公司配置電話管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司電話的配置、使用與管理，提高電話資源的使用效率，保障公司通信暢通，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門、各分支機(jī)構(gòu)及全體員工。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則：公司電話資源由行政部門統(tǒng)一規(guī)劃、配置和管理。2.合理使用原則：?jiǎn)T工應(yīng)根據(jù)工作需要合理使用電話，確保通信暢通，嚴(yán)禁利用公司電話從事與工作無關(guān)的活動(dòng)。3.節(jié)約高效原則：在滿足工作需求的前提下，盡量節(jié)約電話費(fèi)用，提高電話使用效率。二、電話配置（一）辦公電話配置1.根據(jù)部門職能和工作需要，為各部門配備必要的辦公電話。辦公電話應(yīng)安裝在便于使用的位置，不得隨意移動(dòng)或更換。2.行政部門負(fù)責(zé)辦公電話的選型、采購(gòu)和安裝調(diào)試，并建立辦公電話臺(tái)賬，記錄電話型號(hào)、使用部門、電話號(hào)碼等信息。（二）移動(dòng)電話配置1.對(duì)于因工作需要經(jīng)常外出的員工，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，可配備移動(dòng)電話。移動(dòng)電話的費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)按照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。2.員工離職時(shí)，應(yīng)將移動(dòng)電話交回公司，如有遺失或損壞，應(yīng)按照原價(jià)賠償。（三）特殊崗位電話配置對(duì)于某些特殊崗位，如客服熱線、應(yīng)急指揮等，根據(jù)工作需要配備專門的電話設(shè)備，并制定相應(yīng)的使用管理規(guī)定。三、電話使用（一）辦公電話使用1.員工應(yīng)在工作時(shí)間內(nèi)保持辦公電話暢通，不得隨意關(guān)機(jī)或設(shè)置呼叫轉(zhuǎn)移。如有特殊情況需要離開座位，應(yīng)將電話轉(zhuǎn)接至語音信箱或告知同事代為接聽。2.接聽辦公電話應(yīng)使用禮貌用語，及時(shí)準(zhǔn)確地傳達(dá)信息。對(duì)于重要電話，應(yīng)做好記錄，并及時(shí)向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門匯報(bào)。3.嚴(yán)禁利用辦公電話撥打私人電話、閑聊或從事其他與工作無關(guān)的活動(dòng)。如因工作需要撥打長(zhǎng)途電話，應(yīng)按照公司規(guī)定辦理審批手續(xù)。（二）移動(dòng)電話使用1.員工應(yīng)妥善保管移動(dòng)電話，不得遺失或損壞。移動(dòng)電話丟失后，應(yīng)及時(shí)向部門負(fù)責(zé)人報(bào)告，并采取相應(yīng)的掛失措施。2.員工在使用移動(dòng)電話時(shí)，應(yīng)遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，不得利用移動(dòng)電話發(fā)送違法、違規(guī)、有害信息或從事其他損害公司利益的行為。3.移動(dòng)電話費(fèi)用報(bào)銷應(yīng)按照公司規(guī)定執(zhí)行，員工應(yīng)提供真實(shí)有效的發(fā)票，并注明通話時(shí)間、通話對(duì)象、通話內(nèi)容等信息。（三）特殊崗位電話使用1.客服熱線工作人員應(yīng)按照規(guī)定的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和流程接聽客戶電話，及時(shí)解答客戶咨詢，處理客戶投訴和建議。2.應(yīng)急指揮電話應(yīng)保持24小時(shí)暢通，相關(guān)人員應(yīng)隨時(shí)待命，確保在緊急情況下能夠迅速響應(yīng)和處理突發(fā)事件。四、電話費(fèi)用管理（一）費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)1.辦公電話費(fèi)用按照公司與電信運(yùn)營(yíng)商簽訂的協(xié)議執(zhí)行，包括月租費(fèi)、通話費(fèi)、短信費(fèi)等。2.