批發(fā)意向訂單管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范公司批發(fā)意向訂單的管理流程，提高訂單處理效率，確保公司與客戶之間的合作順利進(jìn)行，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有涉及批發(fā)意向訂單的業(yè)務(wù)活動(dòng)，包括但不限于訂單的接收、審核、處理、跟蹤以及存檔等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保訂單管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：訂單信息的記錄和處理應(yīng)準(zhǔn)確無誤，避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致的業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。3.及時(shí)性原則：及時(shí)響應(yīng)客戶的批發(fā)意向，高效處理訂單，確保訂單能夠按時(shí)交付。4.保密性原則：對(duì)客戶的訂單信息及相關(guān)商業(yè)秘密予以嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、訂單接收（一）接收渠道1.客戶通過公司官方網(wǎng)站的在線訂單系統(tǒng)提交批發(fā)意向訂單。2.客戶以電子郵件形式發(fā)送訂單至公司指定的郵箱。3.客戶通過電話方式向公司銷售部門提出批發(fā)意向，由銷售部門工作人員記錄訂單信息。4.客戶直接上門拜訪公司，提交書面訂單或與銷售部門人員當(dāng)面溝通確定訂單意向。（二）訂單信息要求1.客戶應(yīng)提供詳細(xì)的公司信息，包括公司名稱、聯(lián)系人姓名、聯(lián)系電話、聯(lián)系地址、電子郵箱等。2.明確訂單所涉及的產(chǎn)品或服務(wù)明細(xì)，包括產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等。3.如有特殊要求，如包裝方式、運(yùn)輸方式、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等，客戶需在訂單中詳細(xì)說明。（三）接收流程1.對(duì)于通過在線訂單系統(tǒng)提交的訂單，系統(tǒng)應(yīng)自動(dòng)接收并生成訂單編號(hào)，同時(shí)將訂單信息推送至公司內(nèi)部管理系統(tǒng)。2.以電子郵件形式接收的訂單，負(fù)責(zé)接收的工作人員應(yīng)及時(shí)下載郵件，并將訂單信息錄入公司管理系統(tǒng)，同時(shí)記錄郵件接收時(shí)間。3.通過電話接收的訂單，銷售部門工作人員應(yīng)在電話溝通結(jié)束后立即將訂單信息詳細(xì)記錄在訂單記錄表中，并注明客戶聯(lián)系方式及溝通時(shí)間，隨后將訂單信息錄入公司管理系統(tǒng)。4.客戶上門提交的書面訂單或當(dāng)面溝通確定的訂單意向，銷售部門接待人員應(yīng)立即對(duì)訂單信息進(jìn)行初步審核，確保信息完整無誤后，將訂單信息錄入公司管理系統(tǒng)，并引導(dǎo)客戶完成相關(guān)手續(xù)。三、訂單審核（一）審核部門及職責(zé)1.銷售部門：負(fù)責(zé)對(duì)訂單的客戶信息、產(chǎn)品需求、交貨時(shí)間等進(jìn)行初步審核，確保訂單信息的完整性和準(zhǔn)確性，并判斷訂單是否符合公司銷售政策和市場(chǎng)策略。2.財(cái)務(wù)部門：審核訂單的價(jià)格條款、付款方式、信用額度等財(cái)務(wù)相關(guān)信息，評(píng)估客戶的付款能力和信用狀況，確保公司的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)可控。3.生產(chǎn)部門：根據(jù)訂單的產(chǎn)品數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、交貨時(shí)間等要求，評(píng)估公司的生產(chǎn)能力和生產(chǎn)計(jì)劃安排，判斷是否能夠按時(shí)、按質(zhì)、按量完成訂單生產(chǎn)任務(wù)。（二）審核內(nèi)容1.客戶信息審核：確認(rèn)客戶的合法性、真實(shí)性以及信用狀況，檢查客戶聯(lián)系方式是否準(zhǔn)確無誤。2.產(chǎn)品信息審核：核對(duì)訂單中產(chǎn)品的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)等信息是否與公司產(chǎn)品目錄一致，是否存在價(jià)格異?；虍a(chǎn)品特殊要求。3.交貨信息審核：審查交貨時(shí)間是否合理，交貨地點(diǎn)是否明確，運(yùn)輸方式是否符合公司規(guī)定及客戶要求。4.付款信息審核：檢查付款方式是否符合公司財(cái)務(wù)政策，客戶信用額度是否充足，是否存在逾期未付款等不良記錄。（三）審核流程1.