公司大額采購管理辦法一、總則（一）目的為加強公司大額采購管理，規(guī)范采購行為，提高采購效率，保證采購質(zhì)量，控制采購成本，防范采購風險，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門、子公司發(fā)生的單項或批量采購金額達到規(guī)定標準及以上的各類物資、服務(wù)采購活動。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求，嚴格按照規(guī)定的程序和方式進行。2.公開公正原則：采購過程應(yīng)公開透明，確保所有符合條件的供應(yīng)商都有平等參與競爭的機會，公正對待每一個供應(yīng)商，維護市場公平競爭秩序。3.效益優(yōu)先原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，充分考慮采購成本、資金使用效益等因素，實現(xiàn)公司利益最大化。4.誠信合作原則：與供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，誠實守信，互利共贏，共同推動公司發(fā)展。二、采購組織與職責（一）采購決策機構(gòu)公司設(shè)立采購決策委員會，負責對大額采購項目進行審議和決策。采購決策委員會由公司高層管理人員、相關(guān)部門負責人等組成，其職責如下：1.審議大額采購項目的采購計劃、采購預(yù)算、采購方式等重要事項。2.對采購項目的供應(yīng)商選擇、采購合同簽訂等關(guān)鍵環(huán)節(jié)進行決策。3.協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的重大問題。（二）采購執(zhí)行部門公司設(shè)立專門的采購部門，負責具體的采購執(zhí)行工作。采購部門的職責如下：1.根據(jù)公司需求，編制采購計劃和采購預(yù)算，報采購決策委員會審批。2.按照批準的采購計劃和采購方式，組織實施采購活動，包括供應(yīng)商選擇、采購談判、合同簽訂等。3.負責采購項目的進度跟蹤、驗收管理等工作，確保采購項目按時、按質(zhì)、按量完成。4.建立和維護供應(yīng)商檔案，定期對供應(yīng)商進行評估和管理。5.收集、整理采購相關(guān)信息，為公司采購決策提供參考依據(jù)。（三）其他相關(guān)部門1.需求部門：負責提出采購需求，明確采購物資或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等要求，并配合采購部門進行采購項目的實施。2.財務(wù)部門：負責審核采購預(yù)算，監(jiān)督采購資金的使用，參與采購合同的審核，辦理采購款項的支付等工作。3.審計部門：負責對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購程序的合規(guī)性、采購合同的執(zhí)行情況等，防范采購風險。三、采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.采購部門應(yīng)根據(jù)公司年度經(jīng)營計劃和實際需求，結(jié)合市場價格變化等因素，編制年度采購預(yù)算。年度采購預(yù)算應(yīng)明確采購項目、采購數(shù)量、采購金額、采購時間等內(nèi)容。2.各需求部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將本部門的采購需求提交給采購部門，采購部門匯總后編制采購預(yù)算草案，報財務(wù)部門審核。3.財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)公司財務(wù)狀況和資金安排，對采購預(yù)算草案進行審核，提出修改意見，報采購決策委員會審批。（二）預(yù)算執(zhí)行1.采購部門應(yīng)嚴格按照批準的采購預(yù)算組織實施采購活動，不得擅自突破預(yù)算。如因特殊原因需要調(diào)整采購預(yù)算，應(yīng)按照規(guī)定的程序報采購決策委員會審批。2.財務(wù)部門應(yīng)加強對采購預(yù)算執(zhí)行情況的監(jiān)督，定期對采購預(yù)算執(zhí)行情況進行分析和通報，確保采購資金的合理使用。（三）預(yù)算調(diào)整1.在采購預(yù)算執(zhí)行過程中，如遇市場價格大幅波動、政策調(diào)整、公司經(jīng)營計劃變更等原因，導(dǎo)致原采購預(yù)算無法執(zhí)行或需要調(diào)整的，采購部門應(yīng)及時提出預(yù)算調(diào)整申請。2.預(yù)算調(diào)整申請應(yīng)包括調(diào)整的原因、調(diào)整的內(nèi)容、調(diào)整后的預(yù)算金額等，并附相關(guān)證明材料。采購部門將預(yù)算調(diào)整申請報財務(wù)部門審核后，報采購決策委員會審批。四、采購方式與程序（一）采購方式1.公開招標：適用于采購金額較大、技術(shù)規(guī)格復(fù)雜、潛在供應(yīng)商較多的采購項目。通過公開招標，吸引眾多供應(yīng)商參與競爭，以獲取最優(yōu)的采購價格和質(zhì)量。2.邀請招標：適用于具有特殊性，只能從有限范圍的供應(yīng)商處采購的項目，或者采用公開招標方式的費用占采購項目總價值的比例過大的項目。3.競爭性談判：適用于招標后沒有供應(yīng)商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的項目，或者技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細規(guī)格或者具體要求的項目，或者采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的項目，或者不能事先計算出價格總額的項目。4.單一來源采購：適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購的項目，或者發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的項目，或者必須保證原有采購項目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的項目。5.詢價：適用于采購的貨物規(guī)格、標準統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目。（二）采購程序1.采購申請：各需求部門根據(jù)工作需要，填寫采購申請表，詳細說明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、采購時間等內(nèi)容，并提交給采購部門。2.采購審批：采購部門對采購申請進行審核，審核通過后報采購決策委員會審批。采購決策委員會根據(jù)采購項目的性質(zhì)、金額等因素進行審批，批準后采購部門方可組織實施采購活動。3.采購文件編制：采購部門根據(jù)采購項目的特點和采購方式，編制采購文件。