零售行業(yè)文件管理辦法一、總則（一）目的為加強公司零售行業(yè)文件管理，確保文件的規(guī)范性、完整性和有效性，提高工作效率，促進公司各項業(yè)務(wù)的順利開展，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及各下屬零售門店、配送中心等涉及零售業(yè)務(wù)的部門和單位。（三）文件管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司設(shè)立專門的文件管理部門或崗位，對各類文件進行統(tǒng)一收集、整理、歸檔、保管和利用，確保文件管理的規(guī)范性和一致性。2.分級負(fù)責(zé)原則：明確各部門在文件管理中的職責(zé)，按照“誰產(chǎn)生、誰負(fù)責(zé)”的原則，做好本部門文件的形成、積累、整理和歸檔工作。3.及時準(zhǔn)確原則：文件的起草、審核、發(fā)布、傳遞等環(huán)節(jié)應(yīng)確保及時、準(zhǔn)確，避免延誤和錯誤，保證文件的時效性和權(quán)威性。4.安全保密原則：加強文件的安全保密管理，采取必要的安全防護措施，防止文件的丟失、損壞、泄露，確保文件信息的安全。二、文件分類與編號（一）文件分類1.行政文件：包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、決定、通知、通報、報告、請示、批復(fù)等行政公文，以及公司內(nèi)部的行政事務(wù)性文件，如會議紀(jì)要、工作計劃、工作總結(jié)等。2.業(yè)務(wù)文件：涉及零售業(yè)務(wù)的各類文件，如采購合同、銷售合同、庫存管理文件、市場調(diào)研報告、促銷活動方案等。3.財務(wù)文件：與公司財務(wù)相關(guān)的文件，如財務(wù)報表、預(yù)算計劃、成本核算文件、資金管理文件等。4.人事文件：關(guān)于公司員工招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬、福利、晉升、獎懲等人事管理方面的文件，如員工檔案、勞動合同、培訓(xùn)記錄、績效考核表等。5.其他文件：不屬于上述分類的其他文件，如技術(shù)資料、宣傳資料、客戶資料等。（二）文件編號1.編號規(guī)則行政文件：采用“公司簡稱+年份+流水號”的方式編號，如“XX零售[20XX]001號”。業(yè)務(wù)文件：根據(jù)業(yè)務(wù)類型進行分類編號，例如采購合同編號為“CGHT+年份+流水號”，銷售合同編號為“XST+年份+流水號”等。財務(wù)文件：編號方式為“CW+年份+流水號”。人事文件：以“RS+年份+流水號”作為編號。其他文件：按照文件性質(zhì)和用途自行設(shè)定編號規(guī)則，但應(yīng)保證編號的唯一性和系統(tǒng)性。2.編號說明年份采用公元紀(jì)年全稱，如“2023”。流水號為35位數(shù)字，從001開始依次遞增。三、文件起草與審核（一）起草要求1.文件起草應(yīng)符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及公司相關(guān)規(guī)定，內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、清晰，語言簡潔明了，邏輯嚴(yán)謹(jǐn)。2.起草部門應(yīng)對文件涉及的業(yè)務(wù)內(nèi)容進行充分調(diào)研和論證，確保文件具有可操作性和前瞻性。3.文件起草人應(yīng)注明文件的起草日期、起草部門、起草人姓名，并對文件的真實性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。（二）審核流程1.部門初審：文件起草完成后，由起草部門負(fù)責(zé)人進行初審，重點審核文件內(nèi)容是否符合部門職責(zé)和業(yè)務(wù)要求，格式是否規(guī)范，語言表達是否準(zhǔn)確等。初審?fù)ㄟ^后，在文件首頁加蓋部門印章，并簽署初審意見和日期。2.會簽審核：涉及多個部門的文件，需進行會簽審核。起草部門將文件送相關(guān)部門會簽，各會簽部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)提出審核意見，簽署姓名和日期。會簽完成后，由起草部門將各部門意見匯總整理，對文件進行修改完善。3.終審：重要文件或涉及公司重大決策的文件，需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)終審。終審領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對文件的整體內(nèi)容、政策導(dǎo)向、風(fēng)險評估等進行全面審查，提出終審意見，簽署姓名和日期。終審?fù)ㄟ^后的文件方可發(fā)布實施。四、文件發(fā)布與傳遞（一）發(fā)布方式1.紙質(zhì)發(fā)布：對于需要正式存檔和廣泛傳達的文件，采用紙質(zhì)文件形式發(fā)布。文件起草部門將審核通過的文件打印裝訂成冊，加蓋公司印章后，按照規(guī)定的分發(fā)范圍進行發(fā)放。2.電子發(fā)布：利用公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、電子郵件等電子渠道發(fā)布文件。電子文件應(yīng)確保格式規(guī)范、內(nèi)容完整、易于閱讀和下載。發(fā)布后，應(yīng)及時通知相關(guān)人員查閱。（二）傳遞要求1.文件傳遞應(yīng)確保及時、準(zhǔn)確、安全：紙質(zhì)文件可通過專人送達、郵寄、內(nèi)部文件交換等方式傳遞；電子文件應(yīng)通過安全可靠的網(wǎng)絡(luò)渠道進行傳輸，避免文件丟失或泄露。2.