銷售部門在收到訂單信息后，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成初步審核，并將審核結(jié)果及訂單信息提交至財(cái)務(wù)部門。2.財(cái)務(wù)部門收到銷售部門提交的訂單信息后，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成財(cái)務(wù)相關(guān)信息的審核，并將審核意見反饋給銷售部門。3.銷售部門根據(jù)財(cái)務(wù)部門的審核意見，如有必要，將訂單信息提交至生產(chǎn)部門進(jìn)行生產(chǎn)能力評(píng)估。生產(chǎn)部門應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成評(píng)估，并將評(píng)估結(jié)果反饋給銷售部門。4.銷售部門綜合各部門的審核意見，對(duì)訂單進(jìn)行最終審核。如訂單審核通過，銷售部門應(yīng)及時(shí)與客戶確認(rèn)訂單；如訂單審核不通過，銷售部門應(yīng)及時(shí)與客戶溝通，說明原因，并協(xié)商解決方案。四、訂單處理（一）訂單確認(rèn)1.銷售部門在訂單審核通過后，應(yīng)及時(shí)與客戶進(jìn)行訂單確認(rèn)。確認(rèn)方式可采用電話、電子郵件或書面形式，向客戶發(fā)送訂單確認(rèn)函，明確訂單的各項(xiàng)內(nèi)容，包括產(chǎn)品明細(xì)、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、付款方式等，并要求客戶在規(guī)定時(shí)間內(nèi)回復(fù)確認(rèn)。2.客戶確認(rèn)訂單后，銷售部門應(yīng)將訂單信息同步至公司內(nèi)部的生產(chǎn)、采購、物流等相關(guān)部門，確保各部門及時(shí)了解訂單情況，做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作。（二）生產(chǎn)安排1.生產(chǎn)部門根據(jù)訂單要求和生產(chǎn)計(jì)劃安排，制定詳細(xì)的生產(chǎn)任務(wù)單。生產(chǎn)任務(wù)單應(yīng)明確產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、生產(chǎn)工藝、生產(chǎn)進(jìn)度安排、質(zhì)量要求等內(nèi)容，并將生產(chǎn)任務(wù)單下達(dá)至各生產(chǎn)車間或生產(chǎn)班組。2.生產(chǎn)車間或生產(chǎn)班組根據(jù)生產(chǎn)任務(wù)單的要求，合理安排生產(chǎn)人員、設(shè)備、原材料等資源，組織生產(chǎn)活動(dòng)。在生產(chǎn)過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照生產(chǎn)工藝和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作，確保產(chǎn)品質(zhì)量合格。3.生產(chǎn)部門應(yīng)建立生產(chǎn)進(jìn)度跟蹤機(jī)制，定期對(duì)訂單生產(chǎn)進(jìn)度進(jìn)行檢查和評(píng)估。如發(fā)現(xiàn)生產(chǎn)進(jìn)度延遲或出現(xiàn)質(zhì)量問題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行調(diào)整和解決，并將相關(guān)情況及時(shí)反饋給銷售部門。（三）采購協(xié)調(diào)1.根據(jù)訂單產(chǎn)品的原材料需求，采購部門制定采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確原材料的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、采購時(shí)間、供應(yīng)商等信息，并及時(shí)向供應(yīng)商發(fā)送采購訂單。2.采購部門應(yīng)與供應(yīng)商保持密切溝通，跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，確保原材料按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。如遇供應(yīng)商交貨延遲或原材料質(zhì)量問題，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，并將相關(guān)情況及時(shí)反饋給生產(chǎn)部門。3.采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商評(píng)估機(jī)制，定期對(duì)供應(yīng)商的供貨能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面進(jìn)行評(píng)估，確保供應(yīng)商的選擇符合公司利益和業(yè)務(wù)需求。（四）物流安排1.根據(jù)訂單的交貨地點(diǎn)和客戶要求，物流部門選擇合適的運(yùn)輸方式和物流公司。