公司涉密文件管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司涉密文件的管理，確保公司秘密信息的安全，防止公司商業(yè)機(jī)密泄露，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有涉及國家秘密、商業(yè)秘密和工作秘密的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、記錄等信息載體（以下統(tǒng)稱涉密文件）的管理。（三）基本原則1.嚴(yán)格保密原則：對涉密文件的管理必須遵循嚴(yán)格的保密制度，采取有效措施防止涉密文件的泄露。2.分級管理原則：根據(jù)涉密文件的密級，實(shí)行分級管理，明確各級管理人員的職責(zé)和權(quán)限。3.全程管控原則：對涉密文件的產(chǎn)生、傳遞、使用、存儲(chǔ)、保管、銷毀等全過程進(jìn)行嚴(yán)格管控。（四）定義1.國家秘密：關(guān)系國家的安全和利益，依照法定程序確定，在一定時(shí)間內(nèi)只限一定范圍的人員知悉的事項(xiàng)。2.商業(yè)秘密：不為公眾所知悉、能為權(quán)利人帶來經(jīng)濟(jì)利益、具有實(shí)用性并經(jīng)權(quán)利人采取保密措施的技術(shù)信息和經(jīng)營信息。3.工作秘密：公司在經(jīng)營管理活動(dòng)中產(chǎn)生的，不屬于國家秘密而又不宜對外公開的事項(xiàng)。二、涉密文件的密級劃分（一）絕密級涉及公司核心商業(yè)機(jī)密，一旦泄露會(huì)使公司的安全和利益遭受特別嚴(yán)重?fù)p害的文件。如公司未公開的重大戰(zhàn)略決策、核心技術(shù)資料、關(guān)鍵財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等。（二）機(jī)密級涉及公司重要商業(yè)機(jī)密，一旦泄露會(huì)使公司的安全和利益遭受嚴(yán)重?fù)p害的文件。如公司的重要業(yè)務(wù)計(jì)劃、客戶名單、市場策略等。（三）秘密級涉及公司一般商業(yè)機(jī)密，一旦泄露會(huì)使公司的安全和利益遭受一定損害的文件。如公司的一般技術(shù)資料、內(nèi)部管理制度等。三、涉密文件的產(chǎn)生與標(biāo)識(shí)（一）產(chǎn)生1.各部門在工作過程中產(chǎn)生的涉密文件，由承辦人負(fù)責(zé)按照保密要求進(jìn)行整理和標(biāo)識(shí)。2.對于聯(lián)合起草的涉密文件，由主辦部門負(fù)責(zé)確定密級和保密期限，并組織相關(guān)部門進(jìn)行會(huì)簽。（二）標(biāo)識(shí)1.涉密文件應(yīng)在首頁左上角標(biāo)明密級和保密期限，如“絕密★長期”、“機(jī)密★5年”、“秘密★2年”等。2.密級和保密期限之間用“★”隔開，保密期限中的數(shù)字用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。3.對于電子文檔形式的涉密文件，應(yīng)在文件名前標(biāo)注密級和保密期限，如“[絕密★長期]項(xiàng)目計(jì)劃書.doc”。四、涉密文件的傳遞（一）內(nèi)部傳遞1.涉密文件在公司內(nèi)部傳遞時(shí)，應(yīng)通過機(jī)要渠道或?qū)Ｈ怂瓦_(dá)，不得通過普通郵寄、電子郵件、即時(shí)通訊工具等方式傳遞。2.傳遞涉密文件的人員應(yīng)確保文件的安全，不得將涉密文件交由無關(guān)人員代轉(zhuǎn)或攜帶。3.接收涉密文件的部門應(yīng)及時(shí)在《涉密文件傳遞登記表》上簽字確認(rèn)，注明接收日期、文件名稱、密級等信息。（二）外部傳遞1.如需將涉密文件傳遞給外部單位，必須經(jīng)過公司保密委員會(huì)批準(zhǔn)，并采取加密存儲(chǔ)、專人護(hù)送等安全措施。2.與外部單位簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保涉密文件在傳遞過程中的安全。3.在外部傳遞涉密文件時(shí)，應(yīng)在信封或外包裝上標(biāo)明密級和保密期限，并注明“秘密文件，請勿私自拆閱”字樣。五、涉密文件的使用（一）使用范圍1.涉密文件僅限在規(guī)定的范圍內(nèi)使用，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自擴(kuò)大使用范圍。2.使用涉密文件的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得將涉密文件轉(zhuǎn)借他人或帶出公司規(guī)定的使用區(qū)域。（二）使用審批1.