采購信息共享管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范公司采購信息共享行為，提高采購效率，降低采購成本，確保采購活動(dòng)的公開、公平、公正，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門之間采購信息的共享與管理，包括但不限于采購需求、供應(yīng)商信息、采購合同等相關(guān)信息。（三）基本原則1.合法性原則：采購信息共享活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保信息的合法性、真實(shí)性和完整性。2.及時(shí)性原則：采購信息應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確地在相關(guān)部門之間共享，避免因信息傳遞不及時(shí)導(dǎo)致采購延誤或其他問題。3.保密性原則：對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密、供應(yīng)商機(jī)密等敏感信息，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。4.共享性原則：鼓勵(lì)各部門之間積極共享采購信息，實(shí)現(xiàn)資源共享、優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，提高公司整體采購效益。二、采購信息分類與管理（一）采購需求信息1.定義：采購需求信息是指公司各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要提出的對(duì)物資、服務(wù)等的采購要求，包括采購項(xiàng)目名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時(shí)間等。2.管理流程需求提出：各部門應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)計(jì)劃和實(shí)際需求，填寫《采購需求申請(qǐng)表》，詳細(xì)描述采購項(xiàng)目的相關(guān)信息，并提交至本部門負(fù)責(zé)人審核。部門審核：部門負(fù)責(zé)人對(duì)采購需求的合理性、必要性進(jìn)行審核，審核通過后簽字確認(rèn)，并提交至采購部門。采購部門匯總：采購部門收到各部門提交的《采購需求申請(qǐng)表》后，進(jìn)行匯總整理，形成《采購需求匯總表》。需求評(píng)審：采購部門組織相關(guān)部門對(duì)采購需求進(jìn)行評(píng)審，評(píng)審內(nèi)容包括需求的合理性、技術(shù)可行性、預(yù)算合理性等。評(píng)審?fù)ㄟ^后，將《采購需求匯總表》提交至公司領(lǐng)導(dǎo)審批。需求變更：如采購需求發(fā)生變更，需求部門應(yīng)及時(shí)填寫《采購需求變更申請(qǐng)表》，按照上述流程進(jìn)行審批和變更管理。（二）供應(yīng)商信息1.定義：供應(yīng)商信息是指與公司有業(yè)務(wù)往來的供應(yīng)商的基本情況、資質(zhì)能力、供應(yīng)產(chǎn)品或服務(wù)情況、信譽(yù)評(píng)價(jià)等信息。2.管理流程供應(yīng)商開發(fā)：采購部門負(fù)責(zé)供應(yīng)商的開發(fā)與管理，通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，確定符合公司要求的供應(yīng)商名單。供應(yīng)商評(píng)估：采購部門組織相關(guān)部門對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等。評(píng)估通過后，將供應(yīng)商信息錄入公司供應(yīng)商管理系統(tǒng)。供應(yīng)商信息更新：采購部門定期對(duì)供應(yīng)商信息進(jìn)行更新，及時(shí)掌握供應(yīng)商的經(jīng)營(yíng)狀況、產(chǎn)品質(zhì)量變化等情況。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在問題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查處理，并根據(jù)情況決定是否繼續(xù)合作。供應(yīng)商淘汰：對(duì)于不符合公司要求或出現(xiàn)嚴(yán)重問題的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)及時(shí)將其淘汰，并在供應(yīng)商管理系統(tǒng)中進(jìn)行標(biāo)注。（三）采購合同信息1.定義：采購合同信息是指公司與供應(yīng)商簽訂的采購合同的相關(guān)內(nèi)容，包括合同編號(hào)、合同名稱、簽訂時(shí)間、采購項(xiàng)目、合同金額、交貨時(shí)間、付款方式等。2.管理流程合同簽訂：采購部門根據(jù)采購需求和供應(yīng)商選擇結(jié)果，起草采購合同，并與供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商簽訂。合同簽訂后，將合同文本提交至公司法律部門進(jìn)行審核。