關于樣品試用管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司樣品試用管理工作，確保樣品試用過程的科學、有序、高效，保障公司和客戶的合法權益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有涉及樣品試用的業(yè)務活動，包括但不限于產品研發(fā)、市場推廣、客戶評估等環(huán)節(jié)中樣品的提供、試用、回收及相關管理工作。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保樣品試用活動在法律框架內進行。2.科學管理原則：運用科學的方法和流程，對樣品試用的各個環(huán)節(jié)進行有效管理，提高工作效率和質量。3.責任明確原則：明確各部門和人員在樣品試用過程中的職責，做到責任到人，避免推諉扯皮。4.風險可控原則：充分評估樣品試用過程中可能存在的風險，采取有效措施加以防范和控制，確保公司利益不受損失。二、樣品試用申請與審批（一）申請主體公司內部各部門、分支機構以及外部合作單位（如經銷商、代理商等），如需進行樣品試用，應按照本辦法規(guī)定的流程提交申請。（二）申請內容1.試用目的：明確試用樣品的具體用途，如產品性能測試、市場推廣調研、客戶需求評估等。2.試用樣品信息：詳細列出試用樣品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等。3.試用對象：確定試用樣品的接收單位或個人，包括客戶名稱、聯(lián)系方式等。4.試用期限：預估試用樣品的使用時間，明確起始日期和截止日期。5.試用計劃：制定試用樣品的使用計劃，包括試用方式、試用步驟、預期效果等。（三）申請流程1.申請人填寫《樣品試用申請表》，并提交至所在部門負責人審核。2.部門負責人對申請內容進行審核，重點審查試用目的的合理性、試用樣品信息的準確性、試用期限的合理性以及試用計劃的可行性等。審核通過后，在申請表上簽署意見并提交至樣品管理部門。3.樣品管理部門收到申請表后，對申請信息進行再次審核，并與相關部門溝通協(xié)調，確保試用活動不會對公司正常業(yè)務造成影響。審核通過后，將申請表提交至公司分管領導審批。4.公司分管領導根據(jù)公司整體戰(zhàn)略和業(yè)務需求，對樣品試用申請進行最終審批。審批通過后，申請表返回樣品管理部門，由樣品管理部門負責組織實施樣品試用工作。（四）審批權限1.對于價值較低、試用范圍較小的樣品試用申請，由部門負責人審批。2.對于價值較高、試用范圍較廣或涉及重要客戶的樣品試用申請，需經公司分管領導審批。3.對于涉及公司重大戰(zhàn)略決策或對公司業(yè)務有重大影響的樣品試用申請，需經公司總經理審批。三、樣品提供與交付（一）樣品準備1.樣品管理部門根據(jù)審批通過的《樣品試用申請表》，通知相關部門或人員準備試用樣品。2.準備樣品的部門或人員應按照申請表要求，確保樣品的質量、規(guī)格、數(shù)量等符合要求，并對樣品進行妥善包裝和標識。3.在樣品準備過程中，如發(fā)現(xiàn)樣品存在質量問題或其他不符合要求的情況，應及時通知樣品管理部門，并采取相應的措施進行處理。（二）樣品交付1.樣品準備完成后，樣品管理部門應及時安排樣品的交付工作。交付方式可根據(jù)實際情況選擇快遞、專人送達等。2.在交付樣品時，應填寫《樣品交付清單》，詳細記錄樣品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、交付日期、接收單位或個人等信息，并要求接收方簽字確認。3.對于需要特殊運輸條件或防護措施的樣品，樣品管理部門應提前與運輸部門溝通協(xié)調，確保樣品在運輸過程中的安全和完好。四、樣品試用過程管理（一）試用監(jiān)督1.樣品試用期間，樣品管理部門應定期對試用情況進行跟蹤和監(jiān)督，了解樣品的使用進度、試用效果等信息。2.試用監(jiān)督可通過電話溝通、實地走訪、問卷調查等方式進行，確保試用活動按照預定計劃進行，避免出現(xiàn)樣品濫用、損壞等情況。3.如發(fā)現(xiàn)試用過程中存在問題或異常情況，樣品管理部門應及時與試用對象溝通協(xié)調，要求其采取相應的措施進行整改，并將情況及時反饋至公司相關部門。