鐵路合同管理辦法作廢關(guān)于《鐵路合同管理辦法》作廢的通知各部門(mén)、各下屬單位：隨著鐵路行業(yè)的快速發(fā)展以及法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的不斷更新完善，原有的《鐵路合同管理辦法》已無(wú)法適應(yīng)新形勢(shì)下的管理需求。經(jīng)公司研究決定，自[具體日期]起，廢止《鐵路合同管理辦法》。現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下：一、總則（一）目的本辦法旨在加強(qiáng)公司鐵路合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，促進(jìn)鐵路業(yè)務(wù)的健康有序發(fā)展。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各單位在鐵路運(yùn)輸、建設(shè)、裝備制造、物資采購(gòu)等各類(lèi)涉及鐵路業(yè)務(wù)的合同管理活動(dòng)。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則合同管理應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)、鐵路行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和政策要求，確保合同的合法性、有效性。2.風(fēng)險(xiǎn)防控原則強(qiáng)化合同風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，對(duì)合同簽訂、履行過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行全面評(píng)估和有效防控，避免或減少公司遭受損失。3.統(tǒng)一管理原則實(shí)行公司對(duì)鐵路合同的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理，明確各部門(mén)在合同管理中的職責(zé)，確保合同管理工作的規(guī)范、有序。4.效益優(yōu)先原則合同管理應(yīng)當(dāng)以提高公司經(jīng)濟(jì)效益為目標(biāo)，優(yōu)化合同條款，降低交易成本，保障公司利益最大化。二、合同管理職責(zé)分工（一）公司合同管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司鐵路合同管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)，并組織實(shí)施。2.參與重大鐵路合同的談判、起草、審核和簽訂工作，提供法律支持和專(zhuān)業(yè)意見(jiàn)。3.對(duì)公司各部門(mén)簽訂的鐵路合同進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)、登記、歸檔和保管，建立合同管理臺(tái)賬。4.定期對(duì)公司鐵路合同的簽訂、履行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同管理中存在的問(wèn)題。5.負(fù)責(zé)合同糾紛的處理和協(xié)調(diào)工作，參與合同糾紛的訴訟、仲裁等法律程序。6.組織開(kāi)展合同管理培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司員工的合同管理意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。（二）業(yè)務(wù)部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)鐵路合同的起草、談判、簽訂和履行工作，對(duì)合同的真實(shí)性、合法性、完整性負(fù)責(zé)。2.按照公司合同管理制度和流程，及時(shí)將合同送審，并配合合同管理部門(mén)做好合同審核、簽訂、登記、歸檔等工作。3.負(fù)責(zé)跟蹤合同履行情況，及時(shí)處理合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，向合同管理部門(mén)反饋合同履行動(dòng)態(tài)信息。4.參與合同糾紛的處理工作，提供相關(guān)證據(jù)和資料，協(xié)助合同管理部門(mén)做好糾紛解決工作。（三）財(cái)務(wù)部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)審核鐵路合同中的財(cái)務(wù)條款，確保合同價(jià)款、支付方式、結(jié)算辦法等符合公司財(cái)務(wù)規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)要求。2.按照合同約定和財(cái)務(wù)制度，及時(shí)辦理合同款項(xiàng)的收付手續(xù)，對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行財(cái)務(wù)監(jiān)督。3.參與合同糾紛的處理工作，提供財(cái)務(wù)方面的專(zhuān)業(yè)意見(jiàn)和支持。（四）審計(jì)部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)對(duì)鐵路合同的簽訂、履行、變更、終止等情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查合同管理的合規(guī)性和有效性。2.對(duì)重大鐵路合同進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)審計(jì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正合同管理中存在的問(wèn)題，防范合同風(fēng)險(xiǎn)。3.參與合同糾紛的處理工作，對(duì)涉及財(cái)務(wù)收支等方面的問(wèn)題進(jìn)行審計(jì)核實(shí)，提供審計(jì)意見(jiàn)和建議。三、合同簽訂管理（一）合同相對(duì)方選擇1.業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)當(dāng)對(duì)合同相對(duì)方的主體資格、經(jīng)營(yíng)狀況、信用記錄等進(jìn)行全面調(diào)查和評(píng)估，選擇具有良好信譽(yù)和履約能力的相對(duì)方簽訂合同。2.