生產(chǎn)原輔料采購(gòu)管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司生產(chǎn)原輔料采購(gòu)管理，規(guī)范采購(gòu)行為，確保原輔料質(zhì)量，降低采購(gòu)成本，提高經(jīng)濟(jì)效益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司生產(chǎn)所需原輔料的采購(gòu)活動(dòng)，包括原材料、輔助材料、包裝材料等。（三）基本原則1.質(zhì)量第一原則：采購(gòu)的原輔料必須符合國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司產(chǎn)品質(zhì)量要求。2.成本效益原則：在保證原輔料質(zhì)量的前提下，通過(guò)合理的采購(gòu)策略和談判技巧，降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)效益。3.公平公正原則：采購(gòu)活動(dòng)應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，確保所有供應(yīng)商享有平等的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)會(huì)。4.誠(chéng)實(shí)守信原則：采購(gòu)人員應(yīng)與供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系，誠(chéng)實(shí)守信，履行合同約定。二、采購(gòu)計(jì)劃管理（一）需求預(yù)測(cè)1.生產(chǎn)部門應(yīng)根據(jù)公司年度生產(chǎn)計(jì)劃、銷售訂單以及市場(chǎng)需求預(yù)測(cè)，定期（每月/每季度）提供原輔料需求預(yù)測(cè)報(bào)告。2.需求預(yù)測(cè)報(bào)告應(yīng)包括原輔料名稱、規(guī)格、數(shù)量、需求時(shí)間等詳細(xì)信息，并對(duì)市場(chǎng)變化、生產(chǎn)調(diào)整等因素可能影響的需求變動(dòng)進(jìn)行分析。（二）采購(gòu)計(jì)劃制定1.采購(gòu)部門根據(jù)生產(chǎn)部門提供的需求預(yù)測(cè)報(bào)告，結(jié)合原輔料庫(kù)存情況，制定月度/季度采購(gòu)計(jì)劃。2.采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確原輔料的采購(gòu)品種、規(guī)格、數(shù)量、采購(gòu)時(shí)間、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等內(nèi)容，并確保采購(gòu)計(jì)劃與生產(chǎn)計(jì)劃相匹配。3.在制定采購(gòu)計(jì)劃過(guò)程中，采購(gòu)部門應(yīng)充分考慮原輔料的供應(yīng)周期、市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)等因素，合理安排采購(gòu)時(shí)間和數(shù)量，避免因采購(gòu)不足或過(guò)量導(dǎo)致生產(chǎn)中斷或庫(kù)存積壓。（三）采購(gòu)計(jì)劃審批1.采購(gòu)計(jì)劃編制完成后，應(yīng)提交相關(guān)部門進(jìn)行審批。審批流程一般包括采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審核、財(cái)務(wù)部門審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批等環(huán)節(jié)。2.采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人主要審核采購(gòu)計(jì)劃的合理性、準(zhǔn)確性以及與生產(chǎn)計(jì)劃的協(xié)調(diào)性；財(cái)務(wù)部門主要審核采購(gòu)資金預(yù)算的合理性；分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司整體經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略和資源狀況，對(duì)采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行最終審批。3.經(jīng)審批后的采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行，如需調(diào)整，應(yīng)按照原審批流程進(jìn)行重新審批。三、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.采購(gòu)部門應(yīng)建立供應(yīng)商信息庫(kù)，收集、整理供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)證明、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等資料。2.根據(jù)原輔料采購(gòu)需求和供應(yīng)商信息庫(kù)，采購(gòu)部門制定供應(yīng)商篩選標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和篩選。評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、質(zhì)量認(rèn)證體系、環(huán)保資質(zhì)等資質(zhì)文件，以及樣品檢測(cè)報(bào)告、生產(chǎn)設(shè)備、生產(chǎn)工藝、人員素質(zhì)等方面。3.采購(gòu)部門可通過(guò)實(shí)地考察、樣品試用、市場(chǎng)調(diào)研、供應(yīng)商推薦等方式，對(duì)篩選出的潛在供應(yīng)商進(jìn)行進(jìn)一步了解和評(píng)估。