采購文件應(yīng)包括采購公告、招標文件、談判文件、詢價文件等，明確采購項目的要求、評審標準、采購程序等內(nèi)容。4.發(fā)布采購信息：采購部門通過公司內(nèi)部網(wǎng)站、政府采購網(wǎng)、招標代理機構(gòu)網(wǎng)站等渠道發(fā)布采購信息，邀請潛在供應(yīng)商參與采購活動。5.供應(yīng)商報名與資格審查：潛在供應(yīng)商按照采購文件的要求進行報名，并提交相關(guān)資格證明文件。采購部門對供應(yīng)商的資格進行審查，確定符合條件的供應(yīng)商名單。6.采購評審：采購部門組織相關(guān)人員組成評審小組，按照采購文件規(guī)定的評審標準和程序，對供應(yīng)商的響應(yīng)文件進行評審，確定成交供應(yīng)商。7.采購合同簽訂：采購部門與成交供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標準、付款方式等內(nèi)容。8.采購項目實施與驗收：采購部門負責跟蹤采購項目的實施進度，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量交貨。需求部門負責組織對采購物資或服務(wù)進行驗收，驗收合格后出具驗收報告。9.采購款項支付：財務(wù)部門根據(jù)采購合同和驗收報告，辦理采購款項的支付手續(xù)。五、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.采購部門應(yīng)建立科學(xué)合理的供應(yīng)商選擇標準，包括供應(yīng)商的資質(zhì)信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面。2.采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，如市場調(diào)研、供應(yīng)商推薦、行業(yè)協(xié)會介紹等，建立供應(yīng)商信息庫。3.對于大額采購項目，采購部門應(yīng)組織對潛在供應(yīng)商進行實地考察，了解供應(yīng)商的實際情況，評估其是否符合供應(yīng)商選擇標準。4.采購部門根據(jù)供應(yīng)商的綜合情況，按照規(guī)定的程序確定成交供應(yīng)商，并在供應(yīng)商信息庫中進行記錄。（二）供應(yīng)商評估與管理1.采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商進行評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、價格水平、售后服務(wù)等方面。2.根據(jù)供應(yīng)商評估結(jié)果，采購部門對供應(yīng)商進行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予優(yōu)先合作機會，對于表現(xiàn)較差的供應(yīng)商進行警告、整改或淘汰。3.采購部門應(yīng)與供應(yīng)商保持良好的溝通與合作，及時解決合作過程中出現(xiàn)的問題，共同提高采購質(zhì)量和效率。（三）供應(yīng)商激勵與約束1.公司建立供應(yīng)商激勵機制，對于在供貨質(zhì)量、交貨期、價格水平、售后服務(wù)等方面表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予一定的獎勵，如增加采購份額、給予價格優(yōu)惠、頒發(fā)榮譽證書等。2.公司建立供應(yīng)商約束機制，對于違反采購合同約定、提供不合格產(chǎn)品或服務(wù)的供應(yīng)商，按照合同約定進行處罰，如扣除貨款、要求賠償損失、取消合作資格等。六、采購合同管理（一）合同簽訂1.采購部門與成交供應(yīng)商達成一致意見后，應(yīng)及時簽訂采購合同。采購合同應(yīng)采用書面形式，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保合同內(nèi)容合法、合規(guī)、完整。2.采購合同應(yīng)包括以下主要條款：采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標準、付款方式、違約責任、爭議解決方式等。3.采購合同簽訂前，采購部門應(yīng)將合同草案提交給財務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門進行審核，審核通過后報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）合同執(zhí)行1.采購部門和供應(yīng)商應(yīng)嚴格按照采購合同的約定履行各自的義務(wù)，確保合同的順利執(zhí)行。2.在合同執(zhí)行過程中，如遇合同變更、解除等情況，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商，并簽訂相關(guān)補充協(xié)議或變更協(xié)議，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.采購部門應(yīng)定期對采購合同的執(zhí)行情況進行檢查和統(tǒng)計分析，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。（三）合同驗收1.需求部門負責組織對采購物資或服務(wù)進行驗收，驗收應(yīng)按照采購合同約定的質(zhì)量標準和驗收程序進行。2.驗收合格后，需求部門應(yīng)出具驗收報告，并將驗收報告提交給采購部門。采購部門將驗收報告作為辦理采購款項支付的依據(jù)之一。3.如驗收發(fā)現(xiàn)采購物資或服務(wù)存在質(zhì)量問題或其他不符合合同約定的情況，需求部門應(yīng)及時通知采購部門，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商解決，要求供應(yīng)商采取整改措施或承擔相應(yīng)的違約責任。（四）合同歸檔采購部門應(yīng)將采購合同及相關(guān)文件資料進行整理歸檔，建立合同檔案。合同檔案應(yīng)包括合同文本、采購申請、采購審批文件、采購文件、驗收報告、付款憑證等，確保合同檔案的完整性和可追溯性。七、采購監(jiān)督與審計（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門負責對采購活動進行審計監(jiān)督，定期對采購項目進行審計檢查，檢查采購程序的合規(guī)性、采購合同的執(zhí)行情況、采購資金的使用效益等。2.采購部門應(yīng)建立健全內(nèi)部監(jiān)督機制，加強對采購人員的管理和監(jiān)督，規(guī)范采購行為，防范采購風險。3.各需求部門應(yīng)配合內(nèi)部審計部門的工作，如實提供采購相關(guān)資料和信息，協(xié)助審計部門開展審計工作。（二）外部監(jiān)督1.公司采購活動