物流部門應(yīng)與物流公司簽訂運(yùn)輸合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保貨物能夠安全、及時(shí)、準(zhǔn)確地送達(dá)客戶手中。2.物流部門應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)進(jìn)度和交貨時(shí)間要求，合理安排貨物的發(fā)貨時(shí)間和運(yùn)輸計(jì)劃。在發(fā)貨前，應(yīng)對(duì)貨物進(jìn)行仔細(xì)核對(duì)和包裝，確保貨物的數(shù)量、質(zhì)量、包裝等符合訂單要求。3.物流部門應(yīng)建立物流跟蹤系統(tǒng)，及時(shí)跟蹤貨物的運(yùn)輸狀態(tài)，向客戶提供貨物運(yùn)輸信息查詢服務(wù)。如遇物流運(yùn)輸延誤或其他異常情況，物流部門應(yīng)及時(shí)與物流公司溝通協(xié)調(diào)，采取措施解決問題，并將相關(guān)情況及時(shí)反饋給銷售部門。五、訂單跟蹤（一）跟蹤責(zé)任人訂單跟蹤工作由銷售部門負(fù)責(zé)牽頭，生產(chǎn)部門、采購部門、物流部門等相關(guān)部門協(xié)同配合。銷售部門指定專人負(fù)責(zé)訂單跟蹤工作，及時(shí)了解訂單執(zhí)行情況，并協(xié)調(diào)解決訂單執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。（二）跟蹤內(nèi)容1.生產(chǎn)進(jìn)度跟蹤：了解產(chǎn)品的生產(chǎn)進(jìn)度，是否能夠按時(shí)完成生產(chǎn)任務(wù)，是否存在生產(chǎn)質(zhì)量問題。2.采購進(jìn)度跟蹤：跟蹤原材料的采購情況，是否能夠按時(shí)到貨，原材料質(zhì)量是否符合要求。3.物流進(jìn)度跟蹤：掌握貨物的運(yùn)輸狀態(tài)，是否能夠按時(shí)、安全送達(dá)客戶手中，是否存在物流延誤或其他異常情況。4.客戶反饋跟蹤：及時(shí)收集客戶對(duì)訂單執(zhí)行情況的反饋意見，了解客戶滿意度，處理客戶投訴和問題。（三）跟蹤方式1.定期會(huì)議：銷售部門每周組織召開訂單跟蹤會(huì)議，各相關(guān)部門匯報(bào)訂單執(zhí)行情況，共同討論解決訂單執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。2.信息系統(tǒng)跟蹤：利用公司內(nèi)部的管理信息系統(tǒng)，實(shí)時(shí)跟蹤訂單的生產(chǎn)進(jìn)度、采購進(jìn)度、物流進(jìn)度等信息，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并進(jìn)行處理。3.實(shí)地走訪：對(duì)于重要訂單或出現(xiàn)問題的訂單，銷售部門相關(guān)人員可實(shí)地走訪生產(chǎn)車間、供應(yīng)商、物流公司等，了解實(shí)際情況，協(xié)調(diào)解決問題。4.客戶溝通：與客戶保持密切溝通，定期向客戶反饋訂單執(zhí)行情況，及時(shí)了解客戶需求和意見，確保客戶滿意度。（四）問題處理1.對(duì)于訂單執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，如生產(chǎn)進(jìn)度延遲、原材料短缺、質(zhì)量問題、物流延誤等，跟蹤責(zé)任人應(yīng)及時(shí)組織相關(guān)部門進(jìn)行分析和討論，制定解決方案，并明確責(zé)任人和時(shí)間節(jié)點(diǎn)。2.各相關(guān)部門應(yīng)按照解決方案的要求，積極采取措施解決問題。在問題解決過程中，應(yīng)及時(shí)向銷售部門反饋處理進(jìn)度，確保銷售部門能夠及時(shí)向客戶通報(bào)情況。3.對(duì)于因問題處理導(dǎo)致訂單交付延遲或其他影響客戶利益的情況，銷售部門應(yīng)及時(shí)與客戶溝通協(xié)商，爭(zhēng)取客戶的理解和支持，并根據(jù)客戶要求采取相應(yīng)的補(bǔ)償措施。六、訂單變更（一）變更申請(qǐng)客戶如需對(duì)已確認(rèn)的訂單進(jìn)行變更，應(yīng)提前向銷售部門提交訂單變更申請(qǐng)。變更申請(qǐng)應(yīng)明確變更的內(nèi)容，包括產(chǎn)品規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、付款方式等，并說明變更的原因。（二）變更審核1.銷售部門收到客戶的訂單變更申請(qǐng)后，應(yīng)及時(shí)對(duì)變更內(nèi)容進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括變更的必要性、可行性、對(duì)公司生產(chǎn)、采購、物流等方面的影響等。2.銷售部門在審核通過后，將訂單變更申請(qǐng)?zhí)峤恢霖?cái)務(wù)部門、生產(chǎn)部門、采購部門、物流部門等相關(guān)部門進(jìn)行會(huì)簽。各相關(guān)部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成會(huì)簽，并反饋審核意見。