酒店物料采購(gòu)管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)酒店物料采購(gòu)管理，規(guī)范采購(gòu)流程，確保物料質(zhì)量，控制采購(gòu)成本，提高酒店運(yùn)營(yíng)效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于酒店各部門(mén)所需各類物料的采購(gòu)管理，包括但不限于食品、飲料、客房用品、辦公用品、維修材料等。（三）基本原則1.按需采購(gòu)原則：根據(jù)酒店實(shí)際經(jīng)營(yíng)需求，合理確定采購(gòu)數(shù)量和時(shí)間，避免積壓和浪費(fèi)。2.質(zhì)量第一原則：嚴(yán)格把控采購(gòu)物料的質(zhì)量，確保符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和酒店要求，保障酒店運(yùn)營(yíng)安全和服務(wù)質(zhì)量。3.成本控制原則：在保證物料質(zhì)量的前提下，通過(guò)合理的采購(gòu)策略和談判技巧，降低采購(gòu)成本，提高酒店經(jīng)濟(jì)效益。4.公平公正原則：采購(gòu)過(guò)程應(yīng)遵循公平、公正、公開(kāi)的原則，選擇合適的供應(yīng)商，確保采購(gòu)活動(dòng)的合法性和合規(guī)性。5.效率優(yōu)先原則：優(yōu)化采購(gòu)流程，提高采購(gòu)工作效率，及時(shí)滿足酒店各部門(mén)的物料需求，保障酒店正常運(yùn)營(yíng)。二、采購(gòu)組織與職責(zé)（一）采購(gòu)部門(mén)1.負(fù)責(zé)酒店各類物料的采購(gòu)工作，制定采購(gòu)計(jì)劃，選擇供應(yīng)商，簽訂采購(gòu)合同。2.建立供應(yīng)商檔案，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和管理，確保供應(yīng)商的供貨質(zhì)量和服務(wù)水平。3.跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，確保物料按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。4.收集市場(chǎng)信息，分析物料價(jià)格走勢(shì)，為酒店采購(gòu)決策提供參考依據(jù)。5.協(xié)助財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行采購(gòu)成本核算和控制，定期編制采購(gòu)報(bào)表，匯報(bào)采購(gòu)工作情況。（二）使用部門(mén)1.根據(jù)本部門(mén)的實(shí)際需求，提前向采購(gòu)部門(mén)提交物料申購(gòu)計(jì)劃，詳細(xì)說(shuō)明物料的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、用途等信息。2.參與采購(gòu)過(guò)程中的供應(yīng)商選擇、樣品確認(rèn)、驗(yàn)收等環(huán)節(jié)，提供專業(yè)意見(jiàn)和建議，確保所采購(gòu)的物料符合本部門(mén)的使用要求。3.負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)回來(lái)的物料進(jìn)行驗(yàn)收，如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題或數(shù)量不符，及時(shí)通知采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商協(xié)商解決。4.配合采購(gòu)部門(mén)做好庫(kù)存管理工作，合理控制物料庫(kù)存水平，避免積壓和浪費(fèi)。（三）財(cái)務(wù)部門(mén)1.審核采購(gòu)合同，確保合同條款符合酒店利益和財(cái)務(wù)規(guī)定。2.負(fù)責(zé)采購(gòu)資金的安排和支付，對(duì)采購(gòu)成本進(jìn)行核算和監(jiān)督，確保采購(gòu)費(fèi)用的合理性和合規(guī)性。3.定期與采購(gòu)部門(mén)核對(duì)采購(gòu)賬目，協(xié)助采購(gòu)部門(mén)進(jìn)行成本分析和控制。（四）質(zhì)量管理部門(mén)1.制定物料質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收規(guī)范，參與采購(gòu)過(guò)程中的質(zhì)量控制和驗(yàn)收工作。2.對(duì)采購(gòu)回來(lái)的物料進(jìn)行抽檢或全檢，確保物料質(zhì)量符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和酒店要求。3.對(duì)不合格物料進(jìn)行判定和處理，跟蹤不合格物料的整改情況，防止不合格物料流入酒店使用環(huán)節(jié)。三、采購(gòu)流程（一）申購(gòu)1.使用部門(mén)根據(jù)本部門(mén)的實(shí)際需求，填寫(xiě)《物料申購(gòu)單》，詳細(xì)注明物料的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息。2.《物料申購(gòu)單》需經(jīng)使用部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購(gòu)部門(mén)。3.對(duì)于緊急采購(gòu)的物料，使用部門(mén)可通過(guò)電話、郵件等方式提前通知采購(gòu)部門(mén)，但事后需及時(shí)補(bǔ)辦《物料申購(gòu)單》手續(xù)。（二）審批1.采購(gòu)部門(mén)收到《物料申購(gòu)單》后，對(duì)申購(gòu)內(nèi)容進(jìn)行審核，核實(shí)申購(gòu)的必要性和合理性。2.對(duì)于金額較大或重要的物料采購(gòu)申請(qǐng)，采購(gòu)部門(mén)需提交至酒店管理層進(jìn)行審批。3.經(jīng)審批通過(guò)的《物料申購(gòu)單》，由采購(gòu)部門(mén)留存一份，作為采購(gòu)依據(jù)，同時(shí)將一份復(fù)印件返回給使用部門(mén)，以便其跟蹤采購(gòu)進(jìn)度。（三）采購(gòu)1.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)審批后的《物料申購(gòu)單》，制定采購(gòu)計(jì)劃，選擇合適的供應(yīng)商。2.采購(gòu)人員與供應(yīng)商進(jìn)行溝通，詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)，確定采購(gòu)價(jià)格、交貨期、付款方式等條款，并簽訂采購(gòu)合同。