采購(gòu)內(nèi)控單據(jù)管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司采購(gòu)內(nèi)部控制，規(guī)范采購(gòu)單據(jù)管理，確保采購(gòu)業(yè)務(wù)合法合規(guī)、流程順暢、信息準(zhǔn)確，提高采購(gòu)效率，防范采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有采購(gòu)業(yè)務(wù)涉及的各類(lèi)單據(jù)管理，包括但不限于采購(gòu)申請(qǐng)單、采購(gòu)訂單、采購(gòu)合同、驗(yàn)收單、發(fā)票、付款申請(qǐng)單等。（三）基本原則1.合法性原則：采購(gòu)單據(jù)的管理應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)以及公司相關(guān)規(guī)章制度的要求。2.準(zhǔn)確性原則：?jiǎn)螕?jù)內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，能夠清晰反映采購(gòu)業(yè)務(wù)的全貌。3.完整性原則：涵蓋采購(gòu)業(yè)務(wù)的各個(gè)環(huán)節(jié)，確保單據(jù)鏈的完整，便于追溯和審查。4.及時(shí)性原則：各環(huán)節(jié)單據(jù)應(yīng)及時(shí)填制、傳遞和處理，避免延誤影響采購(gòu)業(yè)務(wù)的正常進(jìn)行。5.保密性原則：涉及公司商業(yè)秘密的采購(gòu)單據(jù)應(yīng)妥善保管，防止信息泄露。二、采購(gòu)申請(qǐng)單管理（一）申請(qǐng)流程1.需求部門(mén)提出：各部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫(xiě)采購(gòu)申請(qǐng)單，詳細(xì)注明采購(gòu)物品或服務(wù)的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、需求日期、用途等信息。2.部門(mén)負(fù)責(zé)人審核：部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)的必要性、合理性進(jìn)行審核，簽署意見(jiàn)后提交至采購(gòu)部門(mén)。3.特殊情況審批：對(duì)于金額較大、涉及特殊項(xiàng)目或緊急采購(gòu)的申請(qǐng)，需經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）單據(jù)內(nèi)容要求1.清晰準(zhǔn)確：采購(gòu)申請(qǐng)單應(yīng)字跡清晰，各項(xiàng)內(nèi)容填寫(xiě)準(zhǔn)確無(wú)誤，避免模糊不清或歧義。2.編號(hào)唯一：為便于管理和查詢(xún)，每張采購(gòu)申請(qǐng)單應(yīng)賦予唯一的編號(hào)。（三）流轉(zhuǎn)與存檔1.流轉(zhuǎn)：采購(gòu)申請(qǐng)單經(jīng)審核通過(guò)后，由需求部門(mén)傳遞至采購(gòu)部門(mén)。2.存檔：需求部門(mén)和采購(gòu)部門(mén)應(yīng)分別留存采購(gòu)申請(qǐng)單副本，作為采購(gòu)業(yè)務(wù)的起始記錄，保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。三、采購(gòu)訂單管理（一）訂單生成1.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)申請(qǐng)：采購(gòu)部門(mén)收到采購(gòu)申請(qǐng)單后，對(duì)采購(gòu)物品或服務(wù)進(jìn)行詢(xún)價(jià)、比價(jià)、議價(jià)，選擇合適的供應(yīng)商，生成采購(gòu)訂單。2.訂單內(nèi)容填寫(xiě)：采購(gòu)訂單應(yīng)明確采購(gòu)物品或服務(wù)的詳細(xì)信息，包括供應(yīng)商名稱(chēng)、地址、聯(lián)系方式，采購(gòu)物品名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨日期、交貨地點(diǎn)等。（二）審核與審批1.采購(gòu)部門(mén)內(nèi)部審核：采購(gòu)訂單生成后，采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)訂單內(nèi)容進(jìn)行審核，確保訂單條款符合公司利益和采購(gòu)要求。2.相關(guān)部門(mén)審批：對(duì)于重要采購(gòu)訂單或金額較大的訂單，需經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)、法務(wù)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)審批，審批通過(guò)后方可發(fā)送給供應(yīng)商。（三）訂單變更管理1.變更申請(qǐng)：如因各種原因需要變更采購(gòu)訂單內(nèi)容，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)提出變更申請(qǐng)，說(shuō)明變更原因、變更內(nèi)容等。2.審批流程：變更申請(qǐng)需按照原訂單審核與審批流程進(jìn)行，經(jīng)相關(guān)部門(mén)審核批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。3.通知供應(yīng)商：采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將訂單變更情況通知供應(yīng)商，并要求供應(yīng)商確認(rèn)。（四）流轉(zhuǎn)與存檔1.流轉(zhuǎn)：采購(gòu)訂單經(jīng)審核審批后，采購(gòu)部門(mén)將正本發(fā)送給供應(yīng)商，副本留存采購(gòu)部門(mén)，并分發(fā)給財(cái)務(wù)部門(mén)、需求部門(mén)等相關(guān)部門(mén)。