關(guān)于訴訟資料管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司訴訟資料的規(guī)范化管理，確保訴訟資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高公司應(yīng)對訴訟案件的能力和效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門在各類訴訟活動中涉及的資料管理。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保訴訟資料管理活動合法合規(guī)。2.真實(shí)完整原則：訴訟資料應(yīng)如實(shí)反映案件事實(shí)，保證資料的完整性，不得遺漏重要信息。3.安全保密原則：妥善保管訴訟資料，防止資料泄露、丟失或損壞，確保公司商業(yè)秘密和當(dāng)事人隱私得到保護(hù)。4.便捷高效原則：建立科學(xué)合理的管理流程，提高訴訟資料的收集、整理、存儲、檢索和使用效率，為訴訟活動提供有力支持。二、管理職責(zé)（一）法務(wù)部門1.負(fù)責(zé)制定和完善訴訟資料管理辦法，并監(jiān)督執(zhí)行。2.統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公司各部門在訴訟活動中的資料收集、整理和提交工作。3.負(fù)責(zé)對訴訟資料進(jìn)行審核、分類、編號和歸檔，建立訴訟資料檔案庫。4.按照法律法規(guī)和公司規(guī)定，負(fù)責(zé)訴訟資料的查閱、借閱和歸還管理。5.定期對訴訟資料進(jìn)行清理和銷毀，確保資料的時(shí)效性和安全性。（二）業(yè)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)本部門涉及訴訟案件相關(guān)資料的收集、整理和初步審核，并及時(shí)提交給法務(wù)部門。2.配合法務(wù)部門做好訴訟資料的補(bǔ)充、完善和核實(shí)工作，提供必要的協(xié)助和支持。3.在訴訟過程中，按照法務(wù)部門的要求，及時(shí)提供與案件有關(guān)的信息和資料。（三）檔案管理部門1.負(fù)責(zé)為訴訟資料檔案庫提供存儲場所和設(shè)施設(shè)備，確保檔案存儲環(huán)境符合要求。2.協(xié)助法務(wù)部門做好訴訟資料的歸檔、保管和查閱服務(wù)工作，按照規(guī)定辦理檔案出入庫手續(xù)。3.對檔案存儲設(shè)施設(shè)備進(jìn)行定期維護(hù)和檢查，確保檔案安全。（四）其他部門根據(jù)法務(wù)部門的要求，在各自職責(zé)范圍內(nèi)配合做好訴訟資料的相關(guān)工作，如提供證據(jù)材料、協(xié)助調(diào)查等。三、訴訟資料的收集與整理（一）收集范圍1.與訴訟案件有關(guān)的合同、協(xié)議、文件、函件、票據(jù)、報(bào)表等書面材料。2.涉及案件的會議記錄、談話紀(jì)要、電子郵件、短信、微信聊天記錄等電子數(shù)據(jù)。3.物證、書證、視聽資料、證人證言、鑒定意見、勘驗(yàn)筆錄等證據(jù)材料。4.法院送達(dá)的各類訴訟文書，包括起訴狀、答辯狀、傳票、判決書、裁定書等。5.其他與訴訟案件相關(guān)的資料。（二）收集要求1.及時(shí)性：業(yè)務(wù)部門在知悉可能涉及訴訟案件時(shí)，應(yīng)立即啟動資料收集工作，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提交給法務(wù)部門。2.完整性：收集的資料應(yīng)全面、完整，能夠充分反映案件事實(shí)和相關(guān)情況，不得遺漏重要信息。3.準(zhǔn)確性：資料內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確，不得虛假陳述或隱瞞事實(shí)。4.規(guī)范性：收集的資料應(yīng)符合法律法規(guī)和公司規(guī)定的格式要求，確保資料的規(guī)范性和一致性。（三）整理方法1.法務(wù)部門收到業(yè)務(wù)部門提交的訴訟資料后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行審核，對不符合要求的資料，退回業(yè)務(wù)部門補(bǔ)充完善。2.按照案件類別、時(shí)間順序、資料性質(zhì)等對審核通過的資料進(jìn)行分類整理，確保資料條理清晰、便于查閱。3.對每份資料進(jìn)行編號，建立資料索引，以便快速檢索和查找。4.對于電子數(shù)據(jù)，應(yīng)進(jìn)行備份，并按照規(guī)范的命名規(guī)則進(jìn)行存儲，確保數(shù)據(jù)的可識別性和可追溯性。四、訴訟資料的歸檔與存儲（一）歸檔要求1.法務(wù)部門應(yīng)在訴訟案件結(jié)案后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將整理好的訴訟資料移交檔案管理部門進(jìn)行歸檔。2.歸檔資料應(yīng)編制詳細(xì)的檔案目錄，注明資料名稱、編號、日期、來源等信息，確保檔案目錄與實(shí)際資料相符。3.檔案管理部門應(yīng)對歸檔資料進(jìn)行核對，確認(rèn)無誤后辦理接收手續(xù)，并將檔案存入專門的訴訟資料檔案庫。（二）存儲方式1.訴訟資料檔案庫應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全防護(hù)措施，確保檔案存儲環(huán)境安全可靠。2.檔案存儲應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式，紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案盒或檔案柜中，并按照檔案編號順序排列；電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。3.對于重要的訴訟資料，應(yīng)進(jìn)行異地備份，以防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е沦Y料丟失。