3.采購(gòu)合同需明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物料的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格、交貨時(shí)間、地點(diǎn)、驗(yàn)收方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。4.采購(gòu)人員根據(jù)采購(gòu)合同，及時(shí)跟蹤訂單執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。（四）驗(yàn)收1.物料到貨前，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)提前通知使用部門(mén)和質(zhì)量管理部門(mén)做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。2.使用部門(mén)和質(zhì)量管理部門(mén)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收規(guī)范，對(duì)采購(gòu)回來(lái)的物料進(jìn)行驗(yàn)收。3.驗(yàn)收內(nèi)容包括物料的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量、外觀等方面，確保物料符合采購(gòu)合同和酒店要求。4.如發(fā)現(xiàn)物料存在質(zhì)量問(wèn)題或數(shù)量不符，驗(yàn)收人員應(yīng)及時(shí)填寫(xiě)《物料驗(yàn)收不合格報(bào)告》，詳細(xì)說(shuō)明問(wèn)題情況，并通知采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商協(xié)商解決。（五）入庫(kù)1.驗(yàn)收合格的物料，由倉(cāng)庫(kù)管理人員辦理入庫(kù)手續(xù)，填寫(xiě)《物料入庫(kù)單》，注明物料的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。2.《物料入庫(kù)單》需經(jīng)倉(cāng)庫(kù)管理人員、驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)后，作為物料入庫(kù)的依據(jù)。3.倉(cāng)庫(kù)管理人員按照規(guī)定的存儲(chǔ)方式和位置，對(duì)入庫(kù)物料進(jìn)行妥善保管，確保物料的安全和完好。（六）付款1.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)合同和驗(yàn)收情況，填寫(xiě)《付款申請(qǐng)單》，附上采購(gòu)發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、入庫(kù)單等相關(guān)憑證，提交至財(cái)務(wù)部門(mén)審核。2.財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)《付款申請(qǐng)單》及相關(guān)憑證進(jìn)行審核，核實(shí)采購(gòu)業(yè)務(wù)的真實(shí)性、合法性和準(zhǔn)確性。3.經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)審核通過(guò)的《付款申請(qǐng)單》，提交至酒店管理層審批。4.酒店管理層審批通過(guò)后，財(cái)務(wù)部門(mén)按照合同約定的付款方式和時(shí)間，辦理付款手續(xù)。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.采購(gòu)部門(mén)通過(guò)多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)。2.對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)查和評(píng)估，包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面。3.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，選擇合適的供應(yīng)商作為酒店的合作伙伴，并與之簽訂合作協(xié)議。（二）供應(yīng)商評(píng)估1.采購(gòu)部門(mén)定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估周期為每年一次。2.評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、價(jià)格水平、售后服務(wù)、合作配合度等方面。3.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，分為優(yōu)秀供應(yīng)商、合格供應(yīng)商、不合格供應(yīng)商。4.對(duì)于優(yōu)秀供應(yīng)商，給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)和優(yōu)惠政策，鼓勵(lì)其繼續(xù)保持良好的合作關(guān)系；對(duì)于不合格供應(yīng)商，及時(shí)進(jìn)行整改或淘汰。（三）供應(yīng)商考核1.采購(gòu)部門(mén)建立供應(yīng)商考核機(jī)制，對(duì)供應(yīng)商的日常表現(xiàn)進(jìn)行考核。2.考核指標(biāo)包括交貨準(zhǔn)時(shí)率、產(chǎn)品合格率、售后服務(wù)響應(yīng)時(shí)間等。3.根據(jù)考核結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行相應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施，如扣除貨款、暫停合作、終止合作等。（四）供應(yīng)商關(guān)系維護(hù)1.采購(gòu)人員與供應(yīng)商保持密切溝通，定期走訪供應(yīng)商，了解其生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況和市場(chǎng)動(dòng)態(tài)。2.及時(shí)解決合作過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，維護(hù)良好的合作關(guān)系。3.組織供應(yīng)商參加酒店的供應(yīng)商大會(huì)或培訓(xùn)活動(dòng)，加強(qiáng)雙方的交流與合作。