選擇至少三家符合要求的供應(yīng)商作為候選供應(yīng)商，并向其發(fā)出詢價(jià)函或招標(biāo)邀請(qǐng)。（二）供應(yīng)商評(píng)審1.采購(gòu)部門組織相關(guān)部門（如質(zhì)量部門、技術(shù)部門、生產(chǎn)部門等）對(duì)候選供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)審。評(píng)審內(nèi)容包括供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)、生產(chǎn)能力、環(huán)保情況等方面。2.質(zhì)量部門負(fù)責(zé)對(duì)供應(yīng)商提供的樣品進(jìn)行檢測(cè)和質(zhì)量評(píng)估，確保其產(chǎn)品符合公司質(zhì)量要求；技術(shù)部門對(duì)供應(yīng)商的生產(chǎn)工藝、技術(shù)水平進(jìn)行評(píng)估，確保其具備滿足公司生產(chǎn)需求的能力；生產(chǎn)部門根據(jù)供應(yīng)商的交貨期、交貨數(shù)量等方面進(jìn)行評(píng)價(jià)；采購(gòu)部門綜合考慮供應(yīng)商的價(jià)格、售后服務(wù)等因素。3.評(píng)審小組根據(jù)各部門的評(píng)審意見，對(duì)候選供應(yīng)商進(jìn)行打分，按照得分高低確定合格供應(yīng)商名單，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）供應(yīng)商合作與管理1.采購(gòu)部門與合格供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括原輔料的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。2.采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核，評(píng)估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面?？己私Y(jié)果作為供應(yīng)商后續(xù)合作的重要依據(jù)。3.對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，采購(gòu)部門可給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，如增加采購(gòu)份額、優(yōu)先付款等；對(duì)于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與其溝通，要求其限期整改，如整改后仍不符合要求，應(yīng)終止合作關(guān)系。4.采購(gòu)部門應(yīng)與供應(yīng)商保持密切溝通，及時(shí)了解其生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況、產(chǎn)品質(zhì)量變化、市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)等信息，以便及時(shí)調(diào)整采購(gòu)策略和合作方式。四、采購(gòu)流程管理（一）采購(gòu)申請(qǐng)1.生產(chǎn)部門、倉(cāng)庫(kù)管理部門等根據(jù)原輔料庫(kù)存情況和生產(chǎn)需求，填寫采購(gòu)申請(qǐng)表。采購(gòu)申請(qǐng)表應(yīng)包括原輔料名稱、規(guī)格、數(shù)量、需求時(shí)間、申請(qǐng)理由等內(nèi)容。2.采購(gòu)申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購(gòu)部門。（二）采購(gòu)詢價(jià)與報(bào)價(jià)1.采購(gòu)部門收到采購(gòu)申請(qǐng)表后，根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃和供應(yīng)商信息庫(kù)，向至少三家合格供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)函，要求其在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)價(jià)。2.詢價(jià)函應(yīng)明確原輔料的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨期、包裝要求等內(nèi)容，并要求供應(yīng)商提供詳細(xì)的報(bào)價(jià)清單，包括單價(jià)、總價(jià)、運(yùn)費(fèi)、稅費(fèi)等。3.供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將報(bào)價(jià)單回復(fù)至采購(gòu)部門。采購(gòu)部門對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行整理和比較，分析價(jià)格差異原因，選擇報(bào)價(jià)合理、綜合條件最優(yōu)的供應(yīng)商作為談判對(duì)象。（三）采購(gòu)談判1.采購(gòu)部門與選定的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)談判，就原輔料的價(jià)格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等條款進(jìn)行協(xié)商和溝通。2.談判過(guò)程中，采購(gòu)部門應(yīng)充分了解供應(yīng)商的成本構(gòu)成、市場(chǎng)價(jià)格走勢(shì)等信息，運(yùn)用談判技巧和策略，爭(zhēng)取有利的采購(gòu)條件。同時(shí)，采購(gòu)部門應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的采購(gòu)政策和談判底線，確保采購(gòu)活動(dòng)的合法性和合規(guī)性。