第七章公共關系文書寫作

本章提要：公共關系文書是公共關系的主體即社會組織在開展公共關系活動中所使用的應用文書的統(tǒng)稱。公共關系文書是社會組織實現(xiàn)其公共關系職能，進行有效的信息傳播所需要的多種信息傳播工具中使用頻率最高、最主要的一種。公共關系人員必須熟悉和掌握各類公共關系文書的性質、特點、一般格式和應用范圍，熟練掌握各類公共關系文書的寫作要領。第一節(jié)常規(guī)性文書寫作一、祝賀詞、迎送詞二、感謝信、慰問信三、請柬、公函、便函四、請示、報告、批復五、經(jīng)濟合同、協(xié)議、意向書一、祝賀詞、迎送詞（一）祝賀詞1.祝賀詞的一般結構（1）標題（2）稱呼（3）正文（4）結束語一、祝賀詞、迎送詞2.祝賀詞寫作的基本要求（1）注意感情的熱烈、真摯，語言要親切，字里行間要充滿喜悅、希望之意。（2）語句要準確、貼切、嚴謹，要考慮用詞、語氣的分寸。（3）切忌用不倫不類或模棱兩可或失禮失體的語句，以免傷害被祝賀者的感情。（4）對外賓致詞，注意體現(xiàn)民族尊嚴，不卑不亢。一、祝賀詞、迎送詞（二）迎送詞1.迎送詞的一般結構（1）標題（2）稱謂（3）正文（4）結束語一、祝賀詞、迎送詞2.迎送詞寫作的基本要求（1）措辭嚴謹，語言簡煉，委婉有節(jié)，禮貌文雅。稱謂要用尊稱，要尊重對方的風俗習慣，切忌語言粗俗，不尊重對方，或講對方忌諱的事情。（2）熱情洋溢，真摯感人。熱情應出自真心，避免給人以勉強、敷衍了事之感。（3）篇幅簡短，詳略得當，內容清晰，重點突出。二、感謝信、慰問信（一）感謝信1.感謝信的一般格式（1）標題（2）稱謂（3）正文（4）致敬語（5）落款二、感謝信、慰問信（一）感謝信2.感謝信寫作的基本要求（1）內容真實具體，有真情實感。（2）語言要樸實，語句要精煉。（3）篇幅簡短，簡明扼要。（4）對對方的贊揚和評價要實事求是，恰如其分。二、感謝信、慰問信（二）慰問信1.慰問信的一般格式（1）標題（2）稱謂（3）正文（4）致敬語（5）落款二、感謝信、慰問信（二）慰問信2.慰問信寫作的基本要求（1）內容真實具體，文字簡潔樸實，感情真摯，情深意長。（2）語氣要熱情，要表現(xiàn)出慰問的傾向性和贊揚功績或表達同情的激動之情，能讓對方親切感受到這種關心、安慰和溫暖。（3）對對方取得功績的贊揚或受災情況要實事求是，恰如其分。三、請柬、公函、便函(一)請柬

1.請柬撰寫的一般格式（1）標題（2）稱謂（3）正文（4）結尾（5）署名和日期三、請柬、公函、便函(一)請柬

2.請柬撰寫的基本要求（1）字體工整、清晰、漂亮、大方，語言準確，經(jīng)得起推敲。（2）語氣力求真摯誠懇、禮貌文雅、婉轉得體，帶有請求、祈望的口吻。三、請柬、公函、便函(二)公函和便函1.公函（1）公函寫作的一般格式①標題②發(fā)文編號③主送單位④正文⑤署名和日期三、請柬、公函、便函(二)公函和便函1.公函（2）公函寫作的基本要求①措詞得體，語言簡煉，行文簡短，語意明確。②宜用禮貌、商量的語氣，以縮短相互之間的心理距離。對上級機關要尊重，對平行機關或不相隸屬的機關要注意禮貌待人，以誠待人。③內容要有針對性，意見要清晰明確，切忌含糊其辭。④內容專一，簡明扼要，一事一函。三、請柬、公函、便函(二)公函和便函2.便函(1)便函寫作的一般格式稱呼、正文、結尾和署名(2)便函寫作的基本要求與公函寫作的基本要求相類似多使用習慣用語：來函結尾常用“為盼”、“是荷”“此致敬禮”、“請予大力支持”等詞語；復函結尾常用“此復”、“特此函復”等詞語。四、請示、報告、批復（一）請示