對(duì)于涉及重大項(xiàng)目或金額較大的合同，應(yīng)當(dāng)通過(guò)招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判等方式確定合同相對(duì)方，并按照相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定的程序進(jìn)行操作。（二）合同起草1.合同起草應(yīng)當(dāng)遵循公平、公正、合理的原則，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，避免出現(xiàn)模糊不清、歧義或顯失公平的條款。2.合同文本應(yīng)當(dāng)使用規(guī)范的語(yǔ)言文字，表述準(zhǔn)確、完整，符合法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。對(duì)于涉及專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)、技術(shù)要求等內(nèi)容，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行詳細(xì)說(shuō)明和解釋。（三）合同審核1.合同起草完成后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)當(dāng)按照公司合同審核流程，將合同文本及相關(guān)資料提交合同管理部門(mén)進(jìn)行審核。2.合同管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)對(duì)合同的合法性、合規(guī)性、完整性進(jìn)行全面審核，重點(diǎn)審查合同條款是否符合法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，是否存在風(fēng)險(xiǎn)漏洞，雙方權(quán)利義務(wù)是否對(duì)等，違約責(zé)任是否明確等。3.對(duì)于重大合同或涉及法律風(fēng)險(xiǎn)較高的合同，合同管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)組織法律、財(cái)務(wù)、審計(jì)等相關(guān)部門(mén)進(jìn)行會(huì)審，必要時(shí)可聘請(qǐng)外部法律顧問(wèn)提供專(zhuān)業(yè)意見(jiàn)。（四）合同簽訂1.經(jīng)審核通過(guò)的合同，由業(yè)務(wù)部門(mén)與合同相對(duì)方進(jìn)行簽訂。簽訂合同應(yīng)當(dāng)使用公司統(tǒng)一印制的合同文本，并加蓋公司合同專(zhuān)用章或法定代表人（授權(quán)代表）簽字。2.合同簽訂過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照合同審核意見(jiàn)進(jìn)行修改和完善，確保合同條款與審核內(nèi)容一致。對(duì)于合同變更事項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)按照合同變更管理規(guī)定進(jìn)行審批和簽訂。3.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)當(dāng)及時(shí)將合同副本送合同管理部門(mén)進(jìn)行編號(hào)、登記、歸檔，并按照規(guī)定將合同信息錄入公司合同管理系統(tǒng)。四、合同履行管理（一）合同交底1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)當(dāng)組織相關(guān)人員進(jìn)行合同交底，明確合同的主要內(nèi)容、雙方權(quán)利義務(wù)、履行要求、風(fēng)險(xiǎn)防范措施等，確保合同執(zhí)行人員熟悉合同條款，掌握合同履行要點(diǎn)。2.合同交底應(yīng)當(dāng)形成書(shū)面記錄，由參與交底人員簽字確認(rèn)，并作為合同履行過(guò)程中的重要參考資料。（二）合同執(zhí)行跟蹤1.業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)當(dāng)建立合同履行跟蹤機(jī)制，定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)掌握合同執(zhí)行進(jìn)度、質(zhì)量、付款等情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取措施解決。2.合同執(zhí)行過(guò)程中，如遇合同變更、解除、終止等情況，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)當(dāng)按照公司合同變更、解除、終止管理規(guī)定進(jìn)行審批和操作，并及時(shí)通知合同管理部門(mén)。（三）合同款項(xiàng)支付1.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)當(dāng)按照合同約定和財(cái)務(wù)制度，及時(shí)辦理合同款項(xiàng)的收付手續(xù)。付款前，應(yīng)當(dāng)對(duì)合同履行情況進(jìn)行審核，確保付款條件成就，相關(guān)手續(xù)齊全。2.對(duì)于涉及預(yù)付款、進(jìn)度款、結(jié)算款等不同支付階段的合同，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照合同約定的支付比例和時(shí)間節(jié)點(diǎn)進(jìn)行支付，避免出現(xiàn)逾期付款或提前付款等情況。（四）合同糾紛處理1.在合同履行過(guò)程中，如發(fā)生合同糾紛，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)當(dāng)及時(shí)收集相關(guān)證據(jù)和資料，分析糾紛原因，提出解決方案，并及時(shí)向合同管理部門(mén)報(bào)告。2.合同管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)會(huì)同業(yè)務(wù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、審計(jì)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)對(duì)合同糾紛進(jìn)行研究和分析，制定糾紛處理策略，必要時(shí)可聘請(qǐng)外部法律顧問(wèn)參與糾紛處理工作。3.合同糾紛處理應(yīng)當(dāng)遵循合法、合理、公平的原則，通過(guò)協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟等方式解決糾紛，維護(hù)公司合法權(quán)益。