采購(gòu)訂單蓋章管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司采購(gòu)訂單蓋章管理，規(guī)范蓋章流程，確保采購(gòu)訂單的真實(shí)性、合法性和有效性，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有采購(gòu)訂單的蓋章管理，包括但不限于原材料采購(gòu)、設(shè)備采購(gòu)、服務(wù)采購(gòu)等各類(lèi)采購(gòu)業(yè)務(wù)所涉及的訂單。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則采購(gòu)訂單蓋章管理應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司內(nèi)部規(guī)章制度，確保蓋章行為合法合規(guī)。2.真實(shí)性原則蓋章的采購(gòu)訂單必須反映真實(shí)的采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)容，不得虛假蓋章。3.權(quán)責(zé)明確原則明確采購(gòu)訂單蓋章各環(huán)節(jié)的職責(zé)和權(quán)限，做到責(zé)任到人。4.流程規(guī)范原則制定標(biāo)準(zhǔn)化的蓋章流程，確保蓋章工作有序進(jìn)行。二、采購(gòu)訂單蓋章流程（一）訂單發(fā)起1.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)業(yè)務(wù)需求，填寫(xiě)采購(gòu)訂單。采購(gòu)訂單應(yīng)詳細(xì)、準(zhǔn)確地記錄采購(gòu)商品或服務(wù)的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等信息。2.采購(gòu)訂單需經(jīng)采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，確保訂單內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，符合采購(gòu)計(jì)劃和公司相關(guān)規(guī)定。審核通過(guò)后，采購(gòu)訂單提交至財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行財(cái)務(wù)審核。（二）財(cái)務(wù)審核1.財(cái)務(wù)部門(mén)收到采購(gòu)訂單后，對(duì)訂單的金額、付款方式、預(yù)算等財(cái)務(wù)相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行審核。2.若財(cái)務(wù)審核發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，如金額不符、付款方式不合理等，應(yīng)及時(shí)與采購(gòu)部門(mén)溝通，要求采購(gòu)部門(mén)進(jìn)行修改。采購(gòu)部門(mén)修改后重新提交財(cái)務(wù)審核，直至審核通過(guò)。（三）法務(wù)審核（如有需要）1.對(duì)于涉及重大采購(gòu)項(xiàng)目、復(fù)雜法律條款或存在法律風(fēng)險(xiǎn)的采購(gòu)訂單，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)將訂單提交至法務(wù)部門(mén)進(jìn)行審核。2.法務(wù)部門(mén)對(duì)采購(gòu)訂單的法律條款、合同條款等進(jìn)行審查，確保訂單不存在法律漏洞和風(fēng)險(xiǎn)。若法務(wù)審核發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)提出修改意見(jiàn)，采購(gòu)部門(mén)根據(jù)意見(jiàn)進(jìn)行修改后再次提交審核，直至法務(wù)審核通過(guò)。（四）蓋章申請(qǐng)1.采購(gòu)訂單經(jīng)財(cái)務(wù)審核和法務(wù)審核（如有需要）通過(guò)后，采購(gòu)人員填寫(xiě)蓋章申請(qǐng)表。蓋章申請(qǐng)表應(yīng)注明采購(gòu)訂單編號(hào)、訂單內(nèi)容、申請(qǐng)蓋章部門(mén)、申請(qǐng)人等信息。2.將蓋章申請(qǐng)表連同采購(gòu)訂單一并提交至公司印章管理部門(mén)。（五）印章管理部門(mén)審核1.印章管理部門(mén)收到蓋章申請(qǐng)后，對(duì)蓋章申請(qǐng)表和采購(gòu)訂單進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括申請(qǐng)蓋章的流程是否完整、訂單內(nèi)容是否與申請(qǐng)一致、相關(guān)審核意見(jiàn)是否齊全等。2.若審核發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，印章管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)與采購(gòu)部門(mén)或相關(guān)審核部門(mén)溝通，要求補(bǔ)充或修改相關(guān)材料。審核通過(guò)后，在蓋章申請(qǐng)表上簽署審核意見(jiàn)。（六）蓋章操作1.印章管理部門(mén)根據(jù)審核意見(jiàn)，對(duì)采購(gòu)訂單加蓋公司公章或合同專(zhuān)用章。蓋章應(yīng)確保印章清晰、端正，蓋在規(guī)定的位置上。2.蓋章完成后，印章管理部門(mén)在蓋章申請(qǐng)表上記錄蓋章日期，并將蓋章后的采購(gòu)訂單返還給采購(gòu)部門(mén)。