公司部門印鑒管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司部門印鑒的管理，規(guī)范印鑒的使用，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門印鑒的管理，包括但不限于公章、合同專用章、財務(wù)專用章、法人章等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：印鑒的管理和使用必須符合國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.專人負(fù)責(zé)原則：指定專人負(fù)責(zé)印鑒的保管和使用，確保印鑒使用的安全性和規(guī)范性。3.審批登記原則：印鑒的使用必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，并進(jìn)行詳細(xì)的登記記錄。4.安全保密原則：加強(qiáng)印鑒保管的安全措施，防止印鑒被盜用、冒用或遺失，確保公司信息安全。二、印鑒的種類及用途（一）公章1.定義：公司公章是公司對外行使權(quán)力的象征，代表公司的意志和行為。2.用途：主要用于公司各類文件、合同、協(xié)議、證明等的簽署，以及對外報送的重要材料的蓋章確認(rèn)。（二）合同專用章1.定義：合同專用章專門用于公司簽訂各類經(jīng)濟(jì)合同。2.用途：在簽訂合同、協(xié)議等經(jīng)濟(jì)往來文件時使用，以明確公司在合同中的權(quán)利和義務(wù)。（三）財務(wù)專用章1.定義：財務(wù)專用章是公司財務(wù)管理中用于辦理財務(wù)結(jié)算、票據(jù)支付等業(yè)務(wù)的專用印章。2.用途：主要用于公司的財務(wù)報表、稅務(wù)申報、銀行結(jié)算憑證、發(fā)票等財務(wù)文件的蓋章確認(rèn)。（四）法人章1.定義：法人章是公司法定代表人的個人印章，代表法人行使職權(quán)。2.用途：在辦理一些特定的財務(wù)業(yè)務(wù)、重要文件簽署等需要法人授權(quán)的情況下使用。（五）部門章1.定義：部門章是公司各部門根據(jù)工作需要自行刻制的印章，用于本部門內(nèi)部文件的處理和業(yè)務(wù)往來。2.用途：僅限于本部門內(nèi)部使用，不得對外簽訂合同、協(xié)議或代表公司出具具有法律效力的文件。三、印鑒的刻制與啟用（一）刻制申請1.各部門因工作需要刻制印鑒時，應(yīng)填寫《印鑒刻制申請表》，詳細(xì)說明印鑒的名稱、用途、規(guī)格、材質(zhì)等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報公司行政管理部門審核。2.行政管理部門對申請進(jìn)行審核，重點審查申請的必要性、印鑒名稱與用途的一致性等，審核通過后報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）刻制審批公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)行政管理部門的審核意見進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后方可安排刻制。（三）刻制要求1.印鑒的刻制必須選擇具有合法資質(zhì)的印章制作單位，確保印鑒的質(zhì)量和安全性。2.印鑒的規(guī)格、樣式應(yīng)符合國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，不得擅自更改。3.刻制完成的印鑒應(yīng)及時進(jìn)行備案，備案信息包括印鑒的名稱、規(guī)格、樣式、啟用時間等。（四）印鑒啟用1.印鑒刻制完成后，由行政管理部門負(fù)責(zé)通知相關(guān)部門領(lǐng)取，并辦理印鑒交接手續(xù)。2.領(lǐng)取印鑒時，領(lǐng)取人應(yīng)在《印鑒領(lǐng)取登記表》上簽字確認(rèn)。3.印鑒啟用前，應(yīng)在公司內(nèi)部進(jìn)行公示，明確印鑒的使用范圍、審批流程等相關(guān)規(guī)定，確保全體員工知曉。四、印鑒的保管（一）保管人員1.公司公章、合同專用章、財務(wù)專用章、法人章等重要印鑒應(yīng)由專人負(fù)責(zé)保管，保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，熟悉印鑒管理規(guī)定。2.部門章由各部門指定專人保管，并報行政管理部門備案。（二）保管要求1.印鑒應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險柜、文件柜等，并配備必要的防盜、防火、防潮設(shè)施。2.保管人員應(yīng)妥善保管印鑒，不得隨意將印鑒轉(zhuǎn)借他人或帶出辦公區(qū)域。如因工作需要必須帶出的，應(yīng)經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，并采取必要的安全措施。3.印鑒保管人員應(yīng)定期對印鑒進(jìn)行檢查，確保印鑒的清晰、完整，如發(fā)現(xiàn)印鑒損壞或遺失，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)的措施。（三）保管人員變更1.印鑒保管人員因工作調(diào)動、離職等原因需要變更時，應(yīng)及時辦理印鑒交接手續(xù)。