)節(jié)。審計(jì)內(nèi)容主要包