（七）訂單分發(fā)與存檔1.采購(gòu)部門(mén)將蓋章后的采購(gòu)訂單按照規(guī)定進(jìn)行分發(fā)，一份留存采購(gòu)部門(mén)作為業(yè)務(wù)執(zhí)行依據(jù)，一份交供應(yīng)商，一份根據(jù)公司內(nèi)部流程交財(cái)務(wù)部門(mén)、法務(wù)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)存檔。2.采購(gòu)訂單存檔應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、裝訂，確保訂單資料的完整性和可查閱性。三、印章使用規(guī)范（一）印章保管1.公司公章和合同專(zhuān)用章由公司印章管理部門(mén)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管。印章保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心，嚴(yán)格遵守印章保管制度。2.印章保管人員應(yīng)設(shè)立印章使用登記簿，詳細(xì)記錄印章的使用日期、使用部門(mén)、使用人、使用事由、蓋章文件名稱(chēng)及編號(hào)等信息。3.印章應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險(xiǎn)柜等，確保印章的安全。印章保管人員不得擅自將印章交予他人使用，如有特殊情況需要委托他人代蓋印章，必須經(jīng)過(guò)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在印章使用登記簿上記錄詳細(xì)情況。（二）印章使用審批1.采購(gòu)訂單蓋章必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批流程。一般情況下，采購(gòu)訂單蓋章申請(qǐng)需經(jīng)采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人（如有財(cái)務(wù)審核環(huán)節(jié)）、法務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人（如有法務(wù)審核環(huán)節(jié)）審核通過(guò)后，方可提交至印章管理部門(mén)蓋章。2.對(duì)于金額較大、涉及重要業(yè)務(wù)的采購(gòu)訂單，蓋章申請(qǐng)還需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批。審批人應(yīng)認(rèn)真審查采購(gòu)訂單內(nèi)容，確保訂單符合公司利益和相關(guān)規(guī)定。（三）印章使用監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)或其他監(jiān)督部門(mén)有權(quán)對(duì)印章使用情況進(jìn)行定期或不定期的檢查。檢查內(nèi)容包括印章使用登記簿的記錄是否完整、準(zhǔn)確，印章使用是否符合審批流程等。2.若發(fā)現(xiàn)印章使用存在違規(guī)行為，監(jiān)督部門(mén)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查，并根據(jù)情節(jié)輕重追究相關(guān)人員的責(zé)任。四、責(zé)任追究（一）違規(guī)蓋章責(zé)任1.未經(jīng)審批擅自蓋章的，給予相關(guān)責(zé)任人警告處分；造成公司經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，視情節(jié)輕重給予記過(guò)、記大過(guò)、降職、撤職等處分，并責(zé)令其承擔(dān)相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任。2.偽造、變?cè)觳少?gòu)訂單并蓋章的，給予相關(guān)責(zé)任人開(kāi)除處分；構(gòu)成犯罪的，依法移交司法機(jī)關(guān)追究刑事責(zé)任。（二）審核把關(guān)責(zé)任1.采購(gòu)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、法務(wù)部門(mén)等審核人員未認(rèn)真履行審核職責(zé)，導(dǎo)致存在問(wèn)題的采購(gòu)訂單蓋章的，給予審核人員警告處分；造成公司經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，視情節(jié)輕重給予記過(guò)、記大過(guò)等處分。2.審核人員與供應(yīng)商勾結(jié)，故意通過(guò)存在問(wèn)題的采購(gòu)訂單蓋章的，給予審核人員開(kāi)除處分；構(gòu)成犯罪的，依法移交司法機(jī)關(guān)追究刑事責(zé)任。（三）印章保管責(zé)任1.印章保管人員未按照規(guī)定保管印章，導(dǎo)致印章丟失、被盜用的，給予保管人員警告處分；造成公司經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，視情節(jié)輕重給予記過(guò)、記大過(guò)、降職等處分，并責(zé)令其承擔(dān)相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任。2.印章保管人員擅自將印章交予他人使用，未履行審批手續(xù)的，給予保管人員警告處分；造成公司經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，視情節(jié)輕重給予記過(guò)、記大過(guò)等處分。五、附則（一）解釋權(quán)