2.交接手續(xù)應(yīng)包括印鑒的實物交接、使用記錄的核對、相關(guān)文件資料的移交等，并由行政管理部門派人監(jiān)交。交接完成后，交接雙方應(yīng)在《印鑒交接登記表》上簽字確認(rèn)。五、印鑒的使用（一）使用范圍1.公章的使用范圍嚴(yán)格按照本辦法第二章規(guī)定執(zhí)行，不得用于與公司業(yè)務(wù)無關(guān)的事項。2.合同專用章僅限于簽訂經(jīng)濟(jì)合同使用，不得用于其他文件的蓋章。3.財務(wù)專用章的使用應(yīng)符合公司財務(wù)管理制度的規(guī)定，主要用于財務(wù)結(jié)算、票據(jù)支付等業(yè)務(wù)。4.法人章的使用應(yīng)根據(jù)公司法定代表人的授權(quán)進(jìn)行，不得擅自使用。5.部門章的使用僅限于本部門內(nèi)部文件的處理和業(yè)務(wù)往來，不得對外使用。（二）使用流程1.填寫《印鑒使用申請表》：使用部門或個人在使用印鑒前，應(yīng)填寫《印鑒使用申請表》，詳細(xì)說明使用印鑒的事由、文件名稱、文號、使用時間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.審批：根據(jù)印鑒的使用范圍和審批權(quán)限，將《印鑒使用申請表》提交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。審批流程如下：一般文件蓋章：由部門負(fù)責(zé)人審批。重要文件蓋章：由部門負(fù)責(zé)人審核后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。涉及經(jīng)濟(jì)合同、重大決策等重要事項蓋章：由部門負(fù)責(zé)人審核后，報公司法定代表人審批。3.登記：經(jīng)審批同意后，印鑒保管人員應(yīng)在《印鑒使用登記表》上詳細(xì)記錄印鑒使用的日期、事由、文件名稱、文號、申請人、審批人等信息，并將《印鑒使用申請表》附在登記表后。4.使用：印鑒保管人員根據(jù)審批意見，在規(guī)定的文件或材料上加蓋印鑒，并確保印鑒清晰、端正。5.歸還：印鑒使用完畢后，使用人員應(yīng)及時將印鑒歸還保管人員，并在《印鑒使用登記表》上簽字確認(rèn)。（三）緊急情況處理1.在緊急情況下，如因時間緊迫無法按照正常流程進(jìn)行印鑒審批時，使用部門或個人應(yīng)電話請示相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后，先行使用印鑒，但事后必須及時補(bǔ)辦審批手續(xù)，并在《印鑒使用登記表》上注明緊急情況的原因和處理情況。2.如遇印鑒被盜用、冒用或遺失等緊急情況，保管人員應(yīng)立即向公司行政管理部門報告，并采取相應(yīng)的措施，如向公安機(jī)關(guān)報案、登報聲明作廢等，以減少公司的損失。同時，應(yīng)配合公司相關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查處理。六、印鑒的停用與銷毀（一）停用1.因公司機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更、印鑒損壞等原因，需要停用印鑒時，由使用部門或保管人員填寫《印鑒停用申請表》，詳細(xì)說明停用原因、停用時間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報公司行政管理部門審核。2.行政管理部門對申請進(jìn)行審核，審核通過后報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)批準(zhǔn)后，行政管理部門負(fù)責(zé)通知相關(guān)部門印鑒停用事宜，并收回印鑒。（二）銷毀1.停用的印鑒應(yīng)及時進(jìn)行銷毀，銷毀工作應(yīng)由行政管理部門會同相關(guān)部門共同進(jìn)行，確保銷毀過程的安全、規(guī)范。2.銷毀印鑒時，應(yīng)填寫《印鑒銷毀登記表》，詳細(xì)記錄印鑒的名稱、規(guī)格、樣式、銷毀時間、銷毀方式等信息，并由銷毀人員簽字確認(rèn)。3.印鑒銷毀后，應(yīng)將《印鑒銷毀登記表》存檔保存，以備查閱。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司行政管理部門負(fù)責(zé)對各部門印鑒的管理和使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.印鑒的保管是否安全可靠，是否符合保管要求。2.印鑒的使用是否符合規(guī)定的使用范圍和審批流程，是否進(jìn)行了詳細(xì)的登記記錄。3.印鑒的刻制、啟用、停用、銷毀等環(huán)節(jié)是否按照本辦法的規(guī)定執(zhí)行。（三）檢查方式1.定期檢查：行政管理部門定期對各部門印鑒的管理和使用情況進(jìn)行檢查，檢查周期為每季度一次。2.不定期抽查：行政管理部門根據(jù)工作需要，不定期對各部門印鑒的管理和使用情況進(jìn)行抽查。（四）問題處理1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，行政管理部門應(yīng)及時下達(dá)《印鑒管理整改通知書》，要求相關(guān)部門限期整改。2.相關(guān)部門應(yīng)按照整改通知書的要求，認(rèn)真進(jìn)行整改，并將整改情況