公路資料歸檔管理辦法一、總則（一）目的為加強公路建設項目資料的歸檔管理，確保資料的完整性、準確性和系統性，便于資料的查閱、利用和保存，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織承擔的所有公路建設項目資料的歸檔管理工作，包括公路工程的新建、改建、擴建等項目。（三）基本原則1.真實性原則：歸檔資料應如實反映公路建設項目的實際情況，確保資料的真實性和可靠性。2.完整性原則：全面收集公路建設項目各個環(huán)節(jié)產生的資料，保證資料的完整性，不得遺漏重要信息。3.準確性原則：資料內容應準確無誤，數據、文字等應符合規(guī)范要求，避免出現錯誤和歧義。4.系統性原則：對歸檔資料進行科學分類、整理，使其具有系統性，便于查找和利用。5.及時性原則：資料應及時歸檔，確保在規(guī)定時間內完成歸檔工作，避免資料積壓和丟失。二、歸檔資料范圍（一）前期文件1.項目立項批復文件：包括項目建議書批復、可行性研究報告批復等。2.環(huán)境影響評價文件：環(huán)境影響報告書（表）及批復文件。3.水土保持方案及批復文件：水土保持方案報告書（表）及批復。4.用地預審文件：土地預審意見及相關材料。5.規(guī)劃選址意見書：建設項目規(guī)劃選址意見書。（二）設計文件1.初步設計文件：包括初步設計說明書、設計圖紙、工程概算等。2.施工圖設計文件：施工圖設計說明書、設計圖紙、工程預算等。3.設計變更文件：設計變更申請、變更設計圖紙、變更費用計算等。（三）施工文件1.施工組織設計：總體施工組織設計、專項施工方案等。2.施工技術交底記錄：技術交底會議紀要、交底資料等。3.工程原材料及構配件質量證明文件：原材料、構配件的質量檢驗報告、合格證等。4.試驗檢測報告：各類原材料試驗報告、工程質量檢測報告等。5.隱蔽工程驗收記錄：隱蔽工程施工記錄、驗收報告等。6.分項、分部、單位工程質量檢驗評定記錄：質量檢驗評定表、驗收記錄等。7.施工日志：記錄每日施工情況。8.工程進度報表：月進度報表、季進度報表等。9.工程照片及影像資料：反映工程建設過程的照片、視頻等。（四）監(jiān)理文件1.監(jiān)理規(guī)劃：監(jiān)理工作規(guī)劃、實施細則等。2.監(jiān)理月報：每月監(jiān)理工作情況報告。3.監(jiān)理通知單：對施工單位提出的整改要求等。4.工程質量評估報告：分部、單位工程質量評估報告。5.監(jiān)理日志：記錄每日監(jiān)理工作情況。（五）竣工驗收文件1.竣工驗收申請報告：向相關部門提交的竣工驗收申請。2.工程竣工驗收報告：對工程建設情況、質量等進行全面總結的報告。3.工程竣工決算報告：工程建設費用的決算報告。4.工程質量保修書：明確工程質量保修責任的文件。（六）其他文件1.合同文件：工程勘察設計合同、施工合同、監(jiān)理合同等。2.會議紀要：與公路建設項目相關的各類會議紀要。3.來往信函：與業(yè)主、設計單位、施工單位、監(jiān)理單位等之間的來往信函。4.其他與項目有關的文件資料：如上級領導檢查項目的相關文件、項目獲獎證書等。三、歸檔資料整理要求（一）分類整理1.按照歸檔資料范圍，將資料分為前期文件、設計文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗收文件和其他文件六大類。2.每大類下再根據具體內容進行細分，如施工文件可分為施工組織設計、施工技術交底記錄等小類。（二）編號編制1.為便于資料的管理和查找，對歸檔資料進行統一編號。2.編號應具有唯一性，能夠清晰反映資料的類別、年份、順序等信息。3.編號格式可采用“類別代碼+年份+順序號”的形式，例如：SG2023001，其中SG表示施工文件類別代碼，2023表示年份，001表示該類別下的順序號。（三）裝訂要求1.歸檔資料應采用A4紙張打印或復印，左側裝訂。2.資料應整齊、牢固，不得有散頁、掉頁現象。3.對于圖紙等較大幅面的資料，應折疊成A4規(guī)格后裝訂。（四）目錄編制1.為每卷歸檔資料編制詳細的目錄，目錄應包含資料的編號、題名、日期、頁號等信息。2.目錄應與資料內容一一對應，便于查找和核對。3.