大學輔導員學生檔案更新制度

一、總則1.目的為了加強對學生檔案的動態(tài)管理，確保學生檔案信息的準確性、完整性和及時性，為學校教育教學、學生管理以及學生未來發(fā)展提供有力支持，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于我校全體輔導員及全體在校學生的檔案更新管理工作。3.指導思想秉持我?！耙匀藶楸荆瑢W術至上，培養(yǎng)全面發(fā)展的高素質(zhì)人才”的教育理念，以服務學生成長成才為宗旨，遵循教育規(guī)律和學生身心發(fā)展規(guī)律，通過規(guī)范的檔案更新制度，助力學生更好地發(fā)展。同時，踐行扁平化管理理念，減少不必要的層級流程，提高工作效率，確保信息傳遞的準確性和及時性。4.基本原則-真實性原則：檔案更新內(nèi)容必須真實可靠，如實反映學生的實際情況。-完整性原則：涵蓋學生學習、生活、思想等各個方面的關鍵信息，確保檔案內(nèi)容完整。-及時性原則：在規(guī)定時間內(nèi)及時更新檔案信息，保證檔案的時效性。-保密性原則：嚴格保護學生檔案信息，防止信息泄露。二、組織架構與職責劃分1.學校層面-學生工作處：作為全校學生檔案管理的統(tǒng)籌部門，負責制定和完善學生檔案更新的總體政策和規(guī)范；監(jiān)督各學院輔導員學生檔案更新工作的執(zhí)行情況；協(xié)調(diào)與其他部門之間關于學生檔案信息的共享與交流；定期組織輔導員進行檔案管理培訓和經(jīng)驗交流活動。-教務處：負責提供學生學業(yè)成績、課程選修、學籍變動等相關信息，協(xié)助學生工作處和輔導員完成檔案中學習相關內(nèi)容的更新。-保衛(wèi)處：提供學生在校期間涉及安全、違紀等方面的信息，確保檔案中相關記錄的完整性。2.學院層面-學院學生工作辦公室：負責本學院學生檔案更新工作的組織與實施；督促本學院輔導員按照學校要求及時完成檔案更新任務；審核輔導員提交的學生檔案更新內(nèi)容，確保信息準確無誤；定期向?qū)W生工作處匯報本學院學生檔案更新工作進展情況。-學院教學辦公室：配合學院學生工作辦公室，為本學院輔導員提供學生的學業(yè)成績、考試違紀等教學相關信息，支持檔案更新工作。3.輔導員職責-負責所帶班級學生檔案的日常更新工作，包括收集、整理、審核和錄入學生的各類信息；主動與學校各部門溝通，獲取學生相關信息，及時更新檔案；向?qū)W生宣傳檔案管理的重要性，引導學生重視個人檔案建設；對檔案更新過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時反饋給學院學生工作辦公室。三、管理流程1.信息收集-定期收集：輔導員每月收集一次學生的常規(guī)信息，如考勤情況、參加社團活動情況、思想?yún)R報等。每學期開學初收集學生假期社會實踐報告、獲獎證書等材料。-即時收集：對于學生在校期間發(fā)生的突發(fā)事件、重大成績（如獲得重要獎項、發(fā)表學術論文等）、違紀行為等，輔導員應在事件發(fā)生后3個工作日內(nèi)收集相關信息。-部門協(xié)作收集：輔導員定期與教務處、保衛(wèi)處等部門溝通，獲取學生學業(yè)成績、違紀處分等信息。教務處應在每學期成績錄入完成后10個工作日內(nèi)，將學生成績信息以電子表格形式發(fā)送給各學院教學辦公室，由教學辦公室轉(zhuǎn)交給輔導員。保衛(wèi)處應在學生發(fā)生安全事件或違紀行為處理完畢后5個工作日內(nèi)，將相關信息通知到輔導員。2.信息整理與審核-整理：輔導員收到各類信息后，按照檔案內(nèi)容分類標準進行整理，將信息錄入專門的學生檔案管理系統(tǒng)，并將紙質(zhì)材料進行歸檔。-審核：信息錄入系統(tǒng)后，輔導員進行初步審核，確保信息的準確性和完整性。學院學生工作辦公室對輔導員提交的檔案更新內(nèi)容進行二次審核，重點審核信息的真實性和規(guī)范性。如發(fā)現(xiàn)問題，及時反饋給輔導員進行修正。