金華出口訂單管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司出口訂單管理，規(guī)范出口業(yè)務(wù)流程，提高訂單處理效率，確保訂單按時(shí)、按質(zhì)、按量完成，提升公司在國(guó)際市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)力，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有出口訂單的管理，包括訂單的接收、評(píng)審、下達(dá)、執(zhí)行、跟蹤、變更及關(guān)閉等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.合法性原則：出口訂單管理必須符合國(guó)家法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保公司出口業(yè)務(wù)合法合規(guī)運(yùn)營(yíng)。2.準(zhǔn)確性原則：訂單信息應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、包裝等，避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致的訂單執(zhí)行問(wèn)題。3.及時(shí)性原則：各部門應(yīng)及時(shí)處理訂單相關(guān)事宜，提高工作效率，確保訂單按時(shí)交付。4.責(zé)任明確原則：明確各部門及人員在訂單管理過(guò)程中的職責(zé)，做到責(zé)任到人，避免推諉扯皮現(xiàn)象。二、訂單接收（一）客戶詢價(jià)1.市場(chǎng)部門負(fù)責(zé)接收客戶的詢價(jià)信息，包括詢價(jià)產(chǎn)品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格要求、交貨期要求等。2.市場(chǎng)部門應(yīng)及時(shí)將客戶詢價(jià)信息整理并傳遞給銷售部門。（二）銷售報(bào)價(jià)1.銷售部門收到市場(chǎng)部門傳遞的客戶詢價(jià)信息后，應(yīng)根據(jù)公司產(chǎn)品成本、市場(chǎng)行情等因素進(jìn)行報(bào)價(jià)。2.銷售報(bào)價(jià)應(yīng)明確產(chǎn)品價(jià)格、交貨期、付款方式、包裝要求等內(nèi)容，并及時(shí)反饋給市場(chǎng)部門。（三）訂單確認(rèn)1.市場(chǎng)部門收到銷售部門的報(bào)價(jià)后，應(yīng)及時(shí)與客戶溝通，確認(rèn)訂單細(xì)節(jié)。2.如客戶對(duì)報(bào)價(jià)無(wú)異議，市場(chǎng)部門應(yīng)要求客戶簽訂訂單合同，并將訂單合同原件傳遞給銷售部門。3.訂單合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、付款方式、包裝要求、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等內(nèi)容。三、訂單評(píng)審（一）評(píng)審流程1.銷售部門收到訂單合同后，應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行訂單評(píng)審。2.訂單評(píng)審部門包括生產(chǎn)部門、采購(gòu)部門、質(zhì)量部門、物流部門等。3.各評(píng)審部門應(yīng)根據(jù)本部門職責(zé)對(duì)訂單進(jìn)行評(píng)審，并在訂單評(píng)審表上簽字確認(rèn)。（二）評(píng)審內(nèi)容1.生產(chǎn)部門評(píng)審內(nèi)容訂單產(chǎn)品的生產(chǎn)工藝是否可行，生產(chǎn)設(shè)備是否滿足訂單需求。訂單產(chǎn)品的生產(chǎn)周期是否滿足客戶交貨期要求。訂單產(chǎn)品的產(chǎn)量是否在生產(chǎn)能力范圍內(nèi)。2.采購(gòu)部門評(píng)審內(nèi)容訂單所需原材料、零部件等物資是否能夠及時(shí)采購(gòu)到位。采購(gòu)物資的質(zhì)量是否符合訂單要求。采購(gòu)物資的價(jià)格是否合理。3.質(zhì)量部門評(píng)審內(nèi)容訂單產(chǎn)品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)是否明確，是否符合國(guó)家及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。公司是否具備訂單產(chǎn)品的檢測(cè)設(shè)備和檢測(cè)能力。訂單產(chǎn)品的質(zhì)量控制措施是否可行。4.物流部門評(píng)審內(nèi)容訂單產(chǎn)品的運(yùn)輸方式是否合理，運(yùn)輸成本是否可控。訂單產(chǎn)品的包裝是否符合運(yùn)輸要求，是否能夠保證產(chǎn)品在運(yùn)輸過(guò)程中的安全。訂單產(chǎn)品的交貨期是否能夠滿足物流運(yùn)輸時(shí)間要求。（三）評(píng)審結(jié)果處理1.如訂單評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)，銷售部門應(yīng)及時(shí)將訂單下達(dá)給生產(chǎn)部門，并組織相關(guān)部門按照訂單要求進(jìn)行生產(chǎn)和發(fā)貨。2.如訂單評(píng)審不通過(guò)，銷售部門應(yīng)及時(shí)與客戶溝通，說(shuō)明原因，并協(xié)商解決方案。如客戶同意解決方案，銷售部門應(yīng)重新組織訂單評(píng)審；如客戶不同意解決方案，銷售部門應(yīng)及時(shí)終止訂單。四、訂單下達(dá)（一）生產(chǎn)計(jì)劃制定1.生產(chǎn)部門收到銷售部門下達(dá)的訂單后，應(yīng)根據(jù)訂單要求制定生產(chǎn)計(jì)劃。2.生產(chǎn)計(jì)劃應(yīng)明確產(chǎn)品的生產(chǎn)工序、生產(chǎn)時(shí)間、生產(chǎn)數(shù)量、質(zhì)量要求等內(nèi)容，并將生產(chǎn)計(jì)劃下達(dá)給各生產(chǎn)車間。（二）物料需求計(jì)劃制定1.采購(gòu)部門根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃制定物料需求計(jì)劃。2.物料需求計(jì)劃應(yīng)明確所需原材料、零部件等物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購(gòu)時(shí)間等內(nèi)容，并將物料需求計(jì)劃下達(dá)給供應(yīng)商。