因工作需要使用涉密文件的人員，應(yīng)填寫《涉密文件使用申請表》，注明使用目的、文件名稱、密級等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司保密委員會(huì)批準(zhǔn)。2.對于涉及多個(gè)部門的涉密文件使用申請，應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行會(huì)簽，并報(bào)公司保密委員會(huì)批準(zhǔn)。（三）使用記錄1.使用涉密文件的人員應(yīng)在《涉密文件使用登記表》上詳細(xì)記錄文件的使用情況，包括使用日期、使用人、歸還日期等信息。2.使用完畢后，應(yīng)及時(shí)將涉密文件歸還至指定的保管部門，并在《涉密文件使用登記表》上簽字確認(rèn)。六、涉密文件的存儲(chǔ)（一）存儲(chǔ)設(shè)備1.涉密文件應(yīng)存儲(chǔ)在專用的涉密計(jì)算機(jī)、移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備或保密柜中，存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)進(jìn)行加密處理，并設(shè)置訪問密碼。2.禁止將涉密文件存儲(chǔ)在未經(jīng)公司保密委員會(huì)批準(zhǔn)的非專用存儲(chǔ)設(shè)備中，禁止將涉密文件存儲(chǔ)在互聯(lián)網(wǎng)上或與互聯(lián)網(wǎng)連接的計(jì)算機(jī)中。（二）存儲(chǔ)地點(diǎn)1.涉密文件的存儲(chǔ)地點(diǎn)應(yīng)具備安全保密條件，如安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等，并設(shè)置專人負(fù)責(zé)管理。2.存儲(chǔ)涉密文件的保密柜應(yīng)放置在安全可靠的房間內(nèi)，房間應(yīng)具備防火、防潮、防蟲等功能。（三）存儲(chǔ)分類1.涉密文件應(yīng)按照密級和類別進(jìn)行分類存儲(chǔ)，不同密級的文件應(yīng)分開存放，不得混存。2.對于電子文檔形式的涉密文件，應(yīng)按照文件的類別和日期進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的索引目錄，以便于查找和管理。七、涉密文件的保管（一）保管人員1.公司應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)涉密文件的保管工作，保管人員應(yīng)具備良好的保密意識(shí)和責(zé)任心，并經(jīng)過保密培訓(xùn)。2.保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自將涉密文件帶出保管場所，不得私自復(fù)制、銷毀涉密文件。（二）保管制度1.建立健全涉密文件保管制度，明確保管人員的職責(zé)和權(quán)限，規(guī)定涉密文件的保管期限和銷毀程序。2.定期對涉密文件進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保文件的數(shù)量、質(zhì)量和完整性。如發(fā)現(xiàn)涉密文件丟失、損壞或被盜，應(yīng)立即報(bào)告公司保密委員會(huì)，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。（三）保管環(huán)境1.涉密文件的保管環(huán)境應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，防止文件受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。2.對于存儲(chǔ)涉密文件的計(jì)算機(jī)和移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備，應(yīng)定期進(jìn)行病毒查殺和數(shù)據(jù)備份，確保數(shù)據(jù)的安全。八、涉密文件的借閱（一）借閱范圍1.因工作需要確需借閱涉密文件的人員，應(yīng)按照本辦法的規(guī)定辦理借閱手續(xù)。2.禁止將涉密文件借給無關(guān)人員或外單位人員查閱、使用。（二）借閱審批1.借閱涉密文件的人員應(yīng)填寫《涉密文件借閱申請表》，注明借閱目的、文件名稱、密級等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司保密委員會(huì)批準(zhǔn)。2.對于涉及多個(gè)部門的涉密文件借閱申請，應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行會(huì)簽，并報(bào)公司保密委員會(huì)批準(zhǔn)。