目錄格式應規(guī)范統一，采用表格形式，表頭應包括序號、編號、題名、日期、頁號等欄目。四、歸檔流程（一）資料收集1.各部門、各崗位人員負責及時收集本部門、本崗位工作中產生的資料，并按照歸檔要求進行初步整理。2.資料收集應明確責任人，確保資料不遺漏、不丟失。3.對于外來文件，如上級部門的批復文件、設計單位的設計文件等，應指定專人負責接收，并進行登記。（二）資料審核1.資料收集完成后，由項目負責人組織相關人員對資料進行審核。2.審核內容包括資料的完整性、準確性、真實性等，確保資料符合歸檔要求。3.對于審核中發(fā)現的問題，應及時通知相關責任人進行整改，整改合格后重新提交審核。（三）資料整理1.經審核合格的資料，由專人按照歸檔資料整理要求進行分類、編號、裝訂、編制目錄等整理工作。2.整理過程中應注意資料的順序和邏輯關系，確保資料整理規(guī)范、有序。3.對于電子資料，應按照紙質資料的分類和編號進行整理，并建立相應的電子目錄。（四）資料歸檔1.整理好的資料應及時歸檔至公司/組織的檔案管理部門。2.檔案管理部門應按照檔案管理制度對歸檔資料進行登記、上架，并建立檔案檢索系統，便于資料的查詢和利用。3.對于重要的、具有長期保存價值的資料，應進行備份，并分別存儲在不同的介質和地點，以防止資料丟失或損壞。五、檔案保管與利用（一）檔案保管1.檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔、通風良好。2.檔案庫房應配備必要的消防、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設施設備，保證檔案的安全保存。3.對檔案應進行定期檢查和清點，及時發(fā)現并處理檔案保管過程中出現的問題，如檔案損壞、霉變等。4.按照檔案保管期限的要求，對檔案進行分類存放，便于管理和查找。（二）檔案利用1.公司/組織內部人員因工作需要查閱檔案時，應填寫檔案查閱申請表，經所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應對查閱申請進行審核，核實查閱人的身份和查閱目的，確保檔案查閱符合規(guī)定。3.查閱檔案時，應在檔案管理部門指定的地點進行，查閱人員不得擅自涂改、抽取、復制、轉借檔案。4.因特殊情況需要外借檔案時，應填寫檔案外借申請表，經公司/組織主管領導批準后，辦理外借手續(xù)，并限期歸還。5.外借檔案歸還時，檔案管理部門應對檔案進行檢查，如發(fā)現檔案有損壞、丟失等情況，應及時追究借閱人的責任。六、檔案保密與銷毀（一）檔案保密1.檔案管理部門應建立健全檔案保密制度，加強對檔案管理人員的保密教育，提高保密意識。2.對涉及國家機密、商業(yè)秘密等重要檔案，應采取嚴格的保密措施，限制查閱范圍，確保檔案信息安全。3.檔案管理人員應嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內容，不得私自復制、傳播檔案信息。（二）檔案銷毀1.對于超過保管期限、已無保存價值的檔案，應按照規(guī)定進行銷毀。2.檔案銷毀前，應編制檔案銷毀清冊，列出擬銷毀檔案的編號、題名、日期等詳細信息。3.檔案銷毀清冊應經公司/組織主管領導審核批準，并由檔案管理部門、財務部門等相關人員共同簽字確認。4.檔案銷毀應采用安全可靠的方式進行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復。5.檔案銷毀過程中，應有專人負責監(jiān)督，銷毀完畢后，監(jiān)督人員應在檔案銷毀清冊上簽字確認。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司/組織應定期對公路資料歸檔管理工作進行監(jiān)督檢查，確保歸檔管理工作符合本辦法的要求。2.監(jiān)督檢查內容包括資料收集、整理、歸檔、保管、利用等各個環(huán)節(jié)，重點檢查資料的完整性、準確性、規(guī)范性等。3.對監(jiān)督檢查中發(fā)現的問題，應及時下達整改通知書，要求相關責任人限期整改，并跟蹤整改情況。（二）考核評價1.建立公路資料歸檔管理工作考核評價機制，對各部門、各崗位人員在資料歸檔管理工作中的表現進行考核評價。2.考核評價指標