3.談判達(dá)成一致后，雙方應(yīng)簽訂采購(gòu)合同或采購(gòu)訂單，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。采購(gòu)合同或采購(gòu)訂單應(yīng)符合相關(guān)法律法規(guī)的要求，內(nèi)容應(yīng)詳細(xì)、準(zhǔn)確、清晰，避免出現(xiàn)模糊或歧義條款。（四）采購(gòu)合同簽訂與執(zhí)行1.采購(gòu)合同簽訂前，采購(gòu)部門應(yīng)將合同草本提交至法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括合同條款的合法性、合規(guī)性、完整性、風(fēng)險(xiǎn)防范等方面。2.法務(wù)部門主要審核合同的法律條款，確保合同符合法律法規(guī)的要求；財(cái)務(wù)部門主要審核合同的付款方式、結(jié)算周期等財(cái)務(wù)條款，確保公司資金安全；其他相關(guān)部門根據(jù)各自職責(zé)對(duì)合同涉及的業(yè)務(wù)條款進(jìn)行審核。3.經(jīng)審核通過(guò)后的采購(gòu)合同，由采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人簽字并加蓋公司公章后，與供應(yīng)商簽訂正式合同。采購(gòu)部門應(yīng)建立采購(gòu)合同臺(tái)賬，對(duì)合同的簽訂、執(zhí)行、變更、終止等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。4.采購(gòu)部門應(yīng)按照采購(gòu)合同的約定，及時(shí)跟蹤供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度和交貨情況，確保原輔料按時(shí)、按質(zhì)、按量到貨。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商有違約行為，應(yīng)及時(shí)采取措施，要求其承擔(dān)違約責(zé)任，如賠償損失、支付違約金等。5.原輔料到貨前，采購(gòu)部門應(yīng)通知質(zhì)量部門、倉(cāng)庫(kù)管理部門等相關(guān)部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。質(zhì)量部門負(fù)責(zé)對(duì)到貨原輔料進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，倉(cāng)庫(kù)管理部門負(fù)責(zé)對(duì)到貨原輔料的數(shù)量、規(guī)格、包裝等進(jìn)行核對(duì)。（五）采購(gòu)驗(yàn)收1.質(zhì)量部門按照相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)規(guī)范，對(duì)到貨原輔料進(jìn)行抽樣檢驗(yàn)。檢驗(yàn)內(nèi)容包括外觀質(zhì)量、理化性能、微生物指標(biāo)等方面。2.倉(cāng)庫(kù)管理部門對(duì)到貨原輔料的數(shù)量、規(guī)格、包裝等進(jìn)行核對(duì)，確保與采購(gòu)合同或采購(gòu)訂單一致。如發(fā)現(xiàn)數(shù)量短缺、規(guī)格不符、包裝破損等問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門與供應(yīng)商協(xié)商解決。3.經(jīng)檢驗(yàn)合格的原輔料，由倉(cāng)庫(kù)管理部門辦理入庫(kù)手續(xù)，并填寫入庫(kù)單。入庫(kù)單應(yīng)包括原輔料名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商名稱、入庫(kù)日期等內(nèi)容。經(jīng)檢驗(yàn)不合格的原輔料，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求其換貨、補(bǔ)貨或退貨，并承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任。（六）采購(gòu)付款1.采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)合同的約定和驗(yàn)收情況，填寫付款申請(qǐng)單。付款申請(qǐng)單應(yīng)包括原輔料名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購(gòu)金額、供應(yīng)商名稱、付款方式、付款期限等內(nèi)容。2.付款申請(qǐng)單經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門根據(jù)公司財(cái)務(wù)制度和資金狀況，對(duì)付款申請(qǐng)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括采購(gòu)合同的執(zhí)行情況、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、發(fā)票等相關(guān)憑證的真實(shí)性、合法性、完整性等方面。3.經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核通過(guò)后的付款申請(qǐng)，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司資金狀況和采購(gòu)政策，對(duì)付款申請(qǐng)進(jìn)行最終審批。審批通過(guò)后，財(cái)務(wù)部門按照采購(gòu)合同的約定，及時(shí)辦理付款手續(xù)。五、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理（一）市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)1.