（三）存儲期限訴訟資料的存儲期限應(yīng)按照法律法規(guī)和公司規(guī)定執(zhí)行，一般情況下，民事案件訴訟資料的存儲期限為自案件結(jié)案之日起[X]年，刑事案件訴訟資料的存儲期限為自案件結(jié)案之日起[X]年。對于涉及公司重大利益、商業(yè)秘密或具有重要?dú)v史價(jià)值的訴訟資料，應(yīng)適當(dāng)延長存儲期限。五、訴訟資料的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱訴訟資料的，應(yīng)填寫《訴訟資料查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核后，提交法務(wù)部門審批。2.法務(wù)部門應(yīng)在收到申請表后的[X]個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行審批，對于符合查閱條件的，出具《訴訟資料查閱通知書》，并指定專人陪同查閱。3.查閱人員應(yīng)在指定的查閱場所進(jìn)行查閱，不得擅自將資料帶出查閱場所，不得在資料上涂改、標(biāo)記、抽取或損壞資料。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)歸還資料，并在《訴訟資料查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱訴訟資料的，應(yīng)填寫《訴訟資料借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核后，提交法務(wù)部門審批。2.法務(wù)部門應(yīng)在收到申請表后的[X]個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行審批，對于符合借閱條件的，出具《訴訟資料借閱通知書》，并辦理借閱手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的訴訟資料，不得轉(zhuǎn)借他人或用于與借閱目的無關(guān)的其他用途。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前向法務(wù)部門提出申請。4.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的歸還時(shí)間內(nèi)歸還資料，如因特殊原因不能按時(shí)歸還的，應(yīng)提前向法務(wù)部門說明情況，并辦理續(xù)借手續(xù)。逾期未還的，法務(wù)部門有權(quán)追回資料，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。（三）查閱與借閱記錄法務(wù)部門應(yīng)建立訴訟資料查閱與借閱記錄臺賬，詳細(xì)記錄查閱與借閱的時(shí)間、人員、內(nèi)容、審批情況、歸還情況等信息，確保查閱與借閱活動可追溯。六、訴訟資料的保密與安全（一）保密措施1.對涉及公司商業(yè)秘密、當(dāng)事人隱私等敏感信息的訴訟資料，應(yīng)嚴(yán)格保密，未經(jīng)公司授權(quán)，任何人不得泄露。2.在訴訟資料的收集、整理、存儲、查閱、借閱等過程中，相關(guān)人員應(yīng)采取必要的保密措施，如對資料進(jìn)行加密處理、限制訪問權(quán)限、簽訂保密協(xié)議等。3.加強(qiáng)對員工的保密教育，提高員工的保密意識，防止因員工疏忽或違規(guī)行為導(dǎo)致資料泄露。（二）安全管理1.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對訴訟資料檔案庫的安全管理，配備必要的安全設(shè)施設(shè)備，如監(jiān)控系統(tǒng)、報(bào)警裝置、消防器材等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。2.建立健全檔案庫管理制度，嚴(yán)格限制無關(guān)人員進(jìn)入檔案庫，對進(jìn)入檔案庫的人員進(jìn)行登記和身份驗(yàn)證。3.加強(qiáng)對電子數(shù)據(jù)的安全管理，采取數(shù)據(jù)加密、訪問控制、備份恢復(fù)等技術(shù)手段，防止電子數(shù)據(jù)被篡改、丟失或泄露。（三）應(yīng)急處置1.制定訴訟資料安全應(yīng)急預(yù)案，明確在發(fā)生資料泄露、丟失、損壞等突發(fā)事件時(shí)的應(yīng)急處置流程和責(zé)任分工。2.定期對應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行演練，提高應(yīng)對突發(fā)事件的能力和效率。3.一旦發(fā)生突發(fā)事件，應(yīng)立即啟動應(yīng)急預(yù)案，采取有效措施進(jìn)行處置，最大限度地減少損失，并及時(shí)向上級領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。七、訴訟資料的清理與銷毀（一）清理原則1.定期對訴訟資料進(jìn)行清理，確保資料的時(shí)效性和準(zhǔn)確性，對于已過存儲期限、不再具有保存價(jià)值的訴訟資料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行清理。2.清理訴訟資料應(yīng)遵循審慎原則，確保清理過程合法合規(guī)，避免因不當(dāng)清理導(dǎo)致資料丟失或泄露。（二）清理程序1.法務(wù)部門應(yīng)定期對訴訟資料檔案庫進(jìn)行清查，根據(jù)存儲期限和實(shí)際情況，提出需要清理的訴訟資料清單。2.對擬清理的訴訟資料清單進(jìn)行審核，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，確定清理范圍和方式。3.按照批準(zhǔn)的清理范圍和方式，組織相關(guān)人員對訴訟資料進(jìn)行清理，清理過程中應(yīng)做好記錄，確保清理工作可追溯。（三）銷毀方式1.對于紙質(zhì)訴訟資料，應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀，確保資料無法恢復(fù)。2.對于電子訴訟資料，應(yīng)采用數(shù)據(jù)擦除、格式化等方式進(jìn)行銷毀，并對存儲介質(zhì)進(jìn)行