面料原料采購管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司面料原料采購管理，規(guī)范采購流程，確保采購的面料原料符合公司生產(chǎn)需求和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，降低采購成本，提高采購效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有面料原料的采購活動，包括但不限于服裝面料、家紡面料、工業(yè)用面料等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策，確保采購行為合法合規(guī)。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商，確保所采購的面料原料符合公司生產(chǎn)要求和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。3.成本效益原則：在保證質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本，提高采購效益。4.公開透明原則：采購過程應(yīng)公開、透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督，確保采購結(jié)果公平公正。5.誠實(shí)守信原則：與供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系，誠實(shí)守信，履行合同約定。二、采購計(jì)劃管理（一）需求預(yù)測1.市場部應(yīng)定期收集市場信息，分析市場趨勢和客戶需求，結(jié)合公司銷售計(jì)劃和生產(chǎn)安排，對下一季或下一年度的面料原料需求進(jìn)行預(yù)測。2.生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃和庫存情況，提供面料原料的具體需求數(shù)量和規(guī)格要求，協(xié)助市場部進(jìn)行需求預(yù)測。（二）采購計(jì)劃制定1.采購部門根據(jù)需求預(yù)測結(jié)果，結(jié)合庫存情況，制定面料原料采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確采購的面料原料品種、規(guī)格、數(shù)量、采購時間等內(nèi)容。2.采購計(jì)劃應(yīng)報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后的采購計(jì)劃作為采購活動的依據(jù)。（三）采購計(jì)劃調(diào)整1.在采購計(jì)劃執(zhí)行過程中，如因市場變化、生產(chǎn)計(jì)劃調(diào)整等原因需要對采購計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整，采購部門應(yīng)及時提出調(diào)整申請，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)批準(zhǔn)后的采購計(jì)劃調(diào)整應(yīng)及時通知相關(guān)部門，確保采購活動的順利進(jìn)行。三、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商信息庫，收集供應(yīng)商的基本信息、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面的資料。2.根據(jù)采購需求和供應(yīng)商信息庫，采購部門篩選出潛在供應(yīng)商，并對其進(jìn)行實(shí)地考察和評估。評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)環(huán)境、質(zhì)量管理體系、生產(chǎn)設(shè)備、技術(shù)水平、人員素質(zhì)等方面。3.采購部門組織相關(guān)部門對潛在供應(yīng)商進(jìn)行綜合評審，評審結(jié)果報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)批準(zhǔn)后的供應(yīng)商列入合格供應(yīng)商名錄。（二）供應(yīng)商考核1.采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核，考核內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格水平、售后服務(wù)等方面。2.采購部門根據(jù)考核結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對于考核優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵，對于考核不合格的供應(yīng)商進(jìn)行警告或淘汰。3.供應(yīng)商考核結(jié)果應(yīng)及時反饋給供應(yīng)商，并作為后續(xù)采購活動的參考依據(jù)。（三）供應(yīng)商合作1.采購部門與合格供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等內(nèi)容。2.采購部門應(yīng)與供應(yīng)商保持密切溝通，及時了解供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度和產(chǎn)品質(zhì)量情況，確保采購活動的順利進(jìn)行。3.對于重要的面料原料采購項(xiàng)目，采購部門應(yīng)組織相關(guān)部門與供應(yīng)商進(jìn)行聯(lián)合評審，共同制定采購方案和質(zhì)量控制措施。四、采購流程管理（一）采購申請1.各部門根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃和實(shí)際需求，填寫采購申請表，注明采購的面料原料品種、規(guī)格、數(shù)量、采購時間等內(nèi)容。2.采購申請表應(yīng)報(bào)部門負(fù)責(zé)人審批，經(jīng)批準(zhǔn)后的采購申請表提交給采購部門。（二）采購詢價1.采購部門收到采購申請表后，根據(jù)采購需求，向多家合格供應(yīng)商發(fā)出詢價單，詢價單應(yīng)明確采購的面料原料品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨期等內(nèi)容。2.供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)回復(fù)詢價單，提供產(chǎn)品報(bào)價和相關(guān)資料。采購部門對供應(yīng)商的報(bào)價進(jìn)行比較和分析，選擇報(bào)價合理、質(zhì)量可靠的供應(yīng)商進(jìn)行談判。（三）采購談判1.采購部門組織相關(guān)部門與選定的供應(yīng)商進(jìn)行談判，談判內(nèi)容包括產(chǎn)品價格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨期、付款方式、售后服務(wù)等方面。2.談判過程中，采購部門應(yīng)充分了解供應(yīng)商的成本結(jié)構(gòu)和市場行情，爭取有利的采購條件。同時，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商解決談判中出現(xiàn)的問題，確保談判順利進(jìn)行。3.