1.請示寫作的一般結構（1）標題（2）主送單位（3）正文（4）發(fā)文單位和日期四、請示、報告、批復2.請示寫作的基本要求（1）請示要事前行文，且應一文一事，只寫一個主送單位，不得越級請示。（2）內容具體，簡明扼要，理由充分，意見明確。（3）陳詞懇切，語氣謙恭，切忌使用要挾言辭。四、請示、報告、批復（二）報告1.報告寫作的一般格式（1）標題（2）主送單位（3）正文（4）附件（5）發(fā)文單位與日期四、請示、報告、批復2.報告寫作的基本要求（1）報告的內容要做到重點突出，主次分明，點面結合，詳略得當。（2）報告應一事一報，內容專一，真實可靠。（3）報告應文字精練，措詞得當，簡明扼要，不支不蔓。四、請示、報告、批復（三）批復

1.批復寫作的一般格式（1）標題（2）正文（3）結尾（4）發(fā)文機關和日期四、請示、報告、批復2.批復寫作的基本要求（1）批復必須依據(jù)政策、法令、規(guī)章制度或經(jīng)過研究，作出明確具體的答復。（2）內容具體，文字簡潔，措詞嚴密，表達清晰，只直陳其事，不必加以議論。（3）語氣肯定，當行則行，當止則止，不能含糊其辭。五、經(jīng)濟合同、協(xié)議、意向書（一）經(jīng)濟合同1.經(jīng)濟合同寫作的一般格式（1）標題（2）訂立合同的各方（3）正文（4）結尾五、經(jīng)濟合同、協(xié)議、意向書（一）經(jīng)濟合同2.經(jīng)濟合同寫作的基本要求（1）合同的內容必須符合國家法律、法令、政策的規(guī)定。（2）合同的條款要完備，齊全。（3）合同的規(guī)定要具體明確。（4）合同的措詞要準確、簡練、邏輯嚴密。（5）合同不得隨意涂改。五、經(jīng)濟合同、協(xié)議、意向書（二）協(xié)議國家、政府、政黨、社會團體、地區(qū)、企事業(yè)單位或個人共同協(xié)商訂立的一種具有經(jīng)濟的或其他關系的契約。格式與基本要求與合同大致相同。（三）意向書意向書也稱草約，是雙方或多方就某一問題在進入實質性談判之前而進行初步接觸后所形成的帶有原則性、方向性意見的文書。一般由標題、導語、正文和結尾四部分組成。第二節(jié)傳播性文書寫作一、新聞稿二、海報三、公共關系廣告四、商品說明書五、內部刊物六、標語口號一、新聞稿（一）新聞的含義及特點1.新聞的含義新聞是指通過廣播、電視、報刊、網(wǎng)絡媒體等大眾傳播媒介傳播的各種最近發(fā)生的新鮮而又重要的事件的報道。新聞有廣義和狹義兩種。具有五個構成要素，可以概括為“5W”，即What——事件，Who——人物，When——時間，Where——地點，Why——原因。一、新聞稿（一）新聞的含義及特點2.新聞的特點（1）真實性（2）新鮮性（3）及時性（4）重要性（5）生動性（6）易接近性一、新聞稿（二）新聞稿寫作的一般格式1.標題2.導語3.主體4.背景5.結尾一、新聞稿（三）新聞稿寫作的基本要求1.真實準確2.注重時效3.慎重選擇事件4.簡潔、明快、具體二、聲明聲明是告啟類文書的一種。它是就有關事項或問題向社會表明自己立場、態(tài)度的應用文體。政黨和國家的領導機關及其領導人、機關單位、社會團體、企事業(yè)單位、其他組織或公民個人均可發(fā)表聲明。聲明可以在報刊登載，也可以通過廣播、電視、網(wǎng)絡等載體播發(fā)，還可以進行張貼。聲明有很多種類，使用的場合很多，組織、個人均可采用，公共關系中所指的聲明通常是指在特殊時期，針對某一特殊事件進行必要的澄清和說明、引起公眾關注的文書。實際應用中，聲明也表現(xiàn)為“說明”“情況說明”等形式。聲明大多出現(xiàn)在組織的公關危機或者潛在危機的情況下，聲明得好，往往能讓形勢有好的扭轉，救組織于水火之間，進而樹立良好的公眾形象；失敗的聲明，則有可能令組織被公眾誤解甚至背棄，留下千古恨。（1）簡潔明了，直切要害。必須三言兩語將事情的關鍵點說清楚，切忌繞圈子和長篇大論。