合同審核：法律部門對(duì)采購合同的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審核，審核通過后簽字確認(rèn)。采購部門將審核通過的合同文本加蓋公司公章，并發(fā)送給供應(yīng)商。合同執(zhí)行跟蹤：采購部門負(fù)責(zé)采購合同的執(zhí)行跟蹤，及時(shí)掌握合同履行情況，包括交貨進(jìn)度、質(zhì)量驗(yàn)收、付款情況等。如發(fā)現(xiàn)合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，采取相應(yīng)措施解決問題。合同歸檔：采購合同執(zhí)行完畢后，采購部門應(yīng)將合同文本及相關(guān)資料進(jìn)行整理歸檔，保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。三、采購信息共享方式與渠道（一）內(nèi)部信息系統(tǒng)1.公司建立統(tǒng)一的采購信息管理系統(tǒng)，各部門通過該系統(tǒng)進(jìn)行采購信息的錄入、查詢、共享等操作。2.采購信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理功能，根據(jù)不同部門和人員的職責(zé)，設(shè)置相應(yīng)的信息訪問權(quán)限，確保信息的安全性和保密性。（二）定期會(huì)議1.定期召開采購信息共享會(huì)議，由采購部門主持，各部門相關(guān)人員參加。2.會(huì)議內(nèi)容包括采購需求匯總、供應(yīng)商動(dòng)態(tài)、采購合同執(zhí)行情況等信息的通報(bào)與交流，各部門可在會(huì)議上提出問題和建議，共同協(xié)商解決采購過程中遇到的問題。（三）工作聯(lián)絡(luò)單1.各部門之間在采購信息傳遞過程中，如需要進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，可填寫《工作聯(lián)絡(luò)單》，明確信息傳遞的內(nèi)容、目的、要求等。2.《工作聯(lián)絡(luò)單》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，提交至相關(guān)部門，接收部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理，并將處理結(jié)果反饋給發(fā)送部門。四、采購信息安全管理（一）信息安全責(zé)任1.公司各部門負(fù)責(zé)人為本部門采購信息安全管理的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織本部門人員學(xué)習(xí)和遵守公司采購信息安全管理規(guī)定，確保本部門采購信息的安全。2.公司員工應(yīng)嚴(yán)格遵守公司采購信息安全管理規(guī)定，不得擅自泄露、篡改、刪除采購信息，不得利用采購信息謀取私利。（二）信息訪問控制1.根據(jù)工作需要，對(duì)采購信息管理系統(tǒng)的用戶設(shè)置不同的訪問權(quán)限，確保只有授權(quán)人員能夠訪問相應(yīng)的采購信息。2.定期對(duì)系統(tǒng)用戶的訪問權(quán)限進(jìn)行審核和調(diào)整，確保權(quán)限設(shè)置的合理性和有效性。（三）信息備份與恢復(fù)1.定期對(duì)采購信息進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。2.制定信息恢復(fù)計(jì)劃，定期進(jìn)行演練，確保在信息系統(tǒng)出現(xiàn)故障時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù)，保證采購工作的正常進(jìn)行。（四）信息安全審計(jì)1.建立采購信息安全審計(jì)機(jī)制，定期對(duì)采購信息的訪問、使用、存儲(chǔ)等情況進(jìn)行審計(jì)。2.對(duì)審計(jì)過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行整改，對(duì)違反采購信息安全管理規(guī)定的行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司設(shè)立專門的采購信息共享管理監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)對(duì)采購信息共享管理辦法的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組定期對(duì)各部門采購信息共享情況進(jìn)行檢查，包括信息錄入的及時(shí)性、準(zhǔn)確性，信息共享的渠道是否暢通，信息安全管理措施是否落實(shí)等。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立采購信息共享管理考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)各部門采購信息共享管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核評(píng)價(jià)指標(biāo)包括采購信息錄入準(zhǔn)確率、信息共享及時(shí)