3.銷售部門綜合各部門的審核意見，對(duì)訂單變更申請(qǐng)進(jìn)行最終審批。如訂單變更申請(qǐng)審批通過，銷售部門應(yīng)及時(shí)與客戶確認(rèn)變更內(nèi)容，并將變更信息同步至公司內(nèi)部的生產(chǎn)、采購、物流等相關(guān)部門。（三）變更執(zhí)行1.生產(chǎn)部門根據(jù)訂單變更后的要求，調(diào)整生產(chǎn)計(jì)劃和生產(chǎn)任務(wù)單，確保生產(chǎn)活動(dòng)能夠按照變更后的訂單要求進(jìn)行。2.采購部門根據(jù)訂單變更后的原材料需求，調(diào)整采購計(jì)劃，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，確保原材料的供應(yīng)能夠滿足變更后的訂單要求。3.物流部門根據(jù)訂單變更后的交貨地點(diǎn)和運(yùn)輸要求，調(diào)整物流計(jì)劃，確保貨物能夠按時(shí)、安全送達(dá)客戶手中。（四）費(fèi)用調(diào)整1.如訂單變更導(dǎo)致產(chǎn)品價(jià)格、運(yùn)輸費(fèi)用、包裝費(fèi)用等發(fā)生變化，財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)變更情況及時(shí)調(diào)整訂單的費(fèi)用明細(xì)，并與客戶協(xié)商確定費(fèi)用調(diào)整方案。2.費(fèi)用調(diào)整方案確定后，銷售部門應(yīng)及時(shí)與客戶溝通確認(rèn)，并按照財(cái)務(wù)部門的要求進(jìn)行費(fèi)用結(jié)算。七、訂單結(jié)算（一）結(jié)算方式1.公司與客戶約定的付款方式主要包括現(xiàn)金支付、銀行轉(zhuǎn)賬、支票支付、承兌匯票支付等。具體付款方式應(yīng)在訂單中明確約定。2.對(duì)于長(zhǎng)期合作客戶或信用良好的客戶，公司可根據(jù)實(shí)際情況給予一定的信用額度和付款期限。在信用額度和付款期限內(nèi)，客戶應(yīng)按照約定的時(shí)間和方式支付貨款。（二）結(jié)算流程1.銷售部門在訂單交貨完成后，應(yīng)及時(shí)與客戶核對(duì)訂單數(shù)量、金額等信息，并向客戶開具發(fā)票。發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與訂單信息一致，包括產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、金額等。2.客戶在收到發(fā)票后，應(yīng)按照訂單約定的付款方式和時(shí)間支付貨款。財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)跟蹤貨款到賬情況，如發(fā)現(xiàn)客戶逾期未付款，應(yīng)及時(shí)通知銷售部門與客戶溝通催款。3.銷售部門在收到客戶支付的貨款后，應(yīng)及時(shí)與財(cái)務(wù)部門核對(duì)確認(rèn)，并將貨款到賬信息反饋給相關(guān)部門。財(cái)務(wù)部門根據(jù)貨款到賬情況進(jìn)行賬務(wù)處理，確保公司財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。（三）應(yīng)收賬款管理1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)建立應(yīng)收賬款臺(tái)賬，詳細(xì)記錄每筆訂單的應(yīng)收賬款金額、賬齡、客戶信息等內(nèi)容，定期對(duì)應(yīng)收賬款進(jìn)行清理和分析。2.銷售部門負(fù)責(zé)對(duì)應(yīng)收賬款進(jìn)行跟蹤和催收，對(duì)于逾期未付款的客戶，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行催款，如發(fā)送催款函、電話溝通、上門拜訪等。3.如客戶長(zhǎng)期拖欠貨款，經(jīng)多次催款無效，公司可考慮采取法律手段維護(hù)自身合法權(quán)益。在采取法律手段前，應(yīng)充分評(píng)估法律風(fēng)險(xiǎn)和成本，并咨詢專業(yè)律師的意見。八、訂單存檔（一）存檔內(nèi)容訂單存檔應(yīng)包括訂單的原始資料、審核記錄、處理過程記錄、變更記錄、結(jié)算記錄等相關(guān)文件和資料。具體存檔內(nèi)容如下：1.訂單原始資料：包括客戶提交的訂單信息、訂單確認(rèn)函、訂單變更申請(qǐng)等。2.審核記錄：各部門對(duì)訂單的審核意見、審核報(bào)告等。3.處理過程記錄：生產(chǎn)任務(wù)單、采購訂單、物流運(yùn)輸合同、發(fā)貨清單等。4.變更記錄：訂單變更申請(qǐng)、變更審核記錄、變更執(zhí)行情況記錄等。5.結(jié)算記錄：發(fā)票、付款憑證、應(yīng)收賬款臺(tái)賬等。（二）存檔方式訂單存檔采用電子文檔和紙質(zhì)文檔相結(jié)合的方式進(jìn)行。電子文檔應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)