關(guān)注原輔料市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)情況，建立市場(chǎng)價(jià)格監(jiān)測(cè)機(jī)制，定期收集、分析市場(chǎng)價(jià)格信息。2.根據(jù)市場(chǎng)價(jià)格走勢(shì)，合理安排采購(gòu)計(jì)劃和采購(gòu)數(shù)量，采取套期保值、簽訂長(zhǎng)期合同、分批采購(gòu)等方式，降低市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)對(duì)公司采購(gòu)成本的影響。3.加強(qiáng)與供應(yīng)商的溝通與合作，共同應(yīng)對(duì)市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)。如市場(chǎng)價(jià)格出現(xiàn)大幅波動(dòng)，可與供應(yīng)商協(xié)商調(diào)整價(jià)格或采購(gòu)條款。（二）質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)1.嚴(yán)格供應(yīng)商選擇和評(píng)審程序，確保選擇的供應(yīng)商具備良好的質(zhì)量管理體系和生產(chǎn)能力，能夠提供符合公司質(zhì)量要求的原輔料。2.加強(qiáng)采購(gòu)過(guò)程中的質(zhì)量控制，要求供應(yīng)商提供樣品進(jìn)行檢測(cè)和試用，確保樣品質(zhì)量合格后再簽訂采購(gòu)合同。在采購(gòu)合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收條款，加強(qiáng)到貨檢驗(yàn)和驗(yàn)收工作，確保原輔料質(zhì)量符合要求。3.建立質(zhì)量追溯機(jī)制，對(duì)采購(gòu)的原輔料進(jìn)行質(zhì)量跟蹤和記錄。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題，能夠及時(shí)追溯到供應(yīng)商，并采取相應(yīng)的措施，如退貨、換貨、索賠等。（三）供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)1.與主要供應(yīng)商建立戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系，簽訂長(zhǎng)期合作協(xié)議，確保原輔料的穩(wěn)定供應(yīng)。同時(shí)，開發(fā)多家供應(yīng)商，避免對(duì)單一供應(yīng)商過(guò)度依賴。2.加強(qiáng)與供應(yīng)商的溝通與協(xié)調(diào)，及時(shí)了解其生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況和供應(yīng)能力變化情況。如供應(yīng)商出現(xiàn)生產(chǎn)故障、原材料短缺等問(wèn)題，能夠及時(shí)采取措施，調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃，確保公司生產(chǎn)不受影響。3.建立供應(yīng)應(yīng)急預(yù)案，針對(duì)可能出現(xiàn)的供應(yīng)中斷情況，制定相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施，如尋找替代供應(yīng)商、調(diào)整生產(chǎn)計(jì)劃、增加庫(kù)存等。（四）法律風(fēng)險(xiǎn)1.加強(qiáng)采購(gòu)人員的法律法規(guī)培訓(xùn)，提高其法律意識(shí)和風(fēng)險(xiǎn)防范能力。在采購(gòu)活動(dòng)中，嚴(yán)格遵守國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和公司的采購(gòu)政策，確保采購(gòu)行為合法合規(guī)。2.審核采購(gòu)合同條款，確保合同內(nèi)容符合法律法規(guī)的要求，避免出現(xiàn)法律漏洞和風(fēng)險(xiǎn)隱患。對(duì)于重大采購(gòu)合同，可聘請(qǐng)法律顧問(wèn)進(jìn)行審核和把關(guān)。3.關(guān)注法律法規(guī)變化情況，及時(shí)調(diào)整采購(gòu)策略和合同條款，確保公司采購(gòu)活動(dòng)始終符合法律法規(guī)的要求。六、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)流程的執(zhí)行情況、采購(gòu)合同的簽訂與執(zhí)行情況、采購(gòu)資金的使用情況等。2.審計(jì)部門應(yīng)及時(shí)發(fā)現(xiàn)采購(gòu)活動(dòng)中存在的問(wèn)題，并提出整改建議。采購(gòu)部門應(yīng)按照審計(jì)部門的要求，及時(shí)進(jìn)行整改，確保采購(gòu)活動(dòng)規(guī)范、有序進(jìn)行。3.公司紀(jì)檢監(jiān)察部門對(duì)采購(gòu)活動(dòng)中的違規(guī)違紀(jì)行為進(jìn)行監(jiān)督檢查，嚴(yán)肅查處采購(gòu)人員的違法違紀(jì)行為，維護(hù)公司利益。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立采購(gòu)人員考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)采購(gòu)人員的工作業(yè)績(jī)、工作能力、職業(yè)操守等方面進(jìn)行考核評(píng)價(jià)?？己嗽u(píng)價(jià)指標(biāo)包括采購(gòu)成本控制、原輔料質(zhì)量保證、交貨期執(zhí)行情況、供應(yīng)商管理、合同管理等方面。2.采購(gòu)部門定