3.信息更新-紙質(zhì)檔案更新：對于審核通過的信息，涉及紙質(zhì)檔案內(nèi)容修改的，輔導員應按照檔案管理規(guī)定，在紙質(zhì)檔案相應位置進行準確記錄，并簽字確認。對于新增的紙質(zhì)材料，應進行編號、裝訂，并入學生紙質(zhì)檔案。-電子檔案更新：在檔案管理系統(tǒng)中對學生電子檔案進行同步更新，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案信息一致。更新完成后，系統(tǒng)自動記錄更新時間和更新人信息。4.檔案存儲與備份-存儲：學生紙質(zhì)檔案統(tǒng)一存放在學院專門的檔案保管室，按照年級、專業(yè)、班級進行分類存放，便于查找和管理。電子檔案存儲在學校專門的服務器上，設置不同權限的訪問賬號，確保信息安全。-備份：學校信息技術部門定期對學生電子檔案進行備份，備份數(shù)據(jù)存儲在異地的數(shù)據(jù)中心，防止因自然災害、設備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。四、權利與義務1.輔導員權利-有權要求學校各部門按照規(guī)定及時提供學生相關信息，以保障檔案更新工作的順利進行。-在檔案更新過程中，有權對涉及學生隱私的信息進行保密處理，防止信息泄露對學生造成不良影響。-參加學校組織的檔案管理培訓和學習活動，不斷提升自身檔案管理能力。2.輔導員義務-嚴格遵守檔案更新制度，認真履行檔案更新職責，確保檔案信息的及時、準確、完整。-妥善保管學生檔案材料，防止檔案損壞、丟失等情況發(fā)生。-對學生檔案更新過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時向上級部門匯報，并積極配合相關部門進行處理。3.學生權利-有權了解自己檔案的基本內(nèi)容和更新情況。-發(fā)現(xiàn)檔案信息有誤時，有權向輔導員提出更正申請，并提供相關證明材料。4.學生義務-積極配合輔導員完成檔案信息的收集工作，如實提供個人相關信息。-不得篡改、偽造檔案信息，如有違反，將按照學校相關規(guī)定嚴肅處理。五、監(jiān)督與獎懲機制1.監(jiān)督機制-學校學生工作處定期對各學院輔導員學生檔案更新工作進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案更新的及時性、準確性、完整性等方面。檢查方式采用抽查和普查相結合，每學期至少進行一次抽查，每年進行一次全面普查。-學院學生工作辦公室對本學院輔導員的檔案更新工作進行日常監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時督促輔導員整改。同時，設立學生監(jiān)督反饋渠道，鼓勵學生對檔案更新工作中的問題進行監(jiān)督和反饋。2.獎勵機制-對于在學生檔案更新工作中表現(xiàn)突出的輔導員，學校將給予表彰和獎勵。獎勵形式包括榮譽證書、獎金、晉升優(yōu)先考慮等。具體評選標準如下：檔案更新及時率達到95%以上，信息準確率達到98%以上；檔案內(nèi)容完整，能全面反映學生情況；積極創(chuàng)新檔案管理方法，提高工作效率和質(zhì)量，為學校檔案管理工作做出突出貢獻。-對于積極配合檔案更新工作，如實提供信息的學生，學校將在綜合素質(zhì)評價、評優(yōu)評先等方面給予適當加分獎勵。3.懲罰機制-對于未按照規(guī)定及時更新學生檔案的輔導員，學校將視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、扣發(fā)績效獎金等處理。對于因檔案更新不及時、不準確、不完整等問題，給學生造成不良影響或損失的，將追究相關輔導員的責任。-對于篡改、偽造檔案信息的學生，學校將按照《學生違紀處分條例》給予嚴肅處理，視情節(jié)輕重給予警告、嚴重警告、記過、留校察看直至開除學籍的處分。六、附則1.本制度自發(fā)布