房屋托管合同管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司房屋托管業(yè)務(wù)的合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，保障公司及客戶的合法權(quán)益，維護(hù)房屋托管業(yè)務(wù)的正常秩序，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司與房屋托管相關(guān)的各類合同，包括但不限于房屋托管委托合同、租賃合同、服務(wù)協(xié)議等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行、變更、終止等行為必須符合國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂合同，任何一方不得強(qiáng)迫另一方簽訂合同。3.公平公正原則：合同條款應(yīng)公平合理，不得損害任何一方的合法權(quán)益。4.誠(chéng)實(shí)守信原則：合同雙方應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，嚴(yán)格履行合同約定的義務(wù)。二、合同簽訂管理（一）合同主體資格審查1.在簽訂合同前，應(yīng)對(duì)合同對(duì)方的主體資格進(jìn)行審查，包括但不限于營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證等相關(guān)證照的真實(shí)性、有效性。2.對(duì)于自然人作為合同對(duì)方的，應(yīng)審查其身份證的真實(shí)性、有效性，并留存其身份證復(fù)印件。（二）合同條款審核1.合同條款應(yīng)明確、具體、完整，避免模糊不清或產(chǎn)生歧義。2.重點(diǎn)審核合同中的房屋基本信息、托管期限、租金及支付方式、房屋用途、維修責(zé)任、違約責(zé)任等條款。3.對(duì)于涉及公司重大利益的條款，應(yīng)進(jìn)行專項(xiàng)審核，并征求相關(guān)部門及領(lǐng)導(dǎo)的意見。（三）合同簽訂流程1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與合同對(duì)方進(jìn)行洽談，并起草合同初稿。2.將合同初稿提交至法務(wù)部門進(jìn)行審核，法務(wù)部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成審核，并出具審核意見。3.根據(jù)法務(wù)部門的審核意見，業(yè)務(wù)部門對(duì)合同初稿進(jìn)行修改完善，形成合同正式稿。4.合同正式稿經(jīng)公司法定代表人或其授權(quán)代表簽字（或蓋章）后，方可與合同對(duì)方簽訂合同。5.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同原件交至公司檔案室進(jìn)行存檔，并將合同復(fù)印件分發(fā)給相關(guān)部門。三、合同履行管理（一）合同履行跟蹤1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)建立合同履行跟蹤臺(tái)賬，對(duì)合同履行情況進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤記錄。2.定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。（二）租金收取管理1.明確租金收取的方式、時(shí)間、標(biāo)準(zhǔn)等要求。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向租戶收取租金，并按照公司規(guī)定進(jìn)行入賬處理。3.對(duì)于逾期未支付租金的租戶，應(yīng)按照合同約定及時(shí)采取催繳措施，必要時(shí)通過法律途徑解決。（三）房屋維修管理1.明確房屋維修的責(zé)任主體、維修范圍、維修流程等要求。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)房屋進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并通知相關(guān)部門進(jìn)行維修。3.對(duì)于重大維修項(xiàng)目，應(yīng)按照公司規(guī)定進(jìn)行審批，并選擇具有資質(zhì)的維修單位進(jìn)行維修。（四）客戶溝通管理1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)與客戶保持密切溝通，及時(shí)了解客戶的需求和意見，解決客戶提出的問題。2.定期向客戶反饋房屋托管業(yè)務(wù)的進(jìn)展情況，增強(qiáng)客戶的信任度。四、合同變更管理（一）變更情形1.合同履行過程中，因不可抗力、政策調(diào)整、市場(chǎng)變化等原因需要變更合同條款的。2.合同雙方協(xié)商一致，同意變更合同條款的。（二）變更流程1.由合同一方提出變更申請(qǐng)，并提交變更申請(qǐng)報(bào)告。2.業(yè)務(wù)部門對(duì)變更申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過后提交至法務(wù)部門進(jìn)行審核。3.法務(wù)部門審核通過后，合同雙方簽訂變更協(xié)議，并按照合同簽訂流程進(jìn)行存檔。五、合同終止管理（一）終止情形1.合同期滿，雙方不再續(xù)簽合同的。2.合同履行過程中，因不可抗力、政策調(diào)整、市場(chǎng)變化等原因?qū)е潞贤瑹o法繼續(xù)履行的。3.合同雙方協(xié)商一致，同意提前終止合同的。4.一方嚴(yán)重違反合同約定，另一方有權(quán)解除合同的。（二）終止流程1.合同期滿或提前終止合同的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)提前通知合同對(duì)方，并按照合同約定進(jìn)行相關(guān)事項(xiàng)的處理。2.業(yè)務(wù)部門對(duì)合同終止情況進(jìn)行總結(jié)，并提交總結(jié)報(bào)告。3.合同終止后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)清理合同相關(guān)資料，并按照公司規(guī)定進(jìn)行存檔或銷毀。六、合同檔案管理（一）檔案收集1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)在合同簽訂后及時(shí)將合同原件及相關(guān)資料提交至公司檔案室進(jìn)行存檔。2.檔案室應(yīng)建立合同檔案目錄，對(duì)合同檔案進(jìn)行分類整理、編號(hào)登記。（二）檔案保管1.檔案室應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)施，確保合同檔案的安全存放。2.定期對(duì)合同檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。（三）檔案查閱1.因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，并經(jīng)相關(guān)部門及領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.檔案室應(yīng)按照規(guī)定提供查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。（四）檔案銷毀1.對(duì)于已超過保管期限或無保存價(jià)值的合同檔案，應(yīng)按照公司規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.銷毀合同檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案銷毀申請(qǐng)表，并經(jīng)相關(guān)部門及領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案室應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)合同檔案的銷毀工作，并做好銷毀記錄。七、違約責(zé)任與爭(zhēng)議解決（一）違約責(zé)任1.明確合同雙方在合同履行過程中應(yīng)承擔(dān)的違約責(zé)任，包括但不限于違約金、賠償損失等。2.對(duì)于因一方違約給另一方造成損失的，違約方應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（二）爭(zhēng)議解決1.合同雙方在履行合同過程中發(fā)生爭(zhēng)議的，應(yīng)首先通過友好協(xié)商解決。2.協(xié)商不成的，可以按照合同約定向仲裁機(jī)構(gòu)申請(qǐng)仲裁或向人民法院提起訴訟。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)房屋托管合同的簽訂、履行、變更、終止等情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行自查，并將自查情況報(bào)告提交至公司相關(guān)部門。（二）外部監(jiān)督1.積極配合相關(guān)政府部門的監(jiān)督