（三）借閱期限1.涉密文件的借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)重新辦理借閱審批手續(xù)。2.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還涉密文件，如因特殊原因不能按時(shí)歸還，應(yīng)提前向保管部門說明情況，并辦理延期手續(xù)。（四）借閱記錄1.保管部門應(yīng)建立《涉密文件借閱登記表》，詳細(xì)記錄借閱文件的名稱、密級、借閱人、借閱日期、歸還日期等信息。2.借閱人員歸還涉密文件時(shí)，保管人員應(yīng)認(rèn)真核對文件的數(shù)量和完整性，確認(rèn)無誤后在《涉密文件借閱登記表》上簽字確認(rèn)。九、涉密文件的銷毀（一）銷毀范圍1.對于已超過保密期限或已失去使用價(jià)值的涉密文件，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行銷毀。2.對于因工作失誤或其他原因?qū)е碌纳婷芪募鲝U、錯(cuò)誤等情況，應(yīng)按照本辦法的規(guī)定進(jìn)行銷毀。（二）銷毀審批1.銷毀涉密文件應(yīng)填寫《涉密文件銷毀申請表》，注明銷毀文件的名稱、密級、數(shù)量等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司保密委員會(huì)批準(zhǔn)。2.對于涉及多個(gè)部門的涉密文件銷毀申請，應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行會(huì)簽，并報(bào)公司保密委員會(huì)批準(zhǔn)。（三）銷毀方式1.涉密文件的銷毀方式應(yīng)根據(jù)文件的性質(zhì)和保密要求選擇適當(dāng)?shù)姆绞剑绶鬯?、焚燒、電子?shù)據(jù)擦除等。2.對于紙質(zhì)涉密文件，應(yīng)采用粉碎或焚燒的方式進(jìn)行銷毀，確保文件無法恢復(fù)。對于電子涉密文件，應(yīng)采用專業(yè)的數(shù)據(jù)擦除工具進(jìn)行擦除，確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。（四）銷毀記錄1.銷毀涉密文件時(shí)，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督銷毀過程，并填寫《涉密文件銷毀登記表》，注明銷毀文件的名稱、密級、數(shù)量、銷毀方式、銷毀日期等信息。2.銷毀記錄應(yīng)保存[X]年以上，以備查閱。十、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司保密委員會(huì)負(fù)責(zé)對公司涉密文件的管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保涉密文件的管理符合本辦法的規(guī)定。（二）檢查內(nèi)容1.涉密文件的產(chǎn)生、傳遞、使用、存儲(chǔ)、保管、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合本辦法的規(guī)定。2.涉密文件的標(biāo)識(shí)、密級劃分、保密期限等是否準(zhǔn)確無誤。3.涉密文件的管理臺(tái)賬是否完整、準(zhǔn)確。（三）檢查方式1.定期檢查：公司保密委員會(huì)定期對公司涉密文件的管理情況進(jìn)行檢查，檢查周期為[X]個(gè)月。2.不定期抽查：公司保密委員會(huì)不定期對公司涉密文件的管理情況進(jìn)行抽查，抽查范圍包括各部門的涉密文件管理情況。（四）問題整改1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，公司保密委員會(huì)應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改。2.相關(guān)部門應(yīng)認(rèn)真落實(shí)整改措施，按時(shí)將整改情況報(bào)告公司保密委員會(huì)。公司保密委員會(huì)應(yīng)對整改情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保問題得到徹底解決。十一、責(zé)任追究（一）責(zé)任界定1.對于違反本辦法規(guī)定，導(dǎo)致涉密文件泄露或丟失的單位和個(gè)人，應(yīng)依法追究其責(zé)任。2.因工作失誤或其他原因?qū)е律婷芪募芾聿簧频膯挝缓蛡€(gè)人，應(yīng)視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的批評教育、警告、罰