2.存檔：各部門(mén)應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定，妥善保存采購(gòu)訂單副本，保存期限屆滿(mǎn)后按照規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀。四、采購(gòu)合同管理（一）合同簽訂1.簽訂依據(jù)：對(duì)于符合簽訂合同條件的采購(gòu)業(yè)務(wù)，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)基于采購(gòu)訂單的內(nèi)容，并進(jìn)一步明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.合同條款審核：法務(wù)部門(mén)應(yīng)對(duì)采購(gòu)合同條款進(jìn)行審核，確保合同合法合規(guī)，保護(hù)公司利益。審核內(nèi)容包括合同主體資格、合同標(biāo)的、價(jià)格條款、質(zhì)量條款、交貨條款、付款條款、違約責(zé)任等。3.合同簽署：采購(gòu)合同經(jīng)審核通過(guò)后，由公司法定代表人或其授權(quán)代表與供應(yīng)商簽字蓋章生效。（二）合同執(zhí)行跟蹤1.建立跟蹤機(jī)制：采購(gòu)部門(mén)應(yīng)建立采購(gòu)合同執(zhí)行跟蹤機(jī)制，定期檢查供應(yīng)商的履行情況，確保供應(yīng)商按照合同約定按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。2.問(wèn)題處理：如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在違約行為或合同執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，采取相應(yīng)的措施解決問(wèn)題，并記錄處理情況。（三）合同變更與終止1.變更管理：采購(gòu)合同如需變更，應(yīng)按照合同簽訂流程進(jìn)行審批，并簽訂補(bǔ)充協(xié)議。補(bǔ)充協(xié)議作為原合同的組成部分，具有同等法律效力。2.終止管理：采購(gòu)合同履行完畢或因其他原因需要終止時(shí)，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)辦理相關(guān)手續(xù)，通知供應(yīng)商，并對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行總結(jié)。（四）流轉(zhuǎn)與存檔1.流轉(zhuǎn)：采購(gòu)合同簽訂后，正本由公司存檔保管，副本分發(fā)給采購(gòu)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、需求部門(mén)等相關(guān)部門(mén)。2.存檔：各部門(mén)應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定，妥善保存采購(gòu)合同副本，保存期限按照法律法規(guī)和公司規(guī)定執(zhí)行。五、驗(yàn)收單管理（一）驗(yàn)收流程1.到貨通知：采購(gòu)部門(mén)在采購(gòu)物品或服務(wù)預(yù)計(jì)到貨前，應(yīng)通知需求部門(mén)做好驗(yàn)收準(zhǔn)備。2.驗(yàn)收實(shí)施：需求部門(mén)組織相關(guān)人員對(duì)采購(gòu)物品或服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收內(nèi)容包括數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量、性能等。3.驗(yàn)收?qǐng)?bào)告編制：驗(yàn)收人員根據(jù)驗(yàn)收結(jié)果編制驗(yàn)收單，詳細(xì)記錄驗(yàn)收情況，包括驗(yàn)收合格或不合格的項(xiàng)目及原因等。（二）單據(jù)內(nèi)容要求1.詳細(xì)準(zhǔn)確：驗(yàn)收單應(yīng)如實(shí)反映驗(yàn)收過(guò)程和結(jié)果，各項(xiàng)內(nèi)容填寫(xiě)詳細(xì)、準(zhǔn)確，不得遺漏或虛假填報(bào)。2.簽字確認(rèn)：驗(yàn)收單應(yīng)由驗(yàn)收人員、需求部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，如有不合格情況，還需注明處理意見(jiàn)。（三）流轉(zhuǎn)與存檔1.流轉(zhuǎn)：驗(yàn)收單經(jīng)簽字確認(rèn)后，正本提交給采購(gòu)部門(mén)，副本留存需求部門(mén)。采購(gòu)部門(mén)將驗(yàn)收單傳遞給財(cái)務(wù)部門(mén)，作為付款的重要依據(jù)。2.存檔：采購(gòu)部門(mén)、需求部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)分別按照公司檔案管理規(guī)定，保存驗(yàn)收單副本，保存期限按照規(guī)定執(zhí)行。六、發(fā)票管理（一）發(fā)票取得1.供應(yīng)商開(kāi)具：供應(yīng)商應(yīng)按照采購(gòu)合同約定，及時(shí)開(kāi)具合法有效的發(fā)票。發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與采購(gòu)訂單、驗(yàn)收單一致，包括發(fā)票抬頭、納稅人識(shí)別號(hào)、地址、電話(huà)、開(kāi)戶(hù)行及賬號(hào)、貨物或應(yīng)稅勞務(wù)名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、金額、稅率、稅額等。2.