五、合同變更、解除與終止管理（一）合同變更1.合同履行過(guò)程中，如因客觀情況發(fā)生變化或雙方協(xié)商一致需要變更合同內(nèi)容的，應(yīng)當(dāng)簽訂書(shū)面合同變更協(xié)議。2.合同變更協(xié)議應(yīng)當(dāng)明確變更的內(nèi)容、原因、生效時(shí)間等，并按照合同簽訂程序進(jìn)行審批和簽訂。合同變更后，應(yīng)當(dāng)及時(shí)對(duì)合同管理臺(tái)賬和相關(guān)資料進(jìn)行更新。（二）合同解除1.符合法律法規(guī)規(guī)定或合同約定的解除條件的，雙方可以協(xié)商解除合同或依法單方解除合同。2.合同解除應(yīng)當(dāng)簽訂書(shū)面合同解除協(xié)議，明確解除的原因、時(shí)間、雙方權(quán)利義務(wù)的處理等事項(xiàng)，并按照合同簽訂程序進(jìn)行審批和簽訂。合同解除后，應(yīng)當(dāng)及時(shí)對(duì)合同管理臺(tái)賬和相關(guān)資料進(jìn)行清理和歸檔。（三）合同終止1.合同履行完畢、雙方協(xié)商一致終止合同、合同解除等情況下，合同即行終止。2.合同終止后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)當(dāng)對(duì)合同履行情況進(jìn)行總結(jié)和評(píng)估，清理合同遺留問(wèn)題，并將相關(guān)資料移交合同管理部門(mén)進(jìn)行歸檔。合同管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)對(duì)合同終止情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)，分析合同管理中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為今后的合同管理工作提供參考。六、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂、履行過(guò)程中形成的各類(lèi)文件、資料，包括合同文本、談判記錄、往來(lái)信函、補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議、解除協(xié)議、履行記錄、付款憑證、糾紛處理文件等，均應(yīng)當(dāng)作為合同檔案進(jìn)行收集。2.業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)當(dāng)按照合同管理規(guī)定，及時(shí)將合同相關(guān)資料整理齊全后移交合同管理部門(mén)進(jìn)行歸檔。（二）檔案整理1.合同管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)對(duì)收集到的合同檔案進(jìn)行分類(lèi)整理，按照合同類(lèi)別、簽訂時(shí)間、項(xiàng)目名稱(chēng)等進(jìn)行編號(hào)和登記，建立合同檔案目錄。2.合同檔案應(yīng)當(dāng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保存，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。紙質(zhì)檔案應(yīng)當(dāng)按照檔案管理要求進(jìn)行裝訂、編目、裝盒，電子檔案應(yīng)當(dāng)進(jìn)行備份，并按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)路徑進(jìn)行存儲(chǔ)。（三）檔案保管1.合同管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的合同檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)施和設(shè)備，確保合同檔案的安全保管。2.合同檔案應(yīng)當(dāng)按照檔案保管期限的要求進(jìn)行分類(lèi)存放，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止檔案損壞、丟失或泄密。（四）檔案查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)當(dāng)填寫(xiě)《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到合同管理部門(mén)查閱。查閱檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)在合同管理部門(mén)指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。2.因特殊情況需要借閱合同檔案的，應(yīng)當(dāng)填寫(xiě)《合同檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和合同管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[具體期限]，借閱人應(yīng)當(dāng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、復(fù)印、泄露檔案內(nèi)容。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司合同管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)定期對(duì)各部門(mén)鐵路合同管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查合同管理制度的執(zhí)行情況、合同簽訂與履行的合規(guī)性、合同檔案管理的完整性等。2.監(jiān)督檢查可以采取定期檢查與不定期抽查相結(jié)合的方式進(jìn)行，檢查結(jié)果應(yīng)當(dāng)形成書(shū)面報(bào)告，并及時(shí)反饋給被檢查部門(mén)。對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)責(zé)令被檢查部門(mén)限期整改。（二）考核評(píng)價(jià)1.公司建立合同管理考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)各部門(mén)合同管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)?？己嗽u(píng)價(jià)指標(biāo)包括合同簽訂質(zhì)量、合同履行情況、合同風(fēng)險(xiǎn)防控、合同檔案