建立文件傳遞記錄：對文件傳遞的時間、方式、接收部門或人員等信息進行詳細(xì)記錄，以便跟蹤和查詢文件傳遞情況。3.緊急文件傳遞：對于緊急文件，應(yīng)采取優(yōu)先傳遞方式，確保文件能夠及時送達相關(guān)人員手中。傳遞過程中，應(yīng)明確告知文件的緊急程度和處理要求。五、文件歸檔與保管（一）歸檔范圍1.公司在各項業(yè)務(wù)活動中形成的具有保存價值的文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、數(shù)據(jù)等。2.上級主管部門下發(fā)的與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的文件、通知、法規(guī)、政策等。3.公司對外簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等文件的原件及相關(guān)附件。4.公司內(nèi)部會議形成的會議紀(jì)要、決議、記錄等文件。5.員工個人的重要工作成果、報告、總結(jié)等文件。（二）歸檔要求1.定期歸檔：各部門應(yīng)在文件辦理完畢后的規(guī)定時間內(nèi)，將應(yīng)歸檔的文件材料整理齊全，移交公司文件管理部門進行歸檔。一般情況下，年度文件應(yīng)在次年上半年完成歸檔。2.分類整理：文件管理部門按照文件分類標(biāo)準(zhǔn)，對歸檔文件進行分類整理，編制文件目錄，確保文件排列有序、編號清晰、便于查找。3.電子文件歸檔：電子文件應(yīng)按照與紙質(zhì)文件相對應(yīng)的分類方式進行存儲，同時建立電子文件索引目錄，注明文件的名稱、編號、日期、存儲位置等信息。電子文件的格式應(yīng)符合長期保存的要求，定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）保管期限1.永久保管：涉及公司重大決策、核心業(yè)務(wù)、知識產(chǎn)權(quán)、財務(wù)審計等重要文件，以及具有長期歷史價值和法律憑證作用的文件，應(yīng)永久保管。2.定期保管：其他文件根據(jù)其重要程度和實際需要，分別確定保管期限為10年、5年、3年等。保管期限屆滿后，經(jīng)鑒定確無保存價值的文件，可按照規(guī)定程序進行銷毀。（四）保管措施1.庫房管理：公司設(shè)立專門的文件庫房，配備必要的保管設(shè)備，如文件柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保文件存儲環(huán)境安全、適宜。2.庫存盤點：定期對文件庫房進行盤點，核對文件數(shù)量、種類、保管期限等信息，確保賬實相符。發(fā)現(xiàn)問題及時查明原因，并采取相應(yīng)的處理措施。3.安全保密：加強文件庫房的安全保密管理，限制無關(guān)人員進入庫房。對涉及公司機密的文件，應(yīng)采取加密存儲、專人保管等特殊措施，防止文件泄露。六、文件查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱文件，應(yīng)填寫《文件查閱申請表》，注明查閱文件的名稱、編號、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到文件管理部門查閱。2.文件管理部門應(yīng)根據(jù)申請內(nèi)容，提供相應(yīng)的文件，并對查閱過程進行監(jiān)督，確保文件的安全和完整。查閱人員不得擅自涂改、抽取、損壞文件。3.查閱重要文件或涉及公司機密的文件，需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。查閱后，查閱人員應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)歸還文件，不得私自留存或轉(zhuǎn)借他人。（二）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱文件的，應(yīng)填寫《文件借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱文件的名稱、編號、借閱期限、借閱用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和文件管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)對借閱的文件妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、復(fù)印、傳播文件內(nèi)容。如因保管不善造成文件丟失、損壞的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。4.借閱人員歸還文件時，文件管理部門應(yīng)對文件進行檢查，確認(rèn)文件無損壞、缺頁等情況后，辦理歸還手續(xù)。七、文件變更與廢止（一）變更程序1.文件在執(zhí)行過程中，如因政策調(diào)整、業(yè)務(wù)發(fā)展、實際情況變化等原因需要變更的，由文件起草部門或相關(guān)部門提出變更申請，填寫《文件變更申請表》，詳細(xì)說明變更的原因、內(nèi)容、范圍等信息。2.變更申請經(jīng)相關(guān)部門審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由文件起草部門負(fù)責(zé)對文件進行修改，并按照文件發(fā)布與傳遞的要求，重新發(fā)布實施。3.文件變更后，文件管理部門應(yīng)及時對原文件進行標(biāo)識和記錄，注明變更日期、變更內(nèi)容、變更批準(zhǔn)人等信息，確保文件的一致性和可追溯性。（二）廢止程序1.文件因適用期屆滿、已被新文件替代、業(yè)務(wù)調(diào)整不再適用等原因需要廢止的，由文件管理部門提出廢止建議，填寫《文件廢止申請表》，說明廢止文件的名