談判結(jié)束后，采購部門應(yīng)整理談判記錄，形成采購合同草案，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）采購合同簽訂1.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后的采購合同草案，由采購部門與供應(yīng)商簽訂正式采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等內(nèi)容。2.采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，確保各部門了解采購合同的內(nèi)容和要求。（五）采購訂單下達(dá)1.采購部門根據(jù)采購合同，向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，采購訂單應(yīng)明確采購的面料原料品種、規(guī)格、數(shù)量、交貨期、交貨地點(diǎn)等內(nèi)容。2.供應(yīng)商應(yīng)按照采購訂單的要求，按時、按質(zhì)、按量交貨。采購部門應(yīng)及時跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，確保采購活動的順利進(jìn)行。（六）采購驗(yàn)收1.面料原料到貨后，采購部門應(yīng)及時通知質(zhì)量檢驗(yàn)部門進(jìn)行驗(yàn)收。質(zhì)量檢驗(yàn)部門應(yīng)按照采購合同和相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，對到貨的面料原料進(jìn)行檢驗(yàn)。2.驗(yàn)收合格的面料原料，質(zhì)量檢驗(yàn)部門應(yīng)出具驗(yàn)收報(bào)告，并辦理入庫手續(xù)。驗(yàn)收不合格的面料原料，質(zhì)量檢驗(yàn)部門應(yīng)及時通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商解決。3.采購部門應(yīng)跟蹤不合格面料原料的處理情況，確保問題得到妥善解決。（七）采購付款1.采購部門根據(jù)采購合同和驗(yàn)收報(bào)告，填寫付款申請單，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后的付款申請單，由財(cái)務(wù)部門按照公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行付款。付款方式應(yīng)符合采購合同的約定，確保公司資金的安全和合理使用。五、采購風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識別1.采購部門應(yīng)定期對采購活動進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識別，分析可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，包括市場風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、付款風(fēng)險(xiǎn)等。2.對于識別出的風(fēng)險(xiǎn)因素，采購部門應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)的分析和評估，確定風(fēng)險(xiǎn)的可能性和影響程度。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對1.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評估結(jié)果，采購部門制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施，降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施包括風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避、風(fēng)險(xiǎn)減輕、風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移、風(fēng)險(xiǎn)接受等。2.對于市場風(fēng)險(xiǎn)，采購部門應(yīng)加強(qiáng)市場調(diào)研和分析，及時了解市場動態(tài)，調(diào)整采購策略，降低市場波動對采購活動的影響。3.對于質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)，采購部門應(yīng)加強(qiáng)供應(yīng)商管理和質(zhì)量控制，嚴(yán)格按照采購合同和相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，確保所采購的面料原料符合質(zhì)量要求。4.對于供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)，采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商評估和考核機(jī)制，加強(qiáng)與供應(yīng)商的溝通和合作，降低供應(yīng)商違約的風(fēng)險(xiǎn)。5.對于合同風(fēng)險(xiǎn)，采購部門應(yīng)加強(qiáng)合同管理，嚴(yán)格按照采購合同的約定履行雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保合同的順利執(zhí)行。6.對于付款風(fēng)險(xiǎn)，采購部門應(yīng)加強(qiáng)付款管理，嚴(yán)格按照公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行付款，確保公司資金的安全和合理使用。（三）風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控1.采購部門應(yīng)定期對采購風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)變化情況，并調(diào)整風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施。2.對于重大風(fēng)險(xiǎn)事件，采購部門應(yīng)及時向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并采取相應(yīng)的應(yīng)急措施，降低風(fēng)險(xiǎn)事件對公司造成的損失。六、采購信息管理（一）采購檔案管理1.采購部門應(yīng)建立采購檔案，對采購活動的相關(guān)文件和資料進(jìn)行整理和歸檔。采購檔案包括采購申請表、詢價單、報(bào)價單、談判記錄、采購合同、采購訂單、驗(yàn)收報(bào)告、付款申請單等。2.采購檔案應(yīng)妥善保管，保存期限應(yīng)符合公司檔案管理規(guī)定。（二）采購數(shù)據(jù)分析1.采購部門應(yīng)定期對采購數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，包括采購金額、采購數(shù)量、采購品種、供應(yīng)商分布等方面。2.通過采購數(shù)據(jù)分析，采購部門可以了解采購活動的規(guī)律和趨勢，發(fā)現(xiàn)采購過程中存在的問題，為采購決策提供依據(jù)。（三）采購信息共享1.采