移動(dòng)電話費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)員工崗位和工作需要制定，具體標(biāo)準(zhǔn)由行政部門會(huì)同財(cái)務(wù)部門另行規(guī)定。（二）費(fèi)用報(bào)銷1.員工應(yīng)按照公司規(guī)定的報(bào)銷流程和時(shí)間要求，及時(shí)提交電話費(fèi)用報(bào)銷申請(qǐng)。報(bào)銷申請(qǐng)應(yīng)附發(fā)票、通話記錄清單等相關(guān)證明材料。2.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)電話費(fèi)用報(bào)銷申請(qǐng)進(jìn)行審核，對(duì)于不符合規(guī)定的報(bào)銷申請(qǐng)，有權(quán)拒絕報(bào)銷。3.電話費(fèi)用報(bào)銷應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算控制，如超出預(yù)算，應(yīng)說明原因并經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（三）費(fèi)用監(jiān)控1.行政部門應(yīng)定期對(duì)公司電話費(fèi)用進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)異常情況并采取措施進(jìn)行處理。2.對(duì)于電話費(fèi)用過高的部門或個(gè)人，行政部門應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)監(jiān)控，并與其溝通，了解原因，提出改進(jìn)建議。五、電話維護(hù)與維修（一）維護(hù)責(zé)任1.辦公電話的日常維護(hù)由行政部門負(fù)責(zé)，包括線路檢查、設(shè)備清潔、故障排除等。2.移動(dòng)電話的維護(hù)由員工自行負(fù)責(zé)，如遇故障，應(yīng)及時(shí)聯(lián)系電信運(yùn)營(yíng)商進(jìn)行維修。（二）維修流程1.當(dāng)電話出現(xiàn)故障時(shí)，使用人員應(yīng)及時(shí)向行政部門報(bào)告。行政部門接到報(bào)告后，應(yīng)及時(shí)安排維修人員進(jìn)行維修。2.對(duì)于無法當(dāng)場(chǎng)修復(fù)的故障，行政部門應(yīng)及時(shí)與電信運(yùn)營(yíng)商溝通協(xié)調(diào)，盡快恢復(fù)電話正常使用。3.維修完成后，行政部門應(yīng)填寫維修記錄，記錄故障原因、維修時(shí)間、維修人員等信息。六、電話安全管理（一）信息安全1.員工應(yīng)妥善保管電話賬號(hào)和密碼，不得隨意透露給他人。如發(fā)現(xiàn)賬號(hào)被盜用或密碼泄露，應(yīng)及時(shí)向行政部門報(bào)告，并采取相應(yīng)的措施。2.在使用電話傳輸敏感信息時(shí)，應(yīng)采取加密措施，確保信息安全。（二）設(shè)備安全1.員工應(yīng)愛護(hù)電話設(shè)備，不得隨意拆卸、改裝或損壞。如因人為原因造成設(shè)備損壞，應(yīng)按照原價(jià)賠償。2.對(duì)于閑置或不再使用的電話設(shè)備，行政部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行清理和回收，妥善保管。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.行政部門負(fù)責(zé)對(duì)公司電話的配置、使用、維護(hù)等情況進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，確保各項(xiàng)規(guī)定得到有效執(zhí)行。2.對(duì)于違反本辦法的行為，行政部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行糾正，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。（二）考核評(píng)價(jià)1.將電話使用管理情況納入員工績(jī)效考核體系，作為員工績(jī)效評(píng)價(jià)的重要依據(jù)之一。2.對(duì)于電話使用規(guī)范、費(fèi)用控制良好的部門和個(gè)人，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于違反規(guī)定、造成不良影響的部門和個(gè)人，給予批評(píng)教育、扣減績(jī)效分?jǐn)?shù)等處罰。八、附則（一）解釋權(quán)本辦法由行政部門負(fù)責(zé)解釋。（二）修訂與廢止