（二）試用記錄1.試用對象應建立樣品試用記錄，詳細記錄樣品的使用情況，包括使用時間、使用地點、使用人員、試用效果等信息。2.試用記錄應真實、準確、完整，并及時更新。試用結束后，試用對象應將試用記錄提交至樣品管理部門。3.樣品管理部門應對試用記錄進行整理和分析，總結試用過程中的經驗教訓，為公司產品研發(fā)、市場推廣等工作提供參考依據(jù)。（三）試用反饋1.試用對象應在試用期限結束后，及時向樣品管理部門提交《樣品試用反饋表》，反饋試用樣品的使用體驗、性能評價、改進建議等信息。2.《樣品試用反饋表》應客觀、公正、詳細，如有相關數(shù)據(jù)或證據(jù)支持，應一并提供。3.樣品管理部門收到試用反饋表后，應及時進行整理和分析，并將反饋意見傳達給公司相關部門。對于試用對象提出的合理建議，公司應認真研究并采取相應的改進措施。五、樣品回收與處理（一）樣品回收1.試用期限結束后，樣品管理部門應及時通知試用對象回收試用樣品。試用對象應按照要求將試用樣品完好無損地返還給樣品管理部門。2.在回收樣品時，樣品管理部門應填寫《樣品回收清單》，詳細記錄樣品的回收日期、回收數(shù)量、樣品狀態(tài)等信息，并要求回收方簽字確認。3.如發(fā)現(xiàn)試用樣品存在損壞、丟失等情況，試用對象應承擔相應的賠償責任。賠償金額應根據(jù)樣品的價值、損壞程度等因素進行確定。（二）樣品處理1.樣品回收后，樣品管理部門應組織相關人員對樣品進行檢查和評估。對于可繼續(xù)使用的樣品，應進行妥善保管，以備后續(xù)使用；對于已損壞或無法使用的樣品，應按照公司相關規(guī)定進行報廢處理。2.在樣品處理過程中，應填寫《樣品處理記錄》，詳細記錄樣品的處理方式、處理日期、處理人員等信息。3.對于涉及環(huán)保、安全等特殊要求的樣品，應按照國家相關法律法規(guī)和行業(yè)標準進行處理，確保不對環(huán)境和人體造成危害。六、樣品試用費用管理（一）費用預算1.在申請樣品試用時，申請人應根據(jù)試用活動的實際需求，編制樣品試用費用預算。費用預算應包括樣品成本、運輸費用、試用人員費用、測試費用、調研費用等各項支出。2.樣品試用費用預算應經所在部門負責人審核，并提交至公司財務部門進行審核。財務部門應根據(jù)公司財務制度和預算管理要求，對費用預算進行審核，確保預算的合理性和合規(guī)性。（二）費用報銷1.試用活動結束后，申請人應按照公司財務制度的規(guī)定，及時辦理樣品試用費用的報銷手續(xù)。報銷時，應提供相關的發(fā)票、收據(jù)、清單等憑證，并填寫《費用報銷申請表》。2.《費用報銷申請表》應詳細注明試用活動的名稱、試用期限、費用明細等信息，并經所在部門負責人、樣品管理部門負責人、公司分管領導等簽字審批。3.財務部門收到報銷申請后，應按照公司財務制度的規(guī)定進行審核。審核通過后，予以報銷。七、知識產權管理（一）知識產權歸屬1.公司提供的試用樣品涉及的知識產權歸公司所有。試用對象在試用過程中，不得侵犯公司的知識產權，不得擅自復制、傳播、使用或轉讓樣品的相關技術和資料。2.試用對象因試用樣品而產生的知識產權歸屬，按照雙方簽訂的相關協(xié)議執(zhí)行。如無協(xié)議約定，試用對象在試用過程中自行研發(fā)的知識產權歸試用對象所有，但不得侵犯公司的知識產權。（二）保密義務1.試用對象在試用樣品過程中，應對涉及公司商業(yè)秘密、技術秘密等信息予以保密。未經公司書面同意，不得向任何第三方披露或使用。2.保密期限自試用活動開始之日起[X]年。試用活動結束后，試用對象應按照公司要求，將涉及公司保密信息的相關資料和物品返還給公司，并銷毀所有副本。八、違約責任（一）試用對象違約責任1.試用對象未按照本辦法規(guī)定的流程和要求進行樣品試用，如擅自改變試用目的、延長試用期限、損壞試用樣品等，應承擔相應的違約責任。2.試用對象違反知識產權管理規(guī)定，侵犯公司知識產權的，應承擔相應的法律責任，并賠償公司因此遭受的全部損失。3.試用對象違反保密義務，泄露公司商業(yè)秘密、技術秘密等信息的，應承擔相應的法律責任，并賠償公司因此遭受的全部損失。（二）公司違約責任1.公司未按照本辦法規(guī)定的流程和要求提供試用樣品，如樣品質量不符合要求、交付時間