（三）生產(chǎn)任務(wù)下達(dá)1.各生產(chǎn)車間根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃組織生產(chǎn)，確保訂單產(chǎn)品按時(shí)、按質(zhì)、按量完成。2.生產(chǎn)車間應(yīng)做好生產(chǎn)記錄，包括產(chǎn)品生產(chǎn)數(shù)量、生產(chǎn)時(shí)間、質(zhì)量檢驗(yàn)情況等內(nèi)容。五、訂單執(zhí)行（一）生產(chǎn)過(guò)程控制1.質(zhì)量部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)生產(chǎn)過(guò)程的質(zhì)量控制，定期對(duì)產(chǎn)品進(jìn)行抽檢，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合訂單要求。2.生產(chǎn)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)生產(chǎn)設(shè)備的維護(hù)和保養(yǎng)，確保生產(chǎn)設(shè)備正常運(yùn)行，避免因設(shè)備故障導(dǎo)致的生產(chǎn)延誤。3.各生產(chǎn)車間應(yīng)加強(qiáng)對(duì)員工的培訓(xùn)和管理，提高員工的操作技能和工作責(zé)任心，確保生產(chǎn)任務(wù)順利完成。（二）物資采購(gòu)管理1.采購(gòu)部門應(yīng)按照物料需求計(jì)劃及時(shí)采購(gòu)所需原材料、零部件等物資，確保物資按時(shí)到貨。2.采購(gòu)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的管理，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核，確保供應(yīng)商提供的物資質(zhì)量合格、價(jià)格合理、交貨及時(shí)。3.采購(gòu)部門應(yīng)做好物資采購(gòu)記錄，包括物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購(gòu)時(shí)間、供應(yīng)商名稱等內(nèi)容。（三）物流配送管理1.物流部門應(yīng)根據(jù)訂單要求及時(shí)安排產(chǎn)品的運(yùn)輸和配送，確保產(chǎn)品按時(shí)交付給客戶。2.物流部門應(yīng)選擇合適的運(yùn)輸方式和物流公司，確保產(chǎn)品在運(yùn)輸過(guò)程中的安全和完好。3.物流部門應(yīng)做好物流配送記錄，包括產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、運(yùn)輸時(shí)間、運(yùn)輸方式、物流公司名稱等內(nèi)容。六、訂單跟蹤（一）跟蹤方式1.銷售部門負(fù)責(zé)對(duì)訂單執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤，定期與生產(chǎn)部門、采購(gòu)部門、物流部門等溝通訂單執(zhí)行進(jìn)度。2.銷售部門可通過(guò)電話、郵件、會(huì)議等方式了解訂單執(zhí)行情況，并及時(shí)向客戶反饋訂單執(zhí)行進(jìn)度。（二）異常情況處理1.如訂單執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)異常情況，如生產(chǎn)延誤、質(zhì)量問(wèn)題、物資短缺等，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)向銷售部門報(bào)告。2.銷售部門應(yīng)及時(shí)與客戶溝通，說(shuō)明異常情況的原因和解決方案，并爭(zhēng)取客戶的理解和支持。3.各部門應(yīng)根據(jù)異常情況的原因，采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理，確保訂單能夠按時(shí)、按質(zhì)、按量完成。七、訂單變更（一）變更申請(qǐng)1.如客戶提出訂單變更要求，銷售部門應(yīng)及時(shí)與客戶溝通，了解變更內(nèi)容和原因，并填寫訂單變更申請(qǐng)表。2.訂單變更申請(qǐng)表應(yīng)明確訂單編號(hào)、變更內(nèi)容、變更原因、變更時(shí)間等內(nèi)容，并經(jīng)客戶簽字確認(rèn)。（二）變更評(píng)審1.銷售部門收到訂單變更申請(qǐng)表后，應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行變更評(píng)審。2.變更評(píng)審部門包括生產(chǎn)部門、采購(gòu)部門、質(zhì)量部門、物流部門等。3.各評(píng)審部門應(yīng)根據(jù)本部門職責(zé)對(duì)訂單變更進(jìn)行評(píng)審，并在訂單變更評(píng)審表上簽字確認(rèn)。（三）變更執(zhí)行1.如訂單變更評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)，銷售部門應(yīng)及時(shí)將訂單變更信息傳遞給生產(chǎn)部門、采購(gòu)部門、物流部門等相關(guān)部門，并組織相關(guān)部門按照變更要求進(jìn)行執(zhí)行。2.各部門應(yīng)做好訂單變更記錄，包括變更內(nèi)容、變更時(shí)間、執(zhí)行情況等內(nèi)容。八、訂單關(guān)閉（一）關(guān)閉條件1.訂單產(chǎn)品已按照訂單要求生產(chǎn)完畢，并經(jīng)質(zhì)量檢驗(yàn)合格。2.訂單產(chǎn)品已按照訂單要求交付給客戶，并經(jīng)客戶驗(yàn)收合格。3.訂單款項(xiàng)已全部收回。（二）關(guān)閉流程1.銷售部門確認(rèn)訂單滿足關(guān)閉條件后，應(yīng)填寫訂單關(guān)閉申請(qǐng)表，并提交給財(cái)務(wù)部門審核。2.財(cái)務(wù)部門審核訂單款項(xiàng)是否全部收回，如款項(xiàng)已全部收回，財(cái)務(wù)部門應(yīng)在訂單關(guān)閉申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)。3.銷售部門將經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核通過(guò)的訂單關(guān)閉申請(qǐng)表提交給公司管理層審批。4.公司管理層審批通過(guò)后，銷售部門將訂單關(guān)閉信息傳遞給生產(chǎn)部門、采購(gòu)部