五、采購(gòu)成本控制（一）預(yù)算控制1.財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)酒店年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃，制定采購(gòu)預(yù)算，明確各類物料的采購(gòu)金額和控制指標(biāo)。2.采購(gòu)部門(mén)在采購(gòu)過(guò)程中，嚴(yán)格按照采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行，確保采購(gòu)費(fèi)用不超出預(yù)算范圍。3.對(duì)于超出預(yù)算的采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)部門(mén)需提交詳細(xì)的說(shuō)明和申請(qǐng)，經(jīng)酒店管理層審批后方可實(shí)施。（二）價(jià)格控制1.采購(gòu)人員通過(guò)市場(chǎng)調(diào)研、詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)等方式，選擇性價(jià)比高的供應(yīng)商和產(chǎn)品。2.與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同時(shí)，明確價(jià)格條款和價(jià)格調(diào)整機(jī)制，確保采購(gòu)價(jià)格的穩(wěn)定性。3.定期分析物料價(jià)格走勢(shì)，及時(shí)調(diào)整采購(gòu)策略，降低采購(gòu)成本。（三）庫(kù)存控制1.倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)物料的庫(kù)存情況和使用需求，制定合理的庫(kù)存補(bǔ)貨計(jì)劃，避免庫(kù)存積壓或缺貨。2.建立庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)制度，定期對(duì)庫(kù)存物料進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。3.對(duì)于積壓物料，及時(shí)與相關(guān)部門(mén)溝通協(xié)調(diào)，采取促銷(xiāo)、退貨、報(bào)廢等措施進(jìn)行處理，減少庫(kù)存占用資金。六、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.采購(gòu)部門(mén)對(duì)采購(gòu)過(guò)程中可能面臨的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別，包括市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)等。2.分析各類風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生原因、影響程度和可能性，為制定風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施提供依據(jù)。（二）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估1.采用定性和定量相結(jié)合的方法，對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)。2.風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)分為高、中、低三個(gè)級(jí)別，針對(duì)不同級(jí)別的風(fēng)險(xiǎn)采取相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)1.對(duì)于市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)，密切關(guān)注市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，及時(shí)調(diào)整采購(gòu)策略，降低市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)對(duì)采購(gòu)成本的影響。2.對(duì)于質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的質(zhì)量管理，嚴(yán)格執(zhí)行驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，確保采購(gòu)物料的質(zhì)量。3.對(duì)于供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)，建立供應(yīng)商評(píng)估和考核機(jī)制，選擇信譽(yù)良好、實(shí)力雄厚的供應(yīng)商，降低供應(yīng)商違約的風(fēng)險(xiǎn)。4.對(duì)于合同風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)合同管理，嚴(yán)格審核合同條款，確保合同的合法性和有效性，避免合同糾紛。5.對(duì)于法律風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)法律法規(guī)學(xué)習(xí)，確保采購(gòu)活動(dòng)符合相關(guān)法律法規(guī)的要求，避免法律風(fēng)險(xiǎn)。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)1.酒店內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)進(jìn)行審計(jì)，檢查采購(gòu)流程的執(zhí)行情況、采購(gòu)合同的簽訂和履行情況、采購(gòu)成本的控制情況等。2.審計(jì)人員通過(guò)查閱文件、賬目、報(bào)表，實(shí)地走訪供應(yīng)商和倉(cāng)庫(kù)等方式，獲取審計(jì)證據(jù)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改建議，并跟蹤整改情況。（二）財(cái)務(wù)監(jiān)督1.財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)采購(gòu)資金的使用情況進(jìn)行監(jiān)督，確保采購(gòu)費(fèi)用的合理性和合規(guī)性。2.審核采購(gòu)發(fā)票、報(bào)銷(xiāo)憑證等，防止虛假報(bào)銷(xiāo)和違規(guī)支出。3.定期與采購(gòu)部門(mén)核對(duì)采購(gòu)賬