審核發(fā)票：采購(gòu)部門(mén)收到供應(yīng)商開(kāi)具的發(fā)票后，應(yīng)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括發(fā)票的真實(shí)性、合法性、完整性、準(zhǔn)確性等。如發(fā)現(xiàn)發(fā)票存在問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求其重新開(kāi)具或更正。（二）發(fā)票傳遞與入賬1.傳遞：采購(gòu)部門(mén)審核通過(guò)發(fā)票后，將發(fā)票傳遞給財(cái)務(wù)部門(mén)。2.入賬：財(cái)務(wù)部門(mén)按照公司財(cái)務(wù)制度，對(duì)發(fā)票進(jìn)行審核后辦理入賬手續(xù)。（三）發(fā)票保管1.財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)：財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)妥善保管發(fā)票，建立發(fā)票登記臺(tái)賬，記錄發(fā)票的取得、傳遞、入賬、作廢等情況。2.保存期限：發(fā)票保存期限按照國(guó)家稅收法律法規(guī)和公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行，期滿(mǎn)后按照規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀。七、付款申請(qǐng)單管理（一）申請(qǐng)流程1.采購(gòu)部門(mén)提交：采購(gòu)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)合同約定、驗(yàn)收單和發(fā)票等相關(guān)單據(jù)，填寫(xiě)付款申請(qǐng)單，注明付款金額、付款方式、付款日期、供應(yīng)商名稱(chēng)等信息。2.審核審批：付款申請(qǐng)單經(jīng)采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，提交至財(cái)務(wù)部門(mén)。財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)付款申請(qǐng)的金額、付款條件、發(fā)票等進(jìn)行審核，審核通過(guò)后報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）單據(jù)內(nèi)容要求1.準(zhǔn)確完整：付款申請(qǐng)單應(yīng)填寫(xiě)準(zhǔn)確、完整，各項(xiàng)信息與相關(guān)單據(jù)一致。2.簽字蓋章：付款申請(qǐng)單應(yīng)由采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門(mén)審核人、審批領(lǐng)導(dǎo)簽字，并加蓋公司財(cái)務(wù)專(zhuān)用章。（三）流轉(zhuǎn)與存檔1.流轉(zhuǎn)：付款申請(qǐng)單經(jīng)審批通過(guò)后，財(cái)務(wù)部門(mén)按照審批意見(jiàn)辦理付款手續(xù)，并將付款憑證反饋給采購(gòu)部門(mén)。2.存檔：采購(gòu)部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)分別留存付款申請(qǐng)單副本，作為采購(gòu)付款業(yè)務(wù)的記錄，保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。八、單據(jù)保管與查閱（一）保管要求1.專(zhuān)人負(fù)責(zé)：公司應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)采購(gòu)內(nèi)控單據(jù)的保管工作，確保單據(jù)的安全、完整。2.分類(lèi)存放：采購(gòu)內(nèi)控單據(jù)應(yīng)按照類(lèi)別、時(shí)間順序等進(jìn)行分類(lèi)存放，便于查找和管理。3.保管期限：各類(lèi)采購(gòu)內(nèi)控單據(jù)的保管期限應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家法律法規(guī)和公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行，不得擅自縮短或延長(zhǎng)。（二）查閱規(guī)定1.內(nèi)部查閱：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱采購(gòu)內(nèi)控單據(jù)時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到單據(jù)保管部門(mén)查閱。查閱人員不得擅自復(fù)印、涂改、損毀單據(jù)。2.外部查閱：因?qū)徲?jì)、稅務(wù)檢查等外部原因需要查閱采購(gòu)內(nèi)控單據(jù)時(shí)，應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定辦理審批手續(xù)，并由單據(jù)保管部門(mén)指定專(zhuān)人陪同查閱。查閱人員應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得泄露公司商業(yè)秘密。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督1.定期審計(jì)：公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)內(nèi)控單據(jù)管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查單據(jù)的真實(shí)性、完整性、合法性以及相關(guān)流程的執(zhí)行情況。2.問(wèn)題整改：對(duì)于審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)提出整改意見(jiàn)，要求相關(guān)部門(mén)限期整