其次，聲明書要直面矛盾，該解決的要解決，該負責的要負責，投機取巧、避重就輕只會喪失公眾的信任。（2）尊重事實，態(tài)度誠懇。在態(tài)度上，一定要客觀，誠懇，語言除了傳遞客觀事實，還可以傳遞情感，因此寫作聲明書時，一定要收斂不合適的情緒，尤其是和公眾的敵對情緒。（3）整體籌劃，抓好時機。應該認識到，聲明的發(fā)表不是單獨的公共關系行為，而是組織整體公關方案中的一項，因此，聲明書的寫作要配合其他活動。三、公共關系廣告（一）公共關系廣告文案寫作的一般結構1.標題2.正文3.附文三、公共關系廣告（二）公共關系廣告文案寫作的基本要求1.內容真實，實事求是2.態(tài)度友善、真誠3.主題突出，立意新穎4.語言生動活潑、情趣高尚四、商品說明書（一）商品說明書寫作的結構與方法商品說明書的結構安排一般有以下兩種：一是根據(jù)人們認識事物的先后順序安排結構；二是根據(jù)事物特征的內在聯(lián)系安排結構。商品說明書寫作的方法主要有概說、陳述和解說三種。四、商品說明書（二）商品說明書寫作的基本要求1.語言力求通俗易懂，準確恰當，必要時可圖文并茂。2.結構必須富有條理，順序適當，邏輯性強。3.對商品的說明必須尊重科學事實，客觀公正。五、內部刊物內部刊物按發(fā)行對象不同可以分為員工刊物、管理人員刊物、股東刊物、專業(yè)人員刊物、供應商刊物、經(jīng)銷商刊物及大眾刊物等內部刊物按刊物形式不同可以分為報紙、雜志、通訊、宣傳欄、黑板報等五、內部刊物（一）內部刊物的編輯與制作1.內部刊物的稿件編輯（1）稿件的選擇（2）稿件的預約（3）稿件的修改（4）稿件的調配五、內部刊物（一）內部刊物的編輯與制作2.內部刊物的版面制作（1）文章排列有序，整齊，得當，主次分明。（2）內容全面，重點文章與非重點文章比例適當，可讀性強。（3）版面美觀，字體、色彩、圖案相互協(xié)調、和諧、美觀，有吸引力。六、標語口號標語口號是醒目地張貼在公開場所，用以向公眾表示一種觀點或一種強烈的感情意向的文字傳播形式。標語口號的格式非常簡單，一是意思的文字表達，二是落款。一般不標明日期。第三節(jié)調查咨詢性文書寫作一、公共關系調查方案二、公共關系調查問卷三、公共關系調查報告四、公共關系咨詢報告一、公共關系調查方案（一）確定調查目的和內容（二）確定調查對象和調查單位（三）確定調查項目（四）確定調查的方式和方法（五）確定調查的場所、時間和期限（六）確定調查的經(jīng)費預算（七）調查人員的選擇、培訓與組織二、公共關系調查問卷（一）問卷的一般結構（1）問卷的標題（2）問卷說明（3）被調查者基本情況（4）調查的主題內容（5）編碼（6）作業(yè)證明的記載二、公共關系調查問卷（二）問卷設計的一般程序準備階段初步設計試答和修改付印等四個階段二、公共關系調查問卷（三）問卷設計的技巧1.問卷開頭的設計技巧引言包括調查的目的、意義、主要內容、組織單位以及調查結果的使用者和保密措施等。一般放在問卷的開頭，篇幅宜小不宜大，以二三百字為好。注釋是問卷的填寫說明，包括問卷的填寫方法和填答要求及有關注意事項，也包括對問卷中某些概念的解釋。二、公共關系調查問卷（三）問卷設計的技巧2.問卷問題的設計技巧（1）避免提籠統(tǒng)、抽象或過于專業(yè)化的問題。（2）避免用不確切的詞。（3）避免使用含糊不清的句子。（4）避免引導性提問。（5）避免提斷定性的問題。（6）避免提令被調查者難堪、禁忌和敏感的問題。（7）問句要考慮時間性。（8）擬定問句要有明確的界限。（9）避免一問多答的問題。（10）注意提問的順序。二、公共關系調查問卷（三）問卷設計的技巧3.問題答案的設計技巧（1）答案應窮盡。（2）答案必須互斥。（3）避免答案與問題的不一致現(xiàn)象發(fā)生。（4）注釋和填答標記要恰當。三、公共關系調查報告（一）調查報告寫作的一般格式

1.標題

2.概要

3.正文（1）引言。（2）論述。（3）結尾。

4.附件三、公共關系調查報告（二